Thủ thuật MS Word

Ebook đóng gói bởi Phạm Tiến Vượng
Email: [email protected]


THUÛ THUAÄT TRONG WORD


1.Toâi muoán thieát laäp moät phoâng chöõ laøm phoâng chöõ maëc ñònh cho taát caû caùc taäp tin. Haõy chæ cho toâi caùch thöïc hieän:
Ñeå thieát laäp laïi phoâng chöõ maëc ñònh ñaõ söû duïng, caàn thöïc hieân nhö
sau:
1. Nhaáp choïn menu Format -> Font.
2. Trong hoäp thoaïi Font, choïn theû Font.Trong theû naøy, ñònh daïng Font, kích côõ vaø kieåu chöõ baèng caùch söû duïng caùc khung Font, Font style vaø Size
3. Nhaáp vaøo nuùt Default…Moät hoäp thoaïi khaùc xuaát hieän.
4. Choïn Yes ñeå söû duïng ñònh daïng vöøa thieát laäp


2.Toâi nghe noùi WORD coù theå töï ñoäng löu giöõ döõ lieäu khi ñang laøm vieäc, coù phaûi vaäy khoâng?
Khoâng sai! Coù theå yeâu caàu Word thöïc hieän cheá ñoä löu töï
ñoäng.Trong quaù trình laøm vieäc baïn hay queân löu giöõ taøi lieäu thöôøng xuyeân. Ñieàu naøy raát tai haïi, moãi khi coù söï coá cuùp ñieän, seõ laøm maát döõ lieäu, toán thôøi gian ñeå laøm laïi.Word ñaõ khaéc phuïc nhöôïc ñieåm naøy. Noù
seõ töï ñoäng löu giöõ döõ lieäu theo moät chu kyø nhaát ñònh
Muoán caøi ñaët cheá ñoä löu töï ñoäng, thöïc hieän caùc böôùc sau:
1. Nhaáp choïn menu Tool -> Options hieån thò hoäp thoaïi
Options
2. Choïn theû Save.
3. Ñaùnh daáu choïn oâ Save AutoRecover info every… minutes, roài goõ vaøo khung Minutes khoang thôøi gian muoán löu tröõ
töï ñoäng.
4. Nhaáp OK.
Coù theå aán ñònh khoaûng thôøi gian cho moãi laàn löu tröõ töï ñoäng töø 1
ñeán 120 phuùt. Khoaûng thôøi gian löu tröõ töï ñoäng laø 10 phuùt.

3. Coù caùch naøo choïn nhanh moät töø, moät caâu vaø moät ñoaïn trong vaên baûn baèng chuoät khoâng?
Coù chöù, coù nhieàu caùch choïn caùc töø, caùc caâu, caùc ñoaïn
(paragraph) trong vaên baûn.ÔÛ ñaây xin höôùng daãn caùch choïn baèng chuoät:
 Choïn moät töø baèng caùch nhaáp ñuùp con troû chuoät leân töø muoán choïn.
 Choïn moät caâu baèng caùch nhaán giöõ Ctrl vaø nhaáp con troû
chuoät taïi moät vò trí baát kyø trong caâu muoán choïn.
 Choïn moät ñoaïn baèng caùch nhaáp nhanh ba laàn lieân tieáp taïi
vò trí baát kyø cuûa ñoaïn muoán choïn.

4.Trong WORD, toâi coù theå gaùn phím taét cho caùc Symbol(kyù töï ñaëc bieät) khoâng?
Gaùn cho Symbol(kyù töï ñaëc bieät) moät phím taét baèng caùc böôùc
sau ñaây :
1. Nhaáp choïn menu Insert -> Symbol ñeå hieån thò hoäp thoaïi
Symbol.
2. Choïn Simbol muoán gaùn phím taét.
3. Nhaáp vaøo nuùt Shortcut Key.Hoäp thoaïi Customize
Keyboard xuaát hieän.
4. Trong hoäp thoaïi Custumize,goõ phím hay toå hôïp phím muoán gaùn Symbol vaøo oâ Press new shortcut key.
5. Nhaáp nuùt Assign, phím hoaëc toå hôïp phím ñöôïc gaùn seõ töï
ñoäng chuyeån sang oâ Current keys, Word seõ ghi nhôù phím taét naøy laøm ñaïi dieän cho symbol.
6. Nhaáp Close ñoùng caùc hoäp thoaïi.

