MS Acce10 thiet ke truy van

MS Access - Bài 23: Thiết kế truy vấn riêng
Đến lúc này, bạn đã có thể sử dụng Query Wizard để tạo các truy vấn. Nhưng Query Wizard chỉ tạo một vài truy vấn thường dùng. Nếu một trong những truy vấn đó không phù hợp, bạn có thể tạo truy vấn riêng. Nhiều người nghĩ rằng tự xây dựng truy vấn riêng là một trong những phần khó nhất khi làm việc với Access. Điều đó có thể đúng, nhưng với một vài hướng dẫn và nhiều lần thực hành, bạn có thể xây dựng bất kỳ truy vấn nào mà bạn nghĩ ra. Khi tự tạo các truy vấn từ đầu, bạn sẽ được biết các nguyên tắc để có thể áp dụng khi chỉnh sửa truy vấn sẵn có. Với cách như vậy - tạo hay chỉnh sửa - bạn sử dụng cửa sổ thiết kế truy vấn. Quá trình sau để tạo một truy vấn, phần lớn dựa vào loại truy vấn mà bạn muốn tạo. Không quan tâm đến loại truy vấn, bạn thường bắt đầu với cùng một cách: chọn nút Queries trong cửa sổ Database, kích đúp chuột vào tùy chọn Create Query in Design View. Màn hình xuất hiện như hình 1.

Hình 1: Tạo truy vấn
Chú ý rằng cửa sổ thiết kế truy vấn là phần sau. Trong phần đầu, Access hiển thị hộp thoại Show Table đưa ra cho bạn lựa chọn nguồn dữ liệu muốn sử dụng. Như các truy vấn khác, bạn có thể lựa chọn cả bảng hoặc các truy vấn làm nguồn dữ liệu (đều có ở hộp thoại Show Table). Trong trường hợp này, chọn bảng Business Customers và kích chuột vào nút Add. Access mở một cửa sổ nhỏ cho bảng đó có chứa các trường. Để đóng hộp thoại Show Table, kích chuột vào nútClose. Sau khi đóng hộp thoại Show Table, Access hiển thị cửa sổ thiết kế truy vấn. Ở phần giữa cửa sổ là chỗ trống cho các nguồn dữ liệu đã được mở. Trong trường hợp này, chỗ trống chứa bảng Business Customers. Bên dưới là lưới thiết kế OBE (ví dụ cho truy vấn). Cửa sổ thiết kế truy vấn xuất hiện như hình 2.

Hình 2: Cửa sổ thiết kế truy vấn
Trong lưới thiết kế QBE, bạn xác định các tiêu chuẩn cho truy vấn. Những tùy chọn sẵn có trong lưới phụ thuộc vào loại truy vấn bạn tạo. Công cụ thiết kế truy vấn Công cụ thiết kế truy vấn chỉ xuất hiện bên dưới thực đơn bất cứ khi nào bạn sử dụng cửa sổ thiết kế truy vấn. Nhiều công cụ trên thanh công cụ rất quen như đã sử dụng trong các cửa sổ Access khác. Tuy nhiên, có các công cụ khác là chỉ có trên thanh công cụ của truy vấn Design. Bảng 1 hiển thị những công cụ đó và công việc chúng thực hiện.
 
Công cụ
Tên
Tính năng



Query Type
Cho phép xác định loại truy vấn bạn tạo



Run
Thi hành truy vấn nếu cần thiết.



Show Table
Hiển thị hộp thoại Show Table



Totals
Hiển thị dòng tổng trong lưới QBE. Nó không sẵn có khi tạo một truy vấn cập nhật hay xóa truy vấn



Top Values
Tìm giá trị cao nhất trong một truy vấn dựa vào tỷ lệ phần trăm hay số các dòng



Properties
Hiển thị cửa sổ Properties, cho các trường truy vấn hoặc cho chính các truy vấn



Build
Hiển thị cửa sổ Builder khi tạo tiêu chuẩn cho một trường.

Bảng 1: Các công cụ thiết kế
Bạn thường sử dụng Query Wizards để tạo các truy vấn bình thường, có nghĩa là sử dụng cửa sổ thiết kế truy vấn cho những truy vấn phổ biến hơn. Do vậy, bạn sẽ thường sử dụng công cụ Query Type khi bắt đầu phần thiết kế để cho biết loại truy vấn bạn tạo. Nếu kích chuột vào mũi tên xuống phía bên phải công cụ, bạn có thể thấy Access cho phép tạo những loại truy vấn sau:  • Select Query (truy vấn lựa chọn): Là loại truy vấn được mặc định, cho phép bạn xây dựng một truy vấn mà trả về là số các trường được xác định tiêu chuẩn.  • Crosstab Query (Truy vấn Crosstab): Sửa đổi lưới QBE sao cho những tùy chọn của nó đại diện sự cần thiết cho truy vấn.  • Make-Table Query (Truy vấn tạo bảng): Áp dụng khi cần tạo ra một bảng mới. Access sử dụng bảng này để lưu trữ kết quả phần chính của truy vấn. Khi chọn công cụ này, Access yêu cầu bạn đặt tên cho bảng và nơi lưu trữ bảng. Lưới QBE cũng tương tự như truy vấn chọn lựa.  • Update Query (Truy vấn cập nhật): Dùng để cập nhật nhiều bản ghi trong một bảng. Access thay đổi lưới QBE để đại diện cho sự cần thiết của truy vấn.  • Append Query