Tự học Excel

Chương VII
excel 5.0



1. Các khái niệm cơ bản

Excel là một phần mềm thuộc hệ xử lý Bảng tính điện tử, chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau:
- Dùng để tạo ra những bảng tính có kích thước rất lớn.
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
- Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán ...
- Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới.
Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh hoạ,....

1.1. Khởi động Excel

Khởi động Windows từ dấu nhắc của DOS (C:WIN ). Chọn nhóm làm việc (nhóm chứa ứng dụng Excel, thường là nhóm MicroSoft Office) và nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Excel.


1.2. Màn hình Excel

Sau khi khởi động, màn hình của Excel có dạng sau:


a. Thanh thực đơn (Menu bar)




Mỗi mục ứng với một thực đơn dọc (Menu Popup), để mở một thực đơn dọc: di chuột đến đó rồi nhắp nút trái chuột hoặc gõ Alt + ký tự gạch dưới, ví dụ Alt+F để mở Menu File.

b. Thanh công cụ (Standard Toolbar)




Thanh công cụ chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng biểu tượng (icon), các lệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Ví dụ: muốn ghi văn bản lên đĩa thay vì vào Menu File chọn Save, chỉ cần nhắp chuột lên biểu tượng đĩa mềm:


c. Thanh định dạng (Formatting Toolbar)




Thanh định dạng chứa các lệnh dưới dạng biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề ....
Ngoài Standard Toolbar và Formatting Toolbar còn có các Toolbar khác có thể cho hiện trên màn hình hay không bằng lệnh View/ Toolbars .




d. Thanh công thức (Formula bar): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (cancel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành.



e. Một số thuật ngữ

Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Các thành phần của Workbook Window là:
- Đường viền cột (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái bắt đầu từ A đến Z, tiếp từ AA đến AZ, ... , IV, có tổng số 256 cột.
- Đường viền hàng (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới bắt đầu từ 1, có tổng cộng 16.384 dòng.
- Ô (Cell) là giao giữa hàng và cột, địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau. Ví dụ: A5 - Cột A, dòng 5. Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.
- Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm 256 cột/16384 dòng hình thành 4 triệu ô dữ liệu. Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tệp Workbook mặc định có 16 sheet (có thể t