Hoc nhanh soan thao van ban

MICROSOFT WORD
Chương 3
Bắc Giang – 2011
Thân Văn tuất
Mail: [email protected]
Phone no: 01686.353.582
Nội dung
Giới thiệu chung
Định dạng văn bản
Định dạng kí tự
Định dạng đoạn văn bản
Định dạng khung, nền
Chia cột văn bản
Định dạng Tab
Tạo số thứ tự và kí tự tự động đầu đoạn
Tạo chữ cái lớn đầu dòng
Bảng biểu
Chèn các đối tượng
Chức năng nâng cao
Auto Text/Auto Correct
Tìm kiếm/thay thế cụm ký tự trong văn bản
Định dạng trang và in ấn
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
2/108
3.1. Giới thiệu chung
Microsoft Word là chương trình xử lý văn bản cao cấp trên nền hệ điều hành Windows chuyên dùng soạn thảo các loại văn bản, sách vở, tạp chí,…
Chức năng:
Nhập và lưu trữ văn bản
Sửa đổi văn bản
Trình bày văn bản
Định dạng kí tự
Định dạng đoạn văn bản
Định dạng trang văn bản
Một số chức năng nâng cao khác
Kiểm tra chính tả, gõ tắt
Trộn thư…
Giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác, hỗ trợ nhiều loại định dạng văn bản…
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
3/108
3.1.1. Khởi động và thoát khỏi Word
Khởi động Word
Cách 1:
-> Start
-> (All) Programs
-> Microsoft Office
-> Microsoft
Office Word 2003

Cách 2:
Nháy đúp
biểu tượng Word
trên màn hình nền

Cách 3: Gõ Winword trong hộp Run
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
4/108
3.1.1. Khởi động và thoát khỏi Word
Thoát khỏi Word
Cách 1: -> (Close Window)
Cách 2: -> File -> Exit
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Nếu tài liệu chưa được ghi lưu thì MS-Word sẽ hiển thị hộp thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu.




Nhấn Yes: Lưu và thoát khỏi Word
No : Không lưu và thoát khỏi Word
Cancel: Hủy bỏ lệnh đóng
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
5/108
3.1.2. Cửa sổ Word
23/08/2011
Ngăn công việc
Thanh thực đơn
Thanh công cụ
Thước ngang
Vùng soạn thảo
Thanh cuộn dọc
Thanh cuộn ngang
Thước dọc
Thanh trạng thái
Con trỏ soạn thảo
Chương 5. Microsoft Word
6/108
Các bảng chọn
23/08/2011
Bảng chọn chính
Bảng chọn tắt
Chương 5. Microsoft Word
7/108
Sử dụng các thanh công cụ
Thanh công cụ Standard

Thanh công cụ Formatting

Thanh công cụ Drawing


Để ẩn/hiện thanh công cụ:
Chọn View -> Toolbars rồi nháy chọn thanh công cụ
Nháy phải lên vùng trống trên thanh công cụ rồi chọn
Di chuyển thanh công cụ: Nhấn và kéo thả
Di chuyển chuột lên nút bấm để biết tên nút
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
8/108
Thay đổi các chế độ hiển thị trang
Chọn View trên thanh thực đơn hoặc nhấn các nút có trên thanh cuộn ngang






