Tai lieu hoc Excel

Khoa CNTT - VĐH Mở

Excel

1







I. khởi động và màn hình Excel

1. Khởi động

Sau khi khởi động WINdows làm theo một trong các cách sau
- Nháy chuột vào biểu t−ợng Microsoft Excel ở góc trên bên phải màn hình.





- Nếu dùng Win 3.1x, trong cửa sổ Microsoft Office đã mở chọn biểu t−ợng
Microsoft Excel rồi nháy đúp chuột.
- Nếu dùng Win 95, nháy vào Start / Program / Microsoft Excel



2. Màn hình

a - Các thành phần của màn hình Excel
Màn hình của Excel là một cửa sổ đã đ−ợc phóng to và trông gần giống
màn hình của Word, bao gồm các thành phần sau :
- Thanh tiêu đề (Title bar) : ở dòng trên cùng của màn hình, khi mới khởi
động Excel tại đây ghi Microsoft Excel - Book1, khi ta đặt tên cho bảng
tính, tên này kèm theo phần mở rộng . XLS sẽ thay thế từ Book1.
- Các thanh Menu, Công cụ, Định dạng giống nh− của Word. Phần lớn các
biểu t−ợng trên các thanh này có công dụng ý nghĩa nh− trong Word, ý
nghĩa của một số biểu t−ợng dùng riêng cho Excel đ−ợc ghi trên trang 3.
- Thanh Công thức (Formula Bar) : là dòng thứ năm của màn hình hiển thị
toạ độ (địa chỉ hoặc tên) ô, nút huỷ bỏ , nút lựa chọn , nội dung dữ
liệu trong ô hiện tại (ô có khung viền chung quanh)

- Thanh Trạng thái (Status bar) : là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt
động của Excel :
Ready : Đang sẵn sàng làm việc.
Enter : Đang nhập dữ liệu hay công thức.
Pointer : Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ.
Edit
: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại
- Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs) : là dòng ngay trên thanh Trạng thái,
hiển thị tên của các bảng tính (khi chúng ch−a đ−ợc đặt tên, tại đây ghi
Sheet1, Sheet2, ..., Sheet16). Bên trái là các nút chuyển tới các bảng tính.

Khoa CNTT - VĐH Mở

Excel

2


- Thanh cuộn Dọc (Vertical Scroll Bar), cuộn Ngang (Horizontal Scroll Bar)
giống nh− trong Word.
- Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) là phần lớn nhất dùng để nhập dữ
liệu, tính toán, vẽ đồ thị nh− sau :











Hộp Tên (Địa chỉ)
Nút chọn toàn bộ bảng tính



Số thứ tự hàng



Nút chuyển tới bảng tính
Bảng tính hiện tại
Tên cột

Con trỏ ô





Thẻ tên bảng tính

Thanh thẻ tên bảng tính






Mốc điền




b - Các thành phần của cửa sổ Bảng tính :
- Cột (Column) : Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc đ−ợc đánh
thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ...
AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột). Ngoài cùng bên trái
là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ bảng tính.
- Hàng (Row) : Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang đ−ợc
đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 16.384).
- ô (Cell) :


ô hiện tại :
Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô đ−ợc xác
định bằng cột tr−ớc, hàng sau, ví dụ C4, AB25.
Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ
ở góc phải d−ới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau
đây gọi tắt là con trỏ). Toạ độ của ô này đ−ợc hiển thị trên
thanh Công thức.
- Con trỏ bàn phím : Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ
đ−ợc chèn vào.
- Con trỏ chuột có các dạng sau :
Dấu ⎜
: dùng để đ−a con trỏ ô về vị trí nào đó.
Dấu  : dùng để chọn lệnh, biểu t−ợng hoặc cuộn bảng tính.

Khoa CNTT - VĐH Mở

Excel

3




sau :


c - Dịch chuyển con trỏ ô trong Bảng tính theo một trong các cách
- Trỏ chuột vào ô cần chuyển tới, bấm nút trái.
- ấn các phím mũi tên : chuyển tới các hàng, cột lân cận.
• PgUp, PgDn
• Home
• Tab
• Shift + Tab
• End + Home
- F5, địa chỉ ô, ↵
: lên hoặc xuống một màn hình.
: Về ô A1.
: Sang phải một màn hình
: Sang trái một màn hình
: Đến ô cuối cùng của bảng tính
: Về ô đó, ví dụ để về nhanh ô H22, ta ấn phím F5,
gõ H22 rồi ấn ↵
Chú ý : Các thao tác có dấu • chỉ thực hiện đ−ợc khi chọn lệnh Tools,
Option, Transition, điền dấu  ở tuỳ chọn Transition Navigation
Keys

3. Ra khỏi Excel
theo một trong các cách sau :
- Chọn File, Exit hoặc
- ấn Alt + F4
- Nháy đúp chuột tại dấu trừ ở góc trái trên của
màn hình để trở về Windows 3.x.
- Nháy vào dấu  trên cùng ở góc phải của màn
hình để trở về Windows 95.

ý nghĩa các biểu t−ợng trên thanh công cụ

(ToolBar)
Help : Trợ giúp
Tip Wizard : Gợi ý
Zoom Control : Phóng to, thu nhỏ bảng tính
Drawing : Vẽ một hình
Texbox : Hộp văn bản




AutoSum : Tính tổng
Function Wizard : Gọi hàm
Sort Acsending : Sắp xếp tăng
Sort Decsending : Sắp xếp giảm
Chart Wizard : Vẽ đồ thị

Khoa CNTT - VĐH Mở

Excel

4


ý nghĩa các biểu t−ợng trên thanh định dạng

(Formating)


Font Color : Mầu chữ
Color : Mầu nền
Borders : Đ−ờng viền
Decrease Decimal : Bớt đi 1sõ thập phân
Increase Decimal : Tăng thêm 1sõ th.p.






