Soan thảo văn bản

Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
1
Chương trình soạn thảo văn bản Winword
TS. Ngô Quang Sơn
Trường cán bộ quản lý giáo dục và đào tạo
Tel.0903417982/6642658
E-mail: [email protected]


Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
2
Các thao tác cơ bản
Các tính năng cơ bản
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
3
1. Khởi động Winword
Biểu tượng của Winword
Start ? Programs
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
4
2.Màn hình làm việc
- Nhấn chuột vào biểu tượng của Winword
- Màn hình chính gồm các phần cơ bản như sau:
Thanh menu lệnh chính (Menu bar): File, Edit,
Insert,...
Các thanh công cụ (Toolbars):
Vùng soạn thảo văn bản (Text Area)
Con chạy soạn thảo (Cursor) : Có dạng một
thanh đứng nhấp nháy, là nơi định vị dữ liệu
nhập vào.Thanh trạng thái
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
5
3. Mở tài liệu để soạn thảo
- Mở tài liệu mới Document1
- Dang soạn thảo, muốn mở một tài liệu mới
File --> New
- Mở tài liệu mới nhanh hơn bằng cách nhấn
vào nút lệnh New Blank Document
- Mở một tài liệu sẵn có trên đĩa File --> Open
- Thao tác nhanh để mở hộp thoại Open dùng tổ hợp
phím tắt Ctrl+O
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
6
4. Ghi lưu một tài liệu
+ Ghi lưu với tên cũ File ? Save.
Thao tác nhanh: Ctrl + S
Nhấn vào nút lệnh Save có biểu tượng: đĩa
mềm
+ Ghi lưu với tên mới
File ? Save as ? Dặt tên cho tài liệu
Di chuyển đến thư mục m?i Save In
Gõ tên mới của tài liệu vào trường văn bản
File Name ? Save.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
7
5. Kết thúc soạn thảo
+ Dóng cửa sổ để kết thúc chương trình
Winword.
File ? Exit
+ Trước khi đóng, nếu như còn có văn bản chưa được ghi lưu thì Winword sẽ nhắc ghi lưu các tài liệu này
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
8
6. Mở nhiều tài liệu đồng thời
+ Mỗi tài liệu được hiển thị và soan thảo trong một cửa sổ riêng. Khi mở tài liệu mới thì cưả sổ của tài liệu này sẽ đè lên các tài liệu đã mở trước đó.
+ Thao tác nhanh: Các tài liệu bị che khuất bên dưới sẽ có một biểu tượng thu nhỏ nằm trên thanh tác vụ (Task Bar) ở dưới đáy màn hình. Nhấn vào biểu tượng cửa sổ thu nhỏ này tài liệu sẽ được mở lại đè lên trên những cái khác.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
9
7. Trình bày chữ và đoạn văn bản
Gõ văn bản và di chuyển con chạy
+ Hai chế độ gõ kí tự
Chế độ chèn (Insert), kí tự gõ vào được thêm ngay sau vị trí con chạy.
Chế độ đè (OverWrite), kí tự gõ vào sẽ đè lên thay thế cho kí tự ngay sau con chạy.
+ Phím Insert cho phép chuyển đổi giữa hai chế độ gừ.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
10
Một số phím chức năng cơ bản
Caps Lock: Bật tắt chế độ viết chữ hoa.
Shift + : Giữ Shift trong khi ấn một phím kí tự sẽ được chữ hoa. Nếu là phím số sẽ nhận được kí hiệu phía trên của phím bấm.
Delete: Xoá ký tự bên phải con trỏ.
Back Space: Xoá ký tự bên trái con trỏ.
Space Bar: Tạo một dấu cách .
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
11
Các phím điều khiển con chạy
Bốn phím mũi tên: Lên trên, Xuống dưới, Sang trái, Sang phải sử dụng để di chuyển con trỏ soạn thảo.
Các phím khác:
Page Up Dịch con trỏ lên trên một trang màn hỡnh.
Page Down Dịch con trỏ xuống dưới một trang màn hỡnh
Home Dưa con trỏ về đầu dòng.
End Dưa con trỏ về cuối dòng.
