Bài giảng: Power Point

Sở GIáO DụC Và ĐàO TạO Hà TÂY
Giáo trình powerpoint
Cơ bản và nâng cao
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
I. Giới thiệu chung
MS-PowerPoint XP là một chương trình nằm trong bộ phần mềm văn phòng MS Office XP nổi tiếng do hãng Microsoft sản xuất. MS-PowerPoint là công cụ tuyệt vời giúp người sử dụng có được hiệu quả cao khi thuyết trình nhờ các ưu điểm nổi bật sau:
+ Được thiết kế thống nhất về thao tác nhập và chỉnh sửa các đối tượng như văn bản, hình ảnh, bảng biểu nên những người đã thành thạo với MS-Word không phải học thêm nhiều thao tác mới.
+ Ngoài các đối tượng cơ bản đã sử dụng trong MS-Word, phương tiện âm thanh, hiệu ứng động, các đoạn phim được hỗ trợ làm cho bài trình bày trở nên sinh động. Những ý tưởng được diễn tả qua hình ảnh luôn được đánh giá cao.
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
II. Cách khởi động và thoát khỏi MSưPowerPoint XP
1. Khởi động chương trình.
Cách 1: Start Programs Microsoft PowerPoint.
Cách 2: Kích đúp vào biểu tượng của PowerPoint trên nền màn hình.
II. Cách khởi động và thoát khỏi MSưPowerPoint XP
2. Thoát.
Cách 1: Vào File Exit.
Cách 2: Kích vào biểu tượng Close (X) trên thanh tiêu đề.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím ALT+F4.
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
III. Màn hình làm việc của PowerPoint
1. Khái niệm bài trình diễn, trang trình diễn:
Mỗi Presentation hay tệp tin được gọi là bài trình diễn
Trong mỗi bài trình diễn có nhiều trang trình diễn được gọi là Slide.
2. Các bước tạo một bài trình diễn:
Khởi tạo một bài trình diễn. Lưu bài trình diễn lên đĩa.
Khởi tạo trang trình diễn. Nhập/chỉnh sửa nội dung trên trang. Tạo thêm/sao chép/ sắp xếp trang. Lưu bài trình diễn lên đĩa.
Tạo hiệu ứng trình diễn cho các đối tượng trên trang. Lưu bài lên đĩa.
Trình diễn thử bài làm.
In bài trình diễn ra giấy.
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
III. Màn hình làm việc của PowerPoint

Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
III. Màn hình làm việc của PowerPoint
Thanh tiêu đề: chứa tên chương trình và tên bài trình diễn đang làm việc.
Thanh Menu (thanh thực đơn): chứa các trình đơn: File, Edit, View.Mỗi trình đơn chứa các lệnh làm việc trong PowerPoint.
Các thanh công cụ: Là nối tắt để thực hiện một lệnh mà không cần thông qua thanh thực đơn.
Cách ẩn hiện các thanh công cụ: Vào View Toolbars ? xuất hiện danh sách các thanh công cụ.
Các thanh công cụ thường sử dụng:
Standard: thanh công cụ chuẩn: chứa các lệnh thông dụng của PowerPoint
Formatting: thanh công cụ định dạng: chứa các lệnh định dạng font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ.
Drawing: Thanh công cụ vẽ
Tables and borders: Thanh công cụ kẻ vẽ bảng
Cửa sổ Layout: cho phép nhìn tổng thể về toàn bộ các Slide
Thanh thao tác: Chứa các lệnh thực hiện nhiệm vụ chủ yếu đối với Slide
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
IV. Các thao tác với tập tin (bài trình diễn).
1. Khái niệm:
Tập tin là tên gọi chung của thông tin và dữ liệu trong máy. Tên tập tin do người dùng tự đặt, không nên đặt quá dài và không nên đặt có dấu.
2. Ghi và đặt tên cho bài trình diễn (Save):
Cách 1: File Save
Cách 2: kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn
Cách 3: ấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + S
? hộp thoại Save As xuất hiện:
Đặt tên cho tập tin tại hộp file name.
Kích vào nút Save.
3. Mở bài trình diễn mới (New):
Cách 1: File New
Cách 2: kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn
Cách 3: ấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + N

Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
IV. Các thao tác với tập tin (bài trình diễn).
4. Mở bài trình diễn diễn đã có (Open):
Cách 1: File Open
Cách 2: kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn
Cách 3: ấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + O
? hộp thoại Open xuất hiện:
Kích chọn tên bài cần mở ư> Kích vào nút Open.
5. Đóng bài trình diễn (Close):
Cách 1: Vào File Close
Cách 2: ấn tổ hợp phím Ctrl + F4
V. Chọn chế độ làm việc:
(1) Normal View (thường chọn chế độ này)
(2) Shorter View
(3) Outline View
(4) Slide View
(5) Slide Show : Chế độ chạy chương trình
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
VI. Các thao tác định dạng.
1. Soạn nội dung cho các đối tượng:
Việc soạn thảo nội dung cho trang chỉ thực hiện được trên khung Normal View, Outline View và Slide View. Từ các khung khác có thể dễ dàng chuyển về ba khung trên bằng nút chuyển hoặc vào Menu View để chọn.
Trong màn hình soạn thảo, vùng soạn thảo được bao bọc bởi các đường chấm chấm. Vùng trên cùng là vùng dành cho tiêu đề, các vùng còn lại dành cho ý tưởng cần trình bày.
Một tính chất rất quan trọng của trang trình diễn là các dòng văn bản được soạn thảo luôn gắn liền với các đối tượng hình ảnh, bảng biểu.
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
VI. Các thao tác định dạng.
1. Soạn nội dung cho các đối tượng:
a. Soạn nội dung cho các đối tượng chuẩn (đối tượng có sẵn)
Các đối tượng chuẩn của trang được xuất hiện với các dòng thông báo như "Click to add text". Muốn nhập nội dung ta chỉ cần bấm chuột vào các đối tượng.





b. Chèn thêm Text Box
Ngoài các Text Box thuộc đối tượng chuẩn, người sử dụng có thể chèn thêm các Text Box khác vào trang trình diễn bằng cách:



Trên thanh công cụ Drawing, chọn nút Text Box. Di chuyển chuột vào vùng soạn thảo kéo một hình chữ nhật, sau đó gõ văn bản vào trong hình chữ nhật đó.
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
VI. Các thao tác định dạng.
2. Lựa chọn khối văn bản:
Chọn 1 phần trong khối: Giữ và kéo chuột trái bao quanh phần văn bản cần lựa chọn.
Chọn cả khối: Kích chuột vào đường viền của khối văn bản.
Chọn nhiều khối: Giữ phím Shift + kích chọn các khối văn bản.
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
VI. Các thao tác định dạng.
3. Định dạng Font chữ:
a. Sử dụng thanh Formatting.
Lựa chọn khối văn bản cần định dạng.
Sử dụng các biểu tượng trên thanh Formatting
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
Định dạng font chữ
Định dạng cỡ chữ
Định dạng kiểu chữ
Định dạng lề: trái, giữa, phải
Định dạng màu chữ
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
VI. Các thao tác định dạng.
3. Định dạng Font chữ:
b. Sử dụng thanh Menu
Lựa chọn khối văn bản cần định dạng.
Vào Format Font
+ Font: thay đổi font chữ
+ Font style: kiểu chữ
Bold: chữ đậm
Italic: chữ nghiêng
Bold Italic: đậm nghiêng
+ Size: cỡ chữ
+ Color: màu chữ
+ Effects: các hiệu ứng khác
? Kích OK để áp dụng
VI. Các thao tác định dạng.
4. Đánh kí tự hoặc số tự động đầu đoạn
Lựa chọn khối văn bản cần định dạng.
Vào Format Bullets and Numbering.
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
VI. Các thao tác định dạng.
5. Định dạng khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn:
Lựa chọn khối văn bản cần định dạng.
Vào Format Line Spacing:
+ Line spacing: xác định khoảng cách dòng
+ Before paragraph: khoảng cách với đoạn trên
+ After paragraph: khoảng cách với đoạn dưới
? Kích OK

Chương I: Tổng quan về PowerPoint XP
VI. Các thao tác định dạng.
6. Cách thức trình chiếu
Để trình chiếu kết quả đã làm có thể thực bằng một trong các cách sau:
Cách 1: Dùng phím F5 bằng cách nhấn chọn nó
Cách 2: Vào Slide Show chọn View Show
Cách 3: Vào View chọn Slide Show hoặc nhấn chọn nút Slide Show ở góc dưới bên trái màn hình

