Tập huấn PowerPoint

LÀM QUEN VỚI POWERPOINT
Khởi động PowerPoint
Cách 1: Start/ Programs/Microsoft Office/Microsoft Office/ PowerPoint 2003.
Cách 2: Double Click vào biểu tượng Microsoft Office PowerPoint 2003 trên màn hình Desktop.
Chọn màu nền cho Slide
2. Nhập văn bản vào hộp TextBox trong Slide:
Nhập văn bản vào các hộp TextBox có sẵn trên Slide. Thông thường khi mở một Slide chương trình cung cấp 2 hộp TextBox đó là hộp tiêu đề (Title) và hộp nội dung (To Add Text)
LÀM QUEN VỚI POWERPOINT
*Một số thao tác với TextBox:
-Di chuyển TextBox:
Cách 2: Đưa chuột vào khung hay mép của hộp TextBox, khi xuất hiện mũi tên 4 chiều thì Click để chọn đối tượng và dùng phím di chuyển trên bàn phím để di chuyển sang vị trí thích hợp.
Cách 1: Đưa chuột vào khung hay mép của hộp TextBox, khi xuất hiện mũi tên 4 chiều thì nhấn giữ chuột trái và đồng thời kéo rê sang vị trí thích hợp. Hoặc:
Minh họa về di chuyển TextBox
-Thay đổi kích thước của TextBox:
Nhấn chuột trái vào TextBox, rồi đưa chuột vào một trong 8 núm hình tròn xung quanh TextBox, khi xuất hiện mũi tên 2 chiều, nhấn chuột trái và kéo để thay đổi kích thước cho đến khi vừa ý thì nhả chuột.
Xóa TextBox:
Click vào mép (khung viền) của hộp TextBox cần xóa. Nhấn nút Delete trên bàn phím hoặc chuột phải vào mép hộp TextBox, khi đó một menu ngữ cảnh sẽ xổ xuống. Hãy chọn lệnh Cut để cắt (xoá).
Thêm TextBox:
Chọn thực đơn
Insert/TextBox
(như minh họa sau)
Bước 1
Bước 2
Nhấn vào nút của hộp TextBox trên thanh công cụ vẽ (Drawing) ở bên dưới Slide. Trở lại vùng soạn thảo nháy chuột để có đối tượng (xem minh họa).
Thêm TextBox: Cách thứ 2
Nhấn vào
nút này
(TextBox)
*Một số thao tác định dạng văn bản:
-Chọn kích thước chữ (Font size)
Chọn kiểu chữ: Nhấn vào các biểu tượng trên thanh công cụ.
Chọn đoạn văn bản bằng cách bôi đen. Chọn kích thước (font size) trên thanh công cụ. Như sau:
Font Size
Đậm
Nghiêng
Gạch chân
Đổ bóng
-Căn lề văn bản
Chọn đoạn văn bản bằng cách bôi đen hoặc chọn cả đối tượng. Nháy vào các nút để định dạng. Như sau:
Căn trái
Căn giữa
Căn phải
-Chọn màu chữ trong văn bản
Chọn đoạn văn bản bằng cách bôi đen hoặc chọn cả đối tượng. Nháy vào nút Font Color để chọn màu chữ cho văn bản. Như sau:
Tôi đang chọn chữ có màu đỏ
LÀM QUEN VỚI KĨ THUẬT HIỆU ỨNG POWERPOINT
Chèn hiệu ứng cho văn bản là khả năng rất mạnh của PowenPoint. Đây chính là kĩ thuật diễn hình mà sự xuất hiện của các đối tượng có tác dụng mạnh mẽ trong khi diễn hình và việc lựa chọn để mỗi đối tượng xuất hiện theo sự sắp xếp của người thiết kế hệ thống trình chiếu.
