HUONG DAN SU DUNG EXCEL DE TKCL TRONG VEMIS

TÀI LIỆU GIÚP BGH NHÀ TRƯỜNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU CUỐI NĂM
Hiện nay nếu các trường đang sử dụng phần mềm Vemis để quản lí điểm của học sinh và triết xuất ra file *.xls ( dạng excel) để nhập điểm. Nếu nhà trường gặp khó khăn trong việc thống kê chất lượng các môn cuối năm để làm báo cáo!. Vậy hãy đọc hướng dẫn này và lảm theo, chắc chắc sẽ thuận lợi và nhanh hơn trong việc thống kê chất lượng.
Bước 1:
Hãy tạo một folder nào đó trong một ổ cứng nào đó; chẳng hạn trong ổ cứng c: ta tạo một folder “THONG KE CHAT LUONG”. Sau đó chép tất cả các file excel của nhà trường đã cho giáo viên nhập điểm vào trong folder này.( xem minh họa dưới đây).


Trường có bao nhiêu lớp thì sẽ có bấy nhiêu file.
Bước 2:
Chép FILEMAU.RAR đi kèm vào trong c:THONG KE CHAT LUONG; sau đó giải nén file này. Lúc này màn hình như hình dưới đây.
Bước 3:
Tiến hành lấy công thức để các file *.xls ( excel ) của chúng ta thống kê chất lượng được bằng cách như sau:
1. Mở folder FILEMAU; ta thấy 4 file *.xls, đây là 4 file giúp ta lấy công thức để thống kê chất lượng. ( xem hình minh họa ở dưới).


- Mở file
để chép công thức về thống kê chất lượng cho các lớp ở khối 6.
- Khi file
trong FILEMAU được mở, ngoài các Sheet để cho các môn nhập điểm bình thường ta còn thấy Sheet TKCL nằm trước ngay sheet Toán.
- Nhấp chuột chọn sheet này ta sẽ thấy như sau:


Đây là sheet để ta lấy công thức, hãy nhớ sheet này.
- Bây giờ ta tiếp tục mở file “6A1_CAC MON.XLS” Trong
“c:THONG KE CHAT LƯỢNG”, XEM HÌNH DƯỚI ĐÂY.



3. Thêm một sheet trước sheet toán bằng cách:
- nhấp chuột phải vào sheet toán.
- chọn insert trong menu đổ ra.
- chọn tiếp OK trong hộp thoại xuất hiện.
Lúc này ta có một sheet trắng.
Hãy nhìn dưới đáy màn hình, ta thấy file
6A1_MAU.xls đang thường trú, hãy nhấp chuột
Để mở nó ra.
chọn sheet TKCL, nhấp vào chữ “THỐNG KÊ CHẤT LƯỢNG BÀI THI”.
Nhấp giữ chuột và chọn cho đến dòng 32 của sheet này.
Xem hình minh họa.



- Nhấp vào nút copy trên thanh công cụ ( hoặc ctrl + C).


Nhấp vào file “ 6A1_CAC MON.XLS”.
Trong sheet trắng lúc nãy, con trỏ đang ở vị trí A1
Hãy nhấp nút
trên thanh công cụ ( hoặc ctrl +v).
Lúc này màn hình như hình dưới đây:


4. Ta phải sửa công thức vừa copy như sau:
- nhấn ctrl + f ( hoặc vào thực đơn edit chọn find), lúc này màn hình xuất hiện hộp thoại:


Hãy nhìn ra ngoài và nhấp vào ô C6 ( trên bảng tính).
Nhìn vào thanh công thức, hãy đánh dấu [6A1_MAU.xls] sau đó nhấp copy



( xem hình minh họa).
Nhấp vào chỗ Find what
Chọn pate ( ctrl + V).
Chọn tiếp thẻ replace ( nhấp chuột). ( xem hình minh họa).
Hãy để trống ở ô này, bấy giờ hãy quét để chọn hết dữ liệu trong bảng này ( bấm vào ô A1 và kéo xuống cho đến dòng thứ 32).
Tiếp tục nhấp vào nút
trong hộp thoại… sau đó chọn Ok.
Đóng hộp thoại tìm kiếm lại, lưu trang tính.

Chú ý: Lần sau làm cho những lớp khác thì thao tác tương tự, việc tìm kiếm và thay thế sẽ nhanh hơn vì tại mục Find what đã có sẵn dòng chữ: [6A1_MAU.xls]. ta chỉ việc nhấp vào nút
là xong.
Với những khối lớp khác ta cũng làm tương tự. Việc này có thể cài sẵn để sau khi giáo viên nhập điểm xong sẽ có ngay số liệu để báo cáo.
Với điểm trung bình môn, những em chưa đủ 5,0 mà máy làm tròn 5,0 thì khi thống kê những em này sẽ dưới trung bình. Vậy để thống kê cính xác, hãy nhập trực tiếp số 5 vào ô điểm trung bình của học sinh này.

Vậy là thành công rồi đó!