Ctrl+Home Dưa con trỏ về đầu van b?n
Ctrl+End Dưa con trỏ về cuối van b?n
Trong khi soan thảo có thể sử dụng thanh cuộn để xem phần bị che khuất.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
12
Chèn thêm dấu sang trang mới
Bình thường WinWord sẽ tự động phân trang khi in ra. Tuy nhiên, nhiều khi ta muốn bắt buộc sang trang mới tại một vị trí nào đó, ví dụ đầu một chương, đầu một bảng biểu, một trang hình vẽ
Chọn vị trí cần sang trang.
Từ bảng Insert chọn Break và OK.
Thao tác nhanh : nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter thay cho các thao tác trên.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
13
8.Trình bày chữ - Thanh công cụ Formating
Chọn kiểu chữ (Font), cỡ chữ (Font Size), các chế độ nghiêng (Italic), đậm (Bold) hay gạch chân (Underline).
Thay đổi Font chữ (kiểu chữ) : chọn .VnTime, Vnarial, Time New Roman ..
Thay đổi cỡ ch? : chọn một cỡ ch? từ danh sách
Bật / tắt chế độ ch? đậm .
Bật / tắt chế độ ch? nghiêng.
Bật / tắt chế độ ch? gạch chân.
Các chức năng định dạng đoạn văn bản (paragraph):
Can lề sát bên trái .
Can chính gi?a .
Can lề sát bên ph?i
Giãn đều để có lề bên ph?i cũng thẳng cột.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
14
Mục Font trong bảng chọn Format
Thanh công cụ Formating chứa những nút chức năng định dạng hay dùng nhất. Còn nhiều chức năng định dạng chữ khác nữa nằm trong mục Font của bảng chọn Format.
Mở bảng Format, chọn Font. Hộp thoại dưới đây xuất hiện:1 Tờ Font chứa hầu hết các chức năng định dạng đã nói ở trên. Có thể đổi màu chữ, màu nền bằng danh sách chọn Color
Tờ Character Spacing cho phép thay đổi khoảng giãn cách ngang từ bình thường (normal) thành thưa hơn (expanded) hay sít nhau hơn (condensed). Đặt Spacing = normal, expanded, condensed.
Có thể hạ con chữ xuống làm chỉ số hoặc nâng cao lên làm số mũ : Position = lowered, raised.
Tờ Text Effects cho phép làm hoạt hình dòng chữ.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
15
9.Thao tác định dạng
Đánh dấu chọn khúc văn bản - bôi đen
Bằng cách giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên.
Bằng chuột: Đưa con trỏ chuột tới đầu của từ cần bôi đen (ký tự "v") ấn và giữ phím trái chuột, di cho tới ký tự cuối cùng (ký tự"a") nhả chuột ta được khối cần bôi đen.
Bằng bàn phím: Đưa con trỏ đến ký tự đầu tiên cần bôi đen sau đó giữ phím Shift trong khi dùng các phím mũi tên ? , ? di chuyển con trỏ tới ký tự cuối cùng.
Để chọn (bôi đen) toàn bộ văn bản : Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.
Để bỏ bôi đen : Nhấn bất kỳ một trong 4 phím điều khiển con trỏ, hoặc nhấn trái chuột vào bất cứ nơi nào trong vùng soạn thảo.
Nhấn phím Delete sẽ xoá phần văn bản bị bôi đen.
Để huỷ bỏ lệnh thực hiện: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
16
10.Mục Paragraph trong bảng chọn Format
í nghiã các mục chọn
- Alignement : căn vị trí. Tương đương vơi các nút chức năng đã thấy trên thanh formating.
- Identation left/rigth : căn lề trái / phải cho đoạn văn bản. Special - Đặc biệt, dòng đầu tiên có thể thụt lề trái hơn nữa so với cả đoạn
- Spacing Before / after : giãn cách dòng trước khi bắt đầu đoạn văn bản và sau khi kết thúc đoạn (để sang đoạn khác).
- Line spacing : giãn cách giữa các dong trong đoạn văn bản đó : có thể là đơn (single) gấp đôi (double) hay gấp rưỡi (1.5 line) ...
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
17
11.Lên trang và in ấn
Định lề trang in
Hộp thoại Page Setup
Một trang văn bản có lề trái, lề phải ở hai bên và khoảng giãn cách đầu trang và chân trang.
Để căn chỉnh lề mở bảng chọn File ch?n Page Setup.
