HTTT QUAN LY CHUONG 3

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
BÀI GIẢNG:
Tổng cộng: 05 tiết (LT: 05 + TH: 0 + KT: 0)
Giảng viên: Thi Hồng Tuấn
Khoa: Kế toán – Tài chính
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
4
Mục đích
1
2
3
5
Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu dự án
Phát họa các giải pháp, cân nhắc tính khả thi
Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta có được:
Các thông tin về hệ thống
Đề xuất được các phương án tối ưu
Dự án mang tính khả thi cao nhất
1. Mục đích
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Khảo sát thường được tiến hành qua 4 bước
Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ
Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới
Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi
Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát
1. Mục đích
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Quan sát, tìm hiểu và đánh giá hệ thống theo cách nhìn của nhà phân tích thiết kế trong lĩnh vực tin học, cụ thể:
Các lĩnh vực nào, công việc nào thì nên tin học hoá
Các lĩnh vực nào thì tin học hoá không có tác dụng hay không có tính khả thi


2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Quan sát chia làm 4 mức khác nhau:
Mức thao tác thừa hành: tìm hiểu các công việc cụ thể mà người nhân viên thừa hành trên hệ tin học hiện có.
Mức điều phối quản lý:
Tìm hiểu các nhu cầu thông tin cho mức này.
Tham khảo ý kiến của người thực hiện về khả năng cải tiến hệ thống hiện có.
Mức quyết định lãnh đạo:
Tìm hiểu các nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo.
Tìm hiểu các sách lược phát triển doanh nghiệp nhằm tìm đúng hướng đi cho hệ thống dự kiến.
Mức chuyên gia cố vấn: tham khảo các chiến lược phát triển nhằm củng cố thêm phương hướng phát triển hệ thống dự kiến
2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Các hình thức tiến hành: 3 phương pháp
a. Phương pháp quan sát
Quan sát trực tiếp: quan sát bằng mắt, tại chỗ tỉ mỉ từng chi tiết công việc của hệ thống cũ, của các nhân viên thừa hành.
Quan sát gián tiếp: quan sát từ xa, hay qua phương tiện tổng thể của hệ thống để có được bức tranh khái quát về tổ chức và cách thức hoạt động trong tổ chức đó.
Vai trò: giúp cho người quan sát thấy được cách quản lý các hoạt động của tổ chức cần tìm hiểu.
2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Các hình thức tiến hành: 3 phương pháp
a. Phương pháp quan sát
Ưu điểm: 
Dễ thực hiện đối với người quan sát 
Theo dõi trực tiếp hoạt động của hệ thống trong thực tế 
Hạn chế: 
Kết quả mang tính chủ quan
Tâm lý của người bị quan sát có những phản ứng nhất định
Sự bị động của người quan sát
Tốn kém thời gian
Thông tin bề ngoài, hạn chế, không thể đầy đủ
2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Các hình thức tiến hành: 3 phương pháp
b. Phương pháp phỏng vấn
Chuẩn bị rõ nội dung chủ đề cuộc phỏng vấn, các câu hỏi, các tài liệu liên quan, mục đích cần thu được các thông tin gì sau phỏng vấn.
Một số lưu ý khi tiến hành phỏng vấn: 
Phải tổ chức tốt cuộc phỏng vấn: chọn số người phỏng vấn, thống nhất trước nội dung, chủ đề cuộc phỏng vấn để các bên có thời gian chuẩn bị.
Lựa chọn các câu hỏi hợp lý: xác định rõ loại câu hỏi sẽ đưa ra, câu hỏi mở hay câu hỏi đóng tuỳ theo yêu cầu nội dung phỏng vấn. (câu hỏi mở có nhiều cách trả lời, câu hỏi đóng các câu trả lời xác định trước).
Luôn giữ tinh thần thoải mái, thái độ đúng mực khi phỏng vấn.

