Nghiệp vụ thư viện dành cho lớp 12

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay nhu cầu nghiệp vụ thư viện đang ngày càng cao và phức tạp. Số lượng độc giả và sách tham khảo rất lớn. Do đó một yêu cầu đặt ra là:
- Phải thay đổi cách thức quản lý sách.
- Thay đổi cách thức quản lý độc giả.
- Thay đổi việc mượn trả sách.
- Làm nhẹ nhàng việc nhập , và thanh lí sách…
Tất cả các yêu cầu trên dẫn đến việc tin học hóa nghiệp vụ quản lý thư viên. Được sự động viên và giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn: Thầy Lê Hùng Linh, em cũng mạnh dạn xây dựng đồ án với chương trình QUẢN LÝ THƯ VIỆN áp dụng cụ thể đối với trường HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ.
Trường HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ HIỆN NAY cũng đã áp dụng một chương trình quản lý vào trong quá trình quản lí, em cũng đã có dịp được chiêm ngưỡng qua phần mềm này ở phòng mượn của thư viện, và theo góc độ nhìn nhận từ phía em thì đây là một chương trình đồ sộ, với những chức năng được thiết kế yêu cầu người thiết kế phải rất am hiểu về ngôn ngữ lập trình và nhiều kỹ thuật lập trình khác, đồng thời bước khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống cũng phải rất tỉ mỉ và chính xác, từ khi ứng dụng chương trình quản lý này Thư viện đã giải quyết được hầu hết những khó khăn và bất tiện trước đây của thư viện, nếu đặt em vào vị trí của người thiết kế trên thì với trình độ và kinh nghiệm của em bây giờ không thể thiết kế được một chương trình hoàn thiện như vậy, cho lên đối với chương trình Quản Lý Thư Viện mà em định xây dựng dưới đây là dựa trên tinh thần “học tập, nghiên cứu và xây dựng hoàn thiện một đồ án” chứ không có mục đích thiết kế xong chương trình rồi đưa vào sử dụng thực tế đối với thư viện, chính vì vậy mà dưới đây em đã tiến hành khảo sát những không việc cơ bản hàng ngày của các cán bộ quản lý thư viện, việc phân tích thiết kế hệ thống vẫn dựa trên thực tế của Thư viện, phần thiết kế chương trình đơn giản hơn so với phần Phân tích thiết kế hệ thống đưa ra để cho phù hợp với những công việc mà hiện tại em có đủ khả năng để giải quyết.

THÁI NGUYÊN
Ngày 18 tháng 08 Năm 2007
Sinh viên:



Châu Việt Văn


















Nghiệp vụ hệ thống
2.2. Nghiệp vụ hệ thống:
2.2.1 Nhiệm vụ cơ bản:
Cập nhật và bổ sung các loại đầu sách, tài liệu, giáo trình và bạn đọc cùng những thông tin có liên quan lưu trữ vào cơ sở dữ liệu.
Quản lý bạn đọc mượn trả tài liệu trong thư viện.
Quản lý thông tin về tư liệu, thư mục, lượng sách còn, đã cho mượn, đã mất.
Báo cáo, thông kế theo tháng, quý về tài liệu và bạn đọc trong thư viện.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm:
Hệ thống quản lý thư viện được chia ra thành ba bộ phận chính, ba bộ phận này hoạt động có quan hệ tương đối độc lập trong nhiều quy trình xử lý công việc:
Bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật (ký hiệu là CNSX): Nhiệm vụ chính của bộ phận này là mua sách, nhập sách từ nhiều nguồn khác nhau. Liên hệ với bộ phận bạn đọc để có danh sách các yêu cầu cập nhật sách. Trên cơ sở kế hoạch đó, bộ phần này sẽ mua, tìm kiếm tài liệu cho phù hợp với chương trình đào tạo trong học viện. Tránh để trường hợp có môn học hay chuyên ngành thiếu tài liệu. Bộ phận này còn có trách nhiệm xử lý kỹ thuật đối với những đầu sách được nhập về như đóng dấu, gán nhãn, làm hồ sơ cho sách, đăng ký vào sổ tài liệu tài sản của thư viện, nhập vào cơ sở dữ liệu.
Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu (ký hiệu là XDBM): Khi nhận được sách từ bộ phận đầu tiên – bộ phận CNSX – bộ phận XDBM có trách nhiệm phải phân loại tài liệu thành nhiều thư mục, định ra từ khóa để phục vụ cho công tác tìm kiếm tài liệu sau này. Bên cạnh đó bộ phận này cần phải hoàn thiện quy trình cập nhật sách bằng cách đưa sách về kho, phân loại sách theo từng kho (kho mật, giáo trình tài liệu tham khảo hay tự chọn nhưng không được mượn về…) và nhập vào cơ sở dữ liệu tiếp đối với những trường cần bổ sung đối với từng đầu sách.
Bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả (ký hiệu là BDMT): Có trách nhiệm trực