Trộn thư bằng Microsoft Word 2003

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN TRỘN THƯ BẰNG
MICROSOFT WORD XP hoặc MICROSOFT WORD 2003

I. Giới thiệu:
Có bao giờ các quý giáo viên in thư mời phụ huynh học sinh trên máy vi tính bằng cách in em này xong xoá bỏ viết tên em khác vào rồi ra lệnh in tiếp, cứ làm như thế cho đến hết số học sinh của mình chưa? làm như thế quả thật quá phiền phức. Trong lúc đó chắc hẵn quý thầy cô nghĩ rằng nếu như mình đã có danh sách học sinh mình chỉ việc tạo một thư mời rồi cho in tất cả các học sinh có trong danh sách mà không cần phải nhập lại tên. Để giải quyết vấn đề này Microsoft Word cho ra một ứng dụng rất hay đó là Mail Merge (trộn thư).

II. Chuẩn bị:
1. Một thư mời.







2. Danh sách học sinh (có thể bằng Word hoặc Excel). Nếu để ý chúng ta sẽ thấy 2 dấu ? trong thư mời, đó là 2 nơi chúng ta sẽ chèn 2 Field (trường) Họ và tên cha hoặc mẹ và Họ tên học sinh trong tập tin “Danh sach”. Lưu ý trong quá trình thực hành chúng ta không nên để dấu ? này.


* Chú ý: Danh sách học sinh phải lưu với tên sao cho dễ nhớ, vì trong danh sách này chỉ có tên các field và mỗi một field có 1 dòng tiêu đề đại diện. Không có tiêu đề cho cả bảng.
3. Thanh Mail Merge.
Theo mặc định thanh Mail Merge không tự động hiển thị sau khi cài đặt. Do vậy muốn lấy được thanh Mail Merge thì vào Menu View -> Toolbars -> Mail Merge. Lúc này thanh Mail Merge sẽ xuất hiện như sau:



III. Thực hiện:
* Nếu tập tin “Danh sach” còn mở thì nên lưu và đóng lại.
1. Click vào nút Open data Source để mở dữ liệu nguồn.



2. Cửa sổ Select Data Source xuất hiện Chọn nơi chứa tập tin “Danh sach” và chọn tập tin đó. Nếu tập tin nguồn (tức là bảng “Danh sach” mà chúng ta đã chuẩn bị ở phần II) là Word thì chúng ta bỏ qua bước 3.



3. Sau khi chọn xong một cửa số Select Table xuất hiện, chọn Sheet mà chúng ta chứa danh sách học sinh. Xong OK để sang bước kế tiếp.



4. Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn mẫu tin và Click chọn nút Insert Merge Fields để mở hộp thoại Insert Merge Field.










Click chọn Field cần chèn và Click nút Insert. Lúc này nút Cancel sẽ đổi thành nút Close. Click nút Close để đóng hộp thoại Insert Merge Field. Tiếp tục đặt con trỏ chuột vào vị trí khác và Click chọn nút Insert Merge Fields để mở hộp thoại Insert Merge Field, Click chọn Field cần chèn, Click nút Insert và Click nút Close để đóng hộp thoại Insert Merge Field. Cứ làm như thế cho đến hết các Field. Sau khi chèn xong bức thư sẽ có hình dáng như thế này:



Đừng lo, chúng ta chỉ cần Click vào nút View Megre Data để xem kết quả



5. Bây giờ chỉ cần Click Print là in bình thường. Xong em này Click nút Next Record để sang em kế tiết và cho lệnh in cho đến hết.

* Với phương pháp này quý thầy cô chỉ cần click Next Record rồi click Print cho đến hết mà không cần phải ngồi gõ từng tên từng em cho mệt.

Chúc thành công!