Cung hoc Excel Chuong 5

CHƯƠNG V
CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
I) Khái niệm về vùng dữ liệu:
Trong một Cơ sở dữ liệu dạng bảng Excel ta có thể:
Trích lọc (Filter)
Xóa (Delete)
Rút trích (Extract)
Những dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn nào đó
1- Vùng dữ liệu: (Database)
Là vùng CSDL ít nhất 2 dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột. Dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẫu tin (Recoerd)
2- Vùng tiêu chuẩn (Criteria)
Là vùng chứa điều kiện để: Tìm kiếm, Xóa, rút trích hay trích lọc. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề, dòng còn lại chứa điều kiện
3- Vùng rút trích (Extract)
Là vùng trích dữ liệu chứa mẫu tin của vùng dữ liệu thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng rút trích cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn rút trích
II ) Phương pháp trích lọc: Có 2 phương pháp
1- Phương pháp lọc tự động (Auto Filter)
Đưa ô nhập vào vùng cần trích lọc
Vào menu Data/ Filter/ AutoFilter
Khi đó các nút mũi tên  sẽ xuất hiện ở các cột trong vùng cơ sở dữ liệu
Click vào mũi tên để chọn các giá trị của cột cần xác định điều kiện trích lọc. Khi đó các mẫu tin thỏa điều kiện thì được hiển thị
Muốn hiển thị các mẫu tin. Chọn menu Data /Filter/ Show All
Muốn bỏ trích lọc trên menu chọn Data/ Filter/ AutoFilter lần nữa
Ví dụ ta có CDDL như sau:
2- Phương pháp lọc chi tiết (Advance Filter)
Trong phương pháp này ta cần xác định vùng dữ liệu (database) và tạo trước vùng tiêu chuẩn
Di chuyển con trỏ vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu
Data/ Filter / Advanced Filter. Xuất hiện hộp thọai
Chọn Filter the list-inplace
Nhập vùng dữ liệu trong List range
Nhập vùng đkiện trong Criteria range
Nếu chọn Unique record only, dữ liệu
lọc ra những dòng trùng nhau chỉ trình bày một dòng
Click OK để thực hiện
3- Phương pháp rút trích
Xác định vùng dữ liệu (database)
Tạo trước vùng tiêu chuẩn
Chọn vùng để rút trích
Đưa con trỏ vào ô bất kỳ trong vùng dữ liệu. Chọn Data/ Filter / Advanced Filter. Xuất hiện hộp thọai
Chọn Copy to another location
Nhập vùng dữ liệu trong List range
Nhập vùng đkiện trong Criteria range
Nhập địa chỉ của ô đầu của vùng rút trích trong khung copy to
Nếu chọn Unique record only, dữ liệu lọc ra những dòng trùng nhau chỉ trình bày một dòng
Click OK để thực hiện
4- Các dạng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện chứa kiểu số
Tiêu chuẩn chuỗi:Ô điều kiện chứa kiểu chuỗi
Tiêu chuẩn so sánh: Ô điều kiện chứa toán tử so sánh (> ; < ; > = ; < = ; < >)
Tiêu chuẩn công thức: Ô điều kiện có kiểu công thức. Lưu ý 2 trường hợp
Ô tiêu đề của vùng tiêu chuẩn phải khác với tất cả tiêu đề của vùng dữ liệu
Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô trong mẫu tin đầu tiên
Ví dụ: Trích lọc sinh viên có tổng điểm >=5
5- Liên kết tiêu chuẩn
Có thể lọc, xóa hay rút trích các mẫu tin trong vùng dữ liệu bằng phép giao (AND) hay hội (OR)
Phép AND: Nếu các ô điều kiện khác cột
Phép OR: Nếu các ô điều kiện khác dòng
Ví dụ: Trích lọc những sinh viên có điểm Văn >5 và điểm Địa >5. Ta lập vùng điều kiện như sau

Ví dụ: Trích lọc những sinh viên có điểm Văn lớn hơn hoặc = 6. Ta lập vùng điều kiện như sau
III) Các Hàm DATABASE
Các Hàm Database đều có cú pháp chung
Tên Hàm(,,)
Database : Là vùng dữ liệu
Field: Tên tiêu đề cột hay địa chỉ ô chứa tiêu đề cột hoặc thứ tự cột
Criteria : Vùng tiêu chuẩn
1- Hàm DSUM: Hàm tính tổng trên cột của vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu sau:
Ví dụ: Cho biết tổng Lương nhân viên thuộc phòng “TC”
=DSUM(A2:D9,"Lương",B11:B12)
=DSUM(A2:D9,D2,B11:B12)
=DSUM(A2:D9,4,B11:B12)
2- Hàm DMAX: Hàm tính giá trị lớn nhất trên cột của vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Cho biết nhân viên lớn tuổi nhất của phòng “TC”
=DMAX(A2:D9,B2,B11:B12)
=DMAX(A2:D9,"Tuổi",B11:B12)
3- Hàm DMIN: Hàm tính giá trị nhỏ nhất trên cột của vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Cho biết nhân viên nhỏ tuổi nhất của phòng “TC”
=DMIN(A2:D9,B2,B11:B12)
=DMIN(A2:D9,"Tuổi",B11:B12)
4- Hàm DCOUNT:Đếm số phần tử kiểu số trên cột của vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Ví dụ:Đếm số nhân viên phòng “TC” có độ tuổi 26
=DCOUNT(A2:D9,B2,B11:B12)
5- Hàm DCOUNTA:Đếm số phần tử khác trống trên cột của vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn
6-DAVEREGE: Tính trung bình cộng trên cột của vùng dữ liệu tại những mẫu tin thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Ví dụ: Tính lương bình quân NV thuộc phòng TC
=DAVERAGE(A2:D9,D2,B11:B12)