Chia se
Chia sẻ bởi Kim Ngoc |
Ngày 12/10/2018 |
98
Chia sẻ tài liệu: Chia se thuộc Bài giảng khác
Nội dung tài liệu:
Học viện hành chính quốc gia
Khoa văn bản và công nghệ hành chính
Các D?ng ch� H?C VIấN
lớp bồi dưỡng chuyên viên
t?i
Bộ Công nghiệp
ThS.Vũ Văn Thành-Phó trưởng khoa Văn bản và CNHC
Trưởng Văn phòng đại diện Học viện tại Thừa thiên Huế
Chuyên đề 12
Tổ chức quản lý văn bản
trong cơ quan nhà nước
Nội dung chuyên đề
I - công tác văn thư
1-Khái niệm công tác văn thư
2-ý nghĩa công tác Văn thư
3-Yêu cầu của công tác Văn thư
4-Các hình thức tổ chức công tác văn thư
5-Nội dung công tác văn thư
Nội dung.
Ii. công tác lưu trữ
1-Các khái niệm cơ bản trong công tác lưu trữ
2-ý nghĩa của Tài liệu lưu trữ
3-Khái niệm và tính chất của tài liệu lưu trữ
4-Nội dung của công tác lưu trữ
Hệ thống văn bản hành chính
Sự hình thành của hệ thống văn bản hành chính trong tổ chức nhà nước.
Nguồn hình thành - Hình thành trong quá trình hoạt động của bộ máy nhà nước, của cơ quan công sở, là nguồn, mạch, quỹ thông tin, phục vụ phục vụ cho việc quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn khác
2-Phân loại văn bản hành chính trong các t? chức nhà nước
-Phân loại theo giá trị pháp lý, quản lý
Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản cá biệt
Văn bản hành chính thông thường.
-Phân loại theo tính chất xuất xứ
- Đến, đi, nội bộ, mật.
Hệ thống phân loại đã học
Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản cá biệt
Văn bản hành chính thông thường
Văn bản chuyên ngành
Văn bản kỹ thuật
Các loại văn bản đi kèm
Các loại văn bản quản lý nhà nước và đặc điểm của chúng
1- Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. ( Theo chương I, điều 1, luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, sửa đổi 2002) .
2- Văn bản cá biệt.
Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn được các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quy định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể .
Đặc điểm của văn bản cá biệt
Chứa quy tắc xử sự riêng: Cụ thể hoá các quy định được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật, có chức năng pháp lý đặc biệt trong cơ chế điều chỉnh, làm trực tiếp phát sinh, thay đổi các quan hệ pháp lý cụ thể.
Được ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
áp dụng cho một cá nhân hoặc cho một nhóm đối tượng được chỉ định rõ.
áp dụng một lần
3- Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể , phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc . trong các cơ quan, tổ chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng bao gồm hai loại.
4-Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo biểu mẫu quy định của các cơ quan đó, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của nó.
Văn bản kỹ thuật
Là những văn bản được hình thành trong một số lĩnh vực như : Kiến trúc, xây dựng, địa chất, thuỷ văn.do nhà nước uỷ quyền cho một số cơ quan nhà nước phê chuẩn mang ra áp dụng. Chẳng hạn, bản vẽ thiết kế đã được phê duyệt, đề án quy hoạch đã được phê duyệt.
Các loại văn bản đi kèm
Là những văn bản được ban hành kèm theo một van bản khác có thể là một van bản quy phạm pháp luật để quy định phạm vi áp dụng, hiệu lực và chế tài ràng buộc khi triển khai nội dung văn bản
Đặc điểm:
Văn bản này cũng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhưng mang tính chất quy định. Chẳng hạn, điều lệ, quy chế, quy định, nội quy , quy trình, định mức.
Nó có tính hiệu lực pháp lý tương đương như văn bản quy phạm pháp luật nếu được ban hành kèm theo một văn bản QPPL
Hệ thống phân loại
VĂN BẢN QLNN
VĂN BẢN
QPPL
VĂN BẢN
CÁ BIỆT
VĂN BẢN
CM-KT
VĂN BẢN
HCTT
LUẬT
D.LUẬT
LẬP QUY
D.LUẬT
TH LUẬT
HIẾN PHÁP
LUẬT, BỘ LUẬT
NQ QH, UBTVQH
LỆNH, QĐ CTN
HÀNH CHÍNH
TƯ PHÁP
NGHỊ QUYẾT
QUYẾT ĐỊNH
CHỈ THỊ
…
TÀI CHÍNH
TƯ PHÁP
NGOẠI GIAO
QUÂN SỰ
TRẮC ĐỊA
VV…
DẦU KHÍ
VV…
TÒA ÁN
VKSÁT
CÔNG NGHIỆP
XÂY DỰNG
CHẾ TẠO MÁY
CÓ TÊN LOẠI
CÔNG VĂN
I - công tác văn thư
1. Khái niệm công tác văn thư
Có hai quan điểm đáng chú ý là:
- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu, bảo quản.
1. Khái niệm
- Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ quan.
Ngh? d?nh 110/2004/ND-CP, ng�y8/4/2004 c?a Chớnh ph?
" Cụng tỏc van thu quy d?nh t?i Ngh? d?nh 110/2004/ND-CP bao g?m cỏc cụng vi?c v? so?n th?o, ban h�nh van b?n; qu?n lý van b?n v� t�i li?u khỏc hỡnh th�nh trong quỏ trỡnh ho?t d?ng c?a cỏc co quan, t? ch?c; qu?n lý v� s? d?ng con d?u trong cụng tỏc van thu".
Quản lý văn bản và tài liệu bao gồm:
Quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành và và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2- ý nghĩa của công tác văn thư
a) Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tăc và chế độ.
b) Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính.
ý nghĩa.
c) Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong quá xây dựng và ban hành văn bản.
d) Góp phần giữ lại các tài liệu hoạt động của các cá nhân, tập th phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động của cơ quan.
đ) Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ.
Vài nét về thực trạng ban hành văn bản
3. Yêu cầu của công tác văn thư
a. Nhanh chóng
b. Chính xác
c. D?m b?o bí mật
d. Hiện đại
Giải thích từ ngữ
1. "Bản thảo văn bản" là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;
2. "Bản gốc văn bản" là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;
Giải thích từ ngữ
3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;
4. "Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
Giải thích từ ngữ
5. "Bản trích sao" là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
6. "Bản sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;
Giải thích từ ngữ
7. "Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
Giải thích từ ngữ
8. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
4-c¸c h×nh thøc tæ chøc C«ng t¸c V¨n th
Hình thức văn thư tập trung, khi hầu hết các tác nghiệp chuyên môn công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị. Hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức ít phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản, giấy tờ ít.
-
Hình thức văn thư phân tán, khi hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác văn thư được giải quyết ở các cơ sở, đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan. Hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp, nhiều văn bản đến, đi, có nhiều cơ sở ở cách xa nhau.
-
Hình thức văn thư hỗn hợp, khi mà một số khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác van thư như đánh máy, sao in, đang ký van b?n được tổ chức thực hiện ở một nơi, còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi gi?i quyết van b?n, lưu van b?n trong quá trỡnh vn thư được thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan.
Ngạch công chức văn thư chuyên trách
Chức danh người làm công tác văn thư chuyên trách và các tiêu chuẩn nghệp vụ kèm theo các chức danh đó được quy định trong Quyết định số 414/TCCB-VC ngày 29/5/1993 của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ. Bao gồm các chức danh :
Nhân viên văn thư ;
Cán sự văn thư;
Chuyên viên văn thư;
Chuyên viên văn thư cao cấp;
Thư ký cấp 1;
Thư ký cấp 2.
