Quản Lý Trường Học

1
QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
LƯU KIẾM THANH
NGUYỄN THỊ NGỌC PHƯỢNG
TRẦN BỘI LAN
2
KHÔNG CÓ GÌ
TỒN TẠI VĨNH VIỄN, TRỪ SỰ THAY ĐỔI
Heraclitus
3
MỤC TIÊU TỔNG QUÁT
Cung cấp cho học viên
kiến thức và
kỹ năng cơ bản về quản lý sự thay đổi
để họ có thể quản lý đơn vị,
tổ chức của mình có hiệu quả
4
Mục tiêu cụ thể:
Hiểu rõ sự tất yếu của quá trình thay đổi
Xác định những phương hướng thay đổi trong tổ chức
Hiểu rõ bản chất của các yếu tố thúc đẩy sự thay đổi trong tổ chức
Nghiên cứu và vận dụng các mô hình quản lý sự thay đổi vào điều kiện Việt Nam
Tìm hiểu tính cách cá nhân và sự thích ứng của cá nhân với sự thay đổi
5
CÁC YÊU CẦU ĐẦU RA
KIẾN THỨC
KỸ NĂNG
THÁI ĐỘ
6
CÁC YÊU CẦU ĐẦU RA
KIẾN THỨC
Nêu được các ý nghĩa
của quản lý sự thay đổi
Nêu được nội dung các kỹ năng quản lý sự thay đổi
7
KỸ NĂNG
Xác định các loại thay đổi trong tổ chức và tính chất của chúng
Liệt kê được những yếu tố cơ bản, tích cực quyết định sự thành công của quản lý quá trình thay đổi


8
Nêu được các yếu tố cản trở trong quá trình thay đổi và lựa chọn được giải pháp vượt qua những cản trở đó
Xây dựng được chiến lược cơ bản để quản lý sự thay đổi
9
THÁI ĐỘ
Nhận thức được tầm quan trọng của thay đổi và ý nghĩa của quản lý sự thay đổi trong tổ chức