Chương ii: Các thao tác với slides
I. Chọn bố cục trình bày:
1. Chọn bố cục trình bày cho các slide.
Mỗi Slide trong PowerPoint có thể có một kiểu bố cục trình bày riêng. Bố cục tức là cách bố trí các khối văn bản, hình ảnh, đồ thị... trong Slide. Trước khi soạn thảo nội dung của mỗi Slide, tuỳ theo nội dung trình diễn và sở thích, người dùng phải chọn một kiểu bố cục trong danh sách kiểu bố cục có sẵn của PowerPoint như sau:
Bước 1: Kích chọn Slide cần tạo bố cục
Bước 2: Format Slide layout.
Chương ii: Các thao tác với slides
I. Chọn bố cục trình bày:
2. Chọn các kiểu mẫu hình nền có sẵn bao gồm kiểu thiết kế chung
Kiểu thiết kế chung (template) là một tập hợp các định dạng cho toàn bộ các slide, bao gồm: font chữ, cỡ chữ, màu nền ...
Trong PowerPoint có một danh sách các kiểu mẫu thiết kế sẵn, nếu cần người dùng có thể chọn một kiểu mẫu có sẵn như sau:
Vào Format Slide Design...
Chương ii: Các thao tác với slides
II. Các thao tác với văn bản:
1. Sao chép văn bản (hoặc các đối tượng)
Lựa chọn đối tượng hoặc văn bản cần sao chép.
Vào Edit Copy (Ctrl + C)
Đưa con trỏ đến vị trí cần đặt kết quả.
Vào Edit Paste (Ctrl + V).
2. Di chuyển văn bản (hoặc các đối tượng)
Lựa chọn đối tượng hoặc văn bản cần di chuyển.
Vào Edit Cut (Ctrl + X)
Đưa con trỏ đến vị trí cần đặt kết quả.
Vào Edit Paste (Ctrl +V).
Chương ii: Các thao tác với slides
II. Các thao tác với văn bản:
3. Thay đổi màu nền.
Có thể làm thay đổi màu hoặc kiểu hoa văn trang trí nền của các trang và các đối tượng có mặt trên trang như sau:
Vào Format Background.
Thay đổi màu nền:
Chương ii: Các thao tác với slides
II. Các thao tác với văn bản:
3. Thay đổi màu nền.
Thay đổi màu sắc và hoa văn nền:
Chương ii: Các thao tác với slides
II. Các thao tác với văn bản:
4. Sử dụng Slide Master:
Slide Master là công cụ cho phép tạo định dạng chung cho toàn bộ các trang trình diễn. Các định dạng trên Slide Master phải được phân tích và tính toán cẩn thận trước khi thực hiện.
Cách làm:
Vào View Master Slide Master.
Chương ii: Các thao tác với slides
II. Các thao tác với văn bản:
4. Sử dụng Slide Master:
Các công việc thường được thực hiện trên Slide Master:
Chèn một dòng chữ, hình ảnh cần được xuất hiện trên tất cả các trang như Logo, biểu tượng Công ty.
Thay đổi font chữ, cỡ chữ (sử dụng thanh Formatting).
Thay đổi màu chữ (sử dụng Format Font)
Thay đổi định dạng màu nền (Format Background)
Chương ii: Các thao tác với slides
II. Các thao tác với văn bản:
5. Thêm một Slide mới.
Kích chọn Slide định vị
Vào Insert New Slide (Ctrl +M).
Chọn kiểu thể hiện cho Slide mới.
6. Thay đổi vị trí của các Slide.
Trong cửa sổ Layout của khung nhìn Normal kích chọn Slide muốn di chuyển giữ và kéo chuột đến vị trí mong muốn rồi nhả chuột.
7. Di chuyển khung nhìn giữa các Slide.
Sử dụng bằng bàn phím.
Dùng phím Page Up: Di chuyển về Slide trước.
Dùng phím Page Down: Chuyển sang Slide sau.
Dùng cửa sổ Layout.
Trong cửa sổ Layout của khung nhìn Normal kích chọn Slide muốn làm việc
Dùng thanh trượt dọc ở bên phải để di chuyển.
Chương ii: Các thao tác với slides
II. Các thao tác với văn bản:
8. Xoá Một Slide.
Chọn Slide cần xoá -> Vào Edit Delete Slide.
Chọn Slide cần xóa -> Chuột phải Delete Slide
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
I. Chèn bảng
1. Tạo bảng:
Cách 1: Vào Insert Table
Cách 2: Kích chuột vào lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩn
? Xuất hiện hộp thoại:
Number of column: Nhập vào số cột.
Number of Row: Nhập vào số dòng.
OK.