ý nghĩa các tham số
? Paper Size Chọn khổ giấy A4
? Top Lề trên ? Bottom Lề dưới
? Left Lề trái ? Right Lề phải
? Trang đứng (Portrait) ? Trang nằm ngang (Landscape)�
? Header Tiêu đề đầu trang�? Footer Tiêu đề chân trang
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
18
Các đơn vị đo ở đây tính theo hệ inches của Anh-Mỹ. Có thể thay đổi để tính theo hệ mét cho quen thuộc.
Mở bảng Tool
Chọn Option/General/Measurement Units rồi chọn Centimeters hay Milimeters.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
19
12.Tiêu đề đầu trang và tiêu đề chân trang -
Header / Footer
Để tạo tiêu đề đầu và chân trang, ta thực hiện các bước sau : mở bảng chọn View chọn Header and Footer.
Phần dành cho Header sẽ nổi rõ để ta nhập nội dung của tiêu đề đầu các trang. Thông thường ở đây có tên tắt của tài liệu, tác giả, số trang, ngày tháng ...
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
20
Các nút chức năng
Các nút chức năng trên thanh công cụ cho phép chèn tự động số trang, ngày giờ.
Insert Page Number : đánh số trang tự động.
Insert Number of Page : số trang tính đến trang đó. Số này có thể khác với Page Number nếu ta không bắt đầu đánh số trang từ 1.
Page Number Format: cho phép ấn định cách đánh số trang, bắt đầu từ số mấy .. ..
Insert Date : chèn ngày tháng hiện hành.
Insert Time : chèn thêm thời gian hiện tại.
Page setup : bố trí số trang chẵn lẻ đối xứng nhau ....
Muốn chuyển xuống phần Footer, ấn vào phím mũi tên di chuyển xuống dưới ? , sau đó tương tự như với Header, ta có thể soạn thảo phần chân trang của tài liệu.
Kết thúc soạn thảo tiêu đề đầu trang, chân trang nhấn nút Close để trở về soan thảo nội dung của trang.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
21
13. In tài liệu
Trước khi in tài liệu, ta có thể xem trước trang tài liệu sẽ được bài trí ra sao trên giấy. Mở bảng File, chọn Print Preview hoặc nhấn vào nút chức năng có hình kính lúp trên trang giấy ở thanh công cụ.
Nhìn vào màn hình Print Preview ta có thể chỉnh lại bố cục của văn bản sao cho thích hợp. Để thoát khỏi chế độ Preview chọn nút Close.
Hộp thoại Print - Các tham số
Để In hãy mở bảng chọn File chon Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. Hộp thoại Print sẽ hiện ra để lựa chọn các cách in. Trong đó các tham số như sau:
Copies Số lượng bản được in.
All In tất cả các trang.
Current Page In trang hiện tại.
Pages In một số trang được chỉ định.
Selection In vùng được chọn.
Chọn OK để tiến hành in.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
22
14. Một số thao tác soạn thảo khác
Cắt, dán, di chuyển
Cách chọn: Nếu là văn bản thì bôi đen.
Nếu là đối tượng thì kích chuột vào đối tượng.
Đưa đối tượng vào Clipboard bằng một trong hai chức năng sau:
Cut: (biểu tượng là cái kéo) Đối tượng được chuyển vào bộ đệm, trên màn hình đối tượng không còn nữa.
Copy: Một bản sao của đối tượng sẽ được lưu vào bộ đệm. Trên màn hình đối tượng vẫn còn.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
23
Dán - Paste: Dán đối tượng từ Clipboard ra văn bản, tại vị trí con chạy soạn thảo. Thao tác : nhấn vào nút chức năng Paste,
Các phím tắt của các chức năng trên.
Ctrl + X: Thay cho Cut
Ctrl + C: Thay cho Copy
Ctrl + V: Thay cho Paste.
Thao tác nhanh
Di chuyển: Bôi đen hay chọn đối tượng cần di chuyển rồi rê chuột kéo- thả sang chỗ mới.
Sao chép: làm giống như di chuyển nhưng đồng thời giữ phím Ctrl.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
24
15. Chèn thêm kí hiệu đặc biệt (Symbol)
Ví dụ: Trong văn bản soạn thảo, ta có thể chèn thêm các mẫu tự hy lạp như ? ? ? ? ? ? .. các kí hiệu toán học như ? ? ? .. , các kí hiệu đặc biệt khác như:
??? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?...