10
Yêu cầu đối với Giảng viên
Có kinh nghiệm giảng dạy và kiến thức thực tế về quản lý hành chính, thiết kế tổ chức, quản lý nguồn nhân lực.
11
Đối tượng học viên
Cán bộ quản lý cấp bộ, tỉnh và huyện
Có kiến thức cơ bản về quản lý nguồn nhân lực, thiết kế tổ chức,
lãnh đạo và quản lý
12
LỚP THỬ NGHIỆM – TPHCM/2004
13
THỜI LƯỢNG
5 ngày
Ng�y 1: Chuyên d? 1
Ng�y 2: Chuyên d? 2
Ng�y 3: Chuyên d? 3
Ng�y 4: Chuyên d? 4
Ng�y 5: Chuyên d? 4
14
NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THAY ĐỔI TRONG TỔ CHỨC
NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI
NHỮNG YẾU TỐ THÚC ĐẨY SỰ THAY ĐỔI
CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
15
Phương pháp giảng dạy
Tổ chức các hoạt động trên lớp
Thảo luận nhóm
Phân vai
Bài tập tình huống
Giảng viên tóm tắt và kết luận
16
Thiết bị và phương tiện giảng dạy:
Máy chiếu hắt
Máy chiếu
Bảng trắng
Giấy A4
Giấy A0 và A1
Giấy màu
Bút viết giấy trong
17
Gợi ý các bước đánh giá:
Vấn đáp
Kiểm tra viết
Quan sát (sử dụng bảng kiểm)
Trình bày theo nhóm
Bài tập thực hành
Phiếu điều tra cuối khoá để đánh giá tiến bộ của học viên
Phiếu điều tra đánh giá toàn bộ khoá học
18
Kế hoạch bài giảng – ngày 1
19
Kế hoạch bài giảng - ngày 1
20
Kế hoạch bài giảng - ngày 2
21
Kế hoạch bài giảng - ngày 2
22
Kế hoạch bài giảng - ngày 3
23
Kế hoạch bài giảng - ngày 3
24
Kế hoạch bài giảng - ngày 4
25
Kế hoạch bài giảng - ngày 4
26
Kế hoạch bài giảng - ngày 5
27
Kế hoạch bài giảng - ngày 5
28
CHUYÊN ĐỀ 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THAY ĐỔI
TRONG TỔ CHỨC
29
*NHẬN BIẾT
Phân biệt được ý nghĩa của “sự thay đổi” và “sự phát triển”
Nhận thức được sự cần thiết của thay đổi đối với tổ chức
Mô tả được những sự thay đổi khác nhau
Xác định được các yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của quá trình thay đổi
30
*NHẬN THỨC
Lý giải được sự cần thiết của thay đổi đối với tổ chức
Đưa ra được các ví dụ phân biệt các loại thay đổi khác nhau ảnh hưởng đến tổ chức
Nhận thức được ý nghĩa của những thay đổi tích cực
31
*SỬ DỤNG
Thử nghiệm phân tích những thay đổi có thể xảy ra với tổ chức mình
Phân loại được những thay đổi
Tiên đoán những thay đổi
Xây dựng được kế hoạch thúc đẩy những thay đổi tích cực
32
CHUYÊN ĐỀ 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THAY ĐỔI
TRONG TỔ CHỨC
1.1. Sự cần thiết của quản lý sự thay đổi đối với một tổ chức trong thời đại ngày nay
1.1.1. Thay đổi và phát triển
1.1.2. Những tác nhân gây ra sự thay đổi
1.2. Các loại thay đổi trong tổ chức và đặc trưng
của thay đổi
1.2.1. Các loại thay đổi trong tổ chức
1.2.2. Đặc trưng của thay đổi
33
Nói về sự thay đổi:
Điều duy nhất không thay đổi là sự thay đổi!
Thay đổi hay là chết!
Chấp nhận thay đổi tạo ra sự vững chắc, phản đối thay đổi tạo ra sự hỗn loạn.
34
Chúng ta sống trong một thế giới luôn đổi thay. Chúng ta luôn phải đối mặt với những thay đổi trong cuộc sống hàng ngày. Chúng ta luôn luôn tự hào khi theo kịp những đổi thay của cuộc sống hiện đại, song trên thực tế chúng ta về bản chất lại là những “kẻ bảo thủ cố hữu” hơn chính những suy nghĩ của mình.
35
Thay đổi là điều tất yếu, là bản chất của mọi mặt đời sống xã hội, do đó để tồn tại phải biết cách thích ứng với những đổi thay.
36
Thay đổi không đơn thuần là chướng ngại vật nhất thời hay một vấn đề cần được giải quyết ngay để có thể sớm quay lại với trạng thái ban đầu. Trái lại, thay đổi diễn ra mọi lúc, không một tổ chức nào có thể đứng yên bỏ qua mọi sự thay đổi.
37
Chúng ta đang sống trong giai đoạn lịch sử mà những đổi thay về chính trị, pháp luật, kinh tế, xã hội diễn ra nhanh chóng hơn bao giờ hết và chúng có tác động to lớn đến cuộc sống thường nhật của tất cả mọi người. Thật khó và không thể cưỡng lại được những thay đổi đó, lại càng không thể lờ chúng đi. Vấn đề là có thể và cần kiểm soát những thay đổi đó sao cho có hiệu quả nhất và tìm kiếm những nguồn lợi từ bối cảnh do những thay đổi đó tạo ra.
38
Áp lực dẫn đến sự thay đổi
Cơ chế thị trường
Công nghệ
Cạnh tranh
Quốc tế hoá
Vai trò và nhu cầu con người thay đổi
Trình độ của cán bộ quản lý và lực lượng lao động thay đổi
Tụt hậu về GD so với các nước
Yêu cầu phát triển GD liên quan với sự phát triển đất nước
39
Các thay đổi có thể xảy ra do những nguyên nhân khác nhau như kinh tế, khoa học, công nghệ, xã hội hay pháp luật, và cũng có thể là kết quả của sự kết hợp những nguyên nhân đó. Nhà quản lý có trách nhiệm nhận thức được những nguyên nhân thay đổi để đạt được những mục tiêu tổ chức đặt ra. Để ý thức được rõ ràng điều đó cần làm sáng tỏ và phân biệt sự “thay đổi” với sự “phát triển”.
40
Thay đổi hay biến đổi là hình thức tồn tại phổ biến nhất của tất cả các sự vật và hiện tượng, bao hàm mọi vận động, tác động qua lại, và sự chuyển hóa từ trạng thái này sang trạng thái khác. Trong triết học, biến đổi luôn luôn đối lập với sự ổn định tương đối của những đặc tính, của cơ cấu hoặc của những quy luật tồn tại các vật thể. Tuy nhiên, bản thân cơ cấu, những đặc tính và quy luật là kết quả của những tác động qua lại, bị chi phối bởi những mối liên hệ khác nhau của các vật thể. Do đó, nó được sản sinh ra bởi sự biến đổi của vật chất.
41
Từ phương diện triết học, phát triển là quá trình vận động từ thấp (giản đơn) đến cao (phức tạp).
Nét đặc trưng chủ yếu là cái cũ biến mất và cái mới ra đời. Sự phát triển của các hệ thống vô cơ, thế giới hữu sinh, xã hội loài người, và nhận thức đều phục tùng những quy luật phổ biến của phép biện chứng. Mọi quá trình phát triển đều có khởi đầu và kết thúc. Phát triển là một quá trình nội tại: bước chuyển từ thấp lên cao xảy ra bởi vì trong cái thấp đã chứa đựng dưới dạng tiềm tàng những khuynh hướng dẫn tới cái cao, còn cái cao là cái thấp đã phát triển.
42
Xét từ phương diện xã hội học, phát triển là sự thay đổi hợp quy luật, có phương hướng không đảo ngược được, được đặc trưng bởi sự chuyển biến chất lượng, sang các trình độ tổ chức mới. Phát triển cũng được hiểu là đặc điểm cơ bản của vật chất và là nguyên tắc giải thích về sự tồn tại và hoạt động của các hệ thống bất cân bằng, lưu động và biến đổi.
43
Giữa “thay đổi” và “phát triển” có mối quan hệ biện chứng, hữu cơ: “thay đổi” là nhằm “phát triển”, đồng thời “phát triển” là dẫn tới những “thay đổi”. “Thay đổi” là mục tiêu của “phát triển”, còn “phát triển” là động lực của “thay đổi”. Tuy nhiên, không phải mọi “thay đổi” đều dẫn tới “phát triển”, nhưng mọi sự “phát triển” đều dẫn tới “thay đổi”.