Löu yù quan troïng:
Haõy thaän troïng trong vieäc gaùn phím taét, phaûi chaéc chaén raèng toå hôïp phím naøy chöa duøng cho caùc chöùc naêng khaùc cuûa Word. Baèng
khoâng Word seõ gaùn toå hôïp phím bò truøng cho symbol vaø “queân” ñi taùc
vuï ñaõ ñöôïc gaùn cho noù tröôùc noù.
Ví duï:
Gaùn toå hôïp phím Ctrl + C cho symbol “(”
Töø ñaây, khi nhaán phím Ctrl + C, Word seõ töï ñoäng cheøn vaøo symbol “(” chöù khoâng thöïc hieän chöùc naêng Save nöõa.
Muoán toå hôïp phím Ctrl + C trôû veà chöùc naêng ban ñaàu cuûa noù (Save – löu giöõ lieäu) phaûi xoùa boû vieäc gaùn phím taét cho symbol “(”. Thöïc hieän nhö sau:
1. Nhaáp choïn menu Insert -> Symbol môû hoäp thoaïi Symbol.
2. Nhaáp vaøo nuùt Short Key, môû tieáp hoäp thoaïi Customize
Keyboard.
3. Trong hoäp thoaïi naøy, choïn toå hôïp phím Ctrl + C ôû oâ
Current keys.
4. Nhaán nuùt Remove loaïi boû vieäc gaùn toå hôïp phím naøy cho symbol “(”
5. Nhaáp Close ñoùng caùc hoäp thoaïi.
Vaäy laø Word laïi “nhôù” löu döõ lieäu khi nhaán toå hôïp phím Ctrl +
C.

5.Laøm theá naøo cheøn theâm nhöõng ñöôøng keû doïc vaøo giöõa caùc coät
vaên baûn?
Cheøn theâm nhöõng ñöôøng keû doïc vaøo giöõa caùc coät vaên baûn laøm cho
taøi lieäu saùng suûa vaø deã ñoïc hôn. Ñöôøng keû naøy caøng coù ích khi khoaûng caùch giöõa caùc coät hôi bò heïp.
Ñeå cheøn theâm ñöôøng keû doïc vaøo giöõa caùc coät, laøm theo caùc böôùc
nhö sau:
1. Di chuyeån ñieåm cheøn ñeán ñoaïn chöùa caùc coät muoán theâm caùc ñöôøng keû doïc.
2. Nhaáp choïn menu Format -> Columns hieån thò hoäp thoaïi
Columns.
3. Nhaáp choïn oâ Line between.
4. Nhaáp OK.
Ñöôøng keû doïc chæ xuaát hieän treân maøn hình khi ôû cheá ñoä Page
Layout View vaø trong maøn hình Print Preview. Trong caùc cheá ñoä hieån
thò khaùc seõ khoâng thaáy ñöôøng keû doïc naøy, nhöng vaãn theå hieän treân trang giaáy khi in ra.

6.Tieâu ñeà ñaàu/cuoái trang trong taøi lieäu cuûa toâi xuaát hieän töø {Page}
chöù khoâng hieän ra soá trang. Laøm sao baây giôø?
Word ñaõ thöïc hieän cheá ñoä hieån thò Field codes thay vì hieån thò keát quaû cuûa Field codes trong taøi lieäu naøy. Khi aáy, töø {Page} thay vì xuaát
hieän giaù trò soá trang thöïc söï. Ngoaøi ra, hình aûnh, coâng thöùc toaùn hoïc… cheøn vaøo vaên baûn cuõng bieán maát, xuaát hieän caùc doøng chöõ laï ôû vò trí aáy. Vieäc hieån thò Field codes thaät ra raát tieän lôïi, nhaát laø khi söûa ñoåi caùc
code naøy. Taét chöùc naêng naøy vaøo thôøi ñieåm ñònh daïng hoaëc in taøi lieäu, Thöïc hieän caùc böôùc sau ñeå taét chöùc naêng Field codes:
1. Nhaáp choïn menu Tool -> Options ñeå hieån thò hoäp thoaïi
Options.
2. Choïn tieáp theû View.
3. Trong hoäp thoaïi naøy, ôû khung Show, xoùa choïn oâ Field codes.
4. Nhaáp OK.
Tieâu ñeà ñaàu trang/cuoái trang luùc naøy seõ hieån thò soá trang nhö mong muoán.
Chuyeån ñoåi qua laïi giöõa Field codes vaø keát quaû cuûa noù baèng
caùch di chuyeån ñieåm cheøn leân Field codes vaø nhaán toå hôïp phím Shift + F9.


7.Coù theå naøo huûy boû vieäc ñaùnh soá trang chæ treân trang ñaàu cuûa taøi lieäu khoâng ?
Word hieån thò soá trang treân taát caû caùc trang cuûa taøi lieäu khi duøng
leänh Insert ->Page Numbers. Tuy vaäy, Word cuõng cho pheùp huûy boû vieäc ñaùnh soá trang treân trang ñaàu tieân cuûa taøi lieäu. Thöïc hieän nhö sau:
1. Nhaáp choïn menu Insert -> Page Numbers môû hoäp thoaïi
Page Numbers.
2. Xoaù choïn oâ Show Number on First Page roài nhaáp OK.
Chöùc naêng huûy boû ñaùnh soá trang treân trang ñaàu tieân cuûa taøi lieäu vaãn coù aûnh höôûng khi söû duïng nuùt Insert Page Numbers trong hoäp thoaïi
Header and Footer cheøn soá trang vaøo taøi lieäu.


