BAI GIANG kt SOẠN THẢO VB

VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
I. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

1. Khỏi ni?m:
a. Văn bản là: phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định.
b. Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng những biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
I. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
2. Các loại văn bản quản lý nhà nước:
a. Văn bản quy phạm pháp luật:
- Khái niệm:
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
I. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
- Các loại văn bản quy phạm pháp luật:
+ Hiến pháp; Bộ luật, đạo luật; Pháp lệnh;
+ Nghị quyết của QH, UBTVQH; Hội đồng nhân dân; Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao
+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước;
+ Quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Chánh án Toà án nhân tối cao;
+ Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; Quyết định, chỉ thị của UBND.
I. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
b. Văn bản cá biệt:
- Khái niệm:
Văn bản cá biệt là văn bản do các cơ quan nhà nước, các cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan nhà nước ban hành, để giải quyết các vụ việc cụ thể, cho một đối tượng, một nhóm đối tượng cụ thể. Là loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riêng.
- Loại hình:
Quyết định, Chỉ thị, Cáo trạng, Bản án.
I. VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
c. Văn bản hành chính thông thường: là những văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành, không chứa các quy phạm pháp luật, dùng để giải quyết những công việc cụ thể và để tác nghiệp hằng ngày của cơ quan nhà nước.
Ví dụ: Công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, thông báo .v.v.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
1. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước.
Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý bằng văn viết, do các cơ quan hành chính nhà nước, các cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà nước ban hành, theo thể thức, thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý nhất định, nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước.
2. Chức năng và vai trò của văn bản quản lý hành chính NN.
a. Chức năng:
- Chức năng thông tin
- Chức năng quản lý:
- Chức năng pháp lý:
- Chức năng văn hoá- xã hội:
- Các chức năng khác:
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
b. Vai trò của văn bản quản lý hành chính nhà nước:
- Dảm bảo thông tin cho hoạt động của cỏc co quan quản lý h�nh chớnh nhà nước
- là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý.
- là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
3. Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước.
a. Tiêu chí phân loại:
-Tiêu chí tác giả: Văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Thủ trưởng Cơ quan ngang Bộ; Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; UBND, của Chủ tịch UBND; TTcq chuyên môn UBND.
- Dựa vào tiêu chí tên loại: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình.v.v.
- Dựa vào thời gian ban hành: Ngày tháng năm ban hành văn bản.
- Nội dung văn bản: Văn bản về xuất nhập khẩu, địa chính.v.v.
- Dựa vào kỹ thuật chế tác: Văn bản trên đá, lụa, Ngà voi, Giấy.v.v.
- Dựa vào hiệu lực pháp lý văn bản: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật l?p quy; Văn bản hành chính cá biệt; Văn bản hành chính thông thường; Văn bản chuyên môn, kỹ thuật
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
b. Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước (Theo hiệu lực pháp lý của văn bản):
- Văn bản quy phạm hành chính (Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật, văn bản lập quy).
+ Khái niệm: Văn bản quy phạm hành chính, là văn bản thực hiện pháp luật, chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần, thuộc phạm trù văn bản quy phạm pháp luật dưới luật lập quy, do các cơ quan hành chính nhà nước, cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà nước ban hành theo trình tự, thể thức được pháp luật quy định.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
+ Các loại hình văn bản quy phạm hành chính:
* Nghị quyết của Chính phủ
* Nghị định của Chính phủ
* Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ
* Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
* Quyết định, Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
- Văn bản hành chính cá biệt:
+ Khái niệm: Là văn bản áp dụng các quy phạm pháp luật để giải quyết một công việc, một vấn đề, một lĩnh vực cụ thể nào đó. Loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riêng, được áp dụng một lần, cho một đối tượng cụ thể.
+ Loại hình: Quyết định, chỉ thị (bổ nhiệm, khen thưởng, kỹ luật, điều động công chức; phê chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh, luận chứng kinh tế-kỹ thuật; hướng dẫn công việc cụ thể v.v.
+ Chủ thể ban hành: Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch UBND các cấp; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
- Văn bản hành chính thông thường:
+ Đặc điểm:
* Là những loại hình văn bản mang tính chất thông tin quy phạm (Báo cho ai đó biết có những văn bản quy phạm...)
* Cụ thể hoá và thực thi văn bản lập quy.
* Dùng để giải quyết những tác nghiệp cụ thể của các cơ quan quản lý (Báo cáo tình hình lên cấp trên; đôn đốc nhắc nhở.v.v.)
+ Các loại hình văn bản hành chính thông thường:
* Công văn: Hướng dẫn, phúc đáp, đôn đốc nhắc nhở, đề nghị.v.v.
* Báo cáo: Định kỳ, bất thường, chuyên đề, hội nghị.
* Biên bản: Hội nghị, vi phạm hành chính, tai nạn giao thông...
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
- V¨n b¶n chuyªn m«n vµ kü thuËt:
+ V¨n b¶n chuyªn m«n: Trong ngµnh Thèng kª, KÕ ho¹ch, Tµi chÝnh, Ng©n hµng, Th­¬ng nghiÖp, Y tÕ, Gi¸o dôc.v.v.
+ V¨n b¶n kü thuËt: Trong ngµnh X©y dùng, KHCN,c¸c c¬ quan khoa häc kü thuËt, nh­ ®å ¸n, b¶n vÏ, thiÕt kÕ thi c«ng, b¶n quy tr×nh c«ng nghÖ, quy ph¹m kü thuËt.v.v.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
4. Thể thức văn bản quản lý hành chính nhà nước.
a. Khái niệm:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần và kết cấu các thành phần đó của văn bản, để đảm bảo sự chính xác về giá trị pháp lý và trách nhiệm của cơ quan ban hành văn bản đó.
b. Các yếu tố của văn bản QLHCNN:
1*. Quốc hiệu:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
2*. Tên cơ quan ban hành văn bản:
Đối với các cơ quan hành chính như: Chính phủ, UBND, Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ, thì viết ngay tên cơ quan ban hành văn bản:

Ví dụ: Chính phủ

uỷ ban nhân dân tỉnh
Hà tĩnh

II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
Đối với các cơ quan có cơ quan chủ quản, thì viết tên cơ quan chủ quản phía trên, sau đó viết tên cơ quan ban hành văn bản phía dưới:
Vớ d?: bộ giáo dục - đào tạo
vụ đại học và sau đại học

Ubnd tỉnh hà tĩnh
Sở giáo dục - đào tạo
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
3*. Số và ký hiệu văn bản:
Chữ "Số" của văn bản, được viết bằng chữ thường, sau chữ "Số` có dấu hai chấm (:)
Ký hiệu của văn bản, gồm có chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản.
C?n chỳ ý: - Van b?n quy ph?m h�nh chớnh cú thờm s? nam ban h�nh van b?n ? s? v� ký hi?u VB.
Vớ d?: Ngh? d?nh S?: 146/ 2007/ ND-CP
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
- Đối với văn bản cá biệt, không có số năm ban hành văn bản, nhưng có thêm tên viết tắt của công việc, vấn đề mà văn bản đề cập.
Ví dụ: Quyết định Số: 31/ QĐ - UBND - NC.
- Đối với văn bản không tên loại (công văn), không có chữ viết tắt tên loại văn bản, nhưng có thêm chữ viết tắt bộ phận trực tiếp soạn thảo văn bản.
Ví dụ: Công văn Số: 15/ UBND - VP.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
4*. Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:
Địa danh, ghi tên chính thức của địa phương mà cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở và phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy (,).
Thời gian, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản, những ngày có số dưới 10 và những tháng có số dưới 3 phải ghi thêm số "0" phía trước.
Ví dụ: Hà tĩnh, ngày 02 tháng 01 năm 2007
Cẩm Xuyên, ngày 12 tháng 4 năm 2007
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
5*. Tên loại văn bản:
Ví dụ: nghị định ; quyết định; chỉ thị
6*. Trích yếu nội dung văn bản:
- Đối với văn bản có tên loại:
Ví dụ: chỉ thị
Về công tác phòng, chống lụt bão
- Đối với công văn (văn bản không có tên loại):
Ví dụ: Công văn Số: 81/ TCTTP- GV- ĐT
V/ v liên hệ đi thực tế tại cấp xã
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
7*. Nội dung của văn bản:
Nội dung của văn bản là phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản, trong đó các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung của văn bản được trình bày theo Quy định tại phụ lục số IV, quy định về Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao, ban hành kèm theo Thông tư liên tịch Số: 55 / 2005/ TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
8*. Thẩm quyền đề ký văn bản, chức vụ và họ tên người ký:
- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể (Chính phủ, UBND), người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể ký. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức uỷ quyền cho cấp phó và các thành viên khỏc ký thay những văn bản thuộc thẩm quyền ký của mỡnh.
Ví dụ: tm. chính phủ tm. chính phủ
Thủ tướng KT. Thủ tướng
PHể TH? TU?NG
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
- Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ t?p th?, thì đề ngay chức danh của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức đó. Người đứng đầu các tổ chức đó có thể uỷ quyền cho cấp phó ký thay một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của mình.
Ví dụ: Thủ tướng kt. Thủ tướng
Phó thủ tướng