Comma Style : Dấu tách nghìn, triệu, tỷ
Percent Style: Nhân với 100 và điền dấu %
Currency Style : Điền dấu tiền tệ
Center Accross Columns : Căn vào giữa của nhiều ô


ý nghĩa các thành phần của thanh công thức

(FormULA BAR)

Hộp Tên (Địa chỉ ) ô hiện tại Nội dung ô hiện tại





Nút gọi hàm
Nút huỷ bỏ nội dung vừa gõ Nút điền nội dung vừa gõ




II. các thao tác với bảng tính

1. L−u (ghi) bảng tính lên đĩa
Chọn biểu t−ợng Save hoặc mục File, Save. Nếu đây là lần đầu tiên
thực hiện thao tác này với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính trong
ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp của DOS, Excel sẽ tự gán kiểu .XLS
cho nó. Tên bảng tính sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ.
Sau đó trong quá trình làm việc, ta th−ờng xuyên ghi bảng tính lên đĩa
bằng cách trên mà không cần đặt tên cho nó.
Nếu ta cần l−u giữ bảng tính với tên khác, chọn mục File, Save As và
đặt tên mới cho nó.

Khoa CNTT - VĐH Mở


2. Mở bảng tính đã có trên đĩa

Excel

5
Chọn biểu t−ợng Open hoặc mục File, Open. Xuất hiện hộp thoại Open
với danh sách các bảng tính trong khung File Name đ−ợc xếp theo thứ tự
A,B,C. Ta chọn tệp cần thiết rồi chọn OK. Nếu bảng tính ta cần lại ở trên
đĩa khác hoặc th− mục khác, ta chọn đĩa từ ô Drives, nháy đúp tại th− mục
cần thiết của khung Directories
Excel còn có cách mở bảng tính khác: chọn mục File, xuất hiện Menu
dọc với danh sách 4* bảng tính mới làm gần nhất ở phía d−ới. Ta chọn tệp
cần thiết từ danh sách này. Danh sách các bảng tính này có thể nhiều hơn
tuỳ thuộc vào ng−ời cài đặt.

3. Đóng bảng tính
Tr−ớc khi chuyển sang bảng tính khác hoặc làm việc khác, phải ghi tệp
lên đĩa sau đó mới đóng nó bằng cách chọn mục File, Close. Nếu quên
ch−a ghi tệp lên đĩa, Excel sẽ hỏi :
Do you want to save change to . XLS ?
Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi những thay đổi vừa tạo ra cho
bảng tính.

4. Chèn thêm 1 bảng tính
- Insert / Worksheet, hoặc
- Nháy nút phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau đây
chúng ta quy −ớc gọi thao tác này là [Menu tắt], chọn Insert Worksheet

5. Xoá bớt 1 bảng tính
- Edit, Delete Sheet, hoặc
- [Menu tắt], Delete sheet

6. Đổi tên bảng tính
- Nháy đúp vào thẻ tên (tức là vào tên bảng tính, sau đây chúng ta quy −ớc
gọi là thẻ tên) trên thanh thẻ tên hoặc Format / Sheet / Rename hoặc
[Menu tắt], Rename
- Gõ vào tên mới, ↵ hoặc OK

7. Sao chép / Chuyển 1 bảng tính
Cách 1: Giữ Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet
khác). Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ đ−ợc chuyển đi.
Cách 2: Edit, Move or Copy Sheet. Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại tr−ớc
bảng tính nào trong khung Before Sheet. Nếu đánh dấu chọn vào
Creat a Copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không chuyển nó.




* Con số này có thể khác, tuỳ thuộc vào việc chọn Tools, Options, Recently Used Files
List

Khoa CNTT - VĐH Mở

Excel

6


Chỉ dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách xa nhau (không
thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc).

8. Tách bảng tính
Có 3 cách giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính
Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó
tại vị trí cần tách.
Cách 2: Đ−a con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window / Split. Sau đó
để bỏ tách chọn Window / Remove Split
Cách 3: Đ−a con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window / Freeze Panes.
Sau đó để bỏ tách chọn Window / Unfreeze Panes

9. ẩn và hiện lại 1 bảng tính
- Chọn Format, Sheet, Hide để ản bảng tính
- Để hiện lại bảng tính Format, Sheet, Unhide

10. Bảo vệ bảng tính
Để những thiết lập về Bảo vệ và che giấu ô (xem trang 26) có tác dụng,
cần bảo vệ bảng tính. Cách làm nh− sau :
- Tool / Protection
- Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ
tập bảng tính.
- Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Password. 2 lần gõ phải giống nhau
và l−u ý rằng mật khẩu trong Excel phân biệt chữ hoa với chữ th−ờng !
- Để bỏ tình trạng bảo vệ : chọn Tool / Protection / Unprotect Sheet hay
Unprotect Workbook. Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu đúng ta mới cập
nhật đ−ợc bảng tính.

11. Chọn nhiều bảng tính
a. Liền kề :
Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift trong khi nháy chuột
vào thẻ tên cuối
b. Cách nhau : Giữ Ctrl trong khi lần l−ợt nháy chuột vào các thẻ tên
c. Để bỏ việc chọn một bảng tính nào : giữ Ctrl trong khi nháy chuột vào