44
Bài tập thực hành 1. Quan điểm nào sau đây bạn cho là phù hợp, thực tiễn hơn. Tại sao?
(1) Thay đổi là một điều gì đó bất thường, một sự phá vỡ những thông lệ hàng ngày. Khi thay đổi xuất hiện, chúng ta phải tìm cách đối phó với nó. Chúng ta chỉ có thể trở về trạng thái bình thường một khi chúng ta đã vượt qua được thay đổi đó.
(2) Thay đổi luôn diễn ra quanh ta. Thay đổi có thể tiến qua một loạt các bước nhảy, nhưng chúng ta phải sống với sự thay đổi liên tục. Trạng thái bình thường là tình trạng của ngày hôm nay. Nếu chúng ta cố quay lại cách suy nghĩ của ngày hôm nay, chúng ta ắt sẽ rơi vào tình trạng khó khăn.
45
Nguồn gốc
Xã hội và pháp luật
Kinh tế
Khoa học và công nghệ
46
Đổi mới kinh tế ở nước ta trong giai đoạn hiện nay là cơ sở, tiền đề cho đổi mới chính trị. Song, muốn đổi mới kinh tế, trước tiên, cần đổi mới quan điểm, nhận thức. Đổi mới kinh tế đòi hỏi đổi mới hệ thống chính trị, tổ chức, bộ máy, con người, phong cách lãnh đạo, dân chủ hóa đời sống xã hội.
47
Bài tập thực hành 2
Phần lớn các tổ chức, nhất là các tổ chức kinh tế phải chịu nhiều loại áp lực về kinh tế dẫn đến buộc phải tiến hành những thay đổi. Đó có thể là những áp lực nội tại (bên trong) và ngoại vi (bên ngoài). Hãy thử liệt kê một vài áp lực kinh tế mà cơ quan, tổ chức của bạn đã từng, đang hoặc sẽ phải đối phó.
48
Nhiều thay đổi lớn trong công việc có nguồn gốc từ những phát triển khoa học và công nghệ. Những tiến bộ khoa học và công nghệ đang thay đổi toàn bộ cuộc sống của chúng ta và hứa hẹn nhiều thay đổi lớn lao hơn nữa trong tương lai. Những tiến bộ khoa học và công nghệ có thể mang lại những ích lợi cho cuộc sống. Tuy nhiên, chúng cũng có thể làm đau đầu những ai chưa được chuẩn bị để sẵn sàng tiếp nhận.
49
Bài tập thực hành 3
Những tiến bộ khoa học kỹ thuật làm thay đổi nhanh chóng diện mạo thế giới và trong điều kiện đó các cơ quan, tổ chức không thể không tiến hành những thay đổi cần thiết tương ứng. Đó có thể là những tiến bộ về khoa học tự nhiên – kỹ thuật hoặc khoa học xã hội-nhân văn. Hãy cho biết cơ quan, tổ chức của bạn đã từng, đang hoặc sẽ phải đối phó với những tiến bộ khoa học nào và cảm nhận của bạn ra sao trước những thay đổi có thể diễn ra do những tiến bộ khoa học đó đem lại?
50
Dư luận của đông đảo quần chúng, ý kiến rộng rãi của nhân dân (công luận) ngày càng được tôn trọng, đặc biệt trong điều kiện dân chủ hóa xã hội hiện nay. Đó là phương thức tồn tại đặc thù của ý thức xã hội dưới dạng một ý thức đông đảo không chính thức của những nhóm xã hội nào đó, của những liên hợp người gắn bó với nhau bởi sự thống nhất về lợi ích. Dư luận thể hiện thái độ của công chúng đối với những biến cố hay những hiện tượng của đời sống xã hội, đối với hoạt động của các đảng, các cơ quan và các cá nhân, dư luận xã hội là tác nhân quan trọng dẫn tới những thay đổi trong đời sống xã hội, đặc biệt là đối với sự hành chức và phát triển của các tổ chức.
51
Dư dư luận xã hội biểu hiện ra dưới hình thức các khuyến nghị và những đòi hỏi, cũng như ở thái độ tán thành hay lên án những hoạt động của các thể chế xã hội này hay các thể chế xã hội khác, những hành động của một người cá biệt hay của một tập đoàn người nào đó.
52
Bài tập thực hành 4
Phần lớn các tổ chức, nhất là các tổ chức công quyền phải chịu những tác động của dư luận xã hội dẫn đến buộc phải tiến hành những thay đổi. Đó có thể là những áp lực nội tại (bên trong) và ngoại vi (bên ngoài). Hãy thử liệt kê một vài áp lực của dư luận xã hội mà cơ quan, tổ chức của bạn đã từng, đang hoặc sẽ phải đối phó. Đồng thời, bạn cũng có thể có những nhận xét gì về tính tích cực hoặc tiêu cực của những tác động đó đối với sự phát triển của cơ quan, tổ chức nơi bạn đang công tác?
53
Thông tin làm thay đổi thế giới và trong thời đại bùng nổ thông tin thế giới của chúng ta cũng thay đổi với tốc độ ngày càng nhanh hơn. Nếu như con người mất đến 18 thế kỷ để phát minh ra máy hơi nước đầu tiên và gần 150 năm sau mới phát minh ra bóng đèn điện; hoặc khoảng 200 năm để đi từ chiếc máy ảnh đầu tiên đến công nghệ chiếu bóng, thì chỉ trong thế kỷ XIX và XX, loài người đã phát minh ra một số lượng khổng lồ các phương tiện khoa học kỹ thuật để biến đổi hoàn toàn bộ mặt của thế giới.
54
Thời gian để phát triển các phát minh quan trọng với đời sống con người ngày càng rút ngắn, xuống chỉ dăm vài năm, thậm chí có trường hợp chỉ tính bằng tháng, và cơn lốc thông tin vẫn đang khiến cho thế giới thay đổi với tốc độ ngày càng chóng mặt hơn.
55
Bài tập thực hành 5
Hãy cho biết cơ quan, tổ chức của bạn đã và đang ứng dụng những thành tựu của công nghệ thông tin vào những lĩnh vực công tác nào, ở mức độ nào và đã việc ứng dụng đó đã dẫn đến những thay đổi nào? Bạn có nhận xét gì về tính tích cực hoặc tiêu cực của những thay đổi đó đối với cá nhân bạn.
56
Là hệ thống các quy tắc xử sự chung, thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp cưỡng chế khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội, pháp luật có vai trò to lớn trong đời sống xã hội. Sự tác động và ảnh hưởng của pháp luật thể hiện ở nhiều mức độ khác nhau tùy thuộc vào từng loại đối tượng và từng loại quan hệ cụ thể cần có sự điều chỉnh của pháp luật.
57
Những biểu hiện cụ thể của sự tác động luôn phản ánh trong khuôn mẫu của các hành vi xử sự được xác định mà các chủ thể pháp luật phải tuân thủ, chấp hành hoặc lấy làm cơ sở để sử dụng và áp dụng chúng phù hợp với những điều kiện tương ứng trong hoạt động thực tiễn thường nhật.
58
Mọi thay đổi các quy phạm pháp luật sẽ dẫn tới thay đổi ý thức và hành vi pháp luật. Là phương tiện điều chỉnh các quan hệ xã hội, trước hết pháp luật là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm và bảo vệ sự ổn định trật tự của xã hội. Mọi thay đổi của pháp luật đều tác động mạnh mẽ và kéo theo những thay đổi trong phát triển xã hội.
59
Bài tập thực hành 6
Ngày 17-9-2001, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2010 với những nội dung liên quan đến cải cái thế chế, kinh tế v..v. Bạn hãy cho biết những cải cách về thể chế có tác động như thế nào đến hoạt động của cơ quan, tổ chức mình và bản thân bạn có nhận xét gì về những tác động đó?
60
Chuyên đề I
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THAY ĐỔI
TRONG TỔ CHỨC

