Một số vấn đề cần lưu ý khi soạn thảo

HV thực hiện: PHAN VIẾT HƯNG
GV hướng dẫn: TRẦN TRUNG ANH DŨNG
BÀI GIẢNG ĐIỆN TỬ
TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN NHÂN TÔN
HUYỆN BÌNH CHÁNH
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN BIẾT
VỀ NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
VAI TRÒ CỦA SECTION TRONG TRÌNH BÀY VĂN BẢN
KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY 10 NGÓN
1. Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần).
Đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn, sau đó chọn thực đơn Insert, chọn Break, ta có các lựa chọn như sau:
Để chèn thêm section, ta chọn 4 lựa chọn ở mục Section break types cụ thể như sau :


- Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo.

- Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ.

- Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo.

- Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo.


2. Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng
giấy in (Orientation) trong cùng một văn bản.
Ta có thể thiết lập mỗi một section có một hệ thống lề (Margin) khác nhau theo ý muốn, cách làm như sau:

Đặt con trỏ vào Section muốn thiết lập lề, chọn File, chọn
Page setup, chọn thẻ Margin. Ta thiết lập lề cho trang in
bình thường theo ý muốn, và cuối cùng, muốn chế độ lề vừa
thiết lập chỉ áp dụng cho Section chứa con trỏ thì tại mục
Apply to ta chọn This section (hình minh hoạ), nếu muốn chế độ canh lề áp dụng cho toàn bộ văn bản ta chọn Whole document. Tương tự ta cũng thiết lập được hướng giấy in cho riêng từng Section tại thẻ Paper size.
3. Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới
(header and footer) cho các Section.
Đặt con trỏ tại Section sau, chọn thực đơn View,
chọn Header and footer, trước khi soạn vào nội dung tiêu đề
chúng ta nhấn vào nút Same as previous cho nút này đang ở
chế độ lún xuống thành chế độ bình thường nhằm loại bỏ
tuỳ chọn các Header và footer của tất cả các Section đều
giống nhau (hình minh hoạ).
Lúc này các Header và footer mà ta gõ vào, sẽ khác với các Header và footer của Section trước đó. Bằng cách này, ta có thể tạo các Header và footer cho riêng từng section.


4. Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng
một văn bản
Đặt con trỏ tại Section muốn tạo hệ thống số trang riêng, chọn thực đơn Insert,
chọn Page numbers, cửa sổ Page numbers hiện ra, chọn nút Format.
Tại mục Page numbering của của sổ Page Number Format, ta đánh dấu vào
mục Start at và chọn số thứ tự đầu tiên của trang đầu tiên của Section
(hình minh hoạ). Khi hoàn thành, Section này sẽ có một hệ thống số thứ tự
trang riêng theo ý muốn của bạn.
5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung
cho từng đoạn văn bản.
Chọn thực đơn Tools, chọn Protect Document, hộp thoại Protect Document
hiện ra, ta đánh dấu vào mục Forms, khi đó nút Sections mới được cho phép
kích hoạt (sáng lên), ta chọn vào nút Sections.
Hộp thoại Sections Protection hiện ra, trong đó có các Section được
đánh số theo thứ tự từ 1 đến 9. Để bảo vệ Section nào, bạn hãy đánh dấu
vào Section đó, thí dụ Section 2.
Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật khẩu
vào ô Password (Options). Hộp thoại Confirm Password
hiện ra, bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô
Reenter Password to open.


Muốn sửa chữa nội dung của văn bản, bạn chọn thực đơn
Tools, chọn Unprotect Document. Hộp thoại
Unprotect Document hiện ra, gõ đúng mật khẩu vào ô
Password ta mới có thể sửa chữa được đoạn văn bản
mà ta bảo vệ.
Cách đặt hai bàn tay
Với bàn tay trái : Ngón út ( phím chữ A), ngón áp út (S),
ngón giữa (D), ngón trỏ(F).

Với bàn tay phải : Ngón trỏ (J), ngón giữa(K), ngón áp út(L)
ngón út(;) . Hai ngón cái thì đặt ở phím ( space) và hai ngón
này thay nhau đánh phím này mà thôi!

Phân công nhiệm vụ các ngón tay
Tay trái
- Ngón áp út sẽ đánh các nút S, W,X,2.
- Ngón giữa: D,E, C,3.
- Ngón trỏ: F,R,G,T,V,B,5,6.
- Ngón út: Sẽ đánh các phím bên trái còn lại như: Q,Z,Caps Lock,
Shift…, nói chung từ phần ngón út cho đến hết khu phím bên trái.

Tay phải:
- Ngón trỏ: J,U,Y,H,N,M,7,8.
- Ngón giữa: K,I,dấu<, Alt, 9.
- Ngón áp út: L,O, dấu , >, O.
- Ngón út: các phím còn lại bên phải như:P,/,’, Enter, Shift…,
nói chung là toàn bộ phím bên phải kể từ ngón áp út.