Word

Hướng dẫn sữ dụng Microsoft Word
Trần Thành Thọ
Điện thoại: 01665 829 269
mail: [email protected]
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ WORD


I/.GIỚI THIỆU
Word là phần mềm soạn thảo, trình bày và in ấn các văn bản dạng văn thư, bảng biểu, sách, báo chí, mẫu quảng cáo.
II/.KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI WORD
1. Khởi động: Chọn một trong các cách sau:
C1: chọn Start Programs Microsoft Word
C2: Kích vào biểu tượng trên thanh Office Shortcut Bar
2. Thoát: Chọn một trong các cách sau
C1: Menu File Exit
C1: Bấm Alt + F4
CÁC THÀNH PHẦN TRONG MÀN HÌNH



Thanh công cụ
CHƯƠNG 2
CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG WORD
CÁC THAO TÁC VỀ TẬP TIN
Tạo tập tin mới:
Chọn Menu File New (phím tắt là Ctrl + N) hoặc kích vào biểu tượng
2. Mở một văn bản :
Chọn Menu File Open (phím tắt là Ctrl + O) hoặc kích vào biểu tượng
3. Lưu văn bản :
Lưu tập tin với tên cũ. Chọn Menu File Save (Ctrl+ S) hoặc kích vào biểu tượng
4. Đóng tập tin:
Chọn Menu File Close (phím tắt là Ctrl + F4)
Lưu tập tin với tên mới hoặc lưu lần đầu. Chọn Menu File Save As. Gõ tên file mới vào và chọn Save
II/. CÁC PHÍM SỬ DỤNG TRONG SOẠN THẢO
III/. KỸ THUẬT SOẠN THẢO
Cách gõ dấu tiếng việt kiểu VNI
Cách gõ tiếng Việt kiểu VNI là ta dùng các số để thay cho dấu
Gõ chữ trước, bỏ dấu sau, bỏ dấu ngay tại vị trí cần đặt dấu
Qui định dấu
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Sắc huyền hỏi ngã nặng mũ ô mũ ơ mũ ă gạch chữ đ
Vd: Từ Cộng hoà được gõ như sau Co65ng ho2a
3. Cách gõ dấu tiếng việt kiểu Telex
Qui định dấu
S F R X J
sắc huyền hỏi ngã nặng

Ô -> OO
 -> AA
Ê -> EE
Đ ->DD
Ư -> UW
Ơ -> OW
Ă -> AW
Vd: Từ Cộng hoà được gõ như sau Cooj�ng hofa
1. Đánh dấu khối
Thực hiện một trong các thao tác sau :
Kéo chuột từ đầu khối đến cuối khối.
Nhấp chuột tại đầu khối, sau đó ấn và giữ phím Shift rồi nhấp chuột ở cuối khối.

Di chuyển con trỏ đến nơi cần chép.
Chọn Edit Paste hoặc nhấp vào nút trên thanh công cụ.
2. Sao chép khối
Đánh dấu khối cần sao chép.
Chọn Edit Copy hoặc nhấp vào nút
trên thanh công cụ.
HIỆU CHỈNH VĂN BẢN
3. Xoá khối
Đánh dấu khối cần xóa.
Chọn Edit Cut hoặc ấn Delete hoặc nhấp
4. Di chuyển khối
Đánh dấu khối cần di chuyển.
Chọn Edit Cut hoặc nhấp
-Di chuyển con trỏ đến vị trí cần chuyển tới.
Chọn Edit Paste hoặc nhấp vào nút
.
CHƯƠNG 3
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
I/. ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ
Đánh dấu phần văn bản cần định dạng.
Chọn Menu Format Font. Khi đó xuất hiện hộp
thoại Font
Font: tên bộ Font
Font Style: Kiểu chữ
Bold: Chữ đậm
Italic: Chữ nghiêng
Size: Cỡ chữ
Trong Font:
Đối với những Font chữ tiếng việt thường bắt bắt đầu bằng (VNI. hoặc .Vn)
Chú ý:
Khi chuyển sang đoạn văn mới, Word tự động xuống hàng.
II./. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN
1. Khái niệm :
Đoạn văn là một nhóm ký tự bất kỳ (kể cả các ký tự đặc biệt và hình ảnh) nằm giữa hai ký tự kết thúc đoạn văn.
Ký tự kết thúc đoạn văn xuất hiện khi chúng ta nhấn phím ENTER. Nhưng ký tự này là ký tự đặc biệt nên nó không xuất hiện trên màn hình.
Nói một cách đơn giản, đoạn văn là một hay nhiều câu được chấm dứt bằng phím ENTER.
Đưa con trỏ vào trong đoạn văn cần định dạng. Trong trường hợp cần định dạng một dãy nhiều đoạn văn liên tiếp nhau thì đánh dấu toàn bộ dãy đoạn văn đó.
Chọn Format Paragraph.
Nhấp chuột chọn Tab Indents and spacing.
2/. Canh lề văn bản
Định cách canh lề:
Trong mục Alignment trong đó chọn một trong các kiểu canh lề sau :

