MS Acces6 Report

MS Access - Bài 31: Tạo một Report
 
Chú ý: Phần này sử dụng cơ sở dữ liệu My Friends mà bạn đã tạo ở Chương 2 và 3.

Để bắt đầu với Report Wizard, phải chắc chắn là tab Reports đã được chọn trong cửa sổ Database. Sau đó, kích đúp chuột vào Create Report By Using Wizard. Access hiển thị hộp thoại Report Wizard như hình 1.

Hình 1: Hộp thoại Report Wizard
Phía bên trái hộp thoại Report Wizard, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống để xác định những nguồn nào mà Access nên dùng cho báo cáo mới này. Hãy nhớ là bạn có thể sử dụng cả dữ liệu nguồn là các bảng và truy vấn. Vì cơ sở dữ liệu My Friends chỉ có một bảng (bảng My Friends) và Access đã chọn nó cho bạn. Nếu bạn đang làm việc với một cơ sở dữ liệu đã chứa các bảng và truy vấn khác, bạn có thể sử dụng danh sách xổ xuống để thay đổi nguồn dữ liệu Chọn lựa thông tin Tại vị trí phía dưới bên trái hộp thoại là một danh sách của tất cả các trường đã được xác định trong việc chọn bảng hay truy vấn. Nếu bạn thay đổi nguồn dữ liệu từ danh sách, thì các trường hiện hữu cũng sẽ thay đổi. Bạn có thể sử dụng danh sách và các điều khiển ở phía bên phải danh sách, để cho biết trường nào bạn muốn có trong báo cáo đang tạo. Từ một báo cáo đơn giản này, bạn sử dụng các trường sau đây:
Last Name
First Name
Address
City
State
Zip Code
Home Phone
Work Phone
Để cho Access biết bạn muốn sử dụng một trường trong báo cáo, kích chuột vào tên trường (theo thứ tự hiển thị phía dưới đây) và kích chuột vào nút >. Access sẽ chuyển trường từ cột phía bên trái sang cột phía bên phải. Lặp lại quá trình này cho tới khi bạn lựa chọn và chuyển tất cả các trường đã liệt kê ở trên. Sau khi đã hoàn thành, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 2.

Hình 2: Chọn các trường để gộp nhóm.
Nhóm các thông tin Bước tiếp theo là quyết định bạn muốn thông tin được nhóm lại theo thứ tự cụ thể nào. Gộp nhóm thường được thực hiện trong các báo cáo về tài chính, mặc dù nó không có nghĩa là giới hạn các báo cáo tài chính. Ví dụ, nếu bạn tạo một báo cáo hiển thị việc bán hàng cho một công ty, bạn muốn thông tin trong báo cáo được nhóm theo tháng, theo người bán hàng hoặc theo khu vực. Tạo một báo cáo đơn giản dựa vào bảng My Friends, việc gộp nhóm có thể là không cần thiết. Để xem cách nó làm việc như thế nào, hãy nói rằng bạn có một số lượng lớn bạn bè trong cơ sở dữ liệu và muốn được nhóm lại theo trường State. Để thực hiện, chỉ cần chọn trường State ở phía bên trái hộp thoại và kích vào nút >. Hộp thoại Report Wizard thay đổi để hiển thị cách gộp nhóm như hình 3.

Hình 3: Gộp nhóm sẽ giúp bạn tổ chức đầu ra trong một báo cáo.
Chú ý rằng trường State được chuyển lên trên cùng của mẫu báo cáo và nút Group Options được hoạt động. Với một số loại báo cáo, bạn có thể thay đổi các tùy chọn nhóm. Làm như vậy sẽ cho phép bạn xác định cách Access nên phân tích trường mà bạn đang gộp nhóm. Trong trường hợp này, thay đổi tùy chọn gộp nhóm là không cần thiết. Để tiến hành bước tiếp theo, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 4.

Hình 4: Chọn các trường để sắp xếp theo.
Sắp xếp thông tin cho báo cáo Bây giờ, bạn cần quyết định thông tin trong báo cáo được sắp xếp như thế nào. Access cho phép bạn chỉ định tối đa 4 trường có thể sắp xếp. Trong phần lớn các trường hợp bạn chỉ sử dụng một hoặc 2 trường để sắp xếp. Nếu bạn tạo một danh sách bạn bè, và muốn tên của họ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn nên chọn trường LastName và FirstName. Sử dụng danh sách xổ xuống thứ nhất với việc sắp xếp để chọn trường LastName. Nếu muốn, bạn có thể kích chuột vào nút sắp xếp phía bên phải trường để cho biết Access nên sắp xếp trường theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Và bây giờ, bạn sử dụng danh sách xổ xuống thứ hai để chọn trường FirstName. Khi đã hoàn thành việc chọn các trường để sắp xếp, bạn có thể kích chuột vào nút Next để tiến hành bước tiếp theo. Access hiển thị hộp thoại như hình 5.

Hình 5: Xác định layout cho báo cáo.
Xác định Report Layout Sử dụng hộp thoại hình 5, bạn có thể biểu thị