Chủ tịch kt. Chủ tịch
Phó chủ tịch
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho cán bộ quản lý cấp dưới một cấp, ký thừa lệnh một số văn bản không quan trọng của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
tl. b ộ trưởng
Vụ trưởng vụ đại học và sau đại H?C

tl. Giám đốc
trưởng phòng hành chính-tổ chức
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
- Đối với văn bản của cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, đề chức danh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp ký các văn bản của cơ quan, tổ chức đó. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho cấp phó ký thay một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của mình.
Ví dụ: bộ trưởng kt. Bộ trưởng
Thứ trưởng
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
9*. Chữ ký và con dấu:
- Chữ ký của người có thẩm quyền phải rõ ràng, chính xác, ngay ngắn. Không được ký bằng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai.
- Dấu của cơ quan, tổ chức phải đóng đúng quy định: Đóng trùm lên 1/4 phía đầu chữ ký; dấu phải rõ; không được đóng lệch, nghiêng, ngược dấu.
10*. Nơi nhận.
Ngoài những yếu tố trên, văn bản còn có một số yếu tố phụ khác như:
- Dấu chỉ mức độ mật
- Dấu chỉ mức độ khẩn
- Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành và sử dụng văn bản
- Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
5. Hiệu lực và nguyên tắc áp dụng văn bản qlNN
a. Hiệu lực của văn bản quản lý hcnn:
- Đối với văn bản quy phạm hành chính của co quan nn tw có hiệu lực về thời gian sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo, hoặc được quy định trong văn bản. Đối tượng điều chỉnh của loại văn bản này là tất cả các tổ chức, công dân, ho?c quy d?nh trong van b?n.
- Đối với văn bản quy phạm hành chính của ubnd các cấp, được quy định trong luật Ban hành văn bản qppl của HĐND và UBND, năm 2004
- Đối với văn bản không chứa quy phạm pháp luật có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành, hoặc quy định trong văn bản.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
- Văn bản quy phạm hành chính, chỉ hết hiệu lực (Toàn bộ, hoặc một phần) khi: hết thời hạn trong văn bản; được thay thế bằng văn bản khác của cơ quan ban hành văn bản đó; bị bãi bỏ một phần hay toàn bộ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn bản hướng dẫn thi hành của văn bản chính hết hiệu lực, cũng đồng thời hết hiệu lực, trừ trường hợp được giữ lại một phần phù hợp văn bản mới.
- Các loại văn bản khác (Văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường), sẽ hết hiệu lực sau khi thi hành, hoặc bị bãi bõ, hoặc mất đối tượng điều chỉnh.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
b. Nguyên tắc áp dụng văn bản quản lý hành chính nhà nước.
- Văn bản được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực.
- Nếu có nhiều văn bản quy định khác nhau về một vấn đề, thì áp dụng văn bản nào có hiệu lực pháp lý cao nhất.
- Nếu có nhiều văn bản do một cơ quan ban hành về một vấn đề thì sử dụng văn bản mới nhất.
- Trường hợp văn bản mới không quy định hoặc quy định trách nhiệm pháp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra trước ngày văn bản mới có hiệu lực thì áp dụng văn bản mới.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
6. Gám sát, kiểm tra, xử lý văn bản qlhc sai trái.
- Giám sát, kiểm tra văn bản quản lý hành chinh: ubtvQh giám sát văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật của Bộ và UBND các cấp; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ kiểm tra văn bản của Bộ mình và văn bản của UBND cấp tỉnh có liên quan đến ngành, lĩnh vực của mình. Đối với văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật do thủ trưởng cơ quan ban hành kiển tra.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
- Xử lý văn bản quản lý hành chính trái pháp luật:
Văn bản sai trái là văn bản ban hành trái thẩm quyền; nội dung trái pháp luật, không phù hợp với đời sống xã hội (không thực thi); sai tên loại; được xây dựng với kỹ thuật chưa đạt yêu cầu.
Hình thức xử lý: Tạm đình chỉ; đình chỉ; bãi bỏ hoặc sửa đổi văn bản, bãi bỏ từ khi văn bản có hiệu lực và buộc khôi phục lại tình trạng ban đầu, hoặc bị bãi bỏ từ khi văn bản bãi bỏ có hiệu lực;bãi bỏ toàn bộ hoặc bị bãi bỏ một phần. Văn bản sai thể thức phải ban hành lại cho đúng thể thức quy định.
Thẩm quyền xử lý văn bản quản lý hành chính: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền; chính cơ quan ban hành văn bản sai trái; toà án hành chính có quyền tuyên bố một văn bản hoặc một nội dung nào đó của văn bản quy phạm pháp luật là sai trái và bãi bỏ văn bản cá biệt sai trái.
II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
1. những yêu cầu về soạn thảo văn bản
a. Những yêu cầu chung.
- Nắm vững đường lối chính trị của Đảng.
- Văn bản ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành văn bản.
- Phải nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.
- Văn bản phải được được trình bày đúng các yêu cầu về thể thức, văn phong hành chính.