Trang thiết bị công tác văn thư
Phương tiện làm ra văn bản,
In sao và nhân sao văn bản, tài liệu,
Tra tìm, bảo quản và vận chuyển tài liệu,
Các phương tiện báo hiệu và thông tin văn phòng,
5. Nội dung công tác văn thư
Nội dung công tác văn thư được ghi trong Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004 ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư gồm các nội dung chính sau.
- Xây dựng và ban hành văn bản
Thảo văn bản
Duyệt văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Đánh máy, nhân văn bản theo số lượng được duyệt
Kiểm tra pháp chế văn bản trước khi ký ban hành
Ký văn bản
- Quản lý văn bản và tài liệu khác
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Quản lý văn bản đi
-Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan
Nguyên tắc đóng dấu;
Chế độ quản lý và bảo quản các con dấu cơ quan.
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan :
Lập hồ sơ hiện hành;
Chế độ giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
.
Quản lý văn bản nội bộ
Quản lý văn bản mật
5.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến
a- Khái niệm văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, giấy tờ(kể cả đơn, thư cá nhân) gửi đến cơ quan theo các nguồn khác nhau
b- Nguyên tắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
Mọi văn bản đến đều phải được tập trung đăng ký tại văn thư cơ quan.
Tiếp nhận theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất
Lưu ý văn bản khẩn, mật
c. Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Đăng ký văn bản đến
Trình văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Sao văn bản đến
Quy trình 7 bước xử lý văn bản đến
Bước 1 - Nhận văn bản đến: xem nhanh bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ không, có còn nguyên vẹn không hay đã bị bóc trước. Nếu không đúng địa chỉ phải trả cho nơi gửi; nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản.
Bước 2: Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản:
+ Loại không phải bóc bì: thư riêng, sách báo, bản tin; phong bì có ghi rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản của Đảng, đoàn thể. Loại này được chuyển ngay đến người nhận.
+ Loại phải bóc bì: các văn bản còn lại.
quy trình .
Bước 3 - Bóc bì văn bản:
Văn bản có ghi cấp độ khẩn hoặc theo giờ cần được bóc bì trước. Bócệncẩn thận không làm hỏng văn bản, giữ được địa chỉ và dấu bưu điện
Cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản ra chưa, có bị sót gì không.
Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp văn bản kèm theo phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi
Quy trình xử lý.
Đối với những văn bản không đúng thể thức, ... phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy định.
Trường hợp những văn bản quan yêu cầu của nơi gửi văn bản có kèm phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, phải ký xác nhận,phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi.
Đối với những đơn từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh điểm gì đó thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm với văn bản để báo cáo lãnh đạo.
Quy trình.
Bước 4 - Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến:Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu ) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
Dấu đến theo mẫu
5cm
tên cơ quan nhận văn bản
Số đến ..........................
đến Ngày đến .................... 3cm
Chuyển .........................
Lưu hồ sơ số ....................
�
mẫu trình bày dấu đến
Bước 5- Vào sổ đăng ký:
Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu (theo mẫu).
Mục đích: Quản lý chặt chẽ chu trình của văn bản.
Thuận lợi, khoa học trong khai thác sử dụng.
Nguyên tắc: không trùng lặp, bỏ sót,
Có thể sử dụng ba hình thức đăng ký văn bản đến là dùng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính.
Hình thức dùng sổ, có thể lập một hay nhiều sổ theo các loại văn bản khác nhau.
Văn bản cần được đăng ký vào sổ ngay trong ngày đến.
Việc vào sổ phải bảo đảm: ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không dập xoá, tránh trùng số hoặc bỏ sót số.
Bước 5- Vào sổ đăng ký:
Thông thường có các loại sổ đăng ký cho:
Văn bản thường;
Văn bản mật;
Các đơn từ khiếu nại, tố cáo;
Các văn bản không đúng tuyến được gửi trả lại.
Hình thức dùng sổ có ưu điển là đơn giản, ít tốn kém, dễ thực hiện. Tuy nhiên cũng có nhược điểm là không thuận lợi cho việc khai thác, tra tìm. theo dõi và quản lý văn bản.
Hình thức đăng ký bằng máy vi tính có nhiều ưu điểm hơn.
Dù dùng hình thức nào cũng cần phải đảm bảo các nội dung sau: Biểu gồm các cột:
1-Số đến,2-Ngày đến,3-Cơ quan gửi văn bản đến,4-Số, ký hiệu văn bản, 5-Ngày tháng ban /h văn bản,6-Trích yếu nội dung văn bản, 7-Lưu hồ sơ số,8-Nơi nhận(người nhận, 9-Ký nhận, 10-Ghi chú
Bước 6 - Trình văn bản:Xin chỉ đạo vận hành VB.
Bước 7- Chuyển giao văn bản, Giao đúng đối tượng, giao ngay trong ngày đối với cả bản chính và bản sao.
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
Văn bản phải được chuyển qua người có thẩm quyền theo quy định của cơ quan để nhận sự chỉ đạo;
Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản cho người sử lý phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng;
Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của Nhà nước.
1
2
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Thủ trưởng cơ quan
Văn thư
vp
Phòng chuyên môn
Đăng ký văn bản
3
Vào sổ chuyển giao
VB
4
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Kiểm tra pháp chế VB
5
6
Duyệt, ký tắt
7
Đánh máy
8
Sửa văn bản
9
Trình
10
Ký VB
11
nghiệp vụ văn thư
quản lý văn bản đến có phúc đáp
Phát hành
Văn bản đến
Sao văn bản đến
- Theo đúng quy định về sao văn bản
Bản sao có giá trị pháp lý và bản sao tham khảo
5.2 Quản lý giải quyết văn bản đi
a) Khái niệm
Tất cả văn bản, tài liệu, thư từ được cơ quan, đơn vị gửi ra bên ngoài(theo các thủ tục quy định) gọi là văn bản đi.
b) Những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký, đóng dấu và làm các thủ tục gửi đi.
Văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được chuẩn bị theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan.Phải kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày tháng, của văn bản trước khi chuyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
b. Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi
Chính xác
Kịp thời
Đúng quy trình
Yêu cầu làm rõ công văn `lạ` về trang trại Sơn Thủy
Thủ tướng yêu cầu kiểm tra quy trình ra đời công văn số 1618 ngày 29/3/2002, truyền đạt ý kiến của Phó thủ tướng Nguyễn Công Tạn về khuyến khích thực hiện dự án mô hình trang trại nông nghiệp và sinh thái bền vững Sơn Thuỷ do trùm ma tuý Trịnh Nguyên Thuỷ dưới "mác" doanh nhân triển khai.
>Trùm ma túy khai hối lộ nhiều quan chức / Nhiều người bao che Trịnh Nguyên Thuỷ
Văn bản 1618 ban hành căn cứ công văn 1131, ngày 18/3/2002, do Cục trưởng Cục Khuyến Nông khuyến Lâm (Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn) Lê Hưng Quốc ký. Điều bất bình thường là công văn 1131 không gửi tới Phó thủ tướng Nguyễn Công Tạn và Văn phòng Chính phủ nhưng ngày 29/3/2002, Văn phòng Chính phủ lại căn cứ văn bản trên để cho ra đời công văn 1618. Nội dung là thông báo cho Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, UBND Hà Nội và UBND huyện Từ Liêm thực hiện ý kiến của Phó thủ tướng Nguyễn Công Tạn rằng khuyến khích thực hiện dự án Sơn Thuỷ.
