Cung hoc Excel Chuong2

CHƯƠNG 2
I) Các Kiểu dữ liệu:
Trong 1 ô chỉ có thể chứa 1 kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào kí tự đầu tiên gõ vào. Gồm các kiểu DL sau đây:
Kiểu số: Kí tự đầu tiên gõ vào là số. Mặc nhiên canh phải
Kiểu chuỗi: Kí tự đầu tiên gõ vào là chữ. Mặc nhiên canh trái
Kiểu công thức: Kí tự đầu tiên gõ vào là dấu =. Kết quả trong ô chính là giá trị của công thức đó. Ví dụ: =2*4+3 kết quả trình bày trong ô là 11
Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch (-) hay gạch (/). Mặc nhiên canh phải.
II) Thao tác trên vùng
1- Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
Nhập dữ liệu:Nhập dữ liệu vào ô nào thì nhắp chuột vào ô đó để nhập
Chỉnh sửa dữ liệu: Chọn ô muốn chỉnh sửa nhấn F2
Khi chiều dài dữ liệu lớn hơn chiều ngang của ô sẽ hiển thị dấu ##### hoặc (1E+…)
2- Chọn vùng, dòng, cột
Chọn vùng: có 2 cách
Dùng chuột: Di chuyển chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải
Dùng bàn phím: Giữ phím Shift và gõ các phím di chuyển con trỏ ô để chọn vùng
Chọn dòng: Click chuột tại đường biên bên trái của bảng tính
Chọn cột: Click chuột tại đường biên bên trên của bảng tính
Chọn cả bảng tính: Click tại ô giao nhau giữa tiêu đề hàng và cột hoặc dùng Ctrl +A
Chọn các ô đứng liền nhau: Click và Drag đến khối muốn chọn
Chọn những ô, khối không đứng liền nhau: Nhấn phím Ctrl Và Click hoặc Click and Drag để chọn các ô khối không đứng liền nhau
2- Xóa dữ liệu vùng
Chọn vùng
Nhấn phím Delete
3- Chép dữ liệu vùng
Chọn vùng nguồn
Edit / Copy
Chọn vùng đích
Edit / Paste
Lưu ý : Khi chép dữ liệu:
Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi, kết quả trình bày giống như vùng đích
Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu công thức, kết quả vùng đích thay đổi hay không tùy thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay tuyệt đối
III) Thay đổi định dạng
Thay đổi độ rộng cột: Click and Drag ngay đường giao nhau giữa cột
Thay đổi độ rộng dòng: Click and Drag ngay đường giao nhau giữa hàng
Nối và tách ô:
Nối: Chọn những ô muốn nối Click vào biểu tuợng
Tách: Chỉ tách được những ô đã nối:
Format/Cell/Alignment/Đánh dấu bỏ chọn trong Chexk box Merge cell
IV) Định dạng kiểu chữ
Chọn khối muốn định dạng
Format / Cell/ Font
V) Định dạng vị trí
Chọn khối muốn định dạng
Format / Cell/ Alignment
VI) Định dạng số
Chọn khối muốn định dạng
Format / Cell/ Number
- Decimal places: Lấy bao nhiêu số lẻ
- Use 1000 Separator (,): Dấu phân cách hàng ngàn
- Negative number: Cách hiển thị số âm

VII) Định dạng Ngày tháng
Format / Cell. Trong khung Category chọn Date và chọn cách hiển thị bên khung Type
VIII) Kẻ khung cho Bảng tính
Format / Cell. Chọn lớp Border
IX) Chèn và xoá cột, dòng, vùng
Chèn thêm cột: Chọn vị trí Insert/Columns
Chèn thêm hàng: Chọn vị trí Insert/Rows
Chèn thêm ô: Chọn vị trí Insert/Cell
X) Chèn ghi chú:
Insert / Comment
CHƯƠNG 3
CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN CƠ BẢN
1) Các toán tử:
Toán tử số: Bao gồm các toán tử sau: (% ; ^ ; * ; / ; + ; -).
Ví dụ: (5+4 /2 +4^2)=23
Độ ưu tiên tóan tử: Dấu ngoặc trong cùng được tính toán trước rồi đến Lũy thừa, nhân, chia rồi đến cộng, trừ. Thứ tự ưu tiên được tính từ trái sang phải
Toán tử nối chuỗi: &
Toán tử so sánh: Bao gồm (>, <, >=, <=,< >,=)
2) Cách lập công thức
Công thức trong Excel là kết hợp các ô thông qua phép toán. Khi nhập công thức phải bắt đầu bằng dấu =
Các thông báo lỗi thường gặp
DIV/0!: Trong công thức tồn tại phép chia cho 0
#Num!: Các con số trong ô không hợp lý
#REF !: Công thức tham chiếu đến ô không tồn tại
Value!: Sai kiểu dữ liệu
NAME!: Sử dụng tên ô, vùng không hợp lý
3) Địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Mỗi ô trong vùng được gọi là địa chỉ của ô hay vùng
Địa chỉ tương đối: Là địa chỉ của ô hay vùng khi nhập vào trong công thức. Khi sao chép công thức sẽ thay đổi đến các vị trí tương ứng. Ví dụ: B3
Địa chỉ tuyệt đối: Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ trở thành địa chỉ tuyệt đối. Khi sao chép các công thức này sẽ không thay đổi. Ví dụ: $B$5
Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ vừa có tuyệt đối vừa có tương đối. Ví dụ: $A6 ; B$7
Cách chuyển đổi giữa các địa chỉ dùng phím F4
4- Liên kết dữ liệu
Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính
Trong 1 tập tin Excel gồm nhiều bảng tính. Khi tạo công thức có thể sử dụng dữ liệu trong các bảng tính khác nhau:
Ví dụ: D4 + Sheet2!D4
Nghĩa là ô D4 của bảng tính hiện hành + với ô D4 của bảng tính có tên Sheet2
5- Đánh số thứ tự (Auto Fill)
Nhập 2 số vào 2 ô kế tiếp nhau trên cùng 1 dòng hoặc một cột
Chọn khối cả 2 ô
Đưa con trỏ đến góc có dấu cộng (góc dưới phải) Click and Drag
6- Tìm kiếm và thay thế
Tìm kiếm: Edit / Find
Thay thế: Edit / Replace
7- Sắp xếp dữ liệu:
Chọn vùng hoặc dòng muốn sắp xếp: Data / Sort
Sort by: Chọn tên cột làm tiêu chuẩn sắp xếp
Then by: Chọn tên cột làm tiêu chuẩn phụ để sắp xếp nếu ở cột chính có nhiều ô giống nhau
Ascending: Tăng dần
Descending: Giảm dần
Hearder Row: Trong khối chọn có dòng tiêu đề sẽ không sắp xếp dòng này
No Hearder Row: Không có dòng tiêu đề