Kĩ năng quản lý thời gian

1
Kỹ năng
QUẢN LÝ THỜI GIAN
Tâm Việt Group
2
3
Quản lý thời gian
Giá trị của thời gian
Các thế hệ quản lý thời gian
Công cụ quản lý thời gian
4
Giá trị của thời gian
Thời gian là tương đối
Thời gian là tự do
Thời gian là nguồn lực không thể tái tạo
5
Thời gian là Vàng.
Thời gian là cuộc sống.
6
70 Tu?i
X 365 Ngày
24 Gi?
60 Phỳt
36,792,000 Phỳt
7
70 Tu?i
X 365 Ngày
24 Gi?
60 Phỳt
60 Giõy
2,207,520,000 Giõy
8
Ta đi chợ,
bạ gì mua nấy?
9
Hai cách tiếp cận
Định hướng hoạt động
Làm bất cứ cái gì có thể hoặc đến với mình
Định hướng hiệu quả
Làm những gì cần làm theo thứ tự quan trọng
10
Nguyên nhân lãng phí thời gian
Làm việc không có kế hoạch
Các mục đích không rõ ràng
Đặt quá nhiều mục tiêu
Giám sát quá chặt chẽ
Lo lắng thái quá
11
Lo lắng giống như ngồi xích đu. Ta rất nỗ lực nhưng không đưa ta đến đâu cả.
12
Nguyên nhân lãng phí thời gian
Có quá nhiều công việc giấy tờ
Theo chủ nghĩa hoàn hảo
Vòng vo
Sửa sai
Trì hoãn công việc
13
Treo vi?c
l�
Treo c?
14
Không làm cũng được
Không làm

Không làm không được
Làm ngay tức thì
15
Một chạm
16
Nguyên nhân lãng phí thời gian
Mất thời gian chờ đợi
Dự các cuộc họp vô bổ
Nghỉ sớm
Tức giận
Có quá nhiều giao tiếp xã hội
17
Không ai muốn chịu mất mát một mình, họ luôn kéo người khác cùng lãng phí thời gian.
18
Ta có đồng tình với những người móc ví của ta?
19
Hội chứng... vội
Ý tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gian
Dạo này anh bận, phải về muộn
Ngày mai nhé, mai.... lại mai
Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc
Giá 1 ngày có 25 tiếng
Giá có thêm 1 ngày để làm việc này thì tốt biết mấy
20
Người cán bộ quan trọng!
Bị nhấn chìm trong công việc
Dường như lúc nào cũng bận bịu với một cái gì đó
Vội chạy đến và rời cuộc họp không đúng giờ
Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt
Hẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ
Busy doing nothing
21
22
Bạn đến
hay không
thì máy bay vẫn cất cánh
Đổi mới tư duy:

Khoảng  Điểm
23
24
Quản lý thời gian
Giá trị của thời gian
Các thế hệ quản lý thời gian
Công cụ quản lý thời gian
Cả ngày
thì mải đi chơi
Tối lặn mặt trời đổ thóc vào xay
26
Thói quen dùng thời gian
Làm cái thích trước, cái không thích sau
Làm cái biết cách làm trước
Làm cái dễ làm trước
Làm cái tốn nhiều thời gian trước
Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước
27
Thói quen dùng thời gian
Phản ứng lại yêu cầu của người khác
Làm việc gấp trước việc quan trọng
Chờ đến hạn cuối cùng mới làm
Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn
Cái gì đến trước làm trước
28
Quản lý thời gian – Thế hệ 1
Cơ sở: Nhắc việc
Khuynh hướng: Theo dòng chảy
Sử dụng sổ tay liệt kê đầu việc hàng ngày
Kết quả:
Không quên đầu việc
Dồn việc sang ngày hôm sau
Việc quan trọng là những việc trước mắt
29
Quản lý thời gian – Thế hệ 2
Cơ sở: Lập kế hoạch và chuẩn bị
Khuynh hướng: Trù hoạch tương lai
Dùng công cụ hiện đại hơn để QL đầu việc
Kết quả:
Không quên đầu việc
Có thời hạn bắt đầu và kết thúc cho mỗi việc
Việc quan trọng là việc nằm trong lịch trình
30
Quản lý thời gian – Thế hệ 3
Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hoá, kiểm soát
Khuynh hướng: Xác định giá trị, ưu tiên
Dùng công cụ lập kế hoạch, tổ chức ngày
Kết quả:
Việc ưu tiên về thời gian được thực hiện
Lạm dụng chữ “Khẩn”
Việc quan trọng xác định bởi giá trị và khẩn
31
Nhận xét 3 thế hệ
Làm được nhiều việc hơn với thời gian ít hơn
Việc quan trọng chưa được dành thời gian
Thế hệ thứ 4?
32
Hai thuộc tính của sự kiện:
Quan trọng
&
Khẩn cấp
33
Khẩn cấp
Không khẩn cấp
Không
quan
trọng
Quan
trọng
Ma trận quản lý thời gian
34
I
II
III
IV
Khẩn cấp
Không khẩn cấp
Không
quan
trọng
Quan
trọng
Ma trận quản lý thời gian
Khủng hoảng
Các vấn đề cấp bách
Các dự án đến hạn
Công việc tồn đọng
Các việc đột xuất
Thư từ, e-mail
Họp hành
Các vấn đề cấp bách
Các công việc vô bổ
Điện thoại
Tán gẫu
Hoạt động “giải trí”
Làm việc trong C/ lược
Xây dựng quan hệ
Tìm kiếm cơ hội
Lập kế hoạch
35
I
II
III
IV
Khẩn cấp
Không khẩn cấp
Không
quan
trọng
Quan
trọng
Ma trận quản lý thời gian
Làm ngay
Giao cho
người khác
Chỉ làm nếu
có thời gian
Làm sau,
nhưng kiên quyết
36
I
II
III
IV
K?t qu?:
- Cang th?ng (stress)
- Ki?t s?c
- Luụn trong tỡnh tr?ng kh?ng ho?ng
- L�m vi?c ngo�i ph?m vi ch?c nang
37
38
Việc gì cũng gấp
thì hiệu quả thấp

