SU DUNG MICROSOFT POWERPOINT

Presentation skills
1
11/24/2010
Microsoft PowerPoint
Giới thiệu chung:
Là phần mềm nằm trong bộ Office của Microsoft
Là phần mềm soạn thảo và trình diễn Slide
Có giao diện thân thiện tiện dụng
Microsoft PowerPoint thường được sử dụng trong các trường hợp:
Thảo luận nhóm
Trình bày đồ án môn học trước giáo viên
Báo cáo nghiên cứu khoa học trước hội nghị
Các mục đích khác

Presentation skills
2
11/24/2010
Presentation (diễn thuyết, trình diễn, thuyết trình)
Vấn đề
Hiểu
Thuyết trình
Presentation skills
3
11/24/2010
Một số hình thức thuyết trình
Chỉ nói…
Nói và viết…
Nói và trình diễn…
Nói, trình diễn, thực hành…
Mức độ thuyết phục tăng
Microsoft PowerPoint
là chương trình tốt cho phép
chuẩn bị tư liệu thuyết trình dạng slides.
Mỗi trang màn hình mà khán giả được xem gọi là một Slide.
Mỗi bài trình diễn hoàn chỉnh gọi là Presentation.
Một Presentation có thể có ít hoặc nhiều Slide tuỳ thuộc vào nội dung của bài trình diễn.
Presentation skills
5
11/24/2010
Chuẩn bị một bài thuyết trình
Nội dung (content)
Khán giả (audience)
Hình thức (methodology)
Tư liệu (material)
Cho khán giả
Cho bản thân
…
Presentation skills
6
11/24/2010
Trước khi bắt đầu
Tiền kiến thức
Thân thuộc với môi trường Windows.
Thành thạo Microsoft Word.
Sử dụng Unicode trong soạn thảo.
Presentation skills
7
11/24/2010
Một số nội dung trong Microsoft PowerPoint
Startup
Creating blank presentation
Bulleted Text Box
PowerPoint Views
Saving & Showing
Pictures, shape,…
Sound, video, chart,…
Working with slides
Animation & Transition
Slide Show
Header/Footer
Slide Master
Handouts Printing
Presentation skills
8
11/24/2010
I. Khởi động PowerPoint
Start  Programs  Microsoft PowerPoint.
Nếu hộp thoại xuất hiện,có thể lựa chọn một trong các mục sau:
+ Autocontent Wizard: tạo 1 bài trình diễn dựa trên những chủ đề có sẵn của PPT.
+ Design Template: Chọn 1 mẫu sẵn có cho trang trình diễn.
+ Blank Presentation: Tự thiết kế 1 bài trình diễn
+ Open an existing presentation: Mở 1 bài trình diễn đã có sẵn
Nhấn nút OK

Presentation skills
9
11/24/2010
II. Các bước thiết kế 1 bài trình diễn đơn giản
Bước 1: Start/Programs/Microsoft PowerPoint
Bước 2: Chọn Blank Presentation. OK
Presentation skills
10
11/24/2010
Các bước thiết kế 1 bài trình diễn đơn giản
Bước 3: Chọn bố cục cho bài trình diễn (Slide Layout)
- Có rất nhiều các kiểu bố cục, ta chọn 1 kiểu/ OK
Bước 4: Định dạng từng text box trong Slide (Chọn Font, chọn kiểu, chọn cỡ, căn lề,màu chữ...)
Presentation skills
11
11/24/2010
Các bước thiết kế 1 bài trình diễn đơn giản
Bước 5: Gõ nội dung vào Slide
Thông thường mỗi Slide thường có 2 phần chính:
- Title: (tên tiêu đề của Slide, nếu là trang đầu tiên thì là tiêu đề của cả bài trình diễn)
- Subtitle: (nội dung cụ thể)
Ngoài ra, bố cục của Slide còn có thể có thêm ảnh, biểu đồ, bảng biểu...
Bước 6: Trình diễn (Nhấn phím F5)
Presentation skills
12
11/24/2010
III. Các thao tác với Slide
1. Thêm 1 Slide mới:
Bước 1: Insert  New Slide (hoặc CTRL + M)
Bước 2: Nhấn chuột vào mục Apply slide layout để chọn bố cục cho Slide mới này.


Lựa chọn kiểu slide (slide layout)
Chọn kiểu thứ 2 rồi kích OK
Presentation skills
13
11/24/2010
III. Các thao tác với Slide
2. Tạo màu nền:
Bước 1: Mở Slide cần tạo màu nền
Bước 2: Format/Background...
Trong mục Background Fill: Chọn màu trong hộp màu hoặc chọn More Colors hoặc Fill Effect để có thêm màu mới.
Nhấn Apply: Chấp nhận cho Slide hiện thời.
Nhấn Apply to All: Chấp nhận cho tất cả các Slide.
Presentation skills
14
11/24/2010
Các thao tác...
3. Thay đổi bố cục cho slide:
Bước 1: Mở Slide cần thay đổi bố cục
Bước 2: Format/Slide Layout...
Bước 3: Chọn 1 kiểu bố cục khác/ OK
Presentation skills
15
11/24/2010
Các thao tác...
4. Tạo đề mục: (Bullets and Numbering)...
Bước 1: Format/ Bullets and Numbering
Bước 2: Chọn kiểu đề mục/ OK (Giống Word)

Ngoài ra còn các text box tự do do người dùng tự thêm vào…
Text box có bullets tự động
là xương sống của các slides.

Những “gạch đầu dòng” chính
cho presentation được liệt kê vào đây.
Presentation skills
16
11/24/2010
Các thao tác...
5. Xoá Slide:
Bước 1: Mở Slide
Bước 2: Edit/Delete Slide
6. Di chuyển Slide
Bước 1: Mở Slide
Bước 2: Edit/ Cut
Bước 3: Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn/Paste
7. Sao chép Slide:
Bước 1: Mở Slide
Bước 2: Edit/ Copy
Bước 3: Đưa con trỏ đến vị trí mới/Paste
Presentation skills
17
11/24/2010
IV.Chế độ xem trong Power Point...
View/ Normal: Chế độ soạn thảo thông thường
View/ Slide Sorter: Chế độ xem tổng thể toàn bộ bài trình diễn.
View/ Slide Show: Chế độ trình chiếu
View/ Notes page: Chế độ soạn thảo chú thích
Presentation skills
18
11/24/2010
IV. Chế độ xem trong PowerPoint
Slide hiện tại, đang soạn thảo
Chế độ xem
Chế độ xem
- Normal
- Slide Sorter
- …
- Slide Show
D/sách slides
Presentation skills
19
11/24/2010
V. Các thao tác với tệp và trình chiếu
1. Thêm tệp mới:
- File/New/ Chọn Blank Presentation/OK
2. Ghi tệp:
FileSave (As…).
Chọn thư mục
Gõ tên tệp hợp lý.
3. Trình diễn (show):
Nhấn F5, hoặc
View  Slide Show, hoặc
Slide Show  View Show.
Presentation skills
20
11/24/2010
Thoát khỏi PowerPoint

Giống Word, Excel


(Hãy thoát khỏi PowerPoint để chuẩn bị cho bước tiếp theo)
Presentation skills
21
11/24/2010
VI. Sử dụng templates
Template là mẫu slide
được thiết kế sẵn về:
Nền (background)
Font chữ, màu sắc,…
Đề mục (bullet),…

Sử dụng template cho bài trình diễn
Format  Slide Design/ Chọn 1 mẫu có sẵn trong Slide Design…
Chọn template thích hợp
Presentation skills
22
11/24/2010
Một số templates
Blends
Notebook
Pulse
Radar
Sumi Panting
Cactus
Presentation skills
23
11/24/2010
VII. Chèn hình ảnh vào Slide
Chèn hình ảnh vào slide
Bước1: Insert  Picture/ ClipArt…
Bước 2: Thay đổi kích thước ảnh...
Bước 3: Đưa ảnh vào vị trí mong muốn.

Hãy:
Tạo 1 Slide.
Chèn ảnh vào như hình bên.
Clip Art  Business
Presentation skills
24
11/24/2010
Chèn thêm ảnh vào slide thứ 2
Clip Art  Business
Clip Art  Office
Clip Art  Business
Presentation skills
25
11/24/2010
VIII. Thanh công cụ drawing
Sử dụng giống như Word
Cách bật tắt: View/Toolbars/ Drawing.
Cho phép chèn:
Text box.
Các hình khối (AutoShape).
Picture from file…
WordArt…
Định dạng,…
Format Object
Insert Object
Presentation skills
26
11/24/2010
Thêm vào slide số 2 một số thành phần…
Presentation skills
27
11/24/2010
VIII. Chèn một số đối tượng khác
Chèn bảng (table)
Insert  Table…
Chèn đồ thị (chart)
Insert  Chart…
Chèn âm thanh, video
Insert  Movies and Sounds…
Hãy xem và lắng nghe…
Kích chuột vào chiếc đồng hồ.
Kích chuột vào cái loa.
C:WinNTMediaBeethoven’s Fur Alise.RMI
C:WinNTclock.avi
Presentation skills
28
11/24/2010
Slide là sự bố trí hợp lý các đối tượng:
Text box: chữ
- Shape: hình khối
- Picture: hình ảnh
…
Sự bố trí này có thể chọn từ slide layout hoặc tùy biến!
Việc định dạng (font, paragraph,…) cũng giống Word!
Chú ý
Presentation skills
29
11/24/2010
IX. Tạo các hiệu ứng động
Hiệu ứng chuyển Slide
Bước 1: Slide Show / Slide Transition…
Chọn 1 hiệu ứng trong hộp Apply to selected slide
Chọn tốc độ xuất hiện trong hộp Speed
Chọn âm thanh trong hộp Sound
Chọn On mouse click: Chuyển Slide sau khi nhấn chuột
Chọn Automaticaly after: Tự động xuất hiện sau 1 khoảng thời gian...
Nhấn nút Play để xem trước/ Nhấn nút Apply to all Slides để áp dụng cho toàn bộ slide
Presentation skills
30
11/24/2010
Tạo hiệu ứng động...
Hiệu ứng với các đối tượng trên slide).
Bước 1: Slide Show / Custom Animation
Bước 2: Chọn đối tượng/ nhấn nút Add Effect để chọn hiệu ứng
Bước 3: Trong mục Modify...ta có thể tuỳ biến 1 số hiệu ứng cho phù hợp
Mục Start:
+ With Previous: Hiệu ứng sẽ xuất hiện đồng thời với hiệu ứng trước
+ On Click: Hiệu ứng chỉ xuất hiện khi Click chuột.
+ After Previous: Hiệu ứng sẽ xuất hiện tiếp theo hiệu ứng trước
Presentation skills
31
11/24/2010
Tạo hiệu ứng động...
Mục Speed: Quy định tốc độ nhanh, chậm của hiệu ứng khi xuất hiện
Mục Re – Order: Quy định trật tự xuất hiện của hiệu ứng
Muốn huỷ bỏ hiệu ứng đã chọn:
Bước 1: Chọn đối tượng đã tạo hiệu ứng/ Chọn hiệu ứng muốn huỷ bỏ
Bước 2: Nhấn nút Remove.
Nhấn nút Play để xem trước hoặc Slide Show để xem ở chế độ trình chiếu
Hãy xem ví dụ sau…
11/24/2010
Presentation skills
32
Giới thiệu PowerPoint 2000
Nằm trong bộ Office 2000 của Microsoft
Là phần mềm soạn thảo và trình diễn slides.
Có giao diện thân thiện, tiện dụng.
Material
PowerPoint
Presentation
Hãy
Bắt
Tay
Tạo

HIỆU ỨNG
Presentation skills
33
11/24/2010
X. Tạo tiêu đề đầu trang/ chân trang
View  Header and Footer…
Tiêu đề.
Đánh số slides.
Ngày tháng,…
Presentation skills
34
11/24/2010
XI. Tạo Slide Master
Mục đích: Định dạng 1 lần duy nhất cho toàn bộ bài
View  Master  Slide Master
Tạo nền, chữ,...
Hiệu ứng,..
(cho toàn bộ slides)
Presentation skills
35
11/24/2010
XII. Định dạng trang in
Bước 1: File/ Page Setup
Hộp thoại xuất hiện:
Presentation skills
36
11/24/2010
XIII. In ấn Slide
Handouts
Bản in của slides trên giấy.
Sử dụng để phát cho khán giả.
Tùy biến handouts
View  Master  Handout Master
In handouts
File  Print…
Presentation skills
37
11/24/2010
Câu hỏi
&
Thực hành?
Presentation skills
38
11/24/2010
Ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng
Càng ít chữ càng tốt.
Chữ càng to càng tốt.
Dòng càng ngắn càng tốt.
Ít hơn 5-7 dòng/slide.
Màu sắc, hiệu ứng hài hòa.
Một gợi ý khi làm slides
11/24/2010
Presentation skills
39
Một số ví dụ về Slide không đạt
ALPHA
BETA
CHIPS
COPY
DEFAULT DIRECTORY
Presentation skills
40
11/24/2010
Một gợi ý khi thuyết trình
Chuẩn bị trước kịch bản.
Chọn vị trí hợp lý, hướng về phía khán giả.
Đừng nhìn và đọc từ slides.
Đừng lật qua lật lại các slides.
Tập trung vào chủ đề chính.
Cái gì sẽ đọng lại trong khán giả?
Đừng ngại hỏi/đáp, thảo luận.
Điều khiển thời gian hợp lý.
Thà cắt bớt nội dung còn hơn bị quá giờ.
Hạn chế xem đồng hồ.
Presentation skills
41
11/24/2010
Chúc các bạn thành công khi sử dụng PowerPoint