Khi soạn thảo, thường chọn kiểu xem Print Layout
23/08/2011
Print Layout
Web Layout
Normal
Outline
Reading Layout
Chương 5. Microsoft Word
9/108
Kiểu Print Layout
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
10/108
Kiểu Normal
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
11/108
Kiểu Web Layout
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
12/108
Kiểu Outline
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
13/108
Kiểu Reading Layout
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
14/108
Công cụ phóng to – thu nhỏ
Mặc định, khung nhìn tỉ lệ là 100%
Nhấp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ phóng to / thu nhỏ hoặc gõ trực tiếp con số vào ô và nhấn nút Enter
Page Width: hiện đủ bề rộng trang
Text Width: hiện đủ bề rộng văn bản
Whole Page: hiện đầy đủ trang
Two Pages: hiện đủ 2 trang
Kết hợp phím Ctrl và nút cuộn chuột để
phóng to – thu nhỏ
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
15/108
Soạn thảo văn bản tiếng Việt
Một số quy ước khi gõ văn bản
Các dấu ngắt câu phải đặt sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Chỉ dùng một kí tự trống để phân cách giữa các từ.
Giữa các đoạn cũng chỉ xuống dòng bằng một lần nhấn phím Enter.
Các dấu mở ngoặc và mở nháy phải đặt sát vào bên trái kí tự đầu tiên của từ tiếp theo.
Các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải đặt sát vào bên phải ký tự cuối cùng của từ ngay trước đó.
Một số bộ gõ thường dùng
Vietkey
Unikey
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
16/108
Soạn thảo văn bản tiếng Việt
Các bộ mã và Font chữ tiếng Việt
Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993 (.VNTime, .VNArial...)
Bộ mã và Font VNI, do Công ty Vietnam International (USA) phát triển (VNI-Times, VNI-Top...)
Bộ mã tiếng việt 16 Bit TCVN 6909 là bộ mã theo chuẩn Unicode (Times New Roman, Arial,...)
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
17/108
Cơ chế hiển thị văn bản tiếng Việt
23/08/2011
Ký tự
Bộ mã
Font chữ
Hiển thị
Kiểu gõ
Telex
VNI
TCVN3
VNI
Unicode
.Vn…
VNI-
Times New Roman
Tahoma
Arial
Chương 5. Microsoft Word
18/108
Kiểu gõ Telex
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
19/108
Nhập chỉ số trên
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+=
Để trả về bình thường nhấn Ctrl+Shift + =
Cách nhập chỉ số dưới
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+=
Để trả về bình thường nhấn Ctrl+=
Tạo chỉ số trên và chỉ số dưới
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
20/108
Kiểu gõ VNI
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
21/108
Sử dụng bộ gõ Vietkey
Nháy đúp vào biểu tượng Vietkey trên màn hình nền Desktop.


hoặc -> Start -> Vietkey2000
Giao diện chương trình hiện ra, cho phép thiết lập môi trường làm việc.
Trong thẻ Kiểu gõ, bấm chọn Telex.
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
22/108
Sử dụng bộ gõ Vietkey
Trong thẻ Bảng mã, lựa chọn bảng mã tiếng việt theo chuẩn TCVN3-ABC hoặc Unicode dựng sẵn.
Nên chọn bảng mã Unicode.
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
23/108
Sử dụng bộ gõ Vietkey
Nhấn vào nút Taskbar (Phía dưới – bên phải) để thu gọn chương trình VietKey thành một biểu tượng nhỏ nằm trên thanh tác vụ của Windows.


Để chuyển đổi chế độ nhập văn bản Tiếng Việt và Tiếng Anh, nháy chuột vào biểu tượng chương trình VietKey.
Nếu hiển thị chữ “V”: gõ tiếng Việt
hiển thị chữ “E” : gõ tiếng Anh
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
24/108
Sử dụng bộ gõ Unikey
Khởi động: Nháy đúp chuột vào biểu tượng của Unikey






