Thao tác trên khối văn bản

Thao tác trên khối văn bản
Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản bao gồm : sao chép, cắt dán, di chuyển khối văn bản. Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản.
1. Sao chép
Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối văn bản đã có sẵn. Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn văn bản giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo).
Cách làm như sau:
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần sao chép bằng cách di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn hoặc dùng các phím mũi tên và giữ phím Shift để chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó.
Bước 2: Vào menu Edit | Copy hoặc nhấn nút Copy
trên thanh công cụ Standard hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C;

Bước 3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết bằng cách đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, vào menu Edit | Paste hoặc nhấn nút Paste
trên thanh công cụ Standard hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V.

Bạn sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cần thiết. Bạn có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất.

2. Di chuyển khối văn bản
Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó. Nếu muốn khi sao chép đoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó. Có thể thực hiện theo hai cách như sau:

Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển, vào menu Edit | Cut hoặc Nhấn nút Cut
trên thanh công cụ Standard hoặc Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X.
Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chúng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm (Clipboard) của máy tính.
Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste) như đã giới thiệu ở trên hoặc Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển, dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị trí cần di chuyển đến.
Phương pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop).

Thiết lập Tab
Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhẩy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột.
Bài toán đặt ra: hãy tạo bảng dữ liệu như sau:
STT Họ và tên Địa chỉ
1 Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn
2 Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du
3 Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi
4 Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi
Các bước làm như sau:
Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoại Tab như sau:
Mở menu chọn Format | Tab.., hộp thoại Tab xuất hiện


- Hộp Default tab stops: để thiết lập bước nhẩy ngầm định của Tab. Hình trên bước nhẩy ngầm định là 0.5 cm (tức là mỗi khi nhần phím Tab, con trỏ sẽ dịch một đoạn 0.5 cm trên màn hình soạn thảo). Bạn có thể thay đổi giá trị bước nhảy ngầm định Tab trên màn hình soạn thảo Word bằng cách gõ một giá trị số ( đơn vị là cm) vào hộp này.
- Bảng trên có 3 cột, mỗi cột sẽ được bắt đầu tại một vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang văn bản mà ta phải thiết lập ngay sau đây. Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ và tên cách lề trái 3 cm, cột Địa chỉ cách lề trái 8 cm. Khi đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tab như sau.
Hộp Tab stop position: gõ 1 (gõ khoảng cách từ cột STT đến mép lề trái trang văn bản; ở mục Alignment- chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột STT): Left – canh lề dữ liệu bên trái cột, Right- canh lề bên phải cột, Center – căn lề giữa cột, hãy chọn Center. Chọn xong nhấn nút Set. Tương tự lần lượt khai báo vị trí Tab cho các cột còn lại: Họ và tên (3) và cột Địa chỉ (8). Đén khi hộp thoại Tab có dạng.


Cuối cùng nhấn nút Ok để hoàn tất việc thiết lập tab cho các cột và có thể sử dụng chúng nút Clear- để xoá bỏ điểm Tab đang chọn; nút Clear All - để xoá bỏ toàn bộ các điểm tab đang thiết lập trên hộp thoại).
Bước 2: Cách sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên để tạo bảng dữ liệu:




Khi con trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột STT. Nhập xong nhấn Tab, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí tab tiếp theo (vị trí cột họ và tên) và nhập tiếp dữ liệu Họ và tên. Nhập xong nhấn Tab để nhập dữ liệu cột Địa chỉ. Làm tương tự với các dòng tiếp theo, bạn đã có thể tạo được bảng dữ liệu như yêu cầu ở trên.
Đặc biệt, chỉ cần dùng chuột xử lý trên thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) bạn cũng có thể thiết lập và điều chỉnh các điểm tab như vừa rồi. Cách làm như sau:
Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách là 1cm, lề giữa), hãy nhấn chuột trái lên vị trí 1 cm trên thước kẻ nằm ngang. Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (Left) đã được thiết lập như sau:
.
Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là giữa (Center), làm như sau:
Nhấn kép chuột lên điểm tab vừa thiết lập, hộp thoại Tab xuất hiện. Tiếp theo chọn lề cho điểm tab đang chọn trên hộp thoại này ở mục Alignment là Center




Các vị trí điểm tab vừa thiết lập!

Tiếp theo nhất nút Set để thiết lập.
Tương tự, hãy tạo tiếp các điểm tab cho cột Họ tên và cột Địa chỉ.
Muốn xoá bỏ một điểm tab nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) ra khỏi thước kẻ.