Left : Canh lề bên trái (tương ứng với biểu tượng trên thanh công cụ).

- Centered : Canh giữa hai lề trái và phải (tương ứng với biểu tượng trên thanh công cụ).
- Right : Canh lề bên phải (tương ứng với biểu tượng trên thanh công cụ).
- Justify : Canh đều hai bên, đây là cách canh lề thông dụng nhất trong các văn bản bình thường (tương ứng với biểu tượng trên thanh công cụ).

III. ĐẶT VÀ SỬ DỤNG TAB
1.Giới thiệu
Tab là các vị trí dừng trong văn bản giúp ta dễ dàng căn chỉnh và định dạng văn bản.



Chúng ta có 4 loại Tab:
Tab trái (Left) : Văn bản sẽ dóng thẳng bên trái kể từ vị trí Tab
Tab giữa (Center) : Văn bản sẽ dóng thẳng ở giữa vị trí Tab
Tab phải (Right) : Văn bản sẽ dóng thẳng bên phải kể từ vị trí Tab
Tab thập phân (Decimal) : Văn bản sẽ dóng thẳng dấu thập phân tại vị trí Tab.
Di chuyển con trỏ vào trong đoạn văn.
Chọn Format Tabs
Khi đó xuất hiện hộp thoại.
2. Đặt Tab
Trong ô Tab Stop Position, gõ vào khoảng cách của vị trí Tab cần đặt tính từ lề trái của đoạn văn.
Trong phần Alignment, chọn một trong các kiểu vị trí Tab.
Left : Cụm từ ở tab này được canh trái.
Right : Cụm từ ở tab này được canh phải.
Center : Cụm từ ở tab này được canh giữa.
Decimal : Số ở vị trí này được canh theo dấu chấm thập phân.
Bar : Ở vị trí này có một đường vạch đứng.
Trong phần Leader, chọn một trong các kiểu Leader
Sau khi đã chọn xong các quy định về leader và kiểu Tab, chúng ta chọn Set để xác nhận vị trí Tab này,
chọn OK để chấp nhận.
Định vị trí : Nhấp chuột lên ruler ngay vị trí muốn đặt Tab.
Cũng có thể dùng thước (Ruler) để lập và di chuyển các vị trí Tab một cách trực quan.
Di chuyển con trỏ vào đoạn văn vần điều chỉnh vị trí Tab.
Chọn Format Tabs.
Nhấp chọn vị trí Tab cần xóa
Nhấp Clear để xóa vị trí Tab.
Di chuyển con trỏ vào đoạn văn vần điều chỉnh vị trí Tab.
Chọn Format Tabs.
Nhấp chọn vị trí Tab cần di chuyển.
Gõ lại vị trí mới của Tab, lúc này ta có thêm một Tab mới.
Nhấp chọn để xoá vị trí Tab cũ.
4. Xoá vị trí Tab
5. Di chuyển vị trí Tab
Để tìm vị trí của một từ hoặc cụm từ trong văn bản, chúng ta thao tác:
Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn bắt đầu tìm kiếm.
Chọn Edit - Find.
IV. TÌM KIẾM - THAY THẾ
1. Tìm kiếm
a. Tìm kiếm đơn giản
Khi đó xuất hiện hộp thoại.
Trong ô Find what, gõ vào cụm từ cần tìm.
Nhấp Find next để tiến hành.
Word sẽ bắt đầu tìm kiếm từ đầu văn bản. Nếu tìm ra từ cần tìm, con trỏ sẽ được di chuyển về vị trí đó.
Ví dụ:
Khi cần gõ vào từ "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam" ta chỉ cần gõ C, Word sẽ tự động đổi thành "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam".
2/. AutoCorrect
Trong khi gõ văn bản, có một số cụm từ người sử dụng thường xuyên gõ. Lúc đó chức năng AutoCorrect của Word cho phép chúng ta chỉ cần gõ vài chữ tắt, sau đó Word sẽ tự động điền toàn bộ cụm từ vào.