Chọn bảng mã (Unicode, TCVN3 (ABC)…)
Chọn kiểu gõ Telex
Phím chuyển đổi chế độ gõ tiếng Việt, tiếng Anh (Ctrl + Shift hoặc Alt + Z)
Nhấn Đóng để thu nhỏ thành biểu tượng trên thanh hệ thống
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
25/108
Di chuyển trong văn bản
Để di chuyển con trỏ nhập trong văn bản, ta có thể sử dụng:
Con trỏ chuột: Bấm chuột tại vị trí muốn di chuyển con trỏ tới
Bàn phím (Sử dụng các phím di chuyển con trỏ: các phím mũi tên, Home, End, Page Up, Page Dn)
Các thanh cuộn
Di chuyển bằng lệnh Goto
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
26/108
Di chuyển trong văn bản
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
27/108
Di chuyển trong văn bản
Di chuyển bằng lệnh Goto
Chọn Edit -> Go To…
Nhấn Ctrl + G
F5
23/08/2011
Gõ số trang, section, dòng…
Chọn đối tượng
Nhấn để đi tới
Chương 5. Microsoft Word
28/108
Chế độ chèn (Insert)
Kí tự nhập được chèn ngay tại vị trí con trỏ nhập, con trỏ nhập dịch sang phải
Nếu trước khi chèn, tại vị trí con trỏ nhập đã có một kí tự thì kí tự đó cùng với các kí tự bên phải của nó (nếu có) sẽ dịch sang phải
Chữ OVR (Overwite) trên thanh trạng thái mờ
Ở chế độ ghi đè (Overwrite)
Kí tự nhập được đè lên kí tự tại vị trí con trỏ nhập, con trỏ nhập dịch sang phải
Nếu trước khi gõ, tại vị trí con trỏ nhập đã có một kí tự thì kí tự đó sẽ bị xoá và các kí tự bên phải của nó (nếu có) sẽ không dịch sang phải
Chữ OVR (Overwite) trên thanh trạng thái bật sáng
Chế độ chèn và chế độ ghi đè
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
29/108
Chọn văn bản (Lựa chọn/ Bôi đen/ Đánh dấu)
Sử dụng chuột
Di chuyển con trỏ chuột ra khỏi lề trái của văn bản, xuất hiện con trỏ màu trắng trỏ sang phải thì kéo rê chuột để chọn
Kéo rê chuột để chọn văn bản
Sử dụng bàn phím
Nhấn giữ Shift, nhấn phím mũi tên, phím Home, End , PageUp, PageDown để chọn
Kết hợp chuột + bàn phím
Chọn vùng văn bản liên tiếp: bấm chuột ở điểm đầu, di chuyển đến điểm cuối, nhấn giữ Shift và bấm chuột
Chọn vùng văn bản không liên tiếp: nhấn giữ Ctrl trong khi dùng chuột để chọn
Bỏ chọn
Nháy chuột vào bất kỳ một vị trí ngoài vùng chọn
Nhấn phím mũi tên hoặc nút ESC
Thao tác với văn bản
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
30/108
Chọn văn bản
Các thao tác chọn khác
Chọn một từ:
Nháy đúp chuột tại từ đó
Chọn một dòng:
Nháy chuột ở bên trái dòng
Chọn một câu:
Nhấn phím Ctrl và nháy vào vị trí bất kỳ trong câu
Chọn một đoạn:
Nháy đúp vào khoảng trống bên trái đoạn
Nháy ba lần bất kỳ đâu trong đoạn
Chọn toàn bộ văn bản:
Nhấn phím Ctrl và nháy tại vị trí bất kỳ ở ngoài lề trái
Nháy chuột ba lần ở ngoài lề trái
Nhấn Ctrl + A
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
31/108
Cách 1:
Bước 1: Chọn văn bản cần sao chép
Bước 2: Sao chép dữ liệu
Cách 1: Edit  Copy
Cách 2: Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard
Cách 3: Nhấn Ctrl + C
Bước 3: Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản
Bước 4: Dán văn bản:
Cách 1: Mở mục chọn Edit  Paste
Cách 2: Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V
Cách 2: Nhấn giữ Ctrl và kéo rê đoạn văn bản cần sao chép đến vị trí cần thiết

Sao chép văn bản
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
32/108
Cách 1:
Chọn khối văn bản cần chuyển
Cắt văn bản
Edit Cut
Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard
Nhấn Ctrl +X
Di chuyển con trỏ tới vị trí mới
Dán văn bản (Paste)
Mở mục chọn Edit  Paste
Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard
Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V
Cách 2:
Chọn khối văn bản cần chuyển
Kéo rê vùng văn bản đang chọn thả lên vị trí cần di chuyển đến

Di chuyển văn bản
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
33/108
Bước 1: Chọn văn bản.
Bước 2: Nhấn phím Delete hoặc mở chọn Edit  Clear  Contents
Ctrl+Delete: xóa một từ bên phải con trỏ nhập
Ctrl+Backspace: xóa một từ bên trái con trỏ nhập
Xoá văn bản
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
34/108
Chức năng Undo MS-Word cho phép thao tác Undo nhiều lần để trả lại một trạng thái cũ đã qua nhiều bước thực hiện.

Chức năng Redo, cho phép trả lại trạng thái đã có trước đó khi thực hiện Undo.
Sử dụng chức năng Undo/Redo
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
35/108
3.1.4. Các thao tác cơ bản
Tạo tài liệu mới
Mặc định, khi khởi động, Word tự động tạo một tài liệu có tên Document1
Cách 1: Chọn menu File -> New, rồi chọn Blank document ở khung công việc bên phải




Cách 2: Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N
Word sẽ tự động tạo một tài liệu mới có tên dạng DocumentX (X tăng dần)
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
36/108
Mở tài liệu
Mở một hoặc nhiều tài liệu có sẵn
Cách 1: Chọn menu File -> Open
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
Cách 3: Nhắp chuột lên biểu tượng Open trên thanh công cụ Standard
Chọn tập tin rồi nháy nút Open (hoặc nháy đúp vào tên tập tin) để mở
23/08/2011
Có nhiều tuỳ chọn để mở tập tin
Chương 5. Microsoft Word
37/108
Mở tài liệu
Mở nhiều tài liệu
Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau: chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối cùng trong danh sách.
Hoặc chọn nhiều tệp không kề nhau: chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào tên các tệp tin khác
Nhắp nút Open để mở các tệp đã chọn
23/08/2011
Chọn thư mục
Chọn tập tin
Mở
Kiểu tập tin
Chương 5. Microsoft Word
38/108
Lưu tài liệu
Cách 1: Chọn menu File -> Save
Cách 2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