C-Nội dung quản lý và giải quyết văn bản đi
Bước 1- Đăng ký văn bản đi
-Vào sổ đăng ký
Vào sổ văn bản đi, cần đầy đủ, chính xác, gọn, rõ vào từng cột mục. Không nên làm nhiều sổ, mà chỉ làm một sổ văn bản đi. Tuy nhiên, nếu khối lượng văn bản nhiều có thể lập sổ riêng cho từng loại văn bản. Mẫu sổ văn bản đi có thể như sau:
Số và ký hiệu văn bản;Ngày tháng ban hành văn bản; Trích yếu nội dung văn bản;Nơi nhận văn bản; Đơn vị hoặc người nhận bản lưu, ghi chú.Tuỳ theo yêu cầu của từng cơ quan có thể thêm cột "người ký văn bản", "đơn vị soạn thảo", v.v...
- Chuyển giao văn bản đi:
Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và đăng ký phát hành. Riêng văn bản có mức độ khẩn thì phải làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận được từ các đơn vị, bộ phận.
Văn bản có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến địa chỉ nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Sổ chuyển công văn có mẫu như sau:
Ngày tháng gửi văn bản, Số và ký hiệu văn bản, Số lượng bì văn bảnNơi nhậnKý nhận và đóng dấu.
-
B× ®ùng v¨n b¶n cã thÓ dïng nhiÒu lo¹i kh¸c nhau song kh«ng vît qu¸ c¸c kÝch thíc do bu ®iÖn quy ®Þnh. GiÊy lµm b× lµ lo¹i bÒn, dai, ngoµi nh×n kh«ng râ ch÷ trong v¨n b¶n, bÞ ít kh«ng mñn. Ngoµi b× ph¶i ®Ò râ vµ ®óng tªn c¬ quan göi, tªn vµ ®Þa chØ c¬ quan nhËn, sè vµ ký hiÖu v¨n b¶n, sè lîng v¨n b¶n (nÕu cã). §èi víi v¨n b¶n khÈn cÇn chó ý: ®é khÈn ®ãng trªn b× ph¶i khíp víi ®é khÈn ®ãng trªn v¨n b¶n (theo quy ®Þnh cña ngêi ký v¨n b¶n).
-
Sau khi viết bì xong, cho văn bản vào bì, kiểm tra lần cuối số ghi với số văn bản, nơi nhận ghi trong văn bản và nơi nhận ngoài bì để tránh nhầm lẫn. Không để văn bản vào bì đầy quá, chật quá, không đặt sát mép bì để nơi nhận khi bóc bì khỏi làm rách văn bản. Khi dán bì hoặc dán tem ránh làm dây hồ vào văn bản.
Những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật (dù chuyển ra ngoài hay trong nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi (theo mẫu)để tiện kiểm tra, theo dõi.
Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong mục "Nơi nhận". gửi đăng Công báo theo đúng quy định của pháp luật(nếu có).
.
Bước 4 - Sắp xếp b?n lưu van b?n:
Nh?ng b?n lưu ở van thư ph?i sắp xếp theo từng loại, van b?n của nam nào đề riêng nam ấy. B?n lưu ph?i là b?n chính.
5.3- Quản lý và sử dụng con dấu
Điều 1, nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001
"Con dấu. khẳng định giá trị pháp lý của văn bản , thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất"
.
Nguyên tắc đóng d?u
1. D?u dúng ph?i rừ r�ng, ngay ng?n, dỳng chi?u v� dựng dỳng m?c d?u quy d?nh.
2. Khi dúng d?u lờn ch? ký thỡ d?u dúng ph?i trựm lờn kho?ng 1/3 ch? ký v? phớa bờn trỏi.
3. Vi?c dúng d?u lờn cỏc ph? l?c kốm theo van b?n chớnh do ngu?i ký van b?n quy?t d?nh v� d?u du?c dúng lờn trang d?u, trựm lờn m?t ph?n tờn co quan, t? ch?c ho?c tờn c?a ph? l?c.
4. Vi?c dúng d?u giỏp lai, dúng d?u n?i trờn van b?n, t�i li?u chuyờn ng�nh du?c th?c hi?n theo quy d?nh c?a B? tru?ng, Th? tru?ng co quan qu?n lý ng�nh.
-
Văn bản có thể đưa lên mạng và phải đảm bảo đủ các yếu tố thể thức như nguyên văn của bản phát hành; riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản được thay bằng chữ "đã ký". .
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan do chính cơ quan ban hành gọi là văn bản nội bộ.
Văn bản nội bộ bao gồm: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản...
Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành cũng phải vào sổ đăng ký riêng, tương tự như đối với văn bản văn bản đi.
Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển văn bản. tương tự như đối với văn bản đến khác.
Văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác.
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
Những nguyên tắc chung
a) Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ có thể có mức độ mật theo quy định của pháp luật. Do tính chất đặc thù của mình văn bản mật phải được quản lý chặt chẽ theo các quy định của các văn bản sau:
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, ban hành ngày 28-12-2000.
Nghị định của Chớnh ph? s? 33/2002/ND-CP
Ng�y 28/3/2002 v? Quy d?nh chi ti?t thi h�nh Phỏp l?nh B?o v? bớ m?t nh� nu?c.
Các văn bản khác có liên quan.
-
Người soạn thảo phải đề xuất và người ký văn bản có trách nhiệm xác định độ mật và nơi nhận đối với tài liệu mật; nếu có đề nghị thay đổi độ mật, giải mật phải báo cáo với lãnh đạo cơ quan.
-
c) Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu huỷ văn bản mật:
Chỉ được phổ biến văn bản mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành.
Thực hiện các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý văn bản mật.
Phải tuyển chọn cán bộ, nhân viên quản lý văn bản mật theo quy định của Nhà nước..
-
Nơi in ấn, sao chụp tài liệu; nơi hội họp, phổ biến các vấn đề bí mật; nơi dịch mã; chuyển nhận các thông tin mật, phải bảo đảm an toàn, có nội quy bảo vệ, người không có phận sự không được tiếp cận, cán bộ đến công tác phải có giấy chứng minh thư kèm giấy giới thiệu và được bố trí tiếp, làm việc ở phòng dành riêng.
-
Thông tin bí mật nhà nước chuyển đi bằng phương tiện thông tin liên lạc vô tuyến, hữu tuyến, hoặc bất cứ phương tiện kỹ thuật khác đều phải mã hoá theo quy định của Nhà nước về công tác cơ yếu
Không được truyền trực tiếp văn bản, tài liệu mật bằng máy Fax. Máy Fax đặt tại bộ phận văn thư để quản lý theo yêu cầu của lãnh đạcơ quan và bảo mật.
Việc đưa may tính nối mạng phải được người có thẩm quyền duyệt
-
Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn thư phải được đảm bảo chính xác, từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải được đảm bảo theo đúng quy định.
-Bí mật-Tuân thủ các quy định về bảo mật theo quy định của pháp luật và quy định, quy chế của cơ quan.
-
Việc tuyển dụng, bố trí, sắp xếp và sử dụng cán bộ văn thư cần bảo đảm các quy định được ban hành tại Quyết định của Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ số 414-TCCP/VC ngày 29-5-1993 ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành hành chính, Quyết định của Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ số 650-TCCP/VC ngày 20-8-1993 về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư - lưu trữ.
III. tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư
3.1. Những yêu cầu chung
Những nguyên tắc tổ chức lao động trong công tác văn thư
- Sự chuyên môn hoá cao.
- Sự cân đối. Tổ chức phân công lao động phải bảo đảm hợp lý giữa các thành viên, các đơn vị trong cơ quan, tổ chức.
.
- Tính song trùng. Tuỳ điều kiện, đồng thời các đơn vị, các cá nhân thực hiện các công đoạn, các khâu nghiệp vụ văn thư riêng biệt, nhưng kết quả cho ra nhanh chóng, rút ngắn được thời gian hơn hoàn thành nhiệm vụ nếu cứ làm tuần tự.
- Tính trực tuyến:
- Tính liên tục:
- Sự nhịp nhàng :
6. Hiện đại hóa công tác văn thư
6.1- áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác văn thư.
nguyên tắc:
Phải xem xét mối quan hệ giữa nhu cầu thực tế và việc trang bị các phương tiện kỹ thuật; tránh lãng phí, manh mún.
