Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word2003

Kỹ thuật trộn thư cao cấp trên MS Word2003
Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (trộn thư) trong MS Word để tạo ra các mẫu thư mời hay phiếu báo điểm... mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy.
Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong MS WORD (trước đây tôi đã có bài viết hướng dẫn thao tác này trên phiên bản WORD2000, tuy nhiên rất nhiều bạn đọc gởi thư về thông báo không thực hiện được thao tác như bài viết hướng dẫn trên phiên bản WORD2003 và yêu cầu viết lại bài viết chi tiết trên phiên bản này).
Gợi ý thao tác: (bài viết này thực hiện trên MS Office2003 như yêu cầu của quí bạn đọc)
Chuẩn bị trước nội dung tập tin Main chính trên WORD2003 và tập tin danh sách cơ sở dữ liệu để trộn trên EXCEL2003 (danh sách này có thể dùng Table trên WORD cũng được).
Mở mới một Document WORD trắng, kích hoạt thanh công cụ Mail Merge.
Nhấp chọn nút công cụ Main document setup, xem hình 1.


Hình 1
Chọn chức năng tạo nhãn Labels trên hộp thoại Main Document Type, xem hình 2.


Hình 2
Trên hộp thoại Label Options nhấp chọn tên một kiểu nhãn phù hợp trong khung Product number, xem hình 3.


Hình 3
Nhấp nút New Label để thiết kế lại kích thước nhãn tùy biến theo khuôn mẫu vừa mới chọn: lần lượt điều chỉnh lại các thông số kích thước lề trên, dưới, độ rộng, chiều cao cho phù hợp với khổ giấy A4 (chọn ở mục Paper Size) tương ứng, lưu ý đến hai thông số quan trọng: Number across (số nhãn thể hiện theo cột), Number down (số nhãn thể hiện theo hàng), đặt tên cho mẫu label mới vào dòng Label name xong nhấp OK để đồng ý khởi tạo mẫu, xem hình 4.


Hình 4
Hướng dẫn thêm: Ví dụ ở đây tôi muốn trên cùng một trang giấy A4 (khổ đứng) sẽ in ra được 2 phiếu báo điểm nằm theo kiểu hàng (trên và dưới) thì sẽ thiết lập number across (1) và number down (2), tương tự như vậy bạn có thể tùy biến thoải mái các thông số này nếu muốn in ra nhiều phiếu hơn trên cùng một mặt giấy.
Trở về hộp thoại Label Options bạn nhấp chọn mẫu tên Label vừa tạo, nhấp OK để bắt đầu quá trình trộn thư, xem lại hình 3.
Lúc này trên trang WORD trắng sẽ có một khung bảng (kiểu một cột, hai dòng) đúng như thiết kế ở bước 6, bạn lần lượt sao chép phần nội dung tập tin Main chính đã chuẩn bị (ở bước 1) vào hai khung trống này, xem hình 5.


Hình 5
Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) trên thanh Mail Merge để đưa vào tập tin danh sách EXCEL cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1, xem hình 6.


Hình 6
Khi đưa vào tập tin EXCEL sẽ xuất hiện hộp thoại Select Table yêu cầu bạn xác định lại lần nữa thật chính xác Sheet chứa cơ sở dữ liệu chính thức, xem hình 7.


Hình 7
Trở lại giao diện trộn thư của WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần điền nội dung trên tập tin “giấy báo điểm thi”, nhấp nút Insert Merge Fields (nút thứ sáu từ trái qua) trên thanh Mail Merge lần lượt chèn vào các cột tương ứng cho đúng vị trí, xem hình 8.


Hình 8
Hướng dẫn thêm:
Lần lượt chèn vào các Fields theo đúng thứ tự trên nội dung tập tin Main, tiến hành hai lượt cho mẫu giấy báo điểm bên trên và phía dưới (không được dùng thao tác Copy xuống dưới vì sẽ gây lỗi trong kết quả trộn), tương tự như vậy bạn sẽ phải tiến hành lần chèn công thức 3- lần 4 nếu như trên khổ giấy A4 thể hiện thêm 3 hay 4 mẫu phiếu báo điểm cùng loại.
Khi chèn vào các công thức trường Fields bạn nên chọn chế độ thể hiện in đậm (Bold) để tạo ra hiệu ứng nổi bật đồng loạt trên các mẫu phiếu báo điểm sau khi trộn.
Lưu ý: sau mẫu phiếu báo điểm thứ hai (bên dưới) lúc này sẽ có một công thức <>, bạn di chuyển công thức này lên sau ngay bên dưới của mẫu phiếu báo điểm thứ nhất (nếu bạn trộn ba mẫu phiếu báo điểm