…
1.2. Các loại thay đổi trong tổ chức và đặc trưng của chúng
1.2.1. Các loại thay đổi trong tổ chức
1.2.2. Đặc trưng của thay đổi
61
Chuyên đề I
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THAY ĐỔI
TRONG TỔ CHỨC

…
1.2. Các loại thay đổi trong tổ chức và đặc trưng của thay đổi
1.2.1. Các loại thay đổi trong tổ chức
62
Phân loại theo không gian
Phân loại theo tính khách quan-chủ quan
Phân loại theo tính liên tục
Bài tập thực hành 7
Bạn hãy cho biết trong từ 1 đến 5 năm qua tại cơ quan, tổ chức của mình đã diễn ra những thay đổi gì về chức năng, nhiệm vụ và thái độ của bạn trước những thay đổi đó?
63
Chuyên đề I
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THAY ĐỔI
TRONG TỔ CHỨC

…
1.2. Các loại thay đổi trong tổ chức và đặc trưng của thay đổi
…
1.2.2. Đặc trưng của thay đổi
64
Liên tục
Phức tạp
Chưa được thử nghiệm
Khó quản lý
65
Những thay đổi diễn ra có thể là kết quả ảnh hưởng của tiến bộ khoa học và công nghệ, xã hội và pháp luật, cũng như kinh tế.
Khoa học và công nghệ đã và chắc chắn sẽ còn có những ảnh hưởng to lớn đến mọi công việc.
66
Những phương thức mới trong việc thu thập, phân tích và truyền đạt thông tin tạo ra nhiều thay đổi tại nơi làm việc.
Trong các lĩnh vực, đặc biệt là kinh doanh, tác nhân kinh tế thường được quan tâm hàng đầu.
67
Thay đổi là trạng thái tự nhiên tiếp diễn.
Thay đổi luôn có tính liên tục, phức tạp, chưa được thử nghiệm và khó quản lý.
Cần có đủ linh hoạt để ứng phó với những thay đổi một cách nhanh chóng.
68
Một bầu không khí làm việc cởi mở, thân thiện, chia sẻ, hỗ trợ và tin cậy lẫn nhau sẽ góp phần rất lớn giúp việc thực hiện thay đổi dễ dàng hơn.
69
CHUYÊN Đề 2
NHỮNG YẾU TỐ
CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI

70
CHUYÊN ĐỀ II
NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI

2.1. Những yếu tố cản trở sự thay đổi
2.1.1. Sự chống đối
2.1.2. Những nguyên nhân dẫn tới “chống đối”
2.2. Hãy vượt qua chính mình và hành động
2.2.1. Vượt qua những chống đối
2.2.2. Các phương thức
71
CHUYÊN Đề 2
*NHẬN BIẾT
Xác định được các yếu tố cản trở (rào cản) sự thay đổi thuộc các phạm vi khác nhau, đặc biệt là những yếu tố nội tại của tổ chức
Mô tả được sự những giải pháp để vượt qua các rào cản
72
CHUYÊN Đề 2
*NHẬN THỨC
Chỉ ra và giải thích được sự khác biệt giữa các yếu tố cản trở sự thay đổi
Hiểu được mối quan hệ giữa các yếu tố cản trở sự thay đổi
Đưa ra được những thí dụ phù hợp với các loại rào cản khác nhau
Biết cách phân tích lựa chọn giải pháp tối ưu vượt qua rào cản
73
CHUYÊN Đề 2
*SỬ DỤNG
Thử nghiệm phân tích những yếu tố rào cản
Liệt kê được những giải pháp vượt qua các rào cản
Lựa chọn, đề xuất và thực hiện những giải pháp vượt qua các rào cản
74
CHƯƠNG II
NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI

2.1. Những yếu tố cản trở sự thay đổi
2.1.1. Sự chống đối
2.1.2. Những nguyên nhân dẫn tới “chống đối”
2.1.3. Những rào cản bên ngoài
2.1.4. Những rào cản bên trong
75
NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI

2.1. Những yếu tố cản trở sự thay đổi
2.1.1. Sự chống đối
76
Bạn có từng nghe..?
Chúng tôi đã thử điều đó rồi.
Anh nhớ lý thuyết rất tốt đấy chứ.
Phòng của chúng ta chưa sẵn sàng cho ý tưởng đó
Mạo hiểm quá !
Tiền đâu ?
Rất tốt! anh hãy viết giải thích tỉ mỉ ý tưởng của mình đi.
Chúng ta sẽ không thể nào thuyết phục được cấp trên đâu.
Đó không phải là trách nhiệm của chúng ta
v..v.
77
Mô hình của Kotter
Mới
Cũ
Trung thành:
- Tình cảm
- Qui chuẩn
- Liên tục
Giảm sự trung thành,
gắn bó với cái cũ
78
Mọi thay đổi đều có thể không diễn ra suôn sẻ, bởi lẽ thường gặp phải những “rào cản” nhất định.
Khi phải đối mặt với những nguy cơ thay đổi, người ta thường phản ứng bằng cách xem những thay đổi đó như một mối đe doạ, nhất là khi họ không được tham gia bàn bạc về những tác động của nó.
79
Sự “chống đối” trước sự thay đổi là phản ứng tự nhiên của con người. Tuy nhiên, vấn đề là ở chỗ phải biết cách nhận ra những mặt tích cực của các thay đổi để phát huy. Đồng thời, cần thấy được những mặt tiêu cực để phòng ngừa và có những biện pháp hữu hiệu để loại bỏ, vượt qua. Những biện pháp hành chính đơn thuần, khiên cưỡng rất có thể sẽ đem lại những hậu họa khôn lường.
80
“Rào cản”
Tác nhân thay đổi
Mục tiêu không rõ
Thiếu tham gia cá nhân
Chi phí ‘ngầm”
Môi đe doạ cá nhân
Động lực yếu
Khung pháp lý
Kinh tế
Trang thiết bị
Xã hội-văn hoá
81
Mô hình phân tích hai lực lượng
82
Bài tập thực hành 9
Công cuộc cải cách hành chính ở Việt Nam hiện nay đang gặp những trở ngại gì và theo bạn trong những trở ngại đó, trở ngại nào là chính yếu và cần được vượt qua trước tiên?
83
NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI

2.1. Những yếu tố cản trở sự thay đổi
…
2.1.2. Những nguyên nhân dẫn tới “chống đối”
84
Kinh tế
Sự phiền phức
Sự mập mờ
Sự đe dọa các quan hệ xã hội
Các biểu tượng
Sự oán giận trước các quy tắc mới và sự giám sát gia tăng
85
với anh ấy, thay đổi có nghĩa là:
Từ bỏ một cái gì đó.
Xa lìa cái quen thuộc và bước vào cái xa lạ.
Dừng lại tạm thời - thậm chí ngay cả khi chúng ta tự chọn để thay đổi.
Mất mát thực sự.
Để quá khứ thân thuộc qua đi để đi đến tương lai.
Phải sáng tạo
86
Phản đối thay đổi - nguyên nhân
Mất bình tĩnh, bất lực vì sợ hãi và bối rối
Hoang mang vì có quá nhiều điều chưa biết
Quá bất ngờ
Tác động lạ do sự quen thuộc bị xáo trộn
Mất mặt trước mọi người
87
Phản đối thay đổi - nguyên nhân
Lo lắng cho năng lực làm việc trong tương lai
Bực mình vì bị phá vỡ kế hoạch riêng
Thêm việc phải làm
Những phật ý trong quá khứ
Sợ bị thiệt sau thay đổi
88
NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI

…
2.2. Hãy vượt qua chính mình và hành động
2.2.1. Vượt qua những chống đối
2.2.2. Các phương thức
89
NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI

…
2.2. Hãy vượt qua chính mình và hành động
2.2.1. Vượt qua những chống đối
90
Làm giảm sự phản đối
Tạo ra bầu không khí tin tưởng lẫn nhau
Để cho mọi người tham gia vào cuộc thay đổi
Đàm phán để đạt được điều mong muốn
Trang bị kiến thức và kỹ năng
Khuyến khích nhân viên
91
Làm giảm sự phản đối
92
Quá tự mãn
Thất bại trong việc tạo ra sự liên kết hướng dẫn mạnh mẽ và đầy đủ
Đánh giá thấp sức mạnh của tầm nhìn
Thiếu thông tin về tầm nhìn
Để cho các rào cản ngăn tầm nhìn mới
Thất bại trong việc tạo ra các mục tiêu thắng lợi ngắn hạn
Tuyên bố thành công quá sớm
Sao nhãng việc cố định sự thay đổi trong nền văn hóa hợp tác
93
Các chiến lược mới không được thực hiện tốt
Kết quả không đạt được sự kết hợp mong muốn
Tái cấu trúc mất nhiều thời gian và tài chính
Giảm biên chế không thu lợi dưới tầm kiểm soát
Chương trình chất lượng không thực hiện được kết quả mong đợi
94
NHỮNG YẾU TỐ CẢN TRỞ SỰ THAY ĐỔI