Phải tính đến khả năng nhu cầu, trang bị các phương tiện đồng bộ để nâng cao hiệu quả sử dụng.
Các trang thiết bị dùng trong công tác văn thư đều có thể áp dụng các phương tiện khoa học, kỹ thuật hiện đại theo hướng Hiện đại hóa, cơ khí hóa, tự động hóa.
Phương hướng đổi mới công tác văn thư
Thùc hiÖn tèt c¸c LuËt Ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt.
Rµ so¸t c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th, ®Þnh tr¸ch nhiÖm tõ thñ trëng c¬ quan ®Õn nh©n viªn v¨n th ®Òu ph¶i thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ ®óng c¸c quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th.
Bè trÝ nh©n viªn lµm c«ng t¸c v¨n th c¬ quan ph¶i cã ®ñ tiªu chuÈn vÒ nghiÖp vô vµ phÈm chÊt.
§Èy m¹nh c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc vÒ c«ng t¸c v¨n th
¸p dông c¸c ph¬ng tiÖn khoa häc, kü thuËt hiÖn ®¹i theo híng hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n th.
5.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
7. "Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
Giải thích từ ngữ
8. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
b. Tác dụng của việc lập hồ sơ
Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết;
Làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả;
Bảo đảm cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và giữ gìn bí mật ;
Tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.
c. Yêu cầu của việc lập hồ sơ
a/ Hồ sơ được lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan , đơn vị.
b/ Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc.
c/ Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.
d.Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức
a/ Lập danh mục hồ sơ
- Khái niệm : Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định
( thường là một năm ).
Tác dụng của danh mục hồ sơ
+ Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện.
+ Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập du?c hồ sơ đầy đủ, chính xác.
+ Giúp cho cán bộ lưu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn.
+ Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan.
+ Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và là cơ sở để các cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
Các bước l?p danh mục hồ sơ .
+ Từng cán bộ công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập.
+ Cán bộ phụ trách trong đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng lặp, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị.
Các bước l?p danh mục hồ sơ .
+ Văn phòng ( hoặc phòng hành chính ) tổng hợp những danh mục hồ sơ của các đơn vị, xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan.
+ Bản danh mục hồ sơ phải được thủ trưởng cơ quan duyệt và ban hành cho toàn cơ quan thực hiện.
Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
- Mỗi đơn vị, tổ chúc trong cơ quancăn cứ danh mục hồ sơ của đơn vị mình để lập hồ sơ
- Cán bộ, công chức, nhân viên căn cứ danh mục hồ sơ để xác định những hồ sơ mình phải lập và chuẩn bị bìa hồ sơ v� thu thập tài liệu vào hồ sơ trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc.
Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
Văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số, ký hiệu hồ sơ vào cột " Lưu hồ sơ" trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến. Ngoài ra lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của văn thư cơ quan.
-
Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
Cuối năm, các cá nhân, các đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp lại hoàn chỉnh, khi nào đến hạn nộp lưu thì nộp vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà còn cần được sử dụng lâu dài, chưa nộp được vào lưu trữ thì ghi chú vào danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước cho nên có thể chưa đúng hoàn toàn với thực tế. Vì vậy trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh.
d. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức và mọi cá nhân trong cơ quan đều phải giao nộp tài liệu có giá trị và đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Thời hạn nộp lưu của tài liệu
Lưu trữ hiện hành
+ Tài liệu hành chính : sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ : sau một năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức;
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác : sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Từ lưu trữ hiện hành vào Lưu trữ lịch sử
Kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, sau 10 năm , đối với tổ chức ở Trung ương, sau 5 năm
đối với tổ chức ở địa phương.
Đối với tài liệu về khoa học công nghệ, văn học nghệ thuật, TLLT bằng phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng, đĩa âm thanh, các vật mang tin khác do Chinh phủ quy định theo đề nghị của các cơ quan lưu trữ trung ương
II. Công tác lưu trữ
I. Các khái niệm cơ bản trong công tác lưu trữ
I.I. Tài liệu lưu trữ
- Văn tự xuất hiện vào thời kỳ tan rã của chế độ công xã nguyên thủy.
- Việc dùng văn bản trong giao tiếp và tài liệu được hình thành đã trở thành sự tất yếu của lịch sử.
- T? hoạt động xã hội dó xuất hiện công tác lưu trữ, ngành lưu trữ, lưu trữ học.
Thông đạt số 1 C/VP, ngày 3/1/46
của Chủ tich Hồ Chí Minh
-Tuỳ tiệnhuỷ bỏ hay bán các công văn hồ sơ cũ là hành động có tính cách phá hoại.
-Cấm không được huỷ những công văn tài liệu ấy, nếu không có lệnh rõ rệt cho phép huỷ bỏ
-…gửi về Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ
.
Ngày 8/9/1945, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, đã ký Sắc lệnh cử Giám đốc Nha Lưu trữ công văn trong Bộ Quốc gia Giáo dục
.
.
.
.
.
.
Luật 79-18 của Cộng hoà Pháp
“Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu không kể ngày tháng, hình thức nào và làm bằng chất liệu gì, được sản sinh hoặc nhận được bởi mọi pháp nhân hoặc thể nhân, bởi một cơ quan, tổ chức công hoặc tư trong quá trình hoạt động của họ.Việc bảo quản những tài liệu này được tổ chức vì lợi ích công cho các nhu cầu quản lý và để chứng minh quyền của các pháp nhân, công hoặc tư để làm tư liệu cho công tác nghiên cứu”
Luật lưu trữ Trung Quốc
“Tài liệu lưu trữ được gọi trong luật này chỉ những bản ghi chép lịch sử dưới những hình thức khác nhau : Văn tự, biểu đồ, phim ảnh ghi âm được hình thành trực tiếp trong hoạt động chính trị, quân sự,kinh tế, khoa học, kỹ thuật, văn hoá, tôn giáo của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và cá nhân trong quá khứ và hiện tại, đồng thời có giá trị bảo quản đối với nhà nước và xã hội”.
Dặc điểm c?a tài liệu lưu trữ
Tài liệu được hình thành qua hoạt động thực tiễn của xã hội, có xuất xứ, có nguồn gốc;
Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao,
là bản chính, bản gốc, bản sao hợp pháp;
- Không là đối tượng để mua bán khi tài liệu hình thành;
- Là vật mang thông tin, có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, là bằng chứng của lịch sử.
Tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh... được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định nhằm để phục vụ xã hội, phục vụ con người.
tài liệu lưu trữ được chia ra bốn loại cơ bản :
Tài liệu hành chính
Tài liệu khoa học kỹ thuật
Tài liệu nghe nhìn
) Tài liệu điện tử
b. Tài liệu lưu trữ quốc gia
Tại Điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001
" Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, anh ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn".
quan hệ giữa
" văn thư " và " lưu trữ"
Giai đoạn văn thư
lưu trữ hiện hành
( Lưu trữ cơ quan )
Lưu trữ lịch sử
Tài liệu hình thành
Tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh... được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định nhằm để phục vụ xã hội, phục vụ con người.
c. Phông lưu trữ
a/ Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu của nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản kỹ thu?t làm ra tài liệu đó. Thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
1.
Khoa văn bản và công nghệ hành chính
Các D?ng ch� H?C VIấN
lớp bồi dưỡng chuyên viên
t?i
Bộ Công nghiệp
ThS.Vũ Văn Thành-Phó trưởng khoa Văn bản và CNHC
Trưởng Văn phòng đại diện Học viện tại Thừa thiên Huế
Chuyên đề 12
Tổ chức quản lý văn bản
trong cơ quan nhà nước
Nội dung chuyên đề
I - công tác văn thư
1-Khái niệm công tác văn thư
2-ý nghĩa công tác Văn thư
3-Yêu cầu của công tác Văn thư
4-Các hình thức tổ chức công tác văn thư
5-Nội dung công tác văn thư
Nội dung.
Ii. công tác lưu trữ
1-Các khái niệm cơ bản trong công tác lưu trữ
2-ý nghĩa của Tài liệu lưu trữ
3-Khái niệm và tính chất của tài liệu lưu trữ
4-Nội dung của công tác lưu trữ
Hệ thống văn bản hành chính
Sự hình thành của hệ thống văn bản hành chính trong tổ chức nhà nước.
Nguồn hình thành - Hình thành trong quá trình hoạt động của bộ máy nhà nước, của cơ quan công sở, là nguồn, mạch, quỹ thông tin, phục vụ phục vụ cho việc quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn khác
2-Phân loại văn bản hành chính trong các t? chức nhà nước
-Phân loại theo giá trị pháp lý, quản lý
Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản cá biệt
Văn bản hành chính thông thường.
-Phân loại theo tính chất xuất xứ
- Đến, đi, nội bộ, mật.
Hệ thống phân loại đã học
Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản cá biệt
Văn bản hành chính thông thường
Văn bản chuyên ngành
Văn bản kỹ thuật
Các loại văn bản đi kèm
Các loại văn bản quản lý nhà nước và đặc điểm của chúng
1- Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. ( Theo chương I, điều 1, luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, sửa đổi 2002) .
2- Văn bản cá biệt.
Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn được các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quy định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể .
Đặc điểm của văn bản cá biệt
Chứa quy tắc xử sự riêng: Cụ thể hoá các quy định được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật, có chức năng pháp lý đặc biệt trong cơ chế điều chỉnh, làm trực tiếp phát sinh, thay đổi các quan hệ pháp lý cụ thể.
Được ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
áp dụng cho một cá nhân hoặc cho một nhóm đối tượng được chỉ định rõ.
áp dụng một lần
3- Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể , phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc . trong các cơ quan, tổ chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng bao gồm hai loại.
4-Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo biểu mẫu quy định của các cơ quan đó, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của nó.
Văn bản kỹ thuật
Là những văn bản được hình thành trong một số lĩnh vực như : Kiến trúc, xây dựng, địa chất, thuỷ văn.do nhà nước uỷ quyền cho một số cơ quan nhà nước phê chuẩn mang ra áp dụng. Chẳng hạn, bản vẽ thiết kế đã được phê duyệt, đề án quy hoạch đã được phê duyệt.
Các loại văn bản đi kèm
Là những văn bản được ban hành kèm theo một van bản khác có thể là một van bản quy phạm pháp luật để quy định phạm vi áp dụng, hiệu lực và chế tài ràng buộc khi triển khai nội dung văn bản
Đặc điểm:
Văn bản này cũng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhưng mang tính chất quy định. Chẳng hạn, điều lệ, quy chế, quy định, nội quy , quy trình, định mức.
Nó có tính hiệu lực pháp lý tương đương như văn bản quy phạm pháp luật nếu được ban hành kèm theo một văn bản QPPL
Hệ thống phân loại
VĂN BẢN QLNN
VĂN BẢN
QPPL
VĂN BẢN
CÁ BIỆT
VĂN BẢN
CM-KT
VĂN BẢN
HCTT
LUẬT
D.LUẬT
LẬP QUY
D.LUẬT
TH LUẬT
HIẾN PHÁP
LUẬT, BỘ LUẬT
NQ QH, UBTVQH
LỆNH, QĐ CTN
HÀNH CHÍNH
TƯ PHÁP
NGHỊ QUYẾT
QUYẾT ĐỊNH
CHỈ THỊ
…
TÀI CHÍNH
TƯ PHÁP
NGOẠI GIAO
QUÂN SỰ
TRẮC ĐỊA
VV…
DẦU KHÍ
VV…
TÒA ÁN
VKSÁT
CÔNG NGHIỆP
XÂY DỰNG
CHẾ TẠO MÁY
CÓ TÊN LOẠI
CÔNG VĂN
I - công tác văn thư
1. Khái niệm công tác văn thư
Có hai quan điểm đáng chú ý là:
- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu, bảo quản.
1. Khái niệm
- Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ quan.
Ngh? d?nh 110/2004/ND-CP, ng�y8/4/2004 c?a Chớnh ph?
" Cụng tỏc van thu quy d?nh t?i Ngh? d?nh 110/2004/ND-CP bao g?m cỏc cụng vi?c v? so?n th?o, ban h�nh van b?n; qu?n lý van b?n v� t�i li?u khỏc hỡnh th�nh trong quỏ trỡnh ho?t d?ng c?a cỏc co quan, t? ch?c; qu?n lý v� s? d?ng con d?u trong cụng tỏc van thu".
Quản lý văn bản và tài liệu bao gồm:
Quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành và và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2- ý nghĩa của công tác văn thư
a) Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tăc và chế độ.
b) Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính.
ý nghĩa.
c) Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong quá xây dựng và ban hành văn bản.
d) Góp phần giữ lại các tài liệu hoạt động của các cá nhân, tập th phục vụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động của cơ quan.
đ) Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin quá khứ, là tiền đề của công tác lưu trữ.
Vài nét về thực trạng ban hành văn bản
3. Yêu cầu của công tác văn thư
a. Nhanh chóng
b. Chính xác
c. D?m b?o bí mật
d. Hiện đại
Giải thích từ ngữ
1. "Bản thảo văn bản" là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;
2. "Bản gốc văn bản" là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;
Giải thích từ ngữ
3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;
4. "Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
Giải thích từ ngữ
5. "Bản trích sao" là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
6. "Bản sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;
Giải thích từ ngữ
7. "Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
Giải thích từ ngữ
8. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
4-c¸c h×nh thøc tæ chøc C«ng t¸c V¨n th
Hình thức văn thư tập trung, khi hầu hết các tác nghiệp chuyên môn công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị. Hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức ít phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản, giấy tờ ít.
-
Hình thức văn thư phân tán, khi hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác văn thư được giải quyết ở các cơ sở, đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan. Hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp, nhiều văn bản đến, đi, có nhiều cơ sở ở cách xa nhau.
-
Hình thức văn thư hỗn hợp, khi mà một số khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác van thư như đánh máy, sao in, đang ký van b?n được tổ chức thực hiện ở một nơi, còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi gi?i quyết van b?n, lưu van b?n trong quá trỡnh vn thư được thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan.
Ngạch công chức văn thư chuyên trách
Chức danh người làm công tác văn thư chuyên trách và các tiêu chuẩn nghệp vụ kèm theo các chức danh đó được quy định trong Quyết định số 414/TCCB-VC ngày 29/5/1993 của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ. Bao gồm các chức danh :
Nhân viên văn thư ;
Cán sự văn thư;
Chuyên viên văn thư;
Chuyên viên văn thư cao cấp;
Thư ký cấp 1;
Thư ký cấp 2.
Trang thiết bị công tác văn thư
Phương tiện làm ra văn bản,
In sao và nhân sao văn bản, tài liệu,
Tra tìm, bảo quản và vận chuyển tài liệu,
Các phương tiện báo hiệu và thông tin văn phòng,
5. Nội dung công tác văn thư
Nội dung công tác văn thư được ghi trong Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004 ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư gồm các nội dung chính sau.
- Xây dựng và ban hành văn bản
Thảo văn bản
Duyệt văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Đánh máy, nhân văn bản theo số lượng được duyệt
Kiểm tra pháp chế văn bản trước khi ký ban hành
Ký văn bản
- Quản lý văn bản và tài liệu khác
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Quản lý văn bản đi
-Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan
Nguyên tắc đóng dấu;
Chế độ quản lý và bảo quản các con dấu cơ quan.
