MS Acces5 Mailing Labels

MS Access - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư)
Trong phần trước, bạn đã tìm hiểu về Lable Wizard mà bạn có thể sử dụng để tạo các nhãn thư tín. Mailing labels cần thiết trong mọi doanh nghiệp. Giả sử bạn có cơ sở dữ liệuCustomer.mdb, bạn có thể bắt đầu quy trình tạo nhãn thư tín bằng cách chọn Report từ thực đơnInsert hoặc kích nút Report ở ngay cửa sổ Database. Hộp thoại New Report xuất hiện như hình 1

Hình 1: Hộp thoại New Report
Sử dụng danh sách xổ xuống phía dưới hộp thoại để chọn bảng Business Customers làm nguồn dữ liệu. Khi hoàn thành việc này, chọn Lable Wizard và kích chuột vào nút OK. Access hiển thị bước đầu tiên trong Label Wizard như hình 2

Hình 2: Chọn một loại nhãn
Bước đầu tiên trong việc tạo các label là xác định loại label bạn muốn dùng. Thật may là Access rất dễ dàng để xác định một loại label. Trong khi có rất nhiều các lable khác nhau hiện hữu trên thị trường, kỹ nghệ tiêu chuẩn cho các loại label khác nhau. Label Wizard hỗ trợ trên 650 loại label từ 13 hãng sản xuất khác nhau. Rất may là bạn có thể tìm được label cụ thể đã được xác định trước đó bởi Access Để chọn một loại label, sử dụng 3 điều khiển ở giữa hộp thoại để lọc những label nào được hiển thị. 3 điều khiển đó như sau:  • Unit of Measure. Bạn có thể chọn English hoặc Metric. Sự chọn lựa của bạn sẽ quyết định những label nào được hiển thị trong danh sách  • Label Type. Bạn có thể chọn Sheet Feed hoặc Continuous. ( Sheet-feed được sử dụng cùng với máy in khi mà yêu cầu bạn điều khiển mỗi trang tính của label. Continuous được sử dụng khi máy in điều khiển cung cấp chất liệu cho máy). Sự lựa chọn của bạn quyết định những label nào được hiển thị trong danh sách.  • Filter by Manufacturer: Sử dụng danh sách xổ xuống này để cho biết ai tạo ra label của bạn. Chỉ các label được sản xuất bởi hãng sản xuất sẽ được liệt kê trong danh sách Nếu bạn đang ở US, và không thấy hãng sản xuất được liệt kê, bạn chọn Avery. Phần lớn các hãng sản xuất lable có tiêu chuẩn giống như kích thước được hỗ trợ bởi Avery. Nếu không thể tìm thấy nhãn Avery, bạn có thể chuyển tới cột Dimensions trên hộp thoại để tìm hiểu label bạn muốn sử dụng. Chú ý: nếu không thể tìm thấy label bạn muốn hoặc một label tương ứng, bạn có thể kích chuột vào nút Customize để cho biết loại label cụ thể bạn đang sử dụng. Trong ví dụ này, bạn đang tạo label dạng chuẩn (1” x 4”). Đây là label Avery 5216. Những label này cho phép bạn in 6 dòng trên label và được thiết kế cho máy in laser, đây là một label chuẩn được sản xuất bởi nhiều đại lý khác. Minh họa cho ví dụ này, chọn ở mục Unit of Measure là English, Label type là Sheet Feed và hãng sản xuất là Avery. Sau đó chọn label 5216. Chọn Fonts chữ và màu sắc Kích chuột vào nút Next để cho biết bạn đã hoàn thành việc chọn loại label. Lúc này bạn đã sẵn sàng chọn font chữ và màu sắc. Access hiển thị hộp thoại như hình 3.

Hình 3: Chọn font chữ và màu sắc.
Font và kích thước mà Label Wizard đưa ra là Font chữ Arial và kích thước font chữ là 8, sử dụng font weight là light. Đây là một điểm có kích thước nhỏ hơn và bạn nên tăng nó thêm một chút nếu có thể. Dù có thay đổi kích thước font chữ hay không thì đều phụ thuộc vào loại máy in của bạn và các tính năng của nó. Minh họa cho ví dụ này, chúng ta không thay đổi kích thước font chữ, nhưng có thể thay đổi bất kỳ đặc tính khác mà bạn muốn. Ví dụ, bạn có thể thay đổi Font Weight thànhNormal hoặc Bold. Trừ khi bạn có một máy in màu, nếu không thì không có ý nghĩa khi thay đổiText Color. Chọn nội dung Label Sau khi đã xác định font chữ sử dụng, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại như hình 4.

Hình 4: Trình bày qua về nội dung label
Label Wizard cho phép bạn xác định cách bạn muốn label xuất hiện như thế nào. Phía bên trái hộp thoại, bạn có thể chọn các trường khác nhau từ bảng. Bạn cũng có thể nhập nội dung mà sẽ xuất hiện trên mọi label. Bạn muốn làm điều này thì phải chèn dấu cách, dấu phẩy, dấu gạch chân. Sẽ chỉ có 6 dòng để làm việc, bạn cần phải dự tính cách muốn label xuất hiện. Label Wizard sẽ sử dụng hai dòng cho dấu cách ở phía trên và phía dưới mỗi label, do đó bạn chỉ