Vai thủ thuật nhỏ 2

Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.
Định dạng nhanh chóng
 


Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.   Thêm nhiều lựa chọn hơn
 


Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.
Xuống dòng không tạo chỉ mục
Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.
Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter. Vẽ một đường thẳng
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.   Máy tính có sẵn trong Word
Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.
  Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.
  Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.
Track changes - So sánh các văn bản
   Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.   Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.
  Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.
 Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.
  Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents.