MS Acce14 tao bang thiet ke ban dau

MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu
Ở phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới. Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ dàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất khó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng.
Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng không thông qua việc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này, bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy biến các thành phần”. Bảng này sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn không phải là một doanh nghiệp, thì giả sử làm như vậy). Bạn cũng có thể sử dụng Table Wizard để xây dựng bảng, nhưng kết quả gần như không được thỏa mãn tới nhu cầu của bạn như tạo bảng bằng tay.
Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và sắp xếp bảng. Phần sau sẽ miêu tả chi tiết các giai đoạn đó.
Giai đoạn thiết kế
Bạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế. Thay vào đó, chỉ cần một chiếc bút chì và tờ giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sở dữ liệu. Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần để kiểm tra và các đặc điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …). Có rất nhiều sách tại các cửa hàng nói về khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên bạn không cần đọc chúng để thiết kế một cơ sở dữ liệu đơn giản. Tất cả những thứ cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau:
Tôi nên gọi bảng là gì?
Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa?
Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu?
Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu?
Làm cách nào để sắp xếp các phần dữ liệu?
Có cần một khóa duy nhất (khóa chính) cho dữ liệu?
Có rất nhiều câu hỏi khác bạn có thể tự đặt ra cho mình. Thực tế, bạn có thể tập hợp lại các thông tin chi tiết trước khi ngồi trước máy tính. Nhưng nếu bạn chỉ trả lời được ít trong số những câu hỏi trên, bạn hãy sử dụng cách tạo bảng thứ nhất.
Mẫu thiết kế bảng
Như đã đề cập trong phần trước, cách tốt nhất để thiết kế bảng là bằng một chiếc bút chì và giấy. Với ý nghĩ đó, bạn có thể tạo một mẫu thiết kế bảng để sử dụng như khi làm việc trên bản thiết kế. Hình 1 miêu tả ví dụ như mẫu

Hình 1: Mẫu thiết kế bảng
Đầu tiên bạn nên xác định tên cho bảng. Do bảng này chứa một danh sách các khách hàng doanh nghiệp, nên sử dụng Business Customers là tên bảng. Viết tên đó ở phía trên mẫu thiết kế.
Lập kế hoạch các Table Fields
Trên trang tính của giấy, viết tên của các trường bạn thích để sử dụng trong bảng. Không cần chú ý đến thứ tự của chúng ở đó. Đối với các tên trường, bạn có thể gồm tên công ty, địa chỉ (có 2 dòng địa chỉ để dành cho địa chỉ dài và những bộ số), số điện thoại, số fax, tên giao tiếp, …
Bảng 1 trình bày danh sách các tên trường mà bạn có thể sử dụng cho bảng Business Customers. Nếu chưa làm được, bạn nên nhập mỗi tên trường trong mẫu thiết kế bảng. Thông thường bạn nên nhập tên trường mà bạn đã viết. Tuy nhiên, do cơ sở dữ liệu của bạn ghép nối ví dụ được trình bày trong loạt bài này, sử dụng duy nhất tên trường được liệt kê trong bảng 1.
Tên trường
Ý nghĩa

Company Name
Tên công ty

Address 1
Dòng địa chỉ đầu tiên

Address 2
Dòng địa chỉ thứ hai

City
Tên Thành phố

State
Quận/Huyện

Zip Code
Mã bưu điện

Main Phone
Số điện thoại cho công ty tổng đài

Fax Number
Số Fax

Account Number
Mã số khách hàng

Salesperson
Người quản lý tài khoản

Credit Limit
Số lượng tài khoản có thể mua

Account Opened
Ngày tài khoản được thiết lập

Last Order
Ngày mua cuối cùng

Active
Chỉ rõ nếu đây là tài khoản còn hoạt động hay không hoạt động

Contact
Tên giao dịch của công ty

Contact Phone
Số điện thoại liên hệ

Comments
Những lưu ý cần thiết để ghi lại

Bảng 1: Các tên trường cho bảng Business Customers
Chọn kiểu dữ liệu
Một kiểu dữ liệu của trường chỉ rõ kiểu giá trị mà trường đó giữ, như giá trị