BÀI GIẢNG POWERPOINT

BÀI GIẢNG VỀ POWERPOINT
NGƯỜI SOẠN : HUỲNH THANH LÂM - LTV
Tháng 12 năm 2009
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ TRÌNH CHIẾU VỚI MICROSOFT OFFICE POWERPOINT 2003
I/ KHỞI ĐỘNG VÀ LÀM QUEN VỚI POWERPOINT 
1/ Khởi độngCó nhiều cách khởi động:
C1: Start / Programs/Microsoft Office/ Microsoft Office PowerPoint 2003
C2: Click vào biểu tượng PowerPoint trên Desktop, hoặc trên thanh Taskbar
.


C3: Click vào biểu tượng PowerPoint trên thanh Office Toolbar
Màn hình PP có dạng như sau:
2/ Các thành phần của cửa sổ làm việc
- Các thành phần của cửa sổ làm việc gần giống với cửa sổ làm việc của Word
Các chức năng của các thanh công cụ cũng giống nhau. Trong
đó sẽ xuất hiện thêm một số thành phần khác (không nhiều).
- Một số khái niệm trong PowerPoint:
            + Presentation (bản trình bày): là một tập tin hoàn chỉnh, bao gồm nhiều Slide và các đối tượng liên quan.
            + Slide: là một tờ của Presentation. Mỗi Slide chứa tiêu đề, nội dung, các đối tượng đồ hoạ, âm thanh, …
3/ Thoát khỏi PowerPoint
 Thực hiện thao tác đóng chương trình như các chương trình khác. Có nhiều cách thoát khỏi PowerPoint
* Đóng tập tin PowerPoint
            -
* Đóng chương trình PowerPoint
         
          - Click vào biểu tượng ở góc trên bên phải nhất của thanh tiêu đề.
Chọn File →  Close (Ctrl + F4)
Chọn File →  Exit (Alt + F4)
II. CÁC THAO TÁC VỚI TẬP TIN POWERPOINT
1/ Tạo một tập tin PowerPoint mới
a/ Tạo mới:
       Thực hiện: File New Blank Presentation (Hoặc Ctrl + N)
       Trên hộp thoại New Slide chọn mẫu thiết kế trong mục Apply Slide layout. Click Ok để thực hiện
b/ Nhập nội dung vào Slide
       Ý nghĩa của một số biểu tượng khi nhập Slide:
  Dòng nhập văn bản
Dòng nhập văn bản có Bullet ở đầu dòng
Chèn Table (1)

Chèn hình trong clip art (3)

Chèn biểu đồ (2)

Chèn sơ đồ (5)
(4): Chèn hình tuỳ ý
(6): Chèn phim ảnh, âm thanh trong clip art
Chú ý: chỉ nhập nội dung trong khu vực Slide, vì nhập nội dung vượt khỏi Slide khi trình chiếu sẽ không nhìn thấy.
Sau khi nhập xong một Slide sẽ chèn thêm một Slide mới.
c/ Chèn thêm Slide
       Thực hiện: Insert → New Slide (Ctrl + M)
       Sau đó chọn mẫu thiết kế tại mục Slide Layout trong hộp thoại bên phải.
d/ Hiệu chỉnh Slide
* Thay đổi font:
            Thực hiện: Format → Font (thay đổi cho Slide hiện hành)
            Hoặc Format → Replace Fonts (thay đổi cho nhiều Slide)
* Thay đổi nền:
      Format → Background
      Background fill: chọn mẫu
Apply: thay đổi cho Slide hiện hành
Apply to All: thay đổi cho tất cả các Slide
* Thay đổi mẫu thiết kế sẵn cho Slide
     - Thực hiện Format → Slide Design
     - Chọn mẫu trong danh sách.
     - Click vào giữa khung Design sẽ thay đổi
cho tất cả các Slide, Click vào nút cạnh đường
biên bên phải chọn: Apply to All Slides (thay
đổi cho tất cả), Apply to Selected Slides (thay
đổi cho Slides đang chọn).
 
* Đổi màu nền cho Slide
     Thực hiện: Format → Slide Design, trên hộp thoại Slide Design bên phải chọn mục Color Schemes.
     Chọn màu trên hộp thoại tại Apply a color schemes.
     Click vào giữa ô màu sẽ thay đổi toàn bộ Slide hoặc kích vào nút bên phải của ô màu sẽ chọn: Apply to All Slides hoặc Apply to Selected Slides.
Muốn thay đổi màu tuỳ ý chọn: Edit Color Schemes
* Trình diễn Slide
      Thực hiện: Slide Show → View Show,  hoặc nhấn F5 để trình chiếu từ Slide đầu tiên.
       Thực hiện trình chiếu slide hiện hành chọn  , hoặc nhấn Shift + F5
 
* Save tập tin
      Sau khi thực hiện xong các Slide tiến hành lưu tập tin..
      File → Save (Ctrl + S) hoặc File → Save as
 