Chèn các ký tự này theo các bước sau :
Đặt con chạy tại vị trí cần chèn vào.
Mở bảng chọn Insert chọn Symbol. Chọn biểu tượng cần chèn từ bảng các ký hiệu đặc biệt, sau đó nhấn vào nút Insert.
Để kết thúc, nhấn nút Close.
Bài tập: Chèn vào tài liệu đang soạn thảo các ký tự sau : ? ? ? ? ? ?
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
25
16. Chỉ số và số mũ
Sử dụng những chức năng này khi muốn viết các công thức, phương trình toán học.
Tạo chỉ số trên(số mũ): Nhấn tổ hợp 3 phím (Ctrl , Shift , =). Để trở lại bình thường, nhấn tiếp tổ hợp phím này.
Ví dụ: 9h30; ax2 + bx + c = 0.
Tạo chỉ số dưới: Nhấn tổ hợp 2 phím (Ctrl , =). Để trở lại bình thường, nhấn tiếp tổ hợp phím này.
Ví dụ: ax0 + by0 + c = d,...
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
26
17.Danh sách liệt kê
Danh sách không đánh số thứ tự và danh
sách có đánh số thứ tự
Danh sách không đánh số thứ tự là một dãy liên tiếp các đoạn văn bản được đánh dấu bằng các gạch đầu dòng, các chấm tròn, dấu sao hay nhiều kiểu dấu hiệu khác
Nếu dãy liên tiếp các đoạn văn bản được liệt kê bằng cách thêm một số thứ tự 1,2,3,4 .. hay a,b,c,d, ... tại điểm đầu dòng của mỗi đoạn văn bản thì ta có danh sách có đánh số thứ tự
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
27
Tạo danh sách
Chọn toàn bộ các đoạn văn bản thuộc danh sách.
Nhấn vào nút chức năng Bullets để tạo danh sách không có số thứ tự
Nhấn vào nút chức năng Numbering để tạo danh sách có đánh số thứ tự
Thay đổi các dấu hiệu đầu mỗi mục hay cách đánh số:
Đặt con chạy soạn thảo trong vùng danh sách.
Mở bảng chọn Format / Bullets and Numbering.
Chọn kiểu ta mong muốn.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
28
18.Tạo bảng biểu
Hai cách tạo bảng
Mở bảng chọn Table chọn Insert Table. Hộp thoại Insert Table hiện ra yêu cầu nhập số cột, số hàng của bảng.
Hãy đặt số cột của bảng trong phần Number of columns, số hàng của bảng trong phần Number of rows, sau đó chọn OK. Một bảng với số hàng số cột như yêu cầu sẽ xuất hiện.
Có thể sử dụng nút tạo bảng trực quan hơn. Nhấn chuột vào biểu tượng Insert table, một khung kẻ ô lưới sẽ hiện ra cho phép dùng chuột để chọn số hàng số cột của bảng.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
29
Các thao tác đối với bảng
Chuyển đổi qua lại giữa các ô: Nhấn chuột, dùng phím Tab hoặc 4 phím mũi tên.
Thêm hàng: Đặt con trỏ tại vị trí hàng cần thêm, chọn Table/Insert Rows.
Xoá hàng: Chọn hàng cần xoá (bôi đen), sau đó chọn Table/Delete Rows.
Thêm/Xoá cột: Bôi đen cột, chọn Table/Insert(Delete) /columns.
Xoá dữ liệu trong bảng: Bôi đen vùng dữ liệu cần xoá, nhấn phím Delete.
Khi nhập dữ liệu đánh nhiều chữ tự xuống dòng, nếu ấn phím Enter thì ô sẽ rộng thêm một dòng.
Thêm một hàng vào cuối bảng: Đưa con trỏ về ô cuối cùng của bảng, nhấn phím Tab.
Chia đều nhiều cột có độ rộng bằng nhau: đánh dấu các cột này, mở bảng Table, chọn Distribute columns Evenly. Cũng có thể áp dụng với các hàng.