23/08/2011
Nếu file chưa được lưu trước đó, Word sẽ hiện ra hộp thoại Save as, chọn nơi lưu và đặt tên cho văn bản, rồi nhấn nút Save
Chọn thư mục
Tên file
Chọn thư mục bằng cách nháy đúp
Chương 5. Microsoft Word
39/108
Lưu tài liệu với tên khác
Cách 1: Chọn menu File -> Save as…
Cách 2: Nhấn phím F12
23/08/2011
Chọn thư mục chứa tài liệu trong hộp Save in, gõ tên mới cho tài liệu vào hộp File name
Nhấn save để ghi
Chương 5. Microsoft Word
40/108
Lưu tài liệu với kiểu tập tin khác
Word hỗ trợ ghi tập tin với nhiều kiểu
Mặc định với Word từ 2003 trở xuống: .doc (với Word 2007 là .docx)
Các định dạng hỗ trợ: .txt, .rtf, .doc, .dot, .xml, .htm, .mht, .wps….
Chọn File -> Save as… (hoặc nhấn F12)
Chọn thư mục chứa tên tệp tin trong hộp Save in
Nhập tên mới vào hộp File name
Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as type
Nhấn nút Save để ghi
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
41/108
3.2. Định dạng văn bản
Thanh công cụ Formatting
23/08/2011
Font chữ
(font)
Chọn kiểu
Cỡ chữ
(fontsize)
In đậm
(Bold)
(Underline)
In nghiêng
Gạch chân
(Underline)
Căn lề trái
Căn lề giữa
Căn lề phải
Căn đều 2 bên
Màu nền chữ
Màu chữ
Chương 5. Microsoft Word
42/108
3.2.1. Định dạng kí tự
Bước 1: Chọn văn bản cần định dạng
Bước 2: Format  Font… (hoặc Ctrl + D)
23/08/2011
Font chữ
Màu chữ
Thiết đặt ngầm định
Xem trước kết quả
Áp dụng
Kiểu chữ
Cỡ chữ
Gạch chân
Màu gạch chân
Chỉ số trên
Chỉ số dưới
Chương 5. Microsoft Word
43/108
Định dạng kí tự




















23/08/2011
Tỉ lệ co dãn bề ngang của kí tự
Khoảng cách giữa các kí tự
Giảm khoảng cách không cần thiết giữa một số cặp kí tự
Định vị của kí tự so với đường kẻ
Quan sát trước
Chương 5. Microsoft Word
44/108
Định dạng kí tự
Sử dụng thanh công cụ Formatting






Để thay đổi cỡ chữ, có thể dùng phím tắt
Ctrl + [ : giảm cỡ chữ xuống 1 đơn vị
Ctrl + ] : tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị
23/08/2011
Font chữ
Chọn kiểu
Cỡ chữ
In đậm
In nghiêng
Gạch chân
Chương 5. Microsoft Word
45/108
Sử dụng kiểu để định dạng kí tự
Kiểu là một tập hợp các đặc trưng định dạng được nhóm gộp dưới một tên kiểu
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
46/108
3.2.2. Định dạng đoạn văn bản
Bước 1: Chọn văn bản
Bước 2:
Cách 1: Format  Paragraph…
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
47/108
Định dạng đoạn văn bản
23/08/2011
Căn lề
Vị trí lề trái
Vị trí lề phải
Khoảng cách giữa các đoạn văn
Khoảng cách giữa các dòng
Định dạng dòng đầu tiên
Chương 5. Microsoft Word
48/108
Định dạng đoạn văn bản
Cách 2: Sử dụng thanh công cụ Formatting
23/08/2011
Căn lề trái
Căn lề giữa
Căn lề phải
Căn lề đều 2 bên
Khoảng cách giữa các dòng
Giảm lề một khoảng
Tăng lề một khoảng
Chương 5. Microsoft Word
49/108
Định dạng lề văn bản
Sử dụng thước ngang
23/08/2011
Thụt lề dòng đầu tiên
Lề trái của đoạn văn
Thụt lề từ dòng thứ hai
Lề phải của đoạn văn
Chương 5. Microsoft Word
50/108
3.2.3. Định dạng Khung, Nền
Định dạng khung
Chọn văn bản
Format  Border and Shading  Borders
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
51/108
Định dạng trang
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
52/108
Định dạng nền
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
53/108
3.3.4. Chia cột văn bản
Chọn khối văn bản cần chia cột
Vào menu Format  Column
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
54/108
Chú ý
Khi bôi đen văn bản để chia cột, chỉ bôi vừa đủ đoạn văn bản không nên thừa khoảng trắng cuối, vì như thế các cột chia sẽ không đều nhau.
Khi chia cột thấy các cột không bằng nhau có thể khắc phục bằng cách thực hiện theo các bước sau:
Đặt con trỏ tại vị trí cuối cùng của cột cần chia đều.
Thực hiện: Insert → Break
Kích chọn Continuous → OK
Khi trong đoạn văn bản có chia cột và đầu đoạn có Drop Cap, ta phải chia cột trước rồi định dạng Drop Cap.
Sử dụng nút columns rê chuột chọn số cột cần chia
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
55/108
Ngắt
Đặt con trỏ tại vị trí cần ngắt.
Chọn Insert  Break  OK.
Hủy bỏ: là việc xóa kí tự ngắt
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
56/108
3.3.5. Thiết lập tab để căn chỉnh văn bản
C1: Đặt dấu Tab thông thường
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng dấu Tab ở đầu mút trái của thanh thước kẻ cho đến khi hiện biểu tượng dấu Tab thích hợp
Các loại Tab
Tab Trái : Văn bản xuất hiện bên trái vị trí đặt dấu Tab
Tab Phải : Văn bản xuất hiện bên phải vị trí đặt dấu Tab.
Tab Giữa : Văn bản được căn giữa so với vị trí đặt dấu Tab.
Tab Thập Phân : Dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách phần nguyên và thập phân.
Tab Thanh Ngăn : Dùng để tạo ra một đường kẻ dọc có chiều cao bằng chiều cao của kí tự tại vị trí đặt Tab
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
57/108
Thiết lập tab để căn chỉnh văn bản
Bước 2: Nhấn chuột vào vị trí đặt Tab trên thanh thước ngang