…
2.2. Hãy vượt qua chính mình và hành động
…
2.2.2. Các phương thức
95
Khuyến khích kinh tế
Đối thoại
Quyết định nhóm
Thương lượng
Thăm dò
Duy trì các biểu tượng
Làm chậm lại hoặc thúc đẩy
Các kỹ thuật khác
96
Bài tập thực hành 12
Hãy gạch dưới những từ trong số những từ được in hoa mà bạn cho là phù hợp nhất trong những câu sau:
(1) Sự chống đối trước sự thay đổi là KHÔNG PHÙ HỢP/MONG MUỐN/BÌNH THƯỜNG
(2) Những bùng nổ về tâm lý thường được khơi ngòi bởi SỰ THAY ĐỔI/TÌNH TRẠNG MẬP MỜ VỀ SỰ THAY ĐỔI/ NHỮNG BẤT ĐỒNG VÀ MÂU THUẪN.
(3) Một trong những ảnh hưởng tích cực của sự thay đổi là nó có thể LÀM NẢY SINH NHỮNG TIN ĐỒN/ĐEM LẠI NHỮNG THÁCH THỨC MỚI/CUNG CẤP NHỮNG TÔNG TIN MỚI.
(4) Công việc sẽ có ý nghĩa hơn cho những ai NẮM VỮNG CÁC KỸ NĂNG QUẢN LÝ/ CÓ ĐỦ NĂNG LỰC LÀM VIỆC/ NHÌN NHẬN NHỮNG KHÍA CẠNH TÍCH CỰC CỦA SỰ THAY ĐỔI
97
Hãy nhớ rằng câu hỏi đầu tiên xuất hiện trong đầu của một ai đó khi đứng trước những thay đổi là: “Liệu chúng sẽ ảnh hưởng đến tôi như thế nào ?”
Với một cá nhân nào đó, một thay đổi có thể bị coi là mối đe doạ đối với vị trí, những triển vọng thăng tiến cũng như thu nhập của họ.
Đối với những chống đối nhất định phải có những phương thức vượt qua tương thích, đó có thể là thông qua:
- khuyến khích kinh tế;
- đối thoại;
- quyết định nhóm;
- thương lượng;
- thăm dò;
- duy trì các biểu tượng;
- điều chỉnh tiến độ thay đổi; v.v…
98
CHUYÊN Đề 3
NHỮNG YẾU TỐ
THÚC ĐẨY SỰ THAY ĐỔI
99
NHỮNG YẾU TỐ THÚC ĐẨY SỰ THAY ĐỔI

3.1. Thay đổi - tiền đề quan trọng của phát triển tổ chức
3.2. Các yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của quản lý sự thay đổi
3.3. Cung cấp thông tin
100
CHUYÊN Đề 3

*NHẬN BIẾT
Xác định được các yếu tố thúc đẩy (khâu đột phá) sự thay đổi thuộc các phạm vi khác nhau, đặc biệt là những yếu tố nội tại của tổ chức
Mô tả được sự những giải pháp để vận dụng các đột phá khẩu
101
CHUYÊN Đề 3

*NHẬN THỨC
Chỉ ra và giải thích được sự khác biệt giữa các yếu tố thúc đẩy sự thay đổi
Hiểu được mối quan hệ giữa các yếu tố thúc đẩy
Đưa ra được những thí dụ phù hợp với các loại yếu tố thúc đẩy khác nhau
Biết cách phân tích lựa chọn giải pháp tối ưu vận dụng các yếu tố thúc đẩy
102
CHUYÊN Đề 3

*SỬ DỤNG
Thử nghiệm phân tích những yếu tố thúc đẩy
Liệt kê được những giải pháp vận dụng
Lựa chọn, đề xuất và thực hiện những giải pháp vận dụng
103
NHỮNG YẾU TỐ THÚC ĐẨY SỰ THAY ĐỔI

3.1. Thay đổi - tiền đề quan trọng của phát triển tổ chức
3.2. Các yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của quản lý sự thay đổi
3.3. Cung cấp thông tin
104
để tìm được những yếu tố thúc đẩy cần có nhận thức đúng đắn về sự thay đổi.
trong bất kỳ một thay đổi nào của tổ chức, nhà quản lý cần thiết phảI chuản bị tâm thế tận dụng tối đa các yếu tố tích cực cho quá trình này.
105
Chuyên đề 3
NHỮNG YẾU TỐ THÚC ĐẨY SỰ THAY ĐỔI