Muốn xoá một AutoCorrect, ta chọn dòng AutoCorrect trong bảng các AutoCorrect rồi nhấp Delete để xoá.
Chọn Tools Autocorrect Options.
Chọn Tab AutoCorrect
Trong ô Replace gõ nhóm ký tự tắt (ví dụ : C)
Trong ô With gõ nhóm ký tự đầy đủ
(Ví dụ : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam).
Nhấp Add để thêm cụm từ này vào chức năng AutoCorrect.
CHƯƠNG IV
PHÂN CỘT VÀ SỬ DỤNG BẢNG
I. PHÂN CỘT
Chọn số cột theo hình mẫu trong ô Presets (hoặc gõ số cột vào ô Number of Columns nếu số cột lớn hơn 3).
Gõ bề rộng các cột trong ô Width, khoảng cách giữa hai cột được quy định trong ô Spacing.
Chọn đoạn văn muốn chia cột.
Chọn Format Columns.
Nếu muốn bề rộng tất cả các cột đều bằng nhau, chúng ta đánh dấu vào ô Equal columns width.
Nếu muốn vạch một đường thẳng đứng giữa các cột thì đánh dấu vào ô Line Between.
II. TẠO BẢNG (TABLE)
Chọn Insert Table..
Gõ vào số cột trong ô Numbers of columns.
Gõ vào số dòng trong ô Numbers of rows
Hoặc :
Nhấp nút Insert Table trên thanh công cụ (nút ).
Giữ và rê chuột để chọn số dòng và số cột.
1. Tạo bảng
2. MỘT SỐ THAO TÁC TRÊN BẢNG
a. Điều chỉnh kích thước cột
Di chuyển con trỏ đến vị trí vạch đứng nằm giữa hai cột, lúc này con trỏ có hình dạng ?, nhấp giữ chuột và kéo sang phải hay sang trái để điều chỉnh vị trí vạch đứng chia các cột.
b. Nhập nhiều ô thành một ô
Chọn các ô cần nhập lại.
Chọn Table Merge Cells.
Di chuyển đến vị trí muốn chèn thêm dòng hay cột.
Chọn Table Insert rồi chọn :
Columns to the Left : Chèn một cột vào bên trái.
Columns to the Right : Chèn một cột vào bên phải.
Rows Above : Chèn một dòng lên trên.
Rows Below : Chèn một dòng xuống dưới.
c. Chèn dòng và cột
CHƯƠNG 5
HÌNH ẢNH VÀ HIỆU ỨNG VĂN BẢN
I. CHÈN HÌNH ẢNH
1. Chèn từ bộ hình ảnh Clip Art
- Chọn Insert Picture Clip Art
2. Chèn từ bộ hình ảnh của máy
- Chọn Insert Picture From File

3. Cách bố trí hình ảnh
- Kích chọn hình ảnh
- Chọn Format Picture Layout

In line with text: Hình ảnh nằm cùng dòng với chữ
Square: Tạo hình vuông xung quanh hình
Tight: Chữ ôm sát vào hình
Behind text: Hình chìm dưới chữ
In front of text: Hình đè len chữ
4. Cắt xén hình ảnh
- Kích chọn hình ảnh
- Chọn Format Picture Picture

Crop from: Vết cắt (Left, Right, Top, Bottom)
Image control: Màu sắc hình ảnh
Reset: Trả về kích thước ban đầu của hình ảnh
II. VẼ ĐỒ THỊ
- Di chuyển con trỏ đến vị trí cần chèn đồ thị
Chọn Insert Picture Chart
III. VẼ HÌNH TRONG VĂN BẢN (Drawing)
Chọn View Toolbar Drawing
IV. Tạo chữ nghệ thuật (WordArt)
- Chọn Insert Picture WordArt

V. AUTOSHAPES
Dùng để chèn khung, kí hiệu, biểu tượng đặc biệt vào văn bản.
Chọn Insert Picture Autoshapes
VI. CHỨC NĂNG TEXT DIRECTION
Dùng để xoay chữ một góc 90o chỉ dùng cho Text box, Table, AutoShapes
Chọn đối tượng cần xoay
Chọn Format Text Direction.

