Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng Email

NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI SỬ DỤNG EMAIL
Đề phòng Virus máy tính
Có một vấn đề mà ngườI sử dụng Internet và Email luôn luôn phảI đối mặt đó là Virus máy tính. Hiện nay, hầu hết các chương trình Virus phá hoại đều lây lan qua con đường Internet, đặc biệt là qua email. Virus máy tính có thể phá hỏng máy tính của bạn hay xoá dữ liệu và thậm chí lấy cắp dữ liệu và mật khẩu Internet.
Khi nhận được một email chứa Virus, chỉ cần mở file chứa Virus gửi kèm trong email là máy tính của ngườI sử dụng đã bị lây nhiễm, đồng thời tất cả những địa chỉ email được lưu trong Address Book sẽ bị gửi một bản Copy của Virus đó. Vì vậy, khi sử dụng email, bạn phải lưu ý đến nguy cơ bị lây nhiễm Virus. Vậy đề phòng như thế nào?.
Cẩn thận với những email gửi từ địa chỉ lạ: Bạn luôn đề cao cảnh giác với những email gửi từ địa chỉ mà mình không biết và phải rất cẩn thận nếu email đó gửi kèm file. Nếu thấy email đó có nội dung mời chào mở một file hoặc một Wedsite lạ thì nên xoá ngay.
Thường xuyên quét Virus trên máy tính: Trao đổI email nguy cơ lây nhiễm Virus rất cao. Vì vậy, bạn nên cài đặt chương trình quét và diệt Virus trong máy tính và thực hiện quét định kỳ. Chương trình quét Virus thông dụng được cung cấp miễn phí là BKAV có thể tảI xuống từ địa chỉ www.ftp.vn/bkav/.
Cài đặt chương trình nhận diện Virus thường trực: Một số chương trình nhận dạng và diệt Virus thường trực như Norton AntiVirus có tác dụng kiểm tra tất cả các file được tải xuống hoặc copy vào máy tính.
Tiết kiệm trong sử dụng Email
Biết cách sử dụng email hợp lý sẽ giúp bạn tiết kiện rất nhiều thời gian và tiền bạc. Phần này sẽ đưa ra một số kinh nghiệm cho bạn tham khảo.
Quy trình nhận gửi email: Bạn nên thực hiện nhận, soạn và gửi email theo trình tự sau đây: khởi động chương trình Outlook Express → kết nối vào mạng để nhận thư → ra khỏi mạng → Đọc thư đến và soạn thư mới →vào mạng để gửi thư → ra khỏi mạng.
Sử dụng WinZip: Khi gửi một hoặc nhiều file có dung lượng lớn qua email thì bạn nên sử dụng chương trình WinZip để nén nó lại trước khi gửi. File sau khi được nén sẽ có dung lượng nhỏ hơn rất nhiều so với file gốc. Bạn có thể tải chương trình WinZip tại địa chỉ www.download.com.


MỘT SỐ LỖI VÀ HƯỚNG XỬ LÝ TRONG SỬ DỤNG EMAIL
1. Khi gửi thư thì chương trình báo lỗi: “Unable to find the SMTP host or POP3 Server”
Nguyên nhân do bạn chưa đưa các thông số vào SMTP host. Kiểm tra xem bạn đã kết nối vào máy chủ của ISP chưa ? (Thông báo này xảy ra nhiều khi nó phụ thuộc vào chương trình email mà bạn đang dùng). Hãy kiểm tra lại cấu hình đó một lần nữa và đảm bảo rằng thông số về Mail Server được cài đặt trên máy của bạn đúng như thông số được cung cấp bởi ISP.
SMTP: tên máy chủ gửi mail
POP3:tên máy chủ nhận mail
Username: Tên truy nhập mạng Internet của bạn
2. Trong khi tôi đang nhận thư về thì chương trình thông báo:”The password that you supplied is incorrect please reenter your password”.
Lý giải điều này hơi khó, nhưng nếu bạn đưa vào mật khẩu và nó vẫn không thể vào được thì kiểm tra lại xem tên truy cập mạng (username) có ở dòng chữ thường hay chữ hoa? Nhiều khi nguyên nhân là do nhiều người dùng không để ý và họ cho vào username ở dạng chữ hoa. Nếu bạn đã kiểm tra tất cả mọi thứ trên mà vẫn nhận thông báo như trên thì có trên máy chủ mật khẩu của bạn bị khoá, hoặc là mật khẩu mà bạn có không đúng như vậy. Trong trường hợp này thì tốt hơn hết bạn hãy gọi cho nhà cung cấp dịch vụ để được hướng dẫn chi tiết.
3. Tôi đang nhận thư thì hình như nó đứng im và chẳng làm gì nữa cả
Đường nối của bạn đến máy chủ có thể bị ngắt mà không biết lý do tại sao (điều này rất khó giải thích là tại sao, có hàng trăm nguyên nhândẫn đến việc đó) nhưng máy chủ có thể hiểu như là bạn vẫn đang trong tình trạng kết nối mặc dù bạn đã bị ngắt. Nó sẽ tự động ngắt khoảng sau 5-10 phút. Sau đó thì bạn hãy quay trở lại chương trình nhận thư.
4. Khi tôi nhấn nút nhận thư tôi được thông báo: Receiving 1 of 10 messages.. Nhưng khi tôi nhận đến cái thứ 3 thì nó đứng im và chẳng làm gì tiếp theo cả.
Trong trường hợp đó message của bạn lớn quá mà truy cập qua đường điện thoại thì mất hơi nhiều thời gian và chậm, nó làm