III. KỸ THUẬT SOẠN THẢOVĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC

- Văn bản phải có tính mục đích.
- Văn bản phải có tính khoa học.
- Văn bản phải có tính đại chúng.
- Văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện.
- Văn bản phải có tính khả thi.

b. Những yêu cầu về nội dung

a. Khái niệm quy trỡnh so?n th?o, ban h�nh vb.
b. Trình tự chung soạn thảo và ban hành văn bản.
- Bước 1. Sáng kiến văn bản.
- Bước 2. Soạn dự thảo văn bản.
- Bước 3. Lấy ý kiến tham gia vào dự thảo.
- Bước 4. Thẩm định dự thảo văn bản.
- Bước 5. Thông qua văn bản.
- Bước 6. Công bố văn bản.
- Bước 7. Gửi và lưu văn bản.

2. quy trình soạn thảo và
ban hành văn bản

a. Kỹ thuật trình bày về nội dung văn bản qlhcnn
- Kết cấu nội dung văn bản g?m: Thứ nhất là, kết cấu chủ đề v� Thứ hai là, kết cấu bố cục;
- Diễn đạt nội dung văn bản phải có luận cứ, luận chứng xác đáng và đầy đủ.
- Phương pháp diễn đạt nội dung văn bản g?m: Một là, quy nạp v� Hai là diễn dịch.
3. KỸ THUẬT SOẠN THẢOVĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC
- Van phong:
- Van phong van b?n h�nh chớnh:
+ Văn phong hành chính:
+ Văn phong hành chính có những đặc điểm:
* Tính chính xác, rõ ràng.
* Tính phổ thông đại chúng.
* Tính khách quan, phi cá tính.
* Tính trang trọng, lịch sự.
* Tính khuôn mẫu.
b. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỀ HÌNH THỨC
VĂN BẢN
- Những yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản hc.
+ Phải dùng từ ngữ phổ thông, quen thuộc trong đời sống dân chúng, tránh lạm dụng từ nước ngoài.
+ Từ ngữ phải chuẩn xác, nhuần nhuyễn.
+ Hạn chế dùng các thuật ngữ chuyên môn.
+ Tránh dùng từ thiếu nhất quán.
+ Từ ngữ trong văn bản chỉ dùng một nghĩa ( nghĩa đen), không dùng từ phát sinh đa nghĩa, nghia búng.
+ Không dùng từ thiếu văn minh, lịch thiệp, từ lóng, từ địa phương.
+ Hạn chế tối đa viết tắt các chữ.

