Ky nang excel

KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA GIÁO VIÊN
SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM EXCEL CƠ BẢN


I. Ứng dụng của chương trình (đối với GV)
- Quản lý danh sách HS
- Quản lý điểm số HS
- Xếp loại HL HS
- Thống kê
- Trích lọc
II. Một số kỹ năng cơ bản
1. Quản lý danh sách
GV phải cài đặt phần mềm hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt được tích hợp trong Excel
a. Nhập danh sách HS
- Khi nhập danh sách, ta phải nhập một cột chứa họ và chữ lót, một cột chứa tên để thuận tiện cho việc sắp xếp. Nhưng nếu lỡ chúng ta nhập họ và tên cùng trong một cột, thì phải làm sao?


Cách tách họ và tên thành hai cột
B1: Chọn toàn bộ các dòng chứa họ và tên


B2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu. Chọn Tách-Gộp Họ Tên



Chọn OK để tách ra thành hai cột




* Để gộp hai cột thành một cột ta cũng làm tương tự
b. Sắp xếp
Sắp xếp chúng ta sẽ dùng tính năng Sort của Excel (tôi tin chắc rằng sẽ không chính xác đối với tiếng Việt). Có cách nào xếp chính xác?
Cách sắp xếp họ và tên theo Tiếng Việt
Bước 1: Chọn toàn bộ các dòng chứa họ và tên


Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu. Chọn Sắp xếp - TCVN




Chọn sắp xếp như sau:
Xếp theo tên trước (cột C), sau đó sắp theo họ (cột B)
Chọn tăng để sắp theo thứ tự alphabe


* Nếu như họ và tên cùng nằm trong một cột thì ta có sắp xếp được không?
Chúng ta vẫn sắp xếp được
Bước 1: Chọn các ô chứa họ và tên


Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu. Chọn Sắp xếp - TCVN


Chúng ta không quan tâm đến sắp xếp theo cột nào mà chỉ quan tâm đến cách Chọn lựa sắp xếp (thường là tên - họ - chữ lót)
c. Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa, chữ hoa đầu từ và ngược lại
Khi gõ họ tên HS, chúng ta lỡ tay nhập toàn chữ thường (trong Word chúng ta có thể xử lý dễ dàng nhờ công cụ Change Case nhưng trong Excel thì không có) thì làm sao để chuyển đổi thành chữ hoa, hoặc chữ hoa đầu dòng?
* Đổi toàn bộ thành chữ hoa: Sử dụng hàm UPPER(text)
- Ta sử dụng một cột khác để làm cột tạm chứa tên được đổi thành in hoa (ở đây là cột C)


- Cột C2, gõ công thức như hình vẽ
- Sao chép đến cột C6


- Copy các họ và tên trong cột C và dán vào cột B. Sau đó xoá các họ tên trong cột C
+ Nhấn Ctrl – C
+ Để con trỏ ô vào ô B2. Vào Edit chọn Paste Special…




+ Chọn ô Values. Nhấn OK


+ Xoá cột C là xong
* Đổi toàn bộ thành chữ hoa đầu từ: Sử dụng hàm PROPER(text)
* Đổi toàn bộ thành thường: Sử dụng hàm LOWER(text)
Thao tác làm tương tự như trên
* Sử dụng phần mềm ứng dụng
Bước 1: Chọn các ô chứa họ và tên


Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu. Chọn Đổi chữ Hoa - thường






- Chọn hình thức chuyển đổi theo ý muốn một cách nhanh chóng.
2. Quản lý điểm số
GV cần nắm vững một số hàm cơ bản sau:
- Hàm COUNT: dùng để đếm số cột điểm (VD: đối với 15 phút, em A có thể là 2 cột, em B có thể là 3 cột). Dùng nó để chia hệ số một cách tự động và chính xác mà không phải đếm từng cột điểm.
- Hàm SUM: dùng để tính tổng cộng (VD: tính tổng các cột điểm)
- Hàm ROUND: dùng để lấy phần thập phân (VD: điểm tổng kết thì lấy một chữ số thập phân)
VD: Ta có bảng điểm sau đây, gồm các cột hệ số 1, hệ số 2, điểm thi HK (hệ số 3)
- Chúng ta thấy rằng ở cột điểm hệ số 1, các HS có các cột điểm khác nhau (em thì 4 cột, em thì 3 cột, em thì 2 cột)
Chúng ta đã biết : TBM = ((tổng các điểm hệ số 1) + (tổng các điểm hệ số 2)*2 +