8. Laøm theá naøo ñeå chæ canh leà phaûi moät phaàn noäi dung cuûa taøi lieäu trong tieâu ñeà ñaàu trang/cuoái trang ?
Coù theå canh leà coù choïn loïc moät phaàn hay toaøn boä noäi dung treân tieâu
ñeà ñaàu trang /cuoái trang.
Ñeå canh leà phaûi taát caû noäi dung trong tieâu ñeà ñaàu trang/cuoái trang, thöïc hieän nhö sau:
Nhaáp choïn menu View -> Header and Footer hieån thò hoäp thoaïi
Header and Footer.
Khi aáy, ñieåm cheøn chuoät naèm ôû khung Header.
‹ Nhaáp nuùt bieåu töôïng Align Right treân thanh coâng cuï chuaån.
‹ Hoaëc choïn menu Format -> Paragraph hieån thò hoäp thoaïi Paragraph. Trong hoäp thoaïi naøy, ôû hoäp danh saùch Alignment, choïn muïc Right roài nhaáp OK.
Trong tröôøng hôïp chæ muoán canh leà phaûi phaàn nhoû noäi dung ñaõ goõ vaøo trong tieâu ñeà ñaàu trang /cuoái trang: ví duï : Canh leà traùi teân cuûa döï
aùn, Canh giöõa soá trang vaø canh leà phaûi teân ngöôøi thöïc hieän, haõy söû duïng caùc böôùc Tab taïo hình thöùc canh leà hoãn hôïp naøy.
Muoán taïo ra Header hay Footer mang daùng veû nhö vaäy, Thöïc hieän theo caùc böôùc sau:
1. Nhaáp choïn menu View -> Header and Footer hieån thò hoäp thoaïi Header and Footer vôùi khung Header.
2. Choïn tieáp menu Format -> Tabs hieån thò hoäp thoaïi Tabs.
3. Muoán taïo Tab canh giöõa (center tab), goõ vaøo giaù trò chæ ñònh vò trí chính xaùc giöõa trang giaáy trong khung Tab stop position, trong khung Alignment ñaùnh daáu choïn nuùt
Center, nhaán nuùt Set.
4. Muoán taïo Tab canh phaûi (right tab), goõ vaøo giaù trò chæ ñònh vò trí leà phaûi trong khung Tab stop position, trong
khung Alignment ñaùnh daáu choïn nuùt Right, nhaán nuùt Set.
5. Nhaáp OK cheøn vaøo tieâu ñeà ñaàu trang/ cuoái trang caùc ñieåm döøng Tab.
6. Goõ vaøo ñoaïn vaên baûn muoán xuaát hieän ôû leà traùi, chaúng haïn Döï aùn troàng röøng.
7. Nhaán phím Tab ñöa ñieåm cheøn ñeán böôùc Tab canh giöõa ñaõ caøi ñaët, nhaáp vaøo bieåu töôïng coù teân Insert Page number treân thanh Header and Footer ñeå cheøn soá trang cho taøi lieäu.
8. Nhaán phím Tab laàn nöõa ñöa ñieåm cheøn ñeán Tab phaûi ñaõ caøi ñaët, goõ vaøo teân ngöôøi thöïc hieän ñeà aùn : Nguyeãn Anh Huøng chaúng haïn.
9. Nhaáp nuùt Close Ñoùng hoäp thoaïi Header and Footer trôû veà maøn hình vaên baûn.


9. Thoâng qua menu Insert, toâi ñöa vaøo taøi lieäu kyù töï ñaëc bieät
(Symbol). Treân maøn hình, caùc bieåu töôïng xuaát hieän, nhöng khi in
ra thì laïi xuaát hieän caùc khoaûng troáng. Sao laïi theá?
Ñuùng vaäy, Word ñang in taøi lieäu theo daïng “in nhaùp”(Draft), boû qua caùc “kyù töï daïng ñoà hoïa”,keå caû nhöõng bieåu töôïng maø Word taïo ra. Ñeå Word in ra caùc kyù hieäu ñaëc bieät naøy, thöïc hieän caùc böôùc sau:
1. Choïn menu Tools -> Options.
2. Trong hoäp thoaïi Options, choïn theû Print, xoùa choïn oâ Draft
Output roài nhaáp OK.


10.Caùch naøo chæ in nhöõng trang leû cuûa taøi lieäu?
Coù theå yeâu caàu Word chæ in caùc trang chaün hay trang leû cuûa taøi lieäu baèng caùch theo caùc böôùc sau:
1. Nhaáp choïn menu File -> Print ñeå hieån thò hoäp thoaïi Print.
2. Trong hoäp danh saùch Print ôû cuoái hoäp thoaïi Print, choïn muïc Odd pages (In trang leû) hay Even pages (in trang chaün).
3. Nhaáp nuùt OK ñeå in caùc trang ñaõ choïn cuûa taøi lieäu.


11. Toâi muoán in taøi lieäu cuûa toâi treân caû hai maët trang giaáy.Toâi phaûi laøm sao?
Chæ coù theå in treân hai maët cuûa trang giaáy neáu maùy in ñöôïc thieát ñeå
laøm vieäc naøy.Ña soá maùy in khoâng thöïc hieän ñöôïc. Muoán kieåm tra xem maùy in coù chöùc naêng naøy hay khoâng, haõy xem laïi taøi lieäu maùy in.


12. Khi in, caùc trang giaáy cuûa toâi laïi xuaát hi