2. Nhập và xóa dữ liệu trong bảng:
Kích chuột vào các ô cần soạn thảo, nhập văn bản.
Để di chuyển giữa các ô trong bảng ta sử dụng phím Tab, các phím mũi tên hoặc chuột. Nếu con trỏ nằm ở ô cuối cùng trong bảng khi ấn phím Tab sẽ thêm một dòng mới.
Để thay đổi kích thước các hàng, cột: Định vị chuột vào các đường biên tại vị trí dòng, cột cần thay đổi rồi kích, giữ chuột trái và rê chuột sang trái, phải, lên trên, xuống dưới cho đến khi đạt được kích thước mong muốn.
Xoá dữ liệu trong bảng: Bôi đen phần dữ liệu cần xoá, ấn phím Delete.
Xóa bảng: Kích vào đường viên ngoài cùng để chọn bảng, ấn phím Delete.
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
I. Chèn bảng
3. Thêm, xoá dòng, cột:
3.1 Thêm dòng:
Bôi đen dòng tại vị trí cần chèn
Kích chuột phải vào vùng bôi đen -> chọn Insert Rows
3.2 Thêm cột:
Bôi đen cột tại vị trí cần chèn
Kích chuột phải vào vùng bôi đen -> chọn Insert Columns
3.3 Xoá dòng, cột:
Bôi đen dòng (cột) cần xoá.
Kích chuột phải vào vùng bôi đen -> chọn Delete Rows (Columns)
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
I. Chèn bảng
4. Hòa nhập và tách ô:
4.1 Hòa nhập ô:
Bôi đen các ô cần hòa nhập
Kích chuột phải chọn Merge Cells
4.2 Tách ô:
Đặt con trỏ tại ô cần tách
Vào Table trên thanh Tables and Borders chọn Split Cells.
Chú ý:
Sau khi chèn bảng, bảng hiển thị dưới dạng giống 1 bức tranh, vì vậy ta có thể di chuyển hoặc thay đổi kích thước của bảng như các thao tác thay đổi với tranh ảnh.
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
I. Chèn bảng
5. Hướng dẫn sử dụng thanh công cụ kẻ vẽ bảng Tables and Borders
Để lấy thanh công cụ kẻ vẽ bảng ta vào View Toolbar Tables and Borders
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
II. Chèn tranh trong PowerPoint.
1. Chèn ảnh từ Clip Art:
Clipart là bộ sưu tập ảnh có sẵn trong MSưPowerPoint
Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn.
Vào insert picture clip Art.
Xuất hiện danh sách các tranh ảnh ở bên phải màn hình
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
II. Chèn tranh trong PowerPoint.
2. Chèn ảnh từ From File:
From File là tệp ảnh đã có sẵn trên đĩa được người sử dụng biết rõ đường dẫn.
Cách thực hiện:
Vào Insert Picture From File
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
II. Chèn tranh trong PowerPoint.
3. Một số thao tác đối với ảnh:
Thay đổi kích thước của ảnh sau khi chèn: kích chọn ảnh, định vị chuột vào các nút điều khiển kích thước ảnh khi thấy xuất hiện mũi tên hai chiều thì nhấn & giữ phím chuột trái, rồi kéo rê chuột theo các hướng sao cho đạt được kích thước mong muốn (kéo rê chuột vào phía trong ảnh sẽ thu nhỏ ảnh, kéo rê chuột ra phía ngoài sẽ phóng to ảnh).
Dịch chuyển ảnh: kích chọn đối tượng ảnh, định vị chuột vào trong ảnh, khi hiện mũi tên 4 chiều thì nhấn & giữ phím chuột trái, rồi kéo rê đến vị trí mong muốn.
Xoá ảnh: kích chọn đối tượng hình ảnh, ấn phím Delete.
Sao chép/cắt dán ảnh: chọn đối tượng hình. Sau đó thao tác với nút COPY (hay Ctrl+C). Thực hiện dán hình ảnh bằng nút PASTE (hay CtrlưV).
Đặt vị trí cho bức tranh so với đối tượng khác:
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
II. Chèn tranh trong PowerPoint.
3. Một số thao tác đối với ảnh:
-> Kích chuột phải tại bức tranh.
-> Chọn order :
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
III. Chèn Chữ nghệ thuật
Vào Insert Picture Word Art




Chọn kiểu thể hiện chữ tuỳ thích.
-> Kích OK.
-> Xuất hiện cửa sổ soạn thảo:
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
Chèn Chữ nghệ thuật
Hướng dẫn sử dụng thanh công cụ Word art:
Chương iii: các thao tác chèn trong PowerPoint
Giới thiệu về thanh Drawing.

Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
I. Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức):
Sơ đồ tổ chức là sơ đồ phân cấp hình cây từ trên xuống dưới. Các thành phần của sơ đồ bao gồm: tiêu đề của sơ đồ, các nút sơ đồ, đường nối giữa các nút, nền sơ đồ. Sau đây là một ví dụ mô tả các thành phần của sơ đồ:
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
I. Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức):
1. Chèn Sơ đồ:
a. Tạo sơ đồ bằng các hình có sẵn:
Sử dụng các hình dạng được hỗ trợ sau:
+ Hình chữ nhật:

+ Hình Elip:
+ Các đường thẳng, đường mũi tên và các hình sẵn có trong Autoshapes.
b. Tạo sơ đồ tổ chức bằng công cụ tự động:
Vào Insert Picture Organization Chart
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
I. Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức):
2. Nhập tiêu đề, nội dung cho sơ đồ:
Tại dòng "Click to add title": Nhập nội dung cho tiêu đề.
Tại các nút: Nhập nội dung sơ đồ
3. Đưa thêm các nút vào sơ đồ:
Xác định nút làm mốc trong sơ đồ.
Xác định vị trí của nút mới so với mốc dựa vào sơ đồ sau:




Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
I. Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức):
4. Các thao tác định dạng với sơ đồ.
4.1. Lựa chọn nút:
a. Thao tác chọn thông thường:
. Chọn 1 nút sơ đồ: kích chuột vào nút đó.
. Chọn một nhóm các nút sơ đồ:
Rê chuột vẽ 1 hình chữ nhật bao trọn các nút muốn chọn.
Nếu các nút muốn chọn không kề nhau, giữ phím Shift, đồng thời kích chuột vào các nút muốn chọn.
Chọn toàn bộ các nút sơ đồ: bấm Ctrl + A.
. Thao tác chọn các đường nối giữa các nút: làm tương tự như với các nút.
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
I. Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức):
4. Các thao tác định dạng với sơ đồ.
4.1. Lựa chọn nút:
b. Thao tác chọn trên công cụ:
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
I. Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức):
4. Các thao tác định dạng với sơ đồ.
4.2. Thay đổi kiểu dáng sơ đồ:
Chọn sơ đồ cần thay đổi.
Kích chọn Autoformat trên thanh Organization Chart


-> Xuất hiện hộp thoại:








Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
I. Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức):
4. Các thao tác định dạng với sơ đồ.
4.3. Thay đổi kiểu hiển thị (vị trí) các mức:
Xác định nút làm mốc trong sơ đồ (nút mức trên)
Nhấn chọn Layout trên thanh công cụ sau đó chọn kiểu cần dùng.
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
I. Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức):
4. Các thao tác định dạng với sơ đồ.
4.4. Xoá một nút trên sơ đồ
Lựa chọn các nút cần xoá.
Bấm phím Delete.
4.5. Thay đổi font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ
Chọn các nút muốn thay đổi.
Vào Format Font (như định dạng phông chữ)
4.6. Thay đổi màu nền và viền của nút:
Chọn các nút muốn thay đổi.
Sử dụng công cụ đổ màu nền (Fill color), màu viền (Line color) trên thanh công cụ vẽ Drawing
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
I. Chèn sơ đồ khối (Sơ đồ tổ chức):
4. Các thao tác định dạng với sơ đồ.
4.7 Thay đổi màu nền sơ đồ:
Kích chuột phải lên vùng nền trống của sơ đồ
Chọn Format Organization Chart
-> xuất hiện hộp thoại:
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
II. Các thao tác chèn đồ thị
1. Chèn đồ thị
Vào insert chart hoặc kích vào nút Insert Chart trên thanh công cụ chuẩn nút Insert Chart





Xuất hiện bảng Datasheet chứa đồ thị và bảng số liệu mặc định.
Nhập dữ liệu cần tạo đồ thị vào bảng: sửa các số liệu trên bảng số liệu mặc định bằng cách kích chuột vào các ô số liệu của bảng và gõ số liệu mới. Đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo các số liệu mới.
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
II. Các thao tác chèn đồ thị
2. Các thành phần của đồ thị:
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
Các thao tác chèn đồ thị
3. Thay đổi kiểu của đồ thị
MS-PowerPoint cung cấp rất nhiều các kiểu đồ thị khác nhau. Với mỗi kiểu lại có một số các kiểu con tương ứng với nó. Để thay đổi kiểu đồ thị, làm như sau:
Vào chart chart type.
Lựa chọn dạng đồ thị thích hợp sau đó kích OK.







Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
II. Các thao tác chèn đồ thị
4. Thay đổi thuộc tính của đồ thị
Mỗi đồ thị có cách thể hiện khác nhau, tuỳ thuộc từng đồ thị mà ta có cách lựa chọn cho thích hợp
Vào chart chart Options.
Lựa chọn các thuộc tính cần thiết sau thông qua các thẻ:
a. Thẻ Titles: Nhập tiêu đề đồ thị, tiêu đề các trục
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
II. Các thao tác chèn đồ thị
4. Thay đổi thuộc tính của đồ thị
b. Thẻ Gridlines: Hiển thị hoặc che dấu các đường lưới đồ thị











Lưu ý: đối với các hộp kiểm tra, nếu đã có dấu tích là sẽ hiển thị phần tử được chọn. Nếu kích chuột 1 lần nữa, dấu tích sẽ biến mất tức là không hiển thị phần tử được chọn nữa.
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
II. Các thao tác chèn đồ thị
4. Thay đổi thuộc tính của đồ thị
c. Thẻ Legend: Hiển thị và chọn vị trí cho chú thích đồ thị
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
II. Các thao tác chèn đồ thị
4. Thay đổi thuộc tính của đồ thị
d. Thẻ Data Labels: Đưa vào đồ thị các thông số về dữ liệu.
Chương iV: chèn đồ thị và sơ đồ khối
II. Các thao tác chèn đồ thị
5. Đóng, mở bảng số liệu của đồ thị:
Mở bảng số liệu: kích chuột phải vào đồ thị ? chọn Datasheet
Đóng bảng số liệu:




Chú ý:
Muốn định dạng cho thành phần nào trên đồ thị ta kích đúp chuột vào phần tử đó, cửa sổ định dạng xuất hiện:
Font: định dạng phông chữ
Patterns: định dạng màu nền, hoa văn nền, đường viền
Alignment: định dạng hướng chữ
Thay đổi kích thước của đồ thị, dịch chuyển đồ thị: kích chuột trái vào đồ thị để chọn đồ thị, sau đó làm các bước tương tự như đối với ảnh.
Xoá các phần tử không cần thiết của đồ thị: kích chuột phải vào phần tử đồ thị muốn xoá, chọn Clear.
Thay đổi vị trí của 1 phần tử đồ thị: Kích chuột trái vào phần tử, giữ & kéo rê chuột đến vị trí mới. Các phần tử sau có thể thay đổi được vị trí: tiêu đề, chú thích, nhãn dữ liệu, vùng nền chứa đồ thị.
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
1. Hiệu ứng động cho các thành phần trong slide.
Một tính năng được nhiều người dùng ưa chuộng trong các bài trình diễn của PowerPoint, đó là các trang trình diễn không chỉ bao gồm các dòng chữ đứng yên buồn tẻ, trái lại chúng có thể "nhảy múa" dưới sự điều khiển của người trình diễn cùng với các âm thanh vui tai, sinh động. Cụ thể hơn, người dùng có thể đưa vào các hiệu ứng động trong lúc trình diễn, sau mỗi lần nhấn phím hay kích chuột, các thành phần văn bản lần lượt hiện ra theo nhiều kiểu khác nhau: bay ra từ bên trái, từ bên phải, từ trên xuống, dưới lên, theo kiểu xoáy trôn ốc... kèm theo nhiều loại âm thanh. Để làm được điều đó thực hiện theo các bước sau:
Chọn thành phần cần tạo hiệu ứng (tranh ảnh, khối văn bản, .)
Vào Slide Show Custom Animation.
-> Xuất hiện hộp thoại.









