Bài 17_ Trộn văn bản

Đề cương bài giảng thực hành
Bài 17 : Trộn văn bản
Thời gian thực tập : 5 tiết
I Mục tiêu
Sau khi học xong bài này người học có khả năng :
Kiến thức : Biết các bước để trộn văn bản
Kỹ năng : Hình thành kỹ năng trộn văn bản
Thái độ : Rèn luyện cho học sinh làm việc khoa học, chính xác và yêu thích môn tin học văn phòng
II- Điều kiện cho dạy và học
Thiết bị : Máy tính , máy in
III- Các kiến thức liên quan
- Chức năng trộn văn vản thường dùng khi cần gửi công văn, giấy mời, thư từ cho nhiều địa chỉ, người nhận khác nhau nhưng với nội dung giống nhau.
Main Document : văn bản chính (thư từ, giấy mời, giấy báo nhập học...) chứa nội dung, cách trình bày, hình ảnh giống hệt nhau trong các văn bản trộn.
Data file :Số liệu của Data file được ghi trong một văn bản riêng và được thể hiện trong một bảng. Số cột của bảng là số trường tương ứng của số liệu. Mỗi hàng là một bản ghi (trừ hàng đầu tiên).
III - Qui trình thực hiện
Bước 1- Tạo Main Document
Bước 2- Tạo Data file
Bước 3- Tiến hành trộn Data file vào Main Document
Cách 1:Dùng menu kết hợp thanh công cụ
Bước I:
I.1- Mở tệp Main Document
I.2- Chọn Tool/ Letters and Mail Merge
I.3- Chọn Next. Starting document/ Next. Select recipients
I.4- Chọn Use an existing list / Browse / Chọn tệp Data file
Bước II:
II.1- Chọn View / Toolbar / Mail Merger
II.2- Đưa con trỏ vào vị trí cần chèn dữ liệu
II.3- Kích chuột vào nút Insert Merge Fields trên thanh công cụ
II.4- Chọn trường cần chèn/ chọn Insert/ chọn Close.
II.5- Kích chuột vào nút ABC(View Merge Data) trên thanh công cụ.
II.6- Kích chuột vào nút Go to record để dịch các trang từ trang 1 đến cuối cùng trên thanh công cụ.
Cách 2: Dùng thanh công cụ
1- Mở tệp Main Document
2- Chọn View / Toolbar / Mail Merge
3- Chọn Open data source
4- Mở tệp Data file
5- Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn
6- Chọn Insert Merge Fields
7- Chọn trường cần chèn/ chọn Insert/ chọn Close
8- Kích chuột vào nút ABC(View Merge Data)
9- Kích chuột vào nút Go to record để dịch các trang từ trang 1 đến cuối cùng
Bước 4- In ấn
1- Kích vào vào biểu tượng : Merge to Printer trên thanh công cụ
2- Lựa chọn Print record trong hộp hội thoại
+ All: In toàn bộ văn bản trộn
+ Current record : in trang hiện thời
+ From .... To: In từ trang... đến trang...
3- Chọn OK
IV- Yêu cầu kỹ thuật
- Tạo Main Document đúng mẫu
- Tạo Data file đúng yêu cầu
- Trộn được văn bản theo đúng yêu cầu
V- Một số sai hỏng thường gặp và cách phòng ngừa
Sai hỏng
Nguyên nhân
Cách phòng ngừa

Không trộn được văn bản
Data file tạo dòng tiêu đề
Data file không tạo dòng tiêu đề

Văn bản trộn sai yêu cầu
Đặt con trỏ không đúng vị trí cần chèn
Đặt con trỏ đúng vị trí cần chèn

Không mở được thanh công cụ
Do thanh Mail Merge đã được chọn
Vào Toolbar thanh Mail Merge đã được đánh dấu thì không chọn nữa