2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Các hình thức tiến hành: 3 phương pháp
b. Phương pháp phỏng vấn
Vai trò: cho phép ta nắm được nguồn thông tin chính yếu nhất về một hệ thống cần phát triển trong tương lai và hệ thống hiện tại
2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Các hình thức tiến hành: 3 phương pháp
b. Phương pháp phỏng vấn
Ưu điểm: 
Thông tin thu thập được trực tiếp nên có độ chính xác cao
Biết được khá đầy đủ các yêu cầu của người sử dụng đối với hệ thống mới
Nếu có nhiều dự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý khác nhau đối với cùng một tổ chức thì qua việc phỏng vấn lãnh đạo có thể xác định được quan hệ giữa các dự án này để có thể tận dụng các thành quả đã có hay đảm bảo sự nhất quán cũng như tạo được các giao tiếp với hệ đó. 
2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Các hình thức tiến hành: 3 phương pháp
b. Phương pháp phỏng vấn
Hạn chế: 
Kết quả thu được phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khách quan như sự thân thiện giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn, các yếu tố ngoại cảnh, các yếu tố tình cảm.
Nếu không được chuẩn bị tốt thì dễ dẫn đến thất bại
Bất đồng về ngôn ngữ cũng như các khái niệm được đề cập.
Cần hỏi được trực tiếp người cần có thông tin của họ