Chèn hiệu ứng cho văn bản
Để chèn hiệu ứng cho văn bản ta phải chọn thực đơn phục vụ việc thiết lập như sau:
Slide Show/Custom Animation…
Chọn lệnh Custom Animation
Thiết lập hiệu ứng
Khi đã có thực đơn lệnh Custom Animation để thiết lập các hiệu ứng cho văn bản. Tuy nhiên ta cần khảo sát tính năng các nhóm hiệu ứng để sử dụng các tính năng hiệu ứng này phù hợp cho ý đồ trình chiếu làm nổi bật mục đích nội dung cần tác động đến người xem…
Lệnh Add Effect bao gồm có 4 nhóm lệnh cơ bản để tiến hành các thiết lập tùy theo mục đích như minh họa sau:
Chèn hiệu ứng của PowenPoint là tính năng đặc trưng. Do vậy PowenPoint có sẵn một số hiệu ứng cao cấp dùng cho các mục đích khác nhau. Để thiết lập Thầy, cô theo minh họa sau:
Vào Add Effect và chọn nhóm Entrance sau đó chọn lệnh More Effect. Trong bảng các hiệu ứng Thầy, cô hãy chọn các hiệu ứng và quan sát sự thay đổi cho đến khi vừa ý thì Ok là được.
Chèn hiệu ứng chạy chữ. Để thiết lập Thầy, cô theo minh họa sau:
Bôi đen tiếng, từ hay đoạn … Vào Add Effect và chọn nhóm theo mục đích trình chiếu (như các nhóm đã trình bày ở trên) hoặc có thể chọn Entrance sau đó chọn lệnh More Effect. Trong bảng các hiệu ứng Thầy, cô hãy chọn các hiệu ứng và quan sát sự thay đổi cho đến khi vừa ý thì Ok là được.
Chọn và thiết lập thứ tự các hiệu ứng chạy trước và chạy sau. Cách sửa các hiệu ứng đã thiết lập trước đó khi muốn thay đổi thứ tự chạy.
Chẳng hạn Thầy, cô hoàn thành một Slide gồm có 5 hiệu ứng cho 5 đối tượng khác nhau nhưng khi trình diễn thử mới phát hiện ra hiệu ứng có thứ tự thứ 2 chạy không đúng theo yêu cầu và cần phải thiết lập lại. Nhưng khi Thầy, cô sửa lại thì đối tượng này lại nhận thứ tự thứ 5 và đẩy các hiệu ứng chạy sau lên chạy trước. Làm sao vẫn sửa được và đưa về thứ tự thứ 2.
Thầy, cô cứ tiếp tục sửa lại hiệu ứng cho phù hợp (đương nhiên đối tượng sẽ chọn thứ tự cuối cùng). Sau khi đã hoàn thành xong Thầy, cô hãy chuột trái vào hiệu ứng của đối tượng trong bảng Add Effect. Khi đó phía cuối bảng lệnh Re-Order sẽ sáng lên (Xem hình sau)
Thầy, cô nhấn vào mũi tên (Re) để chuyển hiệu ứng về số thứ tự số 2 (ngược lại Order để xuống)
Để xóa một hiệu ứng Thầy, cô chọn hiệu ứng cần xóa và nháy vào lệnh Remove (nút bên cạnh lệnh Add Effect). Khi đó hiệu ứng sẽ bị xóa. (Thầy, cô xem hình sau)
Lệnh để xóa hiệu ứng
Lưu và đặt tên tập tin vào đĩa
Cách thứ nhất
Chọn Menu File / Save As
Cách thứ hai
Click chọn nút Save trên thanh công cụ
Mở tập tin đã có trên đĩa
Cách thứ nhất
Chọn Menu File / Open
Cách thứ hai
Click chọn nút Open trên thanh công cụ
Quản lý Slide:
Thêm một Slide mới: Vào Menu Insert / New Slide / xuất hiện khung tác vụ Slide Layuot bên phải chứa các mẫu Slide để ta chọn.