Việc gì cũng vội
thì mất hết cơ hội
39
I
II
III
IV
Kết quả:
- T?p trung v�o ng?n h?n
- Cụng vi?c v?n v?t
- Khụng coi tr?ng m?c tiờu, k? ho?ch
- C?m giỏc l� n?n nhõn, th? d?ng
- Quan h? h?i h?t
40
I
II
III
IV
Kết quả:
- Vụ trỏch nhi?m
- Tỏch r?i cụng vi?c
- Ph? thu?c v�o ngu?i khỏc
41
I
II
Kết quả:
- T?m nhỡn, tri?n v?ng
- Cõn b?ng
- S?ng cú k? lu?t
- Ch? d?ng
- �t kh?ng ho?ng
III
IV
42
Có thể quản lý thời gian?
Quản lý thời gian là việc khó
Nhưng có thể nếu có quyết tâm
43
Nguyên tắc quản lý thời gian
Đọc có chọn lọc
Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày
Ưu tiên hoá các công việc
Ngăn nắp
Làm nhiều việc không quan trọng một lúc
44
Nguyên tắc quản lý thời gian
Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ
Chia nhỏ các công việc lớn
Xác định 20% công việc quan trọng
Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng
Dành một thời gian không bị quấy rầy
45
Nguyên tắc quản lý thời gian
Không trì hoãn công việc
Đặt ra hạn cuối cùng
Luôn để ý thời gian
Làm gì đó lúc chờ đợi
Làm việc bận rộn vào một thời điểm
46
Tàu hoả
hay
Xe cứu hoả?
47
Làm việc
hay
Bận việc?
48
Quản lý thời gian – Thế hệ 4
Việc quan trọng nhất
ở vị trí số một
(tổ chức vùng II)
49
Việc quan trọng nhất phải được
hoàn thành tốt nhất
50
Lập ưu tiên cho
các việc trong lịch