Chú ý:
Trên hình mục Direction không phải hiệu ứng nào cũng có, tùy vào các hiệu ứng khác nhau mà thay đổi tính chất.
Khi muốn thay đổi hiệu ứng cho các thành phần trên Slide, nhấn chọn vào vùng mũi tên số 1 trên hình khi nhìn thấy nút Add Effect ở trên đổi thành nút Change thì nhấn chọn change và làm tượng tự khi tạo hiệu ứng.
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
2. Tạo các hiệu ứng lặp, chèn âm thanh, ẩn hay đổi mầu . các đối tượng sau khi được trình chiếu (các đối tượng đã tạo hiệu ứng ở trên)
Khi tạo hiệu ứng cho các đối tượng trên Slide muốn các đối tượng sau khi trình chiếu đổi thành màu khác hoặc ẩn đi hay trình chiếu lặp lại, .làm theo các bước sau:
Chọn đối tượng cần tạo trong danh sách các đối tượng đã được tạo hiệu ứng.
Nhấn chọn vùng tam giác đen để mở Menu
Chọn Effect Option .
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
2. Tạo các hiệu ứng lặp, chèn âm thanh, ẩn hay đổi mầu . các đối tượng sau khi được trình chiếu (các đối tượng đã tạo hiệu ứng ở trên)
Thẻ Effect: chọn hiệu ứng chuyển động
+ Sound: Chọn các hiệu ứng âm thanh đi kèm các hiệu ứng khác
+ After Animation: Trạng thái cho đối tượng sau khi trình chiếu
Don`t Dim: không thay đổi trạng thái
More colors. đổi màu chữ sang mầu khác (màu được chọn)
Hide After Animation: ẩn sau khi trình chiếu
Hide On Next Mouse Click: ẩn ở lần kích chuột tiếp theo
+ Animation text: Hiệu ứng với văn bản
All at once: Bay cả đối tượng
By Word: Bay từng từ
By letter: Bay từng ký tự
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
2. Tạo các hiệu ứng lặp, chèn âm thanh, ẩn hay đổi mầu . các đối tượng sau khi được trình chiếu (các đối tượng đã tạo hiệu ứng ở trên)
Thẻ Timing:
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
2. Tạo các hiệu ứng lặp, chèn âm thanh, ẩn hay đổi mầu . các đối tượng sau khi được trình chiếu (các đối tượng đã tạo hiệu ứng ở trên)
Thẻ Text Animation: Hiệu ứng mở rộng cho văn bản
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
2. Tạo các hiệu ứng lặp, chèn âm thanh, ẩn hay đổi mầu . các đối tượng sau khi được trình chiếu (các đối tượng đã tạo hiệu ứng ở trên)
Thẻ Chart Animation: Các hiệu ứng của đồ thị
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
3. Hiệu ứng động giữa các Slide.
Vào [Menu] Slide Show Slide Transition
->Xuất hiện hộp thoại Slide Transition
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
4. Đưa vào các siêu móc nối (Hyperlink)
Lựa chọn thành phần tạo liên kết (hình ảnh, văn bản, .)
Vào Insert Hyperlink (Ctrl +k).
Gõ địa chỉ trang web hoặc Slide hoặc tài liệu khác cần móc nối đến.
Nhấn chọn OK
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
4. Đưa vào các nút tác động.
Vào Slide Show Action Buttons chọn 1 nút tác động.
Kéo rê chuột tạo nút để vẽ nút trên Slide
Lựa chọn hành động gán cho nút.(xem bảng dưới)
Nhấn chọn OK.
Chú ý:
+ Nếu muốn đưa dòng chữ làm nhãn cho nút:
Kích chuột phải lên nút.
Chọn Edit Text.
Gõ vào dòng nhãn cho nút.
Kích chuột ra vùng bất kỳ.
+ Nếu muốn thay đổi thuộc tính cho nút.
Lựa chọn nút cần thay đổi.
Vào Slide ShowActions settings.
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
I. Thiết lập các hiệu ứng động (animation)
5. Chèn Video Clip hay Flash v�o trong Power Point�
Bước 1: B?m v�o menu View -> Toolbars, chọn Control Toolbox, thanh cụng cụ Control Toolbox xuất hi?n, bạn hãy bấm v�o biểu tượng More Controls v� chọn Windows Media Player (nếu muốn chèn Videoclip) hay Shockwave Flash Object nếu muốn chèn Flash. �
Bước 2: Khi nhắp chọn một trong hai tuỳ chọn trên thì lúc n�y con trỏ chuột của bạn sẽ biến th�nh dấu cộng, bạn hãy di chuyển con chuột lên v? trí hiển thị thích hợp v� sau đó kéo chuột tạo khung hiển thị trên Slide. Sau khi đó điều chỉnh kích thước v� v? trí thích hợp của khung hiển thị theo ý muốn trên Slide, bạn nhắp chọn v� nhấn chuột v�o nó, trong menu ngữ cảnh vừa xuất hiện hãy chọn Properties v� trong hộp thoại Properties n�y bạn hãy điền đường dẫn tương ứng đến file minh hoạ trong ổ cứng của bạn v�o URL (Chèn Video clip) hay Movie (chèn Flash), ngo�i ra cũng trong h?p thoại n�y bạn cũng có thể điều chỉnh lại các thông số cho thích hợp về khung hiển thị trên Slide show của bạn. Sau đó bạn đóng hộp thoại lại v� nhấn F5 để xem kết quả thế n�o.
Lưu ý: Khi chạy chế độ slide show m� khung hiển thị Video clip (Flash) thì bạn cần kiểm tra lại đường dẫn đến file minh hoạ.
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
II. Các thao tác định dạng
1. Định dạng trang.
Vào File Page Setup. -> Xuất hiện hộp thoại Page setup
Slides sized for: chọn kích cỡ giấy
- Width: độ rộng trang giấy
- Height: chiều cao trang giấy
- Number slides from: Đánh số slide từ
Orientation: Hướng cho slide và hướng in
- Slides: Hướng in khi in ở dạng Slide
- Notes, handout & Outline: hướng khi in theo dạng handout, notes, outline
Portrait: Hướng dọc
Landscape: Hướng ngang
Chương V: Các hiệu ứng và các thao tác định dạng
II. Các thao tác định dạng
2. In trong PowerPoint.
Vào File Print (Ctrl + P)
Printer:
- Name: chọn tên máy in
- Properties: chọn kích cỡ giấy in để in.
Print range:
- All: In tất cả các Slide.
- Current Slide: In Slide hiện thời.
- Selection: In vùng bôi đen
- Custom Show: In 1 trang tuỳ chọn
- Slides: In nhiều Slide tuỳ chọn.
Copies:
- Number of Copies: Số bản cần in ra.
- Collate: Kiểu cách in.
Mục Print what:
- Slides: in mỗi slide trên một mặt giấy (chọn số Slide trong mục Slide per page)
- Handouts: in nhiều Slide trên một mặt giấy
Nhấn chọn OK



Background ư Màu nền: Có thể là màu nền trang văn bản, màu nền của slide hoặc màu nền của một đối tượng nào đó.
Border: Khung viền của trang văn bản hoặc các đường trên một bảng (Table)
Bullet: Dấu đầu dòng đầu tiên một đoạn văn bản
Case: Chữ viết in hoa
Chacracter: Ký tự
Choice: Chọn một lựa chọn nào đó. Ví dụ chọn menu File, tiếp theo chọn Open.
Collumn: Cột tài liệu
Color scheme: Gam màu. Có thể gồm rất nhiều màu sắc để tô cho tập hợp các đối tượng tương ứng.
Ví dụ: tập hợp màu các đối tượng trên mỗi slide là một Color scheme
Copy: Thao tác sao chép nội dung thông tin đang được chọn vào bộ nhớ đệm Clipboard
Cut: Thao tác sao chép nội dung thông tin đang được chọn vào bộ nhớ đệm Clipboard đồng thời xoá bỏ các thông tin đang chọn
Document: Tài liệu, bao gồm toàn bộ các loại thông tin có trên cửa sổ Word đang soạn thảo.
Equation: Biểu thức toán học
Formating: Định dạng thông tin trên tài liệu
Line: Dòng văn bản; nghĩa khác là công cụ vẽ đường thẳng trên word
Master slide: Là một slide chính mà khi thay đổi định dạng các thông tin trên slide này, toàn bộ định dạng thông tin tương ứng trên tệp trình diễn đang mở sẽ tự động thay đổi theo nó.
Notes: Lời ghi chú. Hay được sử dụng ở cuối trang văn bản Word hoặc trên mỗi slide của Powerpoint cũng có thể có những lời ghi chú này

Một số thuật ngữ tiếng Anh
Trong Microsoft Word và Powerpoint



Numbering: Chỉ số đầu dòng đầu tiên một đoạn văn bản
Page: Trang văn vản
Page Footer: Tiêu đề cuối trang văn bản
Page Header: Tiêu đề đầu của trang văn bản
Page setup: Thao tác định dạng trang giấy để in ấn
Paragraph: Đoạn văn bản, mỗi khi kết thúc một dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản.
Paste: Thao tác dán dữ liệu từ bộ nhỡ đệm ra vị trí đang chọn trên tài liệu
Picture: Tranh, ảnh trên máy tính
Presentation: Sự trình diễn (trình diễn báo cáo điện tử trong Powerpoint)
Print: Lệnh in
Print preview: Thao tác xem nội dung tài liệu trước khi in
Ruler: Thước kẻ trên màn hình làm việc Word, giúp đơn giản và trực quan trong các thao tác định dạng tài liệu
Save: Cất nội dung tài liệu đang mở lên tệp mới - nếu tài liệu này chưa cất lần nào; hoặc cất nội dung đang mở lên tệp chứa nó.
Save as: Cất nội dung tài liệu đang mở dưới một tên tệp khác
Select: Thao tác chọn các thông tin trên tài liệu (bôi đen văn bản chẳng hạn)
Shading: Thao tác tô màu nền cho bảng
Slide: Một bản trình diễn trong Powerpoint. Trên đó có thể chứa rất nhiều thông tin cần trình chiếu.
Symbol: Ký hiệu đặc biệt như: ? ? ? ? â
Text: Văn bản, loại thông tin bao gồm các ký tự trên tài liệu
Word: Từ
Một số thuật ngữ tiếng Anh
Trong Microsoft Word và Powerpoint
��������Giả sử một ng�y n�o đó bạn đang chuẩn bị thuyết trình, nhưng trên máy tính lúc n�y lại không có đủ các phông chữ m� mình đã soạn thảo ở nh�. Đồng thời l�m các câu chữ trong lúc bạn thuyết trình cứ hiện lên lung tung v� mất đi ý nghia cảa nó, thì lúc n�y vấn đề n�y thực sự trở nên khá nghiêm trọng. Để tránh trường hợp đáng tiếc n�y có thể xảy ra, bạn hãy áp dụng qua thủ thuật sau:�
��������Bước 1: Sau khi soạn thảo b�i giảng xong, bạn nhập v�o File (trên thanh công cụ) > Save, trên thanh Toolbar chọn Tools -> Save Options.�
��������Bước 2: Hộp thoại Save Options xuát hiện, trong mục Font options for current document only bạn đánh dấu check v�o tuỳ chọn Embed True Type fonts. Lúc n�y sễ có hai lựa chọn d�nh cho bạn:�
��������+ Embed characters in use only (best for reducing file size): Với tuỳ chọn n�y d�nh cho người quan tâm đến dung lượng của tập tin (với dung lượng tăng thêm không đáng kể) nhưng lại không cho phép chỉnh sửa ở máy khác về sau.
��������+ Embed all characters (best for editing by others): Với tuỳ chọn n�y d�nh cho người không quan tâm đến dung lượng của tập tin. Nhưng nó rất thuận tiện cho việc chỉnh sửa lại ở máy khác sau n�y.�
��������Sau khi lựa chọn xong bạn bấm OK v� lưu lại tập tin bình thường.
Lưu luôn cả phông chữ vào bài soạn PowerPoint
Hết