b. Kỹ thuật trình bày về hình thức văn bản.

- Những yêu cầu về câu văn trong văn bản hành chính.
+ Văn bản quản lý hành chính sử dụng câu trần thuật, câu mệnh lệnh.
+ Câu văn phải đúng ngữ pháp, sử dụng bộ dấu câu phù hợp.
+ Câu văn phải ngắn gọn, ưu tiên cho câu một mệnh đề, nếu sử dụng câu nhiều mệnh đề cần phải tách câu một cách thích hợp.
+ Diễn đạt ý tưởng trong câu văn phải cân đối, ngữ nghĩa phải phù hợp với tư duy của người Việt Nam.
+ Không được viết những câu mơ hồ, để có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau.
+ Không được viết những câu có thể tạo ra hình ảnh không đẹp.
+ Không được viết hoa tuỳ tiện.

b. Kỹ thuật trình bày về hình thức văn bản.

- Yêu cầu về hành văn trong văn bản hành chính.
+ Hành văn trong văn bản hành chính là lối hành văn thông thường, mang tính trung tính.
+ Hành văn phải mạch lạc, thể hiện ở toàn bộ cấu trúc của văn bản, trong mỗi đoạn văn, câu văn của văn bản.
+ Hành văn phải trang trọng uy nghi, thể hiện ở ngôn ngữ và cách xưng hô trong văn bản.
+ Để nhấn mạnh ý tưởng, hành văn trong văn bản có thể dùng câu bị động, câu điệp từ, điệp ngữ.
3. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỀ HÌNH THỨC VĂN BẢN
IV. soạn thảo một số văn bản qhcnn thông dụng.
1. Soạn thảo Quyết định hành chính cá biệt.
a. Khái niệm:
b. Bố cục của quyết định cá biệt: Gồm có 3 phần:
- Phần mở đầu:
- Nội dung của quyết định cá biệt, gồm phần căn cứ và phần nội dung chính:
+ Phần căn cứ của quyết định, có căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn.
Trong căn cứ pháp lý có hai nhóm: Thứ nhất là căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành văn bản. Thứ hai là, căn cứ pháp lý cho nội dung của văn bản.
Căn cứ thực tiễn:
+ Nội dung chính của quyết định:
Điều 1. Quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chính của quyết định.
Điều 2 và các điều tiếp theo. Quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên quan đến nội dung điều chỉnh chính của quyết định.
Điều cuối cùng. Quy định về hiệu lực văn bản; quy định về xử lý văn bản (bãi bỏ văn bản trước đó có nội dung mâu thuẫn, trái với quyết định này) nếu có; quy định về đối tượng thi hành.
- Phần kết của quyết định cá biệt: Thẩm quyền đề ký; chức vụ người ký; chữ ký, con dấu, họ tên người ký; nơi nhận.
IV. soạn thảo một số văn bản qhcnn thông dụng.
MÉu quyÕt ®Þnh c¸ biÖt
Tªn cq, tc cÊp trªn céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam
Tªn c¬ quan, tæ chøc §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc

Sè: 25/Q§-UBND-NC Hµ TÜnh, ngµy th¸ng n¨m 2007

QuyÕt ®Þnh
VÒ viÖc………………………

ThÈm quyÒn ban hµnh
C¨n cø……………………………………………………………………………………………..;
C¨n cø……………………………………………………………………………………………..;
XÐt ®Ò nghÞ cña…………………………………………………………………………………....,
QuyÕt ®Þnh:
§iÒu 1. ………………………………………………………………………………………….….
§iÒu 2. ……………………………………………………………………………………………..
§iÒu… ……………………………………………………………………………………………./.
N¬i nhËn: quyÒn h¹n, chøc vô cña ng­êi ký
-……….;
-……….;
-……….; (ch÷ ký, dÊu)
- L­u VT,…. A.XX. 11
Hä tªn ng­êi ký
a. Khái niệm:
b. Thể thức của công văn gồm có:
- Phần mở đầu:( kính gửi Nếu gửi cho một cơ quan, cá nhân thì ghi ngay sau kính gửi, nếu gửi từ hai cơ quan, cá nhân trở lên thì xuống dòng)
- Nội dung của công văn:
+ Đặt vấn đề: Nêu lý do, cơ sở, thực trạng tình hình dẫn đến yêu cầu ban hành công văn.
+ Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu cần giải quyết một cách cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra.
+ Kết luận vấn đề: Khẳng định thêm những nội dung đẫ nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cần thiết.
- Phần kết:

2. Soạn thảo công văn.

- Công văn đề nghị, yêu cầu là văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
- Nội dung của công văn đề nghị, yêu cầu bao gồm:
+ Đặt vấn đề: Nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu; nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị, yêu cầu.
+ Giải quyết vấn đề: Nêu nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu; thời gian và cách thức giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó; lợi ich của các bên liên quan đến đề nghị, yêu cầu.
+ Phần kết luận: Thể hiện sự mong mỏi được quan tâm, xem xét các đề nghị, yêu cầu đó; lời cam kết, khẳng định mối quan hệ hợp tác; lời cảm ơn.

1c. Công văn đề nghị, yêu cầu

- Công văn chỉ đạo là văn bản của cơ quan cấp trên thông tin cho cơ quan cấp dưới về công việc cần phải triển khai, thực hiện.
- Nội dung của công văn chỉ đạo bao gồm:
+ Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện. Phần này thường sử dụng các cụm từ mang tính khuôn mẫu như: "để tiến hành.", "nhằm mục đích.", "căn cứ."` "thi hành.", "để đảm bảo."v.v.
+ Giải quyết vấn đề: Nêu những yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp càn áp dụng để đạt được những yêu cầu đó, trình bày nội dung là phương pháp liệt kê: "1, 2, 3 ." hoặc "thứ nhất, thứ hai, thứ ba.".
+ Phần kết luận: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp chỉ đạo.

2c. C«ng v¨n chØ ®¹o

Nội dung của công văn đôn đốc, nhắc nhở bao gồm:
- Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong văn bản đã được chỉ đạo tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện; cũng có thể nêu một số nhận xét ưu, khuyết điểm chủ yếu của cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giap cho cấp dưới; đề ra các biện pháp, thời gian thực hiện các nhiệm vụ được giao; vặch ra các biện pháp sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa; giao trách nhiệm cụ thể cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp tổ chức thực hiện.
- Phần kết luận: Yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quả thực hiện lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định.