C2: Đặt dấu Tab có kèm thêm kí hiệu phía trước
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab
Bước 2: Format  Tabs
Bước 3: Trong ô Tab Stop Position, đặt vị trí cho dấu Tab mới hoặc chọn dấu Tab đã có
Bước 4: Trong vùng Alignment, chọn kiểu căn lề cho đoạn văn bản sau dấu Tab.


23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
58/108
Thiết lập tab để căn chỉnh văn bản
Bước 5: Chọn kí hiệu đặt trước
dấu Tab tại vùng Leader.
Kí hiệu này có thể là dấu chấm,
dấu gạch dứt hoặc
dấu gạch dưới
Bước 6: Nhấn nút Set để đặt
vị trí Tab mới.
Xóa dấu Tab: Ctrl+Q
Bấm chọn Tab  Clear
Bảng:
CTRL+TAB
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
59/108
3.3.6. Tạo STT và Kí tự tự động đầu đoạn
Tạo kí tự tự động đầu đoạn
Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh sách liệt kê
Nhấn nút Bullets trên thanh công cụ
Nhập nội dung đoạn văn bản
Tạo số thứ tự tự động
Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh sách thứ tự
Nhấn nút Numbering trên thanh công cụ
Nhập nội dung đoạn văn bản

Để kết thúc cách tạo số thứ tự hay kí tự tự động, nhấn Enter 2 lần.
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
60/108

Tạo kí tự tự động đầu đoạn
 Format  Bullets and Numbering  Bulleted











Chọn một trong các kiểu có sẵn  OK
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
61/108

Tạo kí tự tự động đầu đoạn
Thay đổi kiểu hoặc định dạng
Chọn một trong các kiểu có sẵn
Nhấn Customize… để tuỳ chỉnh
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
62/108
Chọn kiểu kí tự khác
Chọn vị trí của kí tự
Vị trí dòng đầu tiên của đoạn
Khung mẫu quan sát
Vị trí các dòng tiếp sau

Tạo số thứ tự tự động
 Format  Bullets and Numbering  Numbered












Chọn một trong các kiểu có sẵn  OK
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
63/108

Tạo số thứ tự tự động
Thay đổi kiểu hoặc định dạng
Chọn một trong các kiểu có sẵn
Nhấn Customize… để tuỳ chỉnh
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
64/108
Định dạng số
Chọn số bắt đầu
Vị trí dòng đầu tiên của đoạn
Khung mẫu quan sát
Vị trí các dòng tiếp sau
Chọn kiểu số
Vị trí số
3.3.7. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn
Chọn chữ cần tạo chữ cái lớn đầu đoạn.
Chọn Format  Drop Cap…
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
65/108
3.4. Bảng biểu
Bảng biểu được tạo thành từ các dòng (rows) và các cột (columns), giao giữa hàng và cột là các ô (cells). Bảng biểu dùng để trình bày các loại thông tin có cấu trúc dạng bảng và có mối liên hệ với nhau.
Columns: Thường dùng để ghi thuộc tính của đối tượng trong bảng.
Rows: Ghi thông tin của đối tượng cụ thể
66
3.4.1. Tạo bảng
Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng
Vào menu Table → Insert → Table…









Ngoài ra có thể tạo bảng bằng nút (Insert Table)
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
67/108
Di chuyển con trỏ và chọn miền
Di chuyển con trỏ trong bảng:
Dùng chuột
Dùng phím Tab hoặc các phím mũi tên
Chọn miền:
Chọn cả bảng: đặt trỏ chuột trong bảng, vào menu Table → Select → Table
Chọn các hàng kề nhau: kích chuột ngoài lề trái của bảng, ngang vị trí hàng đầu tiên, giữ chuột di qua các hàng còn lại.
Chọn các cột kề nhau: di chuột đến sát lề trên cột đầu tiên, con trỏ chuột chuyển từ hình chữ I thành mũi tên đen thì kích trái chuột, giữ và di qua các cột còn lại.
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
68/108
3.4.2. Hiệu chỉnh bảng
Chọn dòng, chọn cột, chọn ô
Thêm dòng, cột
Xoá dòng, cột:
Thay đổi chiều rộng cột và chiều cao dòng
Nhập và tách ô.
Thay đổi hướng văn bản trong ô
...
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
69/108
Thay đổi kích thước dòng, cột
Thay đổi độ rộng cột:
Di chuột vào đường kẻ của cột để xuất hiện mũi tên 2 chiều
Giữ chuột trái và kéo đến độ rộng mong muốn
Thay đổi chiều cao hàng:
Tương tự như trên với đường kẻ của hàng.
Hoặc dùng menu Table  Table Properties  chọn Column/row
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
70/108
Chèn thêm cột, dòng
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn trong bảng (hoặc bôi đen số dòng/ cột cần chèn)
Vào menu Table → Insert...
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
71/108
Xóa ô, dòng, cột, bảng
Chọn các ô, cột, dòng cần xóa
Vào menu Table → Delete…
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
72/108
Nhập - tách ô
Nhập (gộp) các ô thành 1 (Merge cells)
Chọn các ô cần trộn
Nhấp chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Merge Cells (hoặc menu Table → Merge Cells)
Tách ô (Split cells)
Chọn ô cần chia
Nhấp chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split Cells… (hoặc menu Table → Split Cells…)
Hộp thoại Split Cells xuất hiện:
Number of columns : Nhập số cột cần chia
Number of rows : Nhập số hàng cần chia
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
73/108
Định vị trí dữ liệu trong ô
Chọn các ô cần định dạng
Chuột phải → chọn Cell Alignment
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
74/108
Định dạng hướng dữ liệu trong ô
Chọn các ô cần định dạng
Chuột phải → Text Direction
(hoặc → Format→ Text Direction )
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
75/108
3.4.3. Định dạng Khung, Nền cho bảng
Định dạng khung
Chọn phần bảng cần định dạng
Format  Border and Shading  Borders
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
76/108
Định dạng nền
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
77/108
3.4.4. Sắp xếp dữ liệu trên bảng
Đặt con trỏ trên bảng cần sắp xếp
Vào menu Table → Sort…
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
78/108
3.4.5. Tính toán trên bảng
Đặt con trỏ tại ô cần tính
Vào menu Table → Formula
Nhập công thức tại mục Formula, với các đối số:
ABOVE: trên
BELOW: dưới
LEFT: trái
RIGHT: phải
Nhấn OK
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
79/108
Thanh công cụ Tables and Borders
Vào menu Table → Draw Table…
→ View → Toolbars → Tables and Borders
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
80/108
3.5. Chèn các đối tượng vào tài liệu
Chèn kí tự đặc biệt
Chèn công thức toán
Chèn tranh ảnh
Chèn hình tự động
Chèn chữ nghệ thuật
Hiệu chỉnh đối tượng
...
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
81/108
Đặt con trỏ nhập tại vị trí cần chèn.
Chọn Insert -> Symbol
Trong hộp thoại Symboys, chọn Symboys, chọn Font chữ, nháy chuột vào kí tự cần chèn, nhấn nút Insert


3.5.1. Chèn kí tự/kí hiệu đặc biệt
- Có thể đặt phím tắt cho các kí hiệu bằng nút Shorrtcut key…
- Mục Special Characters chứa các kí hiệu đặc biệt như ©, ®, …
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
82/108
3.5.2. Chèn công thức toán học
Insert → Object → Microsoft Equation 3.0 → Xuất hiện các mẫu công thức toán học để chọn và chèn vào văn bản.
Nhập các ký tự vào các vị trí trong mẫu, dùng 4 phím mũi tên định vị vào các vị trí.