CHƯƠNG 6
IN ẤN VĂN BẢN
I. CÀI ĐẶT TRANG IN
1. Quy định kích thước giấy in
Chọn File Page Setup Paper Size
Trong ô Paper Size chọn kích thước giấy in
(Thông thường là khổ A4, 210 x 297 mm).
a. Quy định lề trang
Chọn File Page Setup.
Chọn Tab Margins. (Top, Bottom, Left, Right)
2. Quy định lề trang và hướng văn bản trong trang
b. Quy định hướng văn bản trong trang.
Chọn File Page Setup.
Chọn Tab Pager Size.
Trong ô Orientation:
Portrait: Hướng giấy đứng
Landscape: Hướng giấy ngang
II. TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU TRANG, CUỐI TRANG, ĐÁNH SỐ TRANG
1. Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang
Chọn View Header and Footer
Trong khung Header nhập nội dung cần làm tiêu đề đầu trang cho văn bản.
Trong khung Footer nhập nội dung cần làm tiêu đề cuối trang (nút dùng để chuyển đổi giữa tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang)
2. Đánh số trang
Chọn Insert Page Number
Position: Chọn vị trí đặt số trang trong văn bản.
Alignment: Căn chỉnh số trang
III. IN VĂN BẢN
Xem trước trang in
Chọn File Print Preview
Các nút trong màn hình xem trước trang in
2. Tiến hành in
Chọn File Print
(Ctrl P)
Chọn phạm vi in trong phần Page Range
All: In toàn bộ văn bản
Curent page: Chỉ in trang hiện hành (trang đang chứa con trỏ)
Pages: In các trang theo số chỉ định
UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
XÃ CƯEWI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Cư Ewi, ngày 01 tháng 09 năm 2006
GIẤY MỜI
Kính mời Ông/bà: ..................................................................................................
Địa chỉ: ..................................................................................................
Nhân dịp kỷ niệm quốc khánh 2-9 . Uỷ ban nhân dân xã Cư Ewi tổ chức buổi họp mặt giao lưu văn nghệ chào mừng ngày quốc khánh.
Vào lúc 11h30 ngày 21 tháng 09 năm 2006 tại Uỷ ban nhân dân xã Cư Ewi.
Yêu cầu các Ông/bà ................................... có mặt đúng giờ.
TM UỶ BAN
Giới thiệu
Trong Word ta có thể tạo ra một mẫu thư mời bằng cách trộn mẫu thư với 1 danh sách có sẵn để tạo ra hàng loạt thư mời giống nhau nhưng nội dung khác nhau. Có 3 loại tập tin sử dụng khi trộn.
Tập tin mẫu thư (Main document): đây là tập tin chứa mẫu thư. Tập tin này nên lưu trữ
Tập tin chứa danh sách (Data source): tập tin chứa bảng danh sách. Tập tin này phải được lưu trữ để sử dụng nhiều lần.
Tập tin kết quả trộn (Form letter): đây là bức thư mời sau khi đã trộn.
TRỘN VĂN BẢN
2. Cách tạo tập tin chứa danh sách (Data source)
Bên trong tập tin chỉ chứa một bảng danh sách. Ngoài ra không chứa bất kỳ dữ liệu nào khác.
Lưu ý:
Mở tập tin mới, xác định danh sách cần trộn có bao nhiêu cột? Bao nhiêu dòng?
Vào Table Insert Table
Lưu tập tin lại với tên bất kỳ

3. Cách tạo văn bản mẫu để trộn
- Soạn thảo mẫu thư mời, những phần cần trộn thông tin ta bỏ trống
- Chọn [Menu] Tools - Mail Merge
- Trong phần Main document
chọn Create Form Letter Active Windows
Trong phần Data source
chọn Get Data Open Data source, chọn tên tập tin danh sách
Chọn Edit Main Document
- Di chuyển con trỏ tới các phần cần đặt thông tin trộn và chọn cột dữ liệu trộn trong phần Insert Merger Field.
- Muốn chạy dữ liệu ta bấm View Merged Data <>
(chạy qua lại giữa các mẫu tin ta bấm các nút di chuyển mẩu tin)
- Sau cùng muốn in mẫu thư ta bấn Merge to Print