Thủ thuật Office

Thủ thuật Office
Chia bảng nhanh chóng trong Word


Bảng trước chưa chia (trên) và bảng sau khi chia (dưới)

Mất kha khá thời gian để hoàn tất việc nhập liệu và trang trí cho bảng tính, bạn chợt nhớ cần phải chia nó thành hai bảng riêng biệt. Thật tốn thời gian nếu phải tạo một bảng mới rồi nhập liệu từ đầu. Ngay cả "phương án" cắt/dán cũng chẳng khả quan cho lắm. Đây là cơ hội để bạn sử dụng phím tắt tuyệt vời sau.
Hãy bôi đen dòng sẽ nằm ở vị trí đầu trong bảng mới, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter. Bảng giờ đã được chia thành hai bảng nhỏ rồi đấy. Phím tắt này chỉ có thể chia bảng theo chiều ngang, do vậy, bạn có thể phải thực hiện một số điều chỉnh nhỏ. Khi cần quay lại định dạng cũ, bạn chỉ việc xóa khoảng trống giữa hai bảng.
Bỏ phần chú dẫn biểu đồ trong Excel
Hãy tưởng tượng một chút, khi bạn tạo một biểu đồ trong Excel chỉ với một thông số dữ liệu thì việc để phần chú dẫn là không cần thiết. Để loại bớt "phần thừa" này, bạn có thể click chuột phải lên biểu đồ, vào phần Chart Options > Chart Legend, bỏ dấu tick trước mục Show legend. Đơn giản và nhanh chóng hơn, hãy click trực tiếp lên phần chú dẫn rồi nhấn Delete. Cũng với cách làm tương tự, bạn có thể chỉnh sửa, bỏ màu nền và các trục theo ý muốn.


"Hô biến" cột khỏi bảng tính


Khi in, bạn không nhất thiết phải in toàn bộ dữ liệu trên bảng tính. Với những dữ liệu chỉ cần cho việc tính toán, không "dính" đến nội dung, hãy "hô biến" chúng trước khi in. Một số người lựa chọn phương pháp cách ly phần dữ liệu tính toán ở một khu vực hoặc sheet khác. Sau đó, chỉ chọn những nội dung quan trọng để in bằng cách bôi đen. Tuy nhiên, nhược điểm của cách làm này là tốn không ít thời gian để chuyển đổi giữa các sheet.
Cách đơn giản nhất là "úm ba la" biến các cột ra khỏi bảng tính. Chúng chỉ tạm thời "tàng hình" nên không hề ảnh hưởng đến dữ liệu, kết quả tính toán. Đầu tiên, bạn hãy chọn những cột cần "tàng hình", click phải chuột lên phần tên của các cột rồi chọn Hide. Ngay lập tức, những cột được chọn đã "bốc hơi". Khi cần chỉnh sửa, bạn bôi đen những cột ở hai bên phần hiện đang ẩn. Ví dụ, bạn sẽ chọn cột B và E nếu cần "lôi ra ánh sáng" cột C và D, click chuột phải lên những cột được bôi đen và chọn Unhide.
Thao tác tương tự nếu bạn muốn giấu các dòng. Ngoài ra, một số phím tắt như Ctrl + 0 giúp giấu cột, Ctrl + 9 để giấu dòng, Ctrl + Shift +) tương đương với lệnh Unhide dành cho cột và Ctrl + Shift + (sẽ giải cứu những dòng đang ẩn mặt.
Hoàng Vân