Hòa nhập và tách ô: mở bảng Table


Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
30
19. Một số tiện ích với bảng
Sắp xếp
Có thể sắp xếp các dòng của bảng theo trình tự tăng dần hay giảm dần của giá trị một cột nào đó. Chẳng hạn, một danh sách các nhân viên của một cơ quan lớn có cột "Phòng, ban" ta có thể sắp theo phòng ban.
Thao tác : Trỏ chuột vào bảng, mở bảng chọn Table, chọn Sort, một hộp thoại Sort sẽ hiện ra để lựa chọn cách sắp xếp.
Trong danh sách chọn Sort by, hãy chọn cột ứng với phòng ban, ví dụ column 3, xác đinh kiểu dữ liệu của cột là Text, sau đó đánh dấu sắp tăng dần (ascending) hay giảm dần (descending).
Có thể sắp lần lượt theo nhiều cột. Ví dụ, sau khi sắp theo " Phòng ban" ta lại sắp theo cột "Lương". Kết quả là trong cùng một phòng ban thì các nhân viên được sắp theo mức lương. Lặp lại việc làm nói trên nhưng để chọn cột ứng với lương trong then by, xác đinh kiểu dữ liệu của cột là Number,..
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
31
Tính toán trong bảng - Sử dụng công thức
Word có công cụ trợ giúp tính toán trên bảng theo một số công thức hay dùng. Thao
tác :
Nhấn chuột vào ô sẽ chứa kết quả.
Mở bảng chọn Table, nhấn Formula.
Một hộp thoại Formula sẽ hiện ra để điền công thức. Word tự động đề nghị một công thức trong hộp Formula, Nếu không cần công thức này thì xóa đi.
Trong hộp Paste function, chọn một hàm. Ví dụ, SUM để tính tổng.
Công thức SUM(ABOVE) sẽ cho tổng theo cột.
Nếu ô là cuối của một hàng các ô kiểu số thì có thể tính tổng theo hàng bằng công thức SUM(LEFT).
Còn nhiều hàm khác nữa trong danh sách Paste Function bên trên. Cách sử dụng những hàm này tương tự như với bảng tính Excel.
Tham đối của hàm là các ô của bảng. Các ô được tham chiếu đến qua địa chỉ. Ví dụ =SUM(a1,b4), = SUM(c2: c10).
Danh sách các địa chỉ ô có thể phân cách bằng dấu phẩy (,) bằng dấu hai chấm (:)
Trong hộp Number format, chọn định dạng. Ví dụ, 0.00%.
Lưu ý: Word tự động tính và viết kết qủa vào ô bạn chọn. Khi dữ liệu tỏng các ô nguồn thay đổi, có thể cập nhật tính lại kết quả bằng nhấn F9.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
32
20. Một số công cụ trợ giúp
Công cụ AutoCorrect
Đôi khi trong quá trình soạn thảo, ta hay phải gõ những cụm từ lặp đi lặp lại nhiều lần. Để giảm công sức gõ lặp này, có thể sử dụng tính năng viết tắt của Winword gọi là AutoCorrect. Ví dụ: Để gõ tắt "kt" và nhận được cụm từ đầy đủ "kinh tế" cần thực hiện các bước như sau: Mở bảng chọn Tools chọn AutoCorrect. Một hộp thoại hiện ra để tiến hành khai báo các kí tự gõ tắt và cụm từ thay thế.
Trong trường nhập liệu Replace, gõ từ "kt", trong trường With gõ từ "kinh tế".
Sau đó chọn Add, cặp kt - kinh tế sẽ được thêm vào danh sách các cách viết tắt ở bên dưới. Ta có thể tiếp tục khai báo các cách viết tắt tiếp theo. Chọn OK để kết thúc.
Sau khi đã thiết lập chuỗi gõ tắt kt, mỗi khi ta gõ cụm ký tự "kt" trong khi soạn thảo, Winword sẽ tự động thay chúng bằng cụm từ "kinh tế".
Lưu ý rằng các trường nhập liệu Replace, With không hiển thị được phông chữ tiếng Việt với các dấu thanh. Tuy nhiên, nếu ta gõ đúng thì việc thay thế vào văn bản vẫn đúng.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
33
21.Chức năng tìm kiếm và chức năng thay thế
Mở bảng chọn Edit, chọn Find. Find what: Nhập vào đây cụm từ cần tìm kiếm. Search: Phạm vi tìm kiếm. Có thể tìm kiếm trong toàn bộ văn bản hoặc trong đoạn văn bản phía trên hay phía dưới kể từ vị trí con trỏ hiện tại.