3.1. Thay đổi - tiền đề quan trọng của phát triển tổ chức
Thay đổi có thể đem lại những hệ quả tích cực nào?
106
Thay đổi là diễn trình không thể tránh khỏi trong quá trình phát triển và nó thường mang tới những hy vọng cùng các cơ hội mới, một khi chúng ta ý thức được nó. Vấn đề là công việc sẽ có ý nghĩa hơn khi chúng ta tập nhìn nhận những khía cạnh tích cực của sự thay đổi.
107
Nhu cầu thay đổi trong hoạt động quản lý nói chung sẽ không giảm ngay trong thời gian tới. Ở bất kỳ nơi nào, trong lĩnh vực nào, những va chạm với những rủi ro lớn và những cơ hội tốt là điều tất yếu, nhất là chúng được tạo ra bởi quá trình toàn cầu hóa nền kinh tế theo xu hướng xã hội và công nghệ.
108
Thay đổi cũng chính là một thử thách
* triển khai một thay đổi giống như bắt đầu một cuộc phiêu lưu mới.
* sự tham gia của mọi người là liều thuốc tốt nhất để thúc đẩy sự thay đổi theo hướng tích cực.
109
Một tổ chức thuần tuý trong thế kỷ 21 không hoạt động tốt trong một môi trường thay đổi nhanh chóng, nếu không có chiến lược quản lý sự thay đổi một cách đúng đắn và hợp lý.
110
Tạo ra hứng thú mới cho công việc: hầu hết mọi người đều cảm thấy kém hứng thú sau một thời gian dài thực hiện mãi một công việc. Những thay đổi sẽ kích thích nhiệt tình làm việc và tạo nên những mối quan tâm, hứng thú mới đối với công việc.
111
tạo ra hứng thú mới cho công việc:
?những thay đổi sẽ kích thích nhiệt tình làm việc
?thay đổi tạo nên mối quan tâm, hứng thú mới trong công việc
112
Mang đến một góc nhìn mới mẻ cho công việc: không thay đổi tạo cảm giác chây lì đến mức tin rằng sẽ không có cách làm nào khác hơn. Khi những thói quen cũ bị phá vỡ, mới nhận ra còn nhiều cách thức thực hiện công việc mà ngay chính ta chưa bao giờ nghĩ đến. Thay đổi sẽ tạo ra vấn đề mới, kích thích tranh luận và cung cấp “chất liệu mới” cho tư duy.
113
- mang đến một góc nhìn mới mẻ cho công việc:
? thay đổi góp phần phá vỡ những thói quen cũ
? thay đổi góp phần giúp nhận ra nhiều cách thức khác nhau để thực hiện công việc
114
Tạo ra cơ hội tiếp thu những kỹ năng mới: kỹ thuật mới, hệ thống mới, những con người mới, v.v. toàn bộ những điều này sẽ làm cho kỹ năng trở nên phong phú hơn.
115
Tạo ra cơ hội trao quyền cho nhân viên: mở rộng thêm phạm vi trách nhiệm và tạo cho các nhân viên thêm những nguồn lực để giúp họ kiểm soát công việc tốt hơn.
116
Thay đổi cũng chính là một thử thách: triển khai một thay đổi giống như bắt đầu một cuộc phiêu lưu mới, và bạn sẽ là người tiên phong, người khám phá những điều mới mẻ.
117
NHỮNG YẾU TỐ THÚC ĐẨY SỰ THAY ĐỔI

…
3.2. Các yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của quản lý sự thay đổi
118
- tạo cơ hội cho mọi người tham gia thực sự vào thực thi thay đổi.
- nhân sự trong tổ chức chấp thuận và làm chủ được chính sự thay đổi.
- thích nghi với sự thay đổi.
- bầu không khí làm việc cởi mở, thân thiện hỗ trợ và tin cậy lẫn nhau.
119
- nhà quản lý cần lên kế hoạch cho sự thay đổi.
- lập kế họạch hành động ứng phó với những chống đối trước sự thay đổi.
- cung c?p thông tin đầy đủ.
- cung cấp những kiến thức để thích ứng với sự thay đổi đầy đủ.
- được chuẩn bị về kỹ năng mới.
120
Những thay đổi sẽ được thực hiện một cách có hiệu quả khi nhân viên chấp thuận và làm chủ được chính những thay đổi đó. Cảm giác làm chủ là chìa khoá thành công trong việc thực hiện những thay đổi.
121
Làm tăng sự ủng hộ
Hướng trọng tâm vào lực lượng ủng hộ
Tìm ra những người ủng hộ quan trọng
Khích lệ mọi người quyết tâm thay đổi
122
Làm gì để mọi người quyết tâm thay đổi?
Để mọi người tham gia vào việc lập kế hoạch thay đổi
Để mọi người có một số lựa chọn trước khi đi đến quyết định cuối cùng
Cung cấp thông tin về kế hoạch thay đổi một cách đầy đủ nhất
Chia một cuộc thay đổi lớn thành một số phần nhỏ để có thể quản lý tốt hơn
123
Làm gì để mọi người quyết tâm thay đổi?
Giảm tối đa sự ngạc nhiên bất ngờ, báo trước cho mọi người về yêu cầu mới
Để cho mọi người có thể tiêu hoá được những yêu cầu của sự thay đổi - một cơ hội để làm quen với ý tưởng thay đổi
Người lãnh đạo thường xuyên thể hiện quyết tâm thay đổi của mình
124
Làm gì để mọi người quyết tâm thay đổi?
Bảo đảm chắc chắn tất cả các tiêu chuẩn và yêu cầu rõ ràng
Cung cấp cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để thay đổi và để cho họ biết là họ có thể làm được việc
Khen thưởng những người đi đầu và lựa chọn những người mẫu mực
125
Làm gì để mọi người quyết tâm thay đổi?
Giúp cho mọi người phát hiện ra là họ được đến bù vì thời gian và năng lượng cho cuộc thay đổi
Cố tránh không để có những người bị thiệt quá rõ
Cho mọi người thể hiện nỗi thương tiếc quá khứ - sau đó hãy tạo ra sự vui sướng tương lai
126
NHỮNG YẾU TỐ THÚC ĐẨY SỰ THAY ĐỔI