2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Các hình thức tiến hành: 3 phương pháp
c. Phương pháp điều tra thăm dò
Vai trò: Được thực hiện để nắm những thông tin có tính vĩ mô. Phương pháp này thích hợp với việc điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi.
Phiếu thăm dò: là câu hỏi có nội dung trả lời sẵn, người trả lời lựa chọn
Có tập các đối tượng cần thăm dò, tuỳ theo mục tiêu
2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Các hình thức tiến hành: 3 phương pháp
c. Phương pháp điều tra thăm dò
Ưu điểm: 
Bổ sung cho 2 phương pháp trên để khẳng định kết quả khảo sát
Là một phương pháp hiệu quả điều tra tần suất trong nghiên cứu khả thi.
Hạn chế:
Việc xây dựng bản hỏi để có thể đáp ứng được nhu cầu thể hiện được các thông tin cần biết là khó khăn
2.1. Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Phân loại thông tin theo tiêu chuẩn:
Hiện tại và tương lai 
Tĩnh/động/biến đổi:
Tĩnh: thông tin ít có tính thay đổi, biểu diễn các mặt ổn định, bền vững của hệ thống như cơ cấu, tổ chức, khuôn dạng.
Động: thông tin luôn thay đổi theo thời gian hay không gian. (theo không gian: các dòng thông tin di chuyển giữa các tiến trình hay giữa các hệ thống con với nhau)
Biến đổi: là các quy tắc nghiệp vụ thực hiện việc biến đổi thông tin.
Nội bộ/môi trường
Nội bộ: thông tin bên trong tổ chức
Môi trường: thông tin bên ngoài tổ chức
2.2. Tập hợp và phân loại thông tin
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Tập hợp thông tin:
Các thông tin chung cho hiện tại, thông tin cho tương lai
Xem xét thông tin đã thu thập ở mức chi tiết nhất có thể được dưới các khía cạnh:
Tần suất xuất hiện
Độ chính xác
Số lượng
Thời gian sống
2.2. Tập hợp và phân loại thông tin
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Sơ đồ tổng hợp thông tin thu thập:
2.2. Tập hợp và phân loại thông tin
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Sự yếu kém thể hiện ở các mặt:
Hiệu quả thấp: hiệu quả công việc ở một số bộ phận hay toàn bộ hệ thống không đáp ứng được yêu cầu phát triển của doanh nghiệp (phương pháp xử lý không chặt chẽ, giấy tờ tài liệu trình bày kém, sự ùn tắc quá tải,..)
Sự thiếu vắng: chức năng xử lý, cơ cấu tổ chức hợp lý, phương pháp làm việc hiệu quả...
Tổn phí cao: do hiệu quả làm việc thấp, do cơ cấu tổ chức bất hợp lý, do tốc độ cạnh tranh cao dẫn đến các chi phí cao không thể bù đắp được.
2.3. Phát hiện yếu kém ở hiện tại
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Phương hướng phát triển hệ thống cho tương lai:
Trên cơ sở xác định rõ các nguyên nhân yếu kém, đề ra các biện pháp để khắc phục các yếu kém đó. Cụ thể:
Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng
Các nguyện vọng của nhân viên
Dự kiến kế hoạch của người lao động...
2.4. Tìm hiểu các yêu cầu ở tương lai
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Phương hướng phát triển hệ thống cho tương lai:
Nói chung không thể khắc phục ngay mọi yếu kém của hệ thống trong một lần.
Cần xác định một chiến lược phát triển lâu dài gồm nhiều bước dựa trên 2 nguyên tắc:
Thay đổi hệ thống một cách dần dần: vừa thay đổi được hệ thống cũ nhưng cũng không gây ra những thay đổi đột ngột trong hoạt động của doanh nghiệp.
Các bước đi đầu phải là nền tảng vững chắc cho các bước đi sau. Các bước đi sau phải thể hiện được sự cải tiến, nâng cao so với bước đi trước, đồng thời kế thừa các thành quả của các bước đi trước đó.
2.4. Tìm hiểu các yêu cầu ở tương lai
2. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Thống nhất các mục tiêu trước mắt và lâu dài trong việc phát triển hệ thống.
Xác định rõ mục tiêu chung cần đạt được, từ đó đi đến thống nhất phạm vi của hệ thống tương lai.
Phạm vi: khoanh vùng dự án cụ thể thực hiện theo các phương pháp:
Khoanh vùng hẹp đi sâu giải quyết vấn đề theo chiều sâu
Giải quyết tổng thể toàn bộ vấn đề theo chiều rộng
Phạm vi của dự án liên quan đến các mặt sau
Xác định các lĩnh vực của dự án: mỗi lĩnh vực là một bộ phận tương đối độc lập của hệ thống.
Xác định các chức năng: các định rõ các nhiệm vụ cho trên từng lĩnh vực của dự án.
3. Xác định phạm vi, khả năng, mục tiêu của dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Để đạt được mục tiêu đề ra, thường có nhiều giải pháp
CAố gắng tìm ra lượng tối đa các giải pháp
So sánh, kiểm tra tính khả thi để chọn ra giải pháp tối ưu.
4. Phác hoạ các giải pháp, cân nhắc tính khả thi
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Một số tiêu chuẩn so sánh đánh giá:
Mức tự động hoá:
Mức thấp (tổ chức lại các hoạt động thủ công): Không tự động hoá và chỉ cần tổ chức lại hệ thống
Mức trung bình (tự động hoá một phần) có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn cơ cấu tổ chức: Tự động hoá từng bộ phận, chức năng hay một số lĩnh vực của hệ thống.
Mức cao: Tự động hoá toàn bộ hệ thống, thay đổi toàn diện cơ cấu tổ chức và phương thức làm việc.
4. Phác hoạ các giải pháp, cân nhắc tính khả thi
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Một số tiêu chuẩn so sánh đánh giá:
Hình thức xử lý:
Xử lý theo mẻ (theo lô): thông tin được tích luỹ lại và xử lý một cách định kỳ. Mỗi lần xử lý toàn bộ hay một phần dữ liệu đã tích luỹ được.
Xử lý trực tuyến (online): dữ liệu được xử lý liên tục, ngay lập tức. Khối lượng dữ liệu để xử lý không lớn lắm và yêu cầu có sự xử lý liên tục.
4. Phác hoạ các giải pháp, cân nhắc tính khả thi
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Một số tiêu chuẩn so sánh đánh giá:
Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi:
Chi phí bỏ ra và lợi ích thu về
Khả thi về kỹ thuật
Khả thi về kinh tế
Khả thi về nghiệp vụ
Lựa chọn và cân nhắc tính khả thi
4. Phác hoạ các giải pháp, cân nhắc tính khả thi
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Ví dụ: hệ cung ứng vật tư


4. Phác hoạ các giải pháp, cân nhắc tính khả thi
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Tập hợp các kết quả đầu ra
Hồ sơ đầu ra: mô tả chức năng trả lời cho câu hỏi:
Hệ thống làm gì?
Mục đích dùng cho việc gì?
Thông tin được biểu diễn/đưa ra như thế nào?
Người sử dụng, tần suất, quản lý khi nào và ra sao?
Hồ sơ đầu vào:
Mô tả chức năng
Mô tả các trường dữ liệu
Quan hệ của nó với đầu ra.
Tài nguyên:
