Tư liệu chuyên môn 7

MỘT SỰ CHUẨN BỊ TỐT

Trước khi bắt tay vào nhập dữ liệu cho trang tính, cần để thời gian lập kế hoạch. Cần trả lời các câu hỏi sau đây:
Trang tính định tạo ra để làm gì? (Mục đích của trang tính là gì?)
Cần đưa những thông tin gì vào trang tính
Bố trí thông tin như thế nào là hợp lí ? (Theo hàng hay cột)
Nên chọn những tiêu đề như thế nào để giải thích ngắn gọn nhất cho những thông tin trên trang tính ?
Quan hệ giữa các ô tính thế nào ? Các công thức biểu diễn mối quan hệ đó là gì ?
----------(((----------

ĐIỀN SỐ THỨ TỰ TỰ ĐỘNG

Bước 1 : Điền vào 2 ô trên cùng các số 1 và 2
Bước 2 : Chọn 2 ô vùa điền
Bước 3 : Đưa con trỏ tới góc dưới bên phải vùng vừa chọn, khi con trỏ có dạng chữ thập ( ) thì kéo thả dọc theo cột STT, các ô tiếp theo sẽ được điền theo quy luật như hai ô có dữ liệu, tức là bằng các số tự nhiên liên tiếp 3, 4, 5...




----------(((----------

SAO CHÉP TRONG CÙNG CỘT

Vì phải sao chép đến nhiều ô răt mất thời gian và công sức. Có một cách sao chép nhanh chóng cho nhiều ô trong cùng một cột như sau :
Bước 1 : Chọn ô đầu tiên đã có công thức (coi như ô này để làm mẫu)
Bước 2 : Chọn vùng gồm tất cả các ô cần sao chép công thức, trong đó có cả ô làm mẫu, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+D

----------(((----------



SAO CHÉP BẰNG CÁCH KÉO THẢ CHUỘT
Ngoài cách sao chép công thức nhanh trong cùng một hàng hay cùng một cột như đã trình bày ở trên, ta cũng có thể thực hiện theo cách kéo thả chuột như sau :
Bước 1 : Chọn ô đầu tiên đã có công thức
Bước 2 : Đưa chuột vào góc phải, bên dưới của ô được chọn, con trỏ chuột có dạng . Khi đó, kéo thả chuột sang phải, đia qua các ô nhận kết quả sao chép công thức, đến ô cuối cùng. Sau khi nhả nút chuột, công thức đã được sao chép xong. Khi thực hiện thao tác kéo thả chuột này, sẽ có một khung mờ xuất hiện thể hiện vùng di chuyển chuột.
----------(((----------

GIẤU CÔNG THỨC TRONG EXCEL
Có nhiều cách : 1/ Bạn có thể Copy từ Menu Edit / Copy, sau đó sử dụng Edit / Paste Special / Value 2/ Bạn có thể giấu luôn thanh Formula bằng cách vào Tools/ Options/View, bỏ dấu kiểm ở ô Formula Bar, sau đó, bạn vào Tools/Protection/Protect Sheet và gõ Pssword 3/ Vào Menu Format/ Cells, tìm thẻ Protection, ở đây có 2 ô Locked và Hidden. - Nếu bạn bỏ chọn ô Locked, thì khi cài Password, những ô này sẽ cho phép bạn nhập và thay đổi dữ liệu. Những ô nào chọn Locked, sẽ không cho phép bạn sửa đổi gì hết - Nếu bạn chọn Hidden, những ô này sẽ không thể hiện bất cứ cái gì chứa trong ô lên thanh Formula khi bạn cài Password. Đến đây, các bạn sẽ hiểu khi nào ta chọn Locked và Hidden, khi nào không Để chọn nhiều vùng dữ liệu trên cùng một Sheet một cách nhanh chóng, ta sử dụng Menu Edit/Goto - Đầu tiên, chọn All tòan bộ bảng tính, vào Format / Cells bỏ dấu kiểm ở ô Locked - Sau đó, vào Menu Edit/ Goto, nhấn Special, chọn Formula, để chọn các ô có công thức, và chọn Locked cùng với Hidden Và bây giờ, bạn vào Tools/Protection để cài Password Nếu chỉ để bảo vệ công thức không cho người khác sửa đổi, nhưng vẫn cho thấy công thức của bạn, bạn có thể dùng thêm Validation 4/ - Chọn vùng dữ liệu bạn muốn bảo vệ. - Chọn menu Data / Validation. - Trong tab Settings, chọn trong ô Allow là Text length, ô Data chọn : between, ô Minimum, bạn đánh giá trị chiều dài tối thiểu của chuỗi (ví dụ là 10000), ô Maximum, nhập giá trị chiều dài tối đa của chuỗi (ví dụ 50000). Chọn tab Error Alert. Trong Style chọn Stop, ô Title bạn hãy nhập tiêu đề của ô thông báo (ví dụ Cấm!), ô Error message, bạn nhập nội dung của ô thông báo (ví dụ: khong duoc dung vao du lieu cua nguoi khac). Nhớ chọn the check box : Show error alert after invalid data is entered. - Để xoá những vùng dữ liệu đã được đặt Validation bạn hãy chọn Clear All. Bạn có thể làm ẩn luôn cả một Sheet có chưa công thức bằng cách : 5/ Vào Tool-Macro-Víual Basic- chọn sheet cần ẩn, chọn mục Visible là 2-