…
3.3. Cung cấp thông tin
127
Thông tin về thời điểm xảy ra
Thông tin về phương thức đạt mục tiêu
Thông tin về bước tiếp theo
Ai cần được thông tin
128
Có định hướng mục đích và thông tin rộng rãi
Các cá nhân cần được thông tin về cái gì?
Mục đích, cơ sở, hành động, mục tiêu cụ thể, tầm nhìn.
129
Chúng ta thông tin như thế nào? Bằng văn bản, hội họp –
hay cả hai?
Khi nào thì sẽ thông tin? Trước, trong hay sau khi thay đổi diễn ra? Hay ở tất cả mọi giai đoạn của thay đổi?
130
131
Để cung cấp thông tin đầy đủ, cần hướng tới trả lời cho những câu hỏi về
Ai? (Who)
Cái gì? (What)
Ở đâu? (Where)
Khi nào? (When)
Tại sao? (Why)
và Như thế nào? (How)
132
Những thay đổi diễn ra thành
công cần có được sự tham gia,
thông tin và lòng
nhiệt tình của mọi người.
Thông tin là giải pháp tốt nhất loại bỏ mơ hồ.
Ở bất cứ nơi đâu có thay đổi, sự tham gia của mọi người là liều thuốc tốt nhất để đối phó với những chống đối trước sự thay đổi.
133
Bài tập thực hành 13
Bạn có cho rằng những thay đổi sẽ được thực hiện dễ dàng hơn nếu:
(1) Môi trường làm việc thân thiện.
(2) Ban lãnh đạo dành phần lớn thời gian làm việc trong phòng của mình sau những cánh cửa đóng chặt.
(3) Nhiều nhân viên phàn nàn về tình hính công việc hiện tại.
(4) Có những xung đột lớn giữa các nhóm, tổ.
(5) Mọi người cởi mở, thân thiện và sẵn sàng cung cấp thông tin cho nhau.
(6) Ban lãnh đạo có quan tâm và hỗ trợ.
(7) Mọi người có vẻ như không tin tưởng lẫn nhau.
134
CHUYÊN Đề 4

CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
135
Chuyên đề 4
CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

4.1. Xây dựng chiến lược
4.1.1. Sự thay đổi và vai trò của nhà quản lý
4.1.2.Quy trình 8 bước theo Kotter (Quản lý sự thay đổi)
4.1.3. Lập kế hoạch thực hiện sự thay đổi
4.2. Vạn sự khởi đầu nan (bước đột phá ban đầu)
4.2.1. Xác định những mục tiêu nhỏ ban đầu
4.2.2. Lên danh mục những việc cần làm
4.2.3. Trao quyền cho nhân viên hành động rộng hơn
4.2.4. Tạo ra những chiến thắng ngắn hạn
4.2.5. Củng cố kết quả và tạo ra nhiều thay đổi hơn nữa
4.2.6. Cơ sở văn hóa quản lý sự thay đổi
4.3.. Kinh nghiệm của Đan Mạch
136
CHUYÊN Đề 4
*NHẬN BIẾT
Xác định được mục tiêu của sự thay đổi qua nội dung bài 1,2 & 3
Phân tích nguyên nhân và ảnh hưởng của thay đổi đối với tổ chức
Trình bày các bước thực hiện sự thay đổi
Mô tả chiến lược phát triển tổ chức đáp ứng thay đổi
137
CHUYÊN Đề 4

*NHẬN THỨC
Khẳng định được các mục tiêu thay đổi
Chứng minh các bước thực hiện chiến lược thay đổi.
Giải thích các bước thực hiện
138
CHUYÊN Đề 4

*SỬ DỤNG
Chọn lựa loại hình chiến lược
Xây dựng chọn lựa các bước tiến hành
Đề xuất giải pháp hoàn thiện qui trình
Khởi đầu thành công
139
CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
4.1. Xây dựng chiến lược
4.1.1. Sự thay đổi và vai trò của nhà quản lý
4.1.2.Quy trình 8 bước theo Kotter (Quản lý sự thay đổi)
4.1.3. Lập kế hoạch thực hiện sự thay đổi
140
4.1. Xây dựng chiến lược
4.1.1. Sự thay đổi và vai trò của nhà quản lý
CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
141
Hơn ai hết nhà quản lý thường là người phải chịu nhiều áp lực nhất trước những thay đổi và các thành viên khác mong đợi họ phải là một tiêu điểm trong mọi hoạt động. Quản lý cấp cao lên kế hoạch thay đổi và cuối cùng nhân viên là người chịu ảnh hưởng. Nhưng chính nhà quản lý trực tiếp (lãnh đạo) tổ chức mới là người trực tiếp biến những kế hoạch trên thành hiện thực. Do đó, nhà lãnh đạo, quản lý tổ chức có vai trò nhất định trong quản lý sự thay đổi.
142
- nhà quản lý là người chịu nhiều áp lực nhất trước những thay đổi
- nhà quản lý là trọng tâm kỳ vọng của các thành viên khác trong tổ chức

143
- nhà quản lý là người lên kế hoạch thực hiện sự thay đổi
- nhà quản lý là người trực tiếp hành động biến kế hoạch thành hiện thực
144
4.1. Xây dựng chiến lược
…
4.1.2.Quy trình 8 bước theo Kotter (Quản lý sự thay đổi)
CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
145
Thiết lập ý nghĩa sự cấp bách
Tạo sự liên minh định hướng
Xây dựng tầm nhìn chiến lược
Trao đổi về tầm nhìn
Cùng tham gia hành động
Tạo thắng lợi ngắn hạn
Củng cố kết quả và tiếp tục hành động
Những vấn đề văn hoá
146
Vấn đề của mô hình này ở Việt Nam
Khó thống nhất về mục tiêu và chiến lược thay đổi trong “ban” lãnh đạo thay đổi
Người ở vị trí quyền lực và người khởi xướng thay đổi thường không phải là một
147
Vận dụng mô hình Kotter ở Việt Nam
Quá trình thay đổi dần, kết hợp sự tác động qua lại giữa nhận thức và hành vi
Tạo cảm giác cần thay đổi (không cần rõ ràng, không thay đổi “căn bản”)
Thử nghiệm (giới thiệu những thay đổi nhỏ: Cụ thể, thực tế dễ nhìn nhận)