Hiệu chỉnh
Kích chuột vào công thức đã nhập và sửa nội dung.
Bôi đen nội dung trong mẫu và tiến hành định dạng
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
83/108
3.5.3. Chèn ảnh từ tập tin
Bước 1: Chọn Insert  Picture  From file…
Bước 2: Chọn tập tin ảnh muốn chèn, nhấn Insert để chèn
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
84/108
3.5.4. Chèn ảnh từ Clip Art
Bước 1: Chọn Insert  Picture  Clip Art…
Bước 2: Chọn tập tin ảnh muốn chèn, nhấn Insert để chèn
23/08/2011
Gõ clip art muốn tìm
Nhấn để chèn
Tổ chức hình ảnh có trong máy
Chương 5. Microsoft Word
85/108
3.5.5. Chèn các hình có sẵn (AutoShape)
Chọn View  Toolbar  Drawing, thanh công cụ Drawing hiện ra


Nút AutoShapes cung cấp nhiều mẫu hình khác nhau






23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
86/108
Kích vào nút hình muốn vẽ.
Nhấn giữ chuột trái và kéo rê trên khung soạn thảo.
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
87/108
Chèn các hình có sẵn (AutoShape)
3.5.5. Hiệu chỉnh đối tượng
Điều chỉnh kích thước và di chuyển hình vẽ
Bấm chọn hình vẽ
Rê chuột đến các điểm chọn để thay đổi kích thước




Lưu ý:
Dùng phím mũi tên để di chuyển
Kết hợp phím Ctrl + phím mũi tên để di chuyển mịn
Xóa đối tượng: Chọn đối tượng → Delete
Viết chữ vào trong đối tượng:
bấm chuột phải vào hình, chọn Add Text
Xoay đối tượng: Sử dụng hình tròn màu xanh




23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
88/108
Nhóm các hình vẽ
Chọn những hình vẽ cần nhóm
- Nhấn giữ phím Shift hoặc Ctrl để chọn
- Nhấn nút và rê chuột để chọn nhiều đối tượng
Chuột phải → Grouping → Group
Hoặc: → Draw → Group






Để hủy nhóm: Chuột phải → Grouping → Ungroup
Hoặc: → Draw → UnGroup
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
89/108
Hiệu chỉnh đối tượng
Chọn cách văn bản dồn xung quanh đối tượng
Chọn ảnh, vào Format  Picture, hoặc nháy phải ảnh chọn Format Picture, hoặc nháy đúp lên ảnh  Layout
Bấm vào ảnh, xuất hiện thanh Picture  Text Wrapping
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
90/108
Thanh công cụ Picture
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
91/108
3.5.6. Tạo chữ nghệ thuật
Chọn Insert  Picture  Word Art
Trong cửa sổ WordArt Gallery, chọn một mẫu  OK
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
92/108
Tạo chữ nghệ thuật
Sau khi chọn mẫu, một khung nhập văn bản xuất hiện cho phép nhập chữ nghệ thuật
Thay đổi Font, cỡ chữ…
(Chú ý chọn Font chữ phù hợp với bảng mã)
Nhấn nút OK để kết thúc
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
93/108
Tạo chữ nghệ thuật
Hiệu chỉnh đối tượng chữ nghệ thuật:
Bấm chọn vào phần chữ của đối tượng.
Mở thanh công cụ WordArt:
 View  Toolbars  WordArt
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
94/108
3.5.7. Chèn biểu đồ
Chọn Insert Picture Chart
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
95/108
Chèn các đối tượng phi văn bản khác
Tạo tiêu đề đầu và cuối trang: View → Header and Footer
Chèn chú thích: Insert → Footnode
Chèn Hộp chú thích: Insert → Text box
Chèn địa chỉ trang Web: Insert → Hyperlink
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
96/108
Sao chép định dạng
Chọn vùng văn bản muốn sao chép định dạng.
Nhấn nút Format Painter . Con trỏ chuột sẽ có hình một cái chổi quét sơn .
Đánh dấu chọn văn bản muốn áp dụng định dạng. Khi thả chuột, vùng văn bản được định dạng theo bản gốc
Nháy đúp chuột vào nút Format Painter nếu muốn sao chép định dạng cho nhiều đoạn văn bản
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
97/108
Tìm kiếm
Chọn Edit  Find… hoặc nhấn Ctrl + F , xuất hiện hộp thoại Find and Replace
Từ /cụm từ cần tìm kiếm
Nhiều tuỳ chọn
Tiếp tục tìm kiếm
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
98/108
Tìm kiếm
Các tuỳ chọn:
Highlight all items found in:
Hiển thị mọi kết quả tìm được
Mục Search Options:
Hộp Search: hướng tìm kiếm (All, Up, Down)
Match case: tìm kiếm phân biệt chữ hoa, chữ thường.
Find whole words only: chỉ tìm trên những từ độc lập
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
99/108
Thay thế
Chọn Edit  Replace… hoặc nhấn Ctrl + H xuất hiện hộp thoại Find and Replace
Từ cần tìm
Từ thay thế
Thay thế
Thay thế tất cả
Tìm tiếp
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
100/108
Định dạng trang
File -> Page Setup… hoặc nháy đúp vào thước
23/08/2011
Lề trên
Lề trái
Gáy sách
Hướng giấy dọc
Hướng giấy ngang
Lề dưới
Lề phải
Vùng áp dụng thiết đặt
Nhiều trang
Chương 5. Microsoft Word
101/108
Định dạng trang
Dùng thước ngang và thước dọc
Dùng chuột kéo rê để thay đổi lề của trang
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
102/108
In ấn
File -> Print… hoặc nháy vào biểu tượng Print
hay sử dụng tổ hợp phím Ctrl + P
23/08/2011
Chọn máy in
In toàn bộ văn bản
Số bản in
Vùng áp dụng
Chương 5. Microsoft Word
103/108
In trang hiện tại
Chọn trang in
In vùng chỉ định
AutoCorrect
Trợ giúp tự động thay thế văn bản khi gõ
Vào menu Tools → AutoCorrect Option...
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
104/108
Bảo vệ tài liệu
Vào menu Tools → Option..., chọn thẻ Security
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
105/108
Trộn thư (Mail Merge)
Chuẩn bị
Một văn bản: chứa danh sách số liệu nguồn ở dạng bảng, được lưu trong một tập tin riêng gọi là Data Source





Một mẫu nội dung: trong đó có các vị trí mà nội dung của nó được đưa vào từ bảng số liệu nguồn gọi là Main document
106
Thực hiện trộn thư
Bước 1:
Đặt con trỏ tại Main Document
Vào menu Tool → Letters Mailing → Mail Merge
Chọn Letters
Nhấn Next để sang bước 2
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
107/108
Thực hiện trộn thư (tiếp)
Bước 2:
Chọn Use the current document
Nhấn Next để chuyển sang bước 3
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
108/108
Thực hiện trộn thư (tiếp)
Bước 3:
Chọn Use an existing list
Kích Browse rồi chọn tập tin Data Source
Chọn các bản ghi cần trộn, kích OK
Nhấn Next để chuyển sang bước 4.
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
109/108
Thực hiện trộn thư (tiếp)
Bước 4:
Đặt con trỏ tại vị trí thích hợp
Chọn More items
Chọn trường cần chèn và nhấn Insert
Kích Next để chuyển sang bước 5.
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
110/108
Thực hiện trộn thư (tiếp)
Bước 5:
Kích vào nút ( hoặc ) để xem kết quả trộn
Nháy Next để chuyển sang bước 6




Chú ý: kích vào nút
để bỏ qua bản ghi
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
111/108
Thực hiện trộn thư (tiếp)
Bước 6:
Kích vào Edit individual letters
Chọn số bản ghi cần trộn.
Kích OK để trộn thành văn bản mới.






Lưu ý: có thể thao tác nhanh trên thanh công cụ Mail Merge
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
112/108
Tạo mục lục tự động
Mục đích
Cho phép chèn vào mục lục cho văn bản một cách tự động.
Cập nhật lại mục lục dễ dàng.
Di chuyển nhanh chóng đến một mục nào đó.
Cách tạo
Bước 1: Định dạng cho các đề mục
Chọn trình đơn Format → Styles and Formatting
Chọn Heading tương ứng với cấp chỉ mục
Chọn Modify để sửa các thuộc tính của Heading

23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
113/108
Tạo mục lục tự động (tiếp)
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
114/108
Tạo mục lục tự động (tiếp)
Bước 2: Soạn thảo văn bản theo các Heading đã định dạng
Bước 3: Chèn mục lục
Chọn trình đơn Insert → Reference → Index and Tables.
Chọn thẻ Table of Contents
Chọn các giá trị cho mục lục sau đó kích OK.
23/08/2011
Chương 5. Microsoft Word
115/108