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan :
Lập hồ sơ hiện hành;
Chế độ giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
.
Quản lý văn bản nội bộ
Quản lý văn bản mật
5.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến
a- Khái niệm văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, giấy tờ(kể cả đơn, thư cá nhân) gửi đến cơ quan theo các nguồn khác nhau
b- Nguyên tắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
Mọi văn bản đến đều phải được tập trung đăng ký tại văn thư cơ quan.
Tiếp nhận theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất
Lưu ý văn bản khẩn, mật
c. Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Đăng ký văn bản đến
Trình văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Sao văn bản đến
Quy trình 7 bước xử lý văn bản đến
Bước 1 - Nhận văn bản đến: xem nhanh bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ không, có còn nguyên vẹn không hay đã bị bóc trước. Nếu không đúng địa chỉ phải trả cho nơi gửi; nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản.
Bước 2: Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản:
+ Loại không phải bóc bì: thư riêng, sách báo, bản tin; phong bì có ghi rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản của Đảng, đoàn thể. Loại này được chuyển ngay đến người nhận.
+ Loại phải bóc bì: các văn bản còn lại.
quy trình .
Bước 3 - Bóc bì văn bản:
Văn bản có ghi cấp độ khẩn hoặc theo giờ cần được bóc bì trước. Bócệncẩn thận không làm hỏng văn bản, giữ được địa chỉ và dấu bưu điện
Cần soát lại bì xem đã lấy hết văn bản ra chưa, có bị sót gì không.
Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp văn bản kèm theo phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi
Quy trình xử lý.
Đối với những văn bản không đúng thể thức, ... phải trả lại nơi gửi để thực hiện đúng quy định.
Trường hợp những văn bản quan yêu cầu của nơi gửi văn bản có kèm phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, phải ký xác nhận,phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi.
Đối với những đơn từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh điểm gì đó thì cần giữ lại cả phong bì, đính kèm với văn bản để báo cáo lãnh đạo.
Quy trình.
Bước 4 - Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến:Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu ) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản.
Dấu đến theo mẫu
5cm
tên cơ quan nhận văn bản
Số đến ..........................
đến Ngày đến .................... 3cm
Chuyển .........................
Lưu hồ sơ số ....................
�
mẫu trình bày dấu đến
Bước 5- Vào sổ đăng ký:
Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu (theo mẫu).
Mục đích: Quản lý chặt chẽ chu trình của văn bản.
Thuận lợi, khoa học trong khai thác sử dụng.
Nguyên tắc: không trùng lặp, bỏ sót,
Có thể sử dụng ba hình thức đăng ký văn bản đến là dùng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính.
Hình thức dùng sổ, có thể lập một hay nhiều sổ theo các loại văn bản khác nhau.
Văn bản cần được đăng ký vào sổ ngay trong ngày đến.
Việc vào sổ phải bảo đảm: ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không dập xoá, tránh trùng số hoặc bỏ sót số.
Bước 5- Vào sổ đăng ký:
Thông thường có các loại sổ đăng ký cho:
Văn bản thường;
Văn bản mật;
Các đơn từ khiếu nại, tố cáo;
Các văn bản không đúng tuyến được gửi trả lại.
Hình thức dùng sổ có ưu điển là đơn giản, ít tốn kém, dễ thực hiện. Tuy nhiên cũng có nhược điểm là không thuận lợi cho việc khai thác, tra tìm. theo dõi và quản lý văn bản.
Hình thức đăng ký bằng máy vi tính có nhiều ưu điểm hơn.
Dù dùng hình thức nào cũng cần phải đảm bảo các nội dung sau: Biểu gồm các cột:
1-Số đến,2-Ngày đến,3-Cơ quan gửi văn bản đến,4-Số, ký hiệu văn bản, 5-Ngày tháng ban /h văn bản,6-Trích yếu nội dung văn bản, 7-Lưu hồ sơ số,8-Nơi nhận(người nhận, 9-Ký nhận, 10-Ghi chú
Bước 6 - Trình văn bản:Xin chỉ đạo vận hành VB.
Bước 7- Chuyển giao văn bản, Giao đúng đối tượng, giao ngay trong ngày đối với cả bản chính và bản sao.
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
Văn bản phải được chuyển qua người có thẩm quyền theo quy định của cơ quan để nhận sự chỉ đạo;
Khi tiếp nhận, chuyển giao văn bản cho người sử lý phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng;
Khi giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của Nhà nước.
1
2
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Cho ý kiến giải quyết
Thủ trưởng cơ quan
Văn thư
vp
Phòng chuyên môn
Đăng ký văn bản
3
Vào sổ chuyển giao
VB
4
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Giải quyết văn bản (soạn trả lời)
Kiểm tra pháp chế VB
5
6
Duyệt, ký tắt
7
Đánh máy
8
Sửa văn bản
9
Trình
10
Ký VB
11
nghiệp vụ văn thư
quản lý văn bản đến có phúc đáp
Phát hành
Văn bản đến
Sao văn bản đến
- Theo đúng quy định về sao văn bản
Bản sao có giá trị pháp lý và bản sao tham khảo
5.2 Quản lý giải quyết văn bản đi
a) Khái niệm
Tất cả văn bản, tài liệu, thư từ được cơ quan, đơn vị gửi ra bên ngoài(theo các thủ tục quy định) gọi là văn bản đi.
b) Những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
Mọi văn bản đi đều phải qua văn thư đăng ký, đóng dấu và làm các thủ tục gửi đi.
Văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được chuẩn bị theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan.Phải kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày tháng, của văn bản trước khi chuyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.
b. Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi
Chính xác
Kịp thời
Đúng quy trình
Yêu cầu làm rõ công văn `lạ` về trang trại Sơn Thủy
Thủ tướng yêu cầu kiểm tra quy trình ra đời công văn số 1618 ngày 29/3/2002, truyền đạt ý kiến của Phó thủ tướng Nguyễn Công Tạn về khuyến khích thực hiện dự án mô hình trang trại nông nghiệp và sinh thái bền vững Sơn Thuỷ do trùm ma tuý Trịnh Nguyên Thuỷ dưới "mác" doanh nhân triển khai.
>Trùm ma túy khai hối lộ nhiều quan chức / Nhiều người bao che Trịnh Nguyên Thuỷ
Văn bản 1618 ban hành căn cứ công văn 1131, ngày 18/3/2002, do Cục trưởng Cục Khuyến Nông khuyến Lâm (Bộ Nông nghiệp & Phát triển nông thôn) Lê Hưng Quốc ký. Điều bất bình thường là công văn 1131 không gửi tới Phó thủ tướng Nguyễn Công Tạn và Văn phòng Chính phủ nhưng ngày 29/3/2002, Văn phòng Chính phủ lại căn cứ văn bản trên để cho ra đời công văn 1618. Nội dung là thông báo cho Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, UBND Hà Nội và UBND huyện Từ Liêm thực hiện ý kiến của Phó thủ tướng Nguyễn Công Tạn rằng khuyến khích thực hiện dự án Sơn Thuỷ.
C-Nội dung quản lý và giải quyết văn bản đi
Bước 1- Đăng ký văn bản đi
-Vào sổ đăng ký
Vào sổ văn bản đi, cần đầy đủ, chính xác, gọn, rõ vào từng cột mục. Không nên làm nhiều sổ, mà chỉ làm một sổ văn bản đi. Tuy nhiên, nếu khối lượng văn bản nhiều có thể lập sổ riêng cho từng loại văn bản. Mẫu sổ văn bản đi có thể như sau:
Số và ký hiệu văn bản;Ngày tháng ban hành văn bản; Trích yếu nội dung văn bản;Nơi nhận văn bản; Đơn vị hoặc người nhận bản lưu, ghi chú.Tuỳ theo yêu cầu của từng cơ quan có thể thêm cột "người ký văn bản", "đơn vị soạn thảo", v.v...