* Chú ý:
      Tạo một tập tin bằng Design Template
      - Thực hiện: File → New → From Design Template
      - Chọn From design template trên hộp thoại Slide Design.
      - Thực hiện các thao tác giống như đối với Format ® Slide Design
  Tạo một tập tin bằng AutoContent wizard
      - Thực hiện: File → New → From Design Template
      - Chọn From AutoContent wizard trên hộp thoại Slide Design.
      - Nhấn Next khi có yêu cầu (Bước 1).
      - Chọn mẫu thiết kế (Bước 2).
      - Chọn kiểu hiển thị (Bước 3).
      - Nhập dữ liệu trên các tiêu đề (Bước 4).
      - Nhấn Finish để hoàn thành (Bước cuối cùng)






2/ Mở một tập tin đã tồn tại 
Thực hiện: File → Open (Ctrl + O)
Tìm thư mục chứa tập tin, chọn tập tin cần mở, Click Open để mở
III. THAO TÁC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG POWERPOINT
1/ Chèn các đối tượng đồ hoạ
a/ Chèn hình ảnh
     Insert → Picture  → Clip Art (hoặc Insert  → Picture  → From File)
b/ Chèn chữ nghệ thuật
     Insert  → Picture  → WordArt
     Chọn mẫu WordArt trong hộp thoại WordArt Gallery.
     Nhập chữ WordArt trong hộp thoại Edit WordArt Text (thay đổi Font chữ trong mục Font)
c/ Chèn hình tự thiết kế
    - Chọn các hình vẽ trên thanh công cụ Drawing
    - Vẽ các hình phức tạp, chọn AutoShape trên thanh công cụ Drawing.
    - Hiệu chỉnh các nét vẽ, trang trí cho các hình vẽ, chọn các công cụ trên thanh Drawing (đổ màu nền, màu đường viền , nét đường viền,…)
Chú ý: Các thao tác định dạng đối tượng (Group, Ungroup, Rotate or Flip, sắp xếp hiển thị, …), chọn Draw  → [chọn hình thức định dạng]
2/ Chèn phim ảnh, âm thanh
- Thực hiện: Insert  → Movies and Sounds  → [chọn đối tượng]
     + Movies From Clip Organizer: chèn phim ảnh từ thư viện Office
     + Movies From File: chèn phim ảnh tuỳ ý trong đĩa
     + Sounds From Clip Organizer : chèn âm thanh từ thư viện Office
     + Sound From File: chèn âm thanh tuỳ ý trong đĩa
- Tìm phim ảnh, âm thanh cần chèn trong danh sách.
- Click OK để thực hiện
Chú ý: Khi chèn phim ảnh, âm thanh trên hộp thoại xác lập bắt đầu trình chiếu tự động Automatically hoặc khi click When Click đối tượng
3/ Tạo bảng trong Slide
Thực hiện: Insert  → Table
Chọn số cột số dòng trên hộp thoại Insert Table (Number of Columns (cột), Number of Rows (dòng)).
4/ Chèn tiêu đề đầu Slide cuối Slide
View  → Header and Footer
Chọn thẻ Slide
* Slide Number: chèn số thứ tự Slide
* Footer: nhập tiêu đề cuối Slide
Apply: áp dụng cho Slide hiện hànhh
Apply to All: áp dụng cho tất cả các Slide
Chọn thẻ Notes and Handouts: dùng để định dạng cho hiển thị in ấn trên giấy
IV. HIỆU CHỈNH SLIDE
1/ Thêm Slide
Insert → New Slide (Ctrl + M)
2/ Nhân bản một Slide
Chọn Slide cần nhân bản
Insert  → Duplicate Slide
3/ Thay đổi thứ tự các Slide
Trong phần Outline của cửa sổ làm việc, hoặc hiển thị trình diễn trong chế độ Slide Sorter (View  → Slide Sorter) rồi rê Slide muốn di chuyển từ vị trí này sang vị trí khác.
4/ Xoá Slide
Chọn Slide cần xoá  → nhấn phím Delete
(Click phải vào Slide cần xoá  → chọn Delete)
5/ Tạo liên kết
a/ Tạo liên kết trong tập tin
    - Chọn đối tượng cần liên kết.
    - Insert  → Hyperlink
    - Chọn mục Place in this Document, Chọn Slide cần liên kết đến, chọn OK.
b/ Tạo liên kết từ các nút
    - Thiết kế nút Slide Show  → Action Button
    - Chọn dạng nút thiết kế
    - Chọn Slide cần liên kết đến trong mục Hyperlink to:
    - Chọn âm thanh hiển thị khi trình chiếu trong mục Play sound
c/ Xoá bỏ liên kết
    - Chọn đối tượng cần bỏ liên kết
    - Insert  → Hyperlink  → Remove Link
V. TẠO HIỆU ỨNG ĐỘNG
Một trong những điểm mạnh của Powerpoint là khả năng thiết lập các hiệu ứng động (Animation effect). Với các hiệu ứng này, thông tin trên slide của bạn sẽ được sinh động hơn, hấp dẫn và thu hút người theo dõi hơn. Tuy nhiên bạn cũng không nên quá lạm dụng vào các hiệu ứng hoạt hình này, tránh trường hợp người xem cảm thấy nhàm chán.
1/ Tạo hiệu ứng cho các thành phần trong Slide
- Trình chiếu theo thiết kế sẵn:
     Slide Show  → Animation Schemes
     Chọn trình chiếu cho toàn Silde đang chọn trong hộp thoại Slide Apply to selected slide: Recently Used, Subtle, Moderate, Exciting, No Animation.