Tạo Slide giống hệt Slide đang chọn: Vào Menu Insert / Duplicate Slide. Hoặc chuột phải vào Slide, chọn lệnh Copy từ menu xổ xuống. Sau đó chuột phải vào vùng trống và chọn lệnh Paste từ menu xổ xuống
Xóa một Slide: Click chuột chọn Slide cần xóa rồi nhấn phím Delete hoặc chuột phải và chọn Delete.
Bước 1:
Bước 2:
Thêm một Slide mới:
Chèn các đối tượng vẽ (thanh công cụ Drawing)
Để sử dụng thanh công cụ vẽ Drawing lưu ý:
Nếu máy Thầy, cô chưa có thanh công cụ Drawing cần làm như sau:
Chuột phải vào vùng trống của vùng chứa các thanh menu, thanh định dạng… rồi tiến hành chọn thanh Drawing từ thực đơn xổ xuống. Hình ảnh thanh công cụ Drawing như sau:
Sử dụng thanh công cụ Drawing
Đoạn thẳng
Hình mũi tên
Hình chữ nhật
Hình tròn, elip
Các hình vẽ khác
Vẽ các đối tượng
Sử dụng thanh công cụ Drawing
Định dạng các đối tượng đã vẽ
Chọn màu đường viền
Chọn màu chữ
Chọn kiểu đường viền
Chọn nét đường viền
Chọn kiểu mũi tên
Chọn màu nền
Sử dụng thanh công cụ Drawing
Để nhập văn bản vào hình vẽ
Chuột phải vào hình vẽ và chọn lệnh Add Text từ menu ngữ cảnh xổ xuống
Để xóa hình vẽ
Chọn hình vẽ và nhấn phím Delete từ bàn phím hoặc chuột phải vào hình vẽ và chọn lệnh Delete từ menu ngữ cảnh xổ xuống.
Chèn hình ảnh vào Slide
Cách 1: Chọn thực đơn:
Insert / Picture / Clip Art
Bảng Clip Art được cung cấp nhưng có thể hình chưa xuất hiện. Hãy nháy lệnh “Go” (đi tới) để chọn hình ảnh vào Slide
Chèn hình ảnh vào Slide
Cách 2: Chọn thực đơn:
Insert / Picture / Clip Art
Bước 1 hãy nháy chọn Organize clips (biểu tượng bức ảnh) để máy cung cấp kho chứa Favorites và Thầy, cô sẽ có các thư mục chứa ảnh có trong máy dùng để Copy ảnh và đưa vào Slide.Minh họa thêm
Minh họa thêm
B2: Chọn Office Collections
B3: Chọn các mục bên dưới để chọn các ảnh thích hợp
B4: Nhấn chuột phải vào hình rồi chọn lệnh Copy
B5: Chuột phải vào vùng trống trong Slide và chọn lệnh Paste (để dán ảnh)
B1: Nhấn chọn lệnh Organize clips
Chèn hình ảnh từ tập tin có sẵn
Bước 1: Chọn thực đơn:
Insert / Picture / From File
Khi chọn được bước 1, thực đơn đường dẫn tập tin Insert Picture sẽ xuất hiện. Thầy, cô xem minh họa sau:
Minh họa thêm
B2: Chọn ổ đĩa chứa thư mục tập tin ảnh trong máy
B3: Chọn hình ảnh cần chèn vào trong Slide
B4: Nhấn nút lệnh Insert để chèn ảnh vào trong Slide
Chèn Video Clips vào Slide
Bước 1: Chọn thực đơn:
Insert / Movies and Sounds / Movie / From File
Thực hiện xong đường dẫn sẽ xuất hiện hộp thoại của Insere Movie theo hình minh họa sau:
Minh họa thêm
B2: Chọn ổ đĩa chứa thư mục tập tin Video Clips
B3: Chọn Video Clips cần chèn vào trong Slide
B4: Nhấn nút lệnh Ok để chèn Video Clips vào Slide
Một số thao tác làm việc với đối tượng
Cách sắp xếp thứ tự chồng lên nhau của các đối tượng khi ghép, khi đan xen lẫn nhau. Hãy chọn lệnh Order bằng minh họa sau:
Di chuyển và cưỡng bức đối tượng di chuyển
Di chuyển đối tượng
Khi đối tượng di chuyển nếu không thiết lập tùy chọn thì đối tượng di chuyển với bước nhảy khoảng cách rộng và khó khăn khi ghép các đối tượng sát vào nhau. Để thiết lập bước nhảy khoảng cách nhỏ, thực hiện theo các thiết lập tùy chọn sau (xem minh họa)
Cưỡng bức đối tượng di chuyển
Khi di chuyển đối tượng và muốn đối tượng di chuyển theo đường thẳng đứng hay theo đường ngang (trục tung và trục hoành) Thầy, cô kéo rê đối tượng và đồng thời nhấn giữ phím Shift trên bàn phím.