- Chuyển giao văn bản đi:
Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày hôm sau ngày vào sổ và đăng ký phát hành. Riêng văn bản có mức độ khẩn thì phải làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận được từ các đơn vị, bộ phận.
Văn bản có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến địa chỉ nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Sổ chuyển công văn có mẫu như sau:
Ngày tháng gửi văn bản, Số và ký hiệu văn bản, Số lượng bì văn bảnNơi nhậnKý nhận và đóng dấu.
-
B× ®ùng v¨n b¶n cã thÓ dïng nhiÒu lo¹i kh¸c nhau song kh«ng vît qu¸ c¸c kÝch thíc do bu ®iÖn quy ®Þnh. GiÊy lµm b× lµ lo¹i bÒn, dai, ngoµi nh×n kh«ng râ ch÷ trong v¨n b¶n, bÞ ít kh«ng mñn. Ngoµi b× ph¶i ®Ò râ vµ ®óng tªn c¬ quan göi, tªn vµ ®Þa chØ c¬ quan nhËn, sè vµ ký hiÖu v¨n b¶n, sè lîng v¨n b¶n (nÕu cã). §èi víi v¨n b¶n khÈn cÇn chó ý: ®é khÈn ®ãng trªn b× ph¶i khíp víi ®é khÈn ®ãng trªn v¨n b¶n (theo quy ®Þnh cña ngêi ký v¨n b¶n).
-
Sau khi viết bì xong, cho văn bản vào bì, kiểm tra lần cuối số ghi với số văn bản, nơi nhận ghi trong văn bản và nơi nhận ngoài bì để tránh nhầm lẫn. Không để văn bản vào bì đầy quá, chật quá, không đặt sát mép bì để nơi nhận khi bóc bì khỏi làm rách văn bản. Khi dán bì hoặc dán tem ránh làm dây hồ vào văn bản.
Những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật (dù chuyển ra ngoài hay trong nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi (theo mẫu)để tiện kiểm tra, theo dõi.
Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong mục "Nơi nhận". gửi đăng Công báo theo đúng quy định của pháp luật(nếu có).
.
Bước 4 - Sắp xếp b?n lưu van b?n:
Nh?ng b?n lưu ở van thư ph?i sắp xếp theo từng loại, van b?n của nam nào đề riêng nam ấy. B?n lưu ph?i là b?n chính.
5.3- Quản lý và sử dụng con dấu
Điều 1, nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001
"Con dấu. khẳng định giá trị pháp lý của văn bản , thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan tổ chức và cá nhân phải được quản lý thống nhất"
.
Nguyên tắc đóng d?u
1. D?u dúng ph?i rừ r�ng, ngay ng?n, dỳng chi?u v� dựng dỳng m?c d?u quy d?nh.
2. Khi dúng d?u lờn ch? ký thỡ d?u dúng ph?i trựm lờn kho?ng 1/3 ch? ký v? phớa bờn trỏi.
3. Vi?c dúng d?u lờn cỏc ph? l?c kốm theo van b?n chớnh do ngu?i ký van b?n quy?t d?nh v� d?u du?c dúng lờn trang d?u, trựm lờn m?t ph?n tờn co quan, t? ch?c ho?c tờn c?a ph? l?c.
4. Vi?c dúng d?u giỏp lai, dúng d?u n?i trờn van b?n, t�i li?u chuyờn ng�nh du?c th?c hi?n theo quy d?nh c?a B? tru?ng, Th? tru?ng co quan qu?n lý ng�nh.
-
Văn bản có thể đưa lên mạng và phải đảm bảo đủ các yếu tố thể thức như nguyên văn của bản phát hành; riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản được thay bằng chữ "đã ký". .
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan do chính cơ quan ban hành gọi là văn bản nội bộ.
Văn bản nội bộ bao gồm: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản...
Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành cũng phải vào sổ đăng ký riêng, tương tự như đối với văn bản văn bản đi.
Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào sổ chuyển văn bản. tương tự như đối với văn bản đến khác.
Văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác.
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật
Những nguyên tắc chung
a) Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ có thể có mức độ mật theo quy định của pháp luật. Do tính chất đặc thù của mình văn bản mật phải được quản lý chặt chẽ theo các quy định của các văn bản sau:
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, ban hành ngày 28-12-2000.
Nghị định của Chớnh ph? s? 33/2002/ND-CP
Ng�y 28/3/2002 v? Quy d?nh chi ti?t thi h�nh Phỏp l?nh B?o v? bớ m?t nh� nu?c.
Các văn bản khác có liên quan.
-
Người soạn thảo phải đề xuất và người ký văn bản có trách nhiệm xác định độ mật và nơi nhận đối với tài liệu mật; nếu có đề nghị thay đổi độ mật, giải mật phải báo cáo với lãnh đạo cơ quan.
-
c) Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu huỷ văn bản mật:
Chỉ được phổ biến văn bản mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành.
Thực hiện các quy định về báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý văn bản mật.
Phải tuyển chọn cán bộ, nhân viên quản lý văn bản mật theo quy định của Nhà nước..
-
Nơi in ấn, sao chụp tài liệu; nơi hội họp, phổ biến các vấn đề bí mật; nơi dịch mã; chuyển nhận các thông tin mật, phải bảo đảm an toàn, có nội quy bảo vệ, người không có phận sự không được tiếp cận, cán bộ đến công tác phải có giấy chứng minh thư kèm giấy giới thiệu và được bố trí tiếp, làm việc ở phòng dành riêng.
-
Thông tin bí mật nhà nước chuyển đi bằng phương tiện thông tin liên lạc vô tuyến, hữu tuyến, hoặc bất cứ phương tiện kỹ thuật khác đều phải mã hoá theo quy định của Nhà nước về công tác cơ yếu
Không được truyền trực tiếp văn bản, tài liệu mật bằng máy Fax. Máy Fax đặt tại bộ phận văn thư để quản lý theo yêu cầu của lãnh đạcơ quan và bảo mật.
Việc đưa may tính nối mạng phải được người có thẩm quyền duyệt
-
Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn thư phải được đảm bảo chính xác, từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải được đảm bảo theo đúng quy định.
-Bí mật-Tuân thủ các quy định về bảo mật theo quy định của pháp luật và quy định, quy chế của cơ quan.
-
Việc tuyển dụng, bố trí, sắp xếp và sử dụng cán bộ văn thư cần bảo đảm các quy định được ban hành tại Quyết định của Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ số 414-TCCP/VC ngày 29-5-1993 ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành hành chính, Quyết định của Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ số 650-TCCP/VC ngày 20-8-1993 về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức quản lý văn thư - lưu trữ.
III. tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư
3.1. Những yêu cầu chung
Những nguyên tắc tổ chức lao động trong công tác văn thư
- Sự chuyên môn hoá cao.
- Sự cân đối. Tổ chức phân công lao động phải bảo đảm hợp lý giữa các thành viên, các đơn vị trong cơ quan, tổ chức.
.
- Tính song trùng. Tuỳ điều kiện, đồng thời các đơn vị, các cá nhân thực hiện các công đoạn, các khâu nghiệp vụ văn thư riêng biệt, nhưng kết quả cho ra nhanh chóng, rút ngắn được thời gian hơn hoàn thành nhiệm vụ nếu cứ làm tuần tự.
- Tính trực tuyến:
- Tính liên tục:
- Sự nhịp nhàng :
6. Hiện đại hóa công tác văn thư
6.1- áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác văn thư.
nguyên tắc:
Phải xem xét mối quan hệ giữa nhu cầu thực tế và việc trang bị các phương tiện kỹ thuật; tránh lãng phí, manh mún.