- Trình chiếu tự thiết kế:
Slide Show  → Custom Animation
- Chọn hiệu ứng trên hộp thoại Custom Animation:
- Chọn hiệu ứng: Add Effect có 4 dạng: Entrance (xuất hiện), Emphasis (hiệu ứng nổi bật trình chiếu), Exit (hiệu ứng biến mất), Motion paths (hiệu ứng di chuyển theo đường thiết kế).
Remove: Xóa hiệu ứng.
Start: chọn hình thức trình chiếu theo dạng: On Click (click chuột), With Previous (xuất hiện đồng thời), After Privious (xuất hiện tiếp theo).
Speed: tốc độ trình chiếu.
2/ Tạo hiệu ứng chuyển tiếp cho các Slide
Thực hiện Slide Show  → Slide Transition
- Chọn hiệu ứng trong mục Apply to selected slides.
Chọn tốc độ trình chiếu trong mục Speed.
- Chọn âm thanh trong mục Sound.
- Advance slide
      * On mouse click: click chuột
      * Automatically after: nhập khoảng thời gian tự động chuyển tiếp giữa các Slide.
- Apply to All: áp dụng cho tất cả các Slide
3/ Hiệu chỉnh hiển thị trình chiếu
     Slide Show  → Set Up Show
Show type: Chọn kiểu hiển thị trình chiếu (click, ấn phím, cuộn sang Slide mới hoặc khoá phím, khoá click chỉ click được đối tượng Hyperlink)
Show options:
o Loop Continuosly until `Esc`: Trình chiếu lập lại cho đến khi ấn phím Esc.
o Show with animation: Hiển thị tất cả các đối tượng đã tạo hiệu ứng động.
Show slides
¤ All: Trình chiếu tất cả
¤ From: trình chiếu từ slide bắt đầu, To: đến slide kết thúc
VI. IN ẤN TRONG POWERPOINT
1/ Định dạng trang in
File  → Page Setup
Chọn hình thức hiển thị Slide (Slides sized for), chọn hướng Slide, hướng giấy in (Orientation)
2/ Trang trí Slide khi in
File  → Print Preview 
Print what: chọn hình thức in (Slide, Handout,...).
: Chọn phần trăm hiển thị (phóng to , thu nhỏ)
: Chọn khổ giấy in ngang

: Chọn khổ giấy in đứng
Option: Định dạng cho trang giấy in
- Header and Footer: Chèn tiêu đề đầu trang, cuối trang in
- Color/Grayscale: Chọn hiển thị in màu hay trắng đen
- Scale to Fit Paper: Hiển thị các slide vừa trang in
- Frame Slides: Bật/tắt đường viền khung
VII. ĐỊNH DẠNG SLIDE MASTER
Slide master có thể hiểu như một slide chủ cho một tập tin trình diễn.
- Mẫu slide có sẵn các định dạng cho trước và có thể áp đặt kiểu định dạng đó cho toàn bộ các slide trên một tập tin trình diễn cho trước được gọi là Slide Master.
- Khi thực hiện định dạng Slide Master chúng ta chỉ thực hiện định dạng trên Slide chủ nhưng toàn bộ Slide sẽ hiển thị định dạng giống Slide chủ.
Chú ý: Đối với Slide Master không được nhập dữ liệu trên Slide vì khi trình chiếu một số dữ liệu nhập trong Slide Master sẽ không hiển thị được.
1/ Thực hiện Slide Master
            View Master Slide Master
2/ Định dạng Slide Master
- Khi định dạng Slide Master chúng ta định dạng tương tự như định dạng Slide bình thường.
- Khi thực hiện hiện định dạng Format Slide Design cũng là một hình thức định dạng của Slide Master.
1: Định dạng cho Slide đầu tiên
2: Định dạng cho các Slide sau đó
3: Định dạng cho tiêu đề cho các Slide (ngoại trừ Slide đầu tiên)
4: Định dạng cho nội dung Slide (ngoại trừ Slide đầu tiên)
5: Định dạng ngày tháng cho Footer
6: Ghi chú Footer
7: Hiển thị số Slide
8: Đóng Slide Master
Chú ý:
- Không được nhập nội dung trong Slide Master vì khi trình chiếu sẽ không hiển thị được nội dung.
- Chỉ thực hiện định dạng và trang trí trong Slide Master.