Match case: Nếu hộp này được đánh dấu, sẽ tìm kiếm cụm từ theo đúng rập khuôn từng chữ - có phân biệt chữ hoa và chữ thường. Mặc định là tìm kiếm không phân biệt chữ hoa hay thường.
Find whole words only: Bình thường công cụ tìm kiếm sẽ phát hiện cả trường hợp mẫu tìm kiếm là một phần của một từ. Nếu hộp này được đánh dấu, thì công cụ tìm kiếm sẽ bỏ qua trường hợp mẫu tìm kiếm là một phần từ mà chỉ phát hiện khi mẫu xuất hiện như một từ, một cụm từ (nghĩa là phân cách với phần còn lại bởi ít nhất một khoảng trống)
Chọn OK khi đã nhập cụm từ và các chọn lựa. Winword sẽ tìm kiếm cụm từ đã cho trong văn bản. Nếu tìm thấy, nó sẽ đánh dấu mẫu tìm được và dừng lại để chờ ta xử lí. Muốn tìm tiếp, chọn Find Next. Để ngừng tìm kiếm, chọn Cancel.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
34

Sử dụng chức năng Replace của Winword để giảm nhẹ công việc này như sau: mở bảng chọn Edit chọn Replace, xuất hiện hộp thoại Find and Replace :
Trong khung:
File What: Gõ từ cần sửa, trong ví dụ là "hà nội".
Replace With: Gõ từ cần thay thế, trong ví dụ là "Hà Nội".
Nếu chọn Match Case nghĩa là phân biệt chữ hoa và chữ thường thì những cụm từ nào viết đúng như trong khung File What mới được thay thế bằng cụm từ trong khung Replace With.
Nhấn Find Next để thực hiện tìm kiếm. Nếu tìm thấy, nó sẽ đánh dấu mẫu tìm được và dừng lại để chờ ta xử lí :
Nếu muốn thay thế cụm từ tìm thấy nhấn Replace.
Muốn bỏ qua không thay thế mà tìm tiếp, chọn Find Next.
Nhấn Replace All: thay thế tất cả các trường hợp, không hỏi lại. Chỉ sử dụng lựa chọn này khi ta thật sự chắc chắn.
Để ngừng tìm kiếm, chọn Cancel.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
35
22.Chức năng liên kết văn bản
(Trộn văn bản)
Khi chúng ta muốn soạn nhiều văn bản , trong đó có những phần giống nhau, những phần khác nhau, ví dụ : các giấy mời dự hội thảo có phần tiêu đề chung, nội dung họp, ngày giờ họp ... là giống nhau, phần khác nhau là : họ tên, đơn vị công tác của các đại biểu.
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
36
Bước 1 : Chúng ta ghi riêng phần khác nhau ra 1 bảng ( gọi là bảng dữ liệu nguồn - Data Source) , trên bảng này mỗi đại biểu sẽ ghi các thông tin trên 1 dòng, các thông tin khác nhau của 1 đại biểu sẽ ghi trên các cột khác nhau
Ghi lại vói tên tệp tuỳ chọn (Tep2.doc)
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
37
Bước 2 : Phần giống nhau sẽ được soạn ở tệp khác (Tep1.doc) gọi là Form Letter, những vị trí ghi thông tin khác nhau sẽ để trống
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
38
Bước 3 : Mở tep1.doc lần lượt chọn và nhấn chuột vào các mục sau :
Tools -> Maill meger -> Creat -> Form Letters.. -> Activate Window -> Get Data (đến đây ta tìm tệp Tep2.doc để tham chiếu tới) -> Edit Main Document
Kết thúc quay về màn hình của Tep1.doc khi đó chúng ta đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn thông tin ở cột của bảng trên Tep2.doc, nhấn vào insert Field để lựa cột chứa thông tin cần chèn
Sau khi chèn xong ta nhấn vào biểu tượng Merge to New Document để tạo ra các trang văn bản mới ho?c nhấn vào biểu tượng Merge to Printer để in
Trình bày 13h30-17h30 ngày 15/12/2004
Tin học cơ bản
39
Luyện tập các thao tác cơ bản