Phải tính đến khả năng nhu cầu, trang bị các phương tiện đồng bộ để nâng cao hiệu quả sử dụng.
Các trang thiết bị dùng trong công tác văn thư đều có thể áp dụng các phương tiện khoa học, kỹ thuật hiện đại theo hướng Hiện đại hóa, cơ khí hóa, tự động hóa.
Phương hướng đổi mới công tác văn thư
Thùc hiÖn tèt c¸c LuËt Ban hµnh v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt.
Rµ so¸t c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th, ®Þnh tr¸ch nhiÖm tõ thñ trëng c¬ quan ®Õn nh©n viªn v¨n th ®Òu ph¶i thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ ®óng c¸c quy ®Þnh vÒ c«ng t¸c v¨n th.
Bè trÝ nh©n viªn lµm c«ng t¸c v¨n th c¬ quan ph¶i cã ®ñ tiªu chuÈn vÒ nghiÖp vô vµ phÈm chÊt.
§Èy m¹nh c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc vÒ c«ng t¸c v¨n th
¸p dông c¸c ph¬ng tiÖn khoa häc, kü thuËt hiÖn ®¹i theo híng hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c v¨n th.
5.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
7. "Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
Giải thích từ ngữ
8. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
b. Tác dụng của việc lập hồ sơ
Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết;
Làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả;
Bảo đảm cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và giữ gìn bí mật ;
Tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.
c. Yêu cầu của việc lập hồ sơ
a/ Hồ sơ được lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan , đơn vị.
b/ Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc.
c/ Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.
d.Tổ chức lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức
a/ Lập danh mục hồ sơ
- Khái niệm : Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định
( thường là một năm ).
Tác dụng của danh mục hồ sơ
+ Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện.
+ Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập du?c hồ sơ đầy đủ, chính xác.
+ Giúp cho cán bộ lưu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn.
+ Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan.
+ Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và là cơ sở để các cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
Các bước l?p danh mục hồ sơ .
+ Từng cán bộ công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập.
+ Cán bộ phụ trách trong đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng lặp, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị.
Các bước l?p danh mục hồ sơ .
+ Văn phòng ( hoặc phòng hành chính ) tổng hợp những danh mục hồ sơ của các đơn vị, xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan.
+ Bản danh mục hồ sơ phải được thủ trưởng cơ quan duyệt và ban hành cho toàn cơ quan thực hiện.
Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
- Mỗi đơn vị, tổ chúc trong cơ quancăn cứ danh mục hồ sơ của đơn vị mình để lập hồ sơ
- Cán bộ, công chức, nhân viên căn cứ danh mục hồ sơ để xác định những hồ sơ mình phải lập và chuẩn bị bìa hồ sơ v� thu thập tài liệu vào hồ sơ trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc.
Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
Văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ để ghi số, ký hiệu hồ sơ vào cột " Lưu hồ sơ" trong sổ đăng ký văn bản đi, đến và dấu đến. Ngoài ra lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của văn thư cơ quan.
-
Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ
Cuối năm, các cá nhân, các đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ mà tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp lại hoàn chỉnh, khi nào đến hạn nộp lưu thì nộp vào lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà còn cần được sử dụng lâu dài, chưa nộp được vào lưu trữ thì ghi chú vào danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước cho nên có thể chưa đúng hoàn toàn với thực tế. Vì vậy trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh.
d. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Trách nhiệm của các đơn vị, tổ chức và mọi cá nhân trong cơ quan đều phải giao nộp tài liệu có giá trị và đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Thời hạn nộp lưu của tài liệu
Lưu trữ hiện hành
+ Tài liệu hành chính : sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ : sau một năm kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức;
+ Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác : sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Từ lưu trữ hiện hành vào Lưu trữ lịch sử
Kể từ năm tài liệu văn thư được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, sau 10 năm , đối với tổ chức ở Trung ương, sau 5 năm
đối với tổ chức ở địa phương.
Đối với tài liệu về khoa học công nghệ, văn học nghệ thuật, TLLT bằng phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng, đĩa âm thanh, các vật mang tin khác do Chinh phủ quy định theo đề nghị của các cơ quan lưu trữ trung ương
II. Công tác lưu trữ
I. Các khái niệm cơ bản trong công tác lưu trữ
I.I. Tài liệu lưu trữ
- Văn tự xuất hiện vào thời kỳ tan rã của chế độ công xã nguyên thủy.
- Việc dùng văn bản trong giao tiếp và tài liệu được hình thành đã trở thành sự tất yếu của lịch sử.
- T? hoạt động xã hội dó xuất hiện công tác lưu trữ, ngành lưu trữ, lưu trữ học.
Thông đạt số 1 C/VP, ngày 3/1/46
của Chủ tich Hồ Chí Minh
-Tuỳ tiệnhuỷ bỏ hay bán các công văn hồ sơ cũ là hành động có tính cách phá hoại.
-Cấm không được huỷ những công văn tài liệu ấy, nếu không có lệnh rõ rệt cho phép huỷ bỏ
-…gửi về Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ
.
Ngày 8/9/1945, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, đã ký Sắc lệnh cử Giám đốc Nha Lưu trữ công văn trong Bộ Quốc gia Giáo dục
.
.
.
.
.
.
Luật 79-18 của Cộng hoà Pháp
“Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu không kể ngày tháng, hình thức nào và làm bằng chất liệu gì, được sản sinh hoặc nhận được bởi mọi pháp nhân hoặc thể nhân, bởi một cơ quan, tổ chức công hoặc tư trong quá trình hoạt động của họ.Việc bảo quản những tài liệu này được tổ chức vì lợi ích công cho các nhu cầu quản lý và để chứng minh quyền của các pháp nhân, công hoặc tư để làm tư liệu cho công tác nghiên cứu”
Luật lưu trữ Trung Quốc
“Tài liệu lưu trữ được gọi trong luật này chỉ những bản ghi chép lịch sử dưới những hình thức khác nhau : Văn tự, biểu đồ, phim ảnh ghi âm được hình thành trực tiếp trong hoạt động chính trị, quân sự,kinh tế, khoa học, kỹ thuật, văn hoá, tôn giáo của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và cá nhân trong quá khứ và hiện tại, đồng thời có giá trị bảo quản đối với nhà nước và xã hội”.
Dặc điểm c?a tài liệu lưu trữ
Tài liệu được hình thành qua hoạt động thực tiễn của xã hội, có xuất xứ, có nguồn gốc;
Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao,
là bản chính, bản gốc, bản sao hợp pháp;
- Không là đối tượng để mua bán khi tài liệu hình thành;
- Là vật mang thông tin, có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, là bằng chứng của lịch sử.
Tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh... được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định nhằm để phục vụ xã hội, phục vụ con người.
tài liệu lưu trữ được chia ra bốn loại cơ bản :
Tài liệu hành chính
Tài liệu khoa học kỹ thuật
Tài liệu nghe nhìn
) Tài liệu điện tử
b. Tài liệu lưu trữ quốc gia
Tại Điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001
" Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, anh ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn".
quan hệ giữa
" văn thư " và " lưu trữ"
Giai đoạn văn thư
lưu trữ hiện hành
( Lưu trữ cơ quan )
Lưu trữ lịch sử
Tài liệu hình thành
Tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh... được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữ nhất định nhằm để phục vụ xã hội, phục vụ con người.
c. Phông lưu trữ
a/ Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu của nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản kỹ thu?t làm ra tài liệu đó. Thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
1.
* Một số tài liệu cũ có thể bị lỗi font khi hiển thị do dùng bộ mã không phải Unikey ...
Người chia sẻ: Kim Ngoc
Dung lượng: 7,43MB|
Lượt tài: 5
Loại file: ppt
Nguồn : Chưa rõ
(Tài liệu chưa được thẩm định)