Lập lịch cho
các việc ưu tiên
51
Viễn cảnh
tương lai
52
Lãnh đạo
hay
quản lý?
53
54
55
Thang dựa vào đâu?
56
Nếu không có tầm nhìn
Chọn những gì trước mắt
Làm những việc cấp bách
Chịu sự hối thúc của thời gian
Chọn theo cảm tính
Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác
57
Mục đích
Hành động
Kết quả
+
=
Mục đích
Mộng mơ
+
=
Hành động
Qua ngày
+
=
Mục đích
Hành động
Sống đẹp
+
=
58
Muốn phóng nhanh thì phải nhìn xa
59
Tầm nhìn giúp ta
Hành động nhiệt tình để đạt mục tiêu
Nói “không” một cách tự tin và thanh thản
Vượt qua sợ hãi, hèn nhát, các trở ngại khác
60
Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa một người chán đời và vận động viên Paragames?
61
Sự lựa chọn của chúng ta xuất phát từ đâu?
Tiền bạc, công danh, hay trái tim!
62
Nguyên tắc
63
Chúng ta nhận ra
chứ không phải
tạo ra sứ mệnh của mình
64
Cơ sở để hoạch định mục tiêu
Bốn phẩm chất thiên phú
Nhận thức về bản thân
Lương tâm
Bản lĩnh tự quyết
Sự hình dung sáng tạo
65
Cơ sở để hoạch định mục tiêu
Bốn nhu cầu con người
Lý tưởng
Tinh thần
Xã hội
Vật chất
66
Hạnh phúc
hay
Khoái cảm?
67
Để lương tâm trả lời
Cái gì?
Tại sao?
Bằng cách nào?
68
69
S
M
A
R
T
pecific
easurable
chievable
esult-oriented
ime bound
70
Viết tạo nên suy nghĩ
Suy nghĩ tạo ra hình ảnh
Hình ảnh tạo nên cảm nhận
Cảm nhận dẫn đến hành động
Hành động tạo ra kết quả
71
Tầm nhìn
Sứ mệnh
Vai trò
Mục tiêu
Lâu dài
Vài trò
Mục tiêu
Kế hoạch
Lịch tuần
Giao việc
Hàng tuần
72
Phát triển
Cá nhân
Gia đình/
Vợ chồng
Phụ trách
SP mới
Phụ trách
Nghiên cứu
73
Phụ trách
Hành chính
Phụ trách
Công đoàn
Phụ trách
Nhân sự
74
75
Mục tiêu tháng
Quan hệ
Sức khoẻ
Phát triển cá nhân
Thử nghiệm
Tài chính
Cá tính (suy nghĩ, cảm nhận, cách sống)
Thói quen: thêm tốt, bỏ xấu
76
Quản lý thời gian
Giá trị của thời gian
Các thế hệ quản lý thời gian
Công cụ quản lý thời gian
77
Các công cụ
Giấy và bút
Phụ thuộc ít
Dễ sử dụng
Linh động
Không oai
Công cụ hiện đại
Phụ thuộc nhiều
Khó sử dụng
Không linh động
Rất oai
78
Công cụ hiện đại
Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml
Điện thoại di động
Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi...
Phần mềm: Microsoft Outlook
Các phần mềm quản lý thời gian khác
79
80
81
82
Công cụ đơn giản
Một chiếc bút
Một quyển sổ nhỏ
83
Cách nghi sổ
Viết ra mọi mục tiêu cần đạt
Liệt kê tất cả các công việc cần làm
Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
Gạch đi những việc đã làm
Hãy nghĩ đến việc hiện tại
84
Present – Hiện tại
Present – Món quà
Present – Thể hiện
85
Cách nghi sổ
Có khoảng trống để ghi việc quan trọng
Chia sổ làm hai phần
Ghi những việc cần làm phía bên phải
Ghi thời gian cho mỗi việc phía bên trái
Đánh dấu hoặc gạch đi những việc hoàn tất
86
Mẩu bút chì
hơn
Trí nhớ tốt
87
Trí nhớ đậm
không bằng
nét mực mờ
88
Bảng kê đầu việc
Bảng kê đầu việc:
Không cấu trúc
Không giới hạn thời gian
Không có thứ tự ưu tiên
Không chi tiết
89
Thời gian biểu
Thời gian biểu:
Cấu trúc theo thời gian
Thời gian hoàn thành
Thứ tự ưu tiên
Chi tiết, cụ thể
90
Ba loại thời gian biểu
Lạc quan tếu
Quá ít thời gian để thực hiện công việc
Bi quan
Quá nhiều thời gian dành cho một việc
Thực tế
Dành vừa đủ thời gian cho việc cụ thể
91
Thời gian biểu thực tế
Định thời gian cho hoạt động thông thường
Hình dung ra các chi tiết
Kết hợp các hoạt động
Đặt hạn chế thời gian
Lập lịch mọi việc
Lập lịch cho việc đột xuất
92
Kỹ năng lập thời gian biểu
Giờ quan trọng nhất
Cắt bớt đi một việc
Thêm một giờ buổi sáng
Đừng vật lộn với chó con
Chỉ chấp nhận những tin ngắn
Không kiểm tra kép
93
Lúc thiếu tiền ta tiêu pha rất chi ly.
Nếu ta sử dụng thời gian như tiêu tiền chắc không bao giờ ta nghèo.
94
Kỹ năng lập thời gian biểu
Sắp xếp thứ tự ưu tiên
Làm cho quyển lịch quan trọng như đồng hồ
Hoạch định ngày thứ tư trước ngày thứ ba
Tuân thủ lịch
95
Quản lý thời gian
Giá trị của thời gian
Các thế hệ quản lý thời gian
Công cụ quản lý thời gian
96
Thành công lớn với bước nhỏ

hơn là

thành công nhỏ với bước lớn.
97
Hãy tôn trọng thời gian của người khác
98
Kỷ luật là tự do.
99
Ai cũng có cùng một tài sản:
1440 phỳt/ng�y
Cách sử dụng tài sản đó làm nên sự khác biệt giữa người giàu và kẻ nghèo, người thành công và kẻ thất bại.
100
Chuẩn
mực
Hành
vi
Thói
quen
Tính
cách
SỐ PHẬN
Suy
nghĩ
101
Thói quen tích cực là:
sức bật cuộc đời.
102
Hệ
chuẩn
Hành
vi
Thói
quen
Văn
hoá
SỰ NGHIỆP
Suy
nghĩ
103
3 di?u u?c!

(Sau m?t nam n?a tụi chuy?n sang th? gi?i m?i)
104
Chân lý biết thời điểm của mình.
105
106
Ung
107
Mọi thứ đều được tạo ra hai lần
108
Mọi thứ đều xuất phát từ suy nghĩ.
109
Trung thực
Có thể tiến bộ
Cái gì làm được
Thực hiện ngay