3c. C«ng v¨n ®«n ®èc, nh¾c nhë

- Công văn hướng dẫn, dùng để chỉ dẫn cách thức thực hiện một số hay toàn bộ nội dung của một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành.
- Nội dung công văn hướng dẫn bao gồm:
+ Đặt vấn đề: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện (tại văn bản nào, số bao nhiêu, ngày, tháng, năm nào, nội dung gì?).
+ Giải quyết vấn đề: Nêu mục đích, ý nghĩa, tác dụng của vấn đề cần hướng dẫn; phân tích tác dụng của các chủ trương, chính sách; nêu cách thức tổ chức và các biện pháp thực hiện.
+ Phần kết luận: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết và tổ chức thực hiện đúng tinh thần của chủ trương, chính sách, quyết định.
4c. Công văn hướng dẫn:
- Nội dung của công văn phúc đáp thường bao gồm:
+ Đặt vấn đề: Ghi rõ trả lời công văn số, ký hiệu, ngày tháng nào, của ại, về vấn đề gì.?
+ Giải quyết vấn đề: Trả lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi đến đang yêu cầu phải giải đáp. Nếu cơ quan phúc đáp có đầy đủ thông tin chính xác thì trả lời. Nếu cơ quan phúc đáp không có đầy đủ thông tin thì trình bày, giải thích lý do từ chối trả lời và hẹn thời gian trả lời.
+ Phần kết luận: Đề nghị cơ quan được phúc đáp có vấn đề gì chưa rõ, chưa thoả đáng thì cho biết ý kiến để tiếp tục nghiên cứu trả lời. Cách trình bày phải lịch sự, xã giao, thể hiện sự quan tâm của cơ quan phúc đáp.
5c. Công văn phúc đáp
MẪU CÔNG VĂN
Tên cq, tc cấp trên cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Tên cơ quan, tổ chức Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 25/ UBND - VP Hà Tĩnh, ngày tháng năm 2007
V/v............
Kính gửi:
-
-

.................................
...................................
.........................................
...................................
.........................................../.

Nơi nhận: quyền hạn, chức vụ của người ký
- Nhu trờn;
-....;
-....; (chữ ký, dấu)
- Lưu VT,.. A.XX. 11
Họ tên người ký
Nội dung của tờ trình:
+ Đặt vấn đề: Nêu rõ lý do đưa ra trình duyệt; phân tích những căn cứ thực tế làm nỗi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần đề nghị.
+ Giải quyết vấn đề: Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới; các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận chứng, luận cứ cụ thể, kèm theo các tài liệu có thông tin trung thực. Phân tích các phản ứng có thể xẩy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được thực hiện; những khó khăn thuận lợi khi triển khai thực hiện; những biện pháp khắc phục các phản ứng, khó khăn. Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, công tác lãnh đạo, quản lý.
+ Kết luận vấn đề: Nêu những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất mới đã nêu để sớm được triển khai thực hiện. Có thể nêu thêm một vài phương án khác để cấp trên phê duyệt khi cần thiết có thể chuển đổi phương án.
- Phần kết: Thẩm quyền đề ký; chữ ký, dấu; họ tên người ký; nơi nhận.
3. Soạn thảo tờ trình
- Phần nội dung:
+ Đặt vấn đề: Ghi thời gian lập BB; địa điểm; thành phần tham gia.
+ Nội dung biên bản: Nội dung biên bản phải được ghi chép chính xác, cụ thể, trung thực các số liệu, sự kiện, không suy đoán chủ quan, mà đi vào trọng tâm, trọng điểm, không diễn giải lan man. Biên bản cần ghi chi tiết và đầy đủ, đặc biệt là đối với các cuộc bàn giao, kiểm tra, cuộc họp quan trọng. Có thể ghi biên bản theo cách tổng hợp theo vấn đề hoặc có thể ghi theo mẫu có sẵn (biên bản xử lý vi phạm, biên bản hoà giải.).
+ Kết thúc biên bản: Ghi số biên bản được lập; nơi lập biên bản; thời gian kết thúc vệc lập biên bản.
- Phần kết văn bản: Họ tên, chữ ký của những người tham gia lập biên bản (chủ toạ, thư ký, người đại diện, người chứng kiến, người vi phạm.)
4. Soạn thảo biên bản
MÉu c¸c v¨n b¶n hµnh chÝnh kh¸c
Tên cq, tc cấp trên cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Tên cơ quan, tổ chức Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 25/ TTr - SXD Hà Tĩnh, ngày tháng năm 2007

Tên loại văn bản
Về việc.........


.................................................................................
...................................................
...... ....................................................................................................
..................................................
... .......................................................
.................................. /.
Nơi nhận: quyền hạn, chức vụ của người ký
-....;
-....;
-....; (chữ ký, dấu)
- Lưu VT,.. A.XX. 11
Họ tên người ký
XIN TRÂN TRỌNG CẢM ƠN