Sắp xếp vị trí các đối tượng trong nhóm đối tượng
Khi thao tác với một nhóm các đối tượng Thầy, cô thường phải thao tác với việc gióng hàng, chặn trên, chặn dưới …vv
Để thực hiện chính xác việc sắp xếp ngoài thủ thuật cưỡng bức đối tượng, Thầy, cô cần làm quen với nhóm lệnh sắp xếp đối tượng như minh họa sau:
Thay đổi màu sắc, đường viền của đối tượng (hình, TextBox…)
Nhấn chuột phải vào đối tượng, một menu ngữ cảnh xuất hiện. Hãy chọn lệnh Fomat…
Tùy theo đối tượng mà Thầy, cô chọn, menu sẽ cung cấp lệnh Fomat đối tượng. Chẳng hạn như Picture (ảnh), TextBox (hộp văn bản), AutoShapes (hình vẽ Drawing)…vv
Xem minh họa việc chọn lệnh như sau:
Xem minh họa
Bước 1: Chọn lệnh Fomat…
Fomat Picture
Fomat AutoShapes
Fomat TextBox
Sau khi chọn lệnh Fomat…Thầy, cô sẽ có hộp thoại tương ứng. Hãy chọn lệnh Colors and Lines
Bước 2: Thiết lập với hộp thoại tương ứng
Chọn màu nền
Chọn độ
Trong suốt
Chọn màu
Đường viền
Chọn nét
Đường viền
Gom nhóm đối tượng (hình, TextBox…)
Bước 1: Chọn các đối tượng cần gom nhóm bằng cách:
Chọn một đối tượng sau đó nhấn giữ phím Ctrl rồi tiếp tục nhấp chuột trái vào các đối tượng còn lại cho đến hết các đối tượng.
Hoặc có thể:
Dùng chuột hay bàn phím để vẽ một khung bao (khung ảo) bao quanh các đối tượng cần chọn (thay cho cách dùng phím Ctrl)
Gom nhóm đối tượng (tiếp theo)
Bước 2: Nhấn chuột phải vào một trong các đối tượng trong nhóm vừa chọn rồi vào lệnh Draw / Group. Các đối tượng sẽ được gom nhóm lại với nhau. (xem minh họa sau)
B1: Bao nhóm
B3: Group
B2: Draw
Gỡ bỏ gom nhóm đối tượng
Bước 1:
Chọn nhóm đối tượng cần gỡ bỏ gom nhóm
Bước 3: Chọn lệnh Ungroup
Bước 2: Chọn lệnh Draw
Chọn cấu trúc trình chiếu mẫu
Chọn thực đơn Format/Slide Design
Xuất hiện danh sách các cấu trúc mẫu ở bên phải.
Để chọn mẫu cho toàn bộ các Slide: Nhấn chuột trái vào mẫu đó
Để chọn mẫu cho 1 Slide đang đứng: Nhấn chuột phải vào mẫu, chọn Apply to Selected Slides
Chọn màu hay hình ảnh nền
Nhấn chuột phải vào chỗ trống trên Slide, chọn
Background
Giao diện người sử dụng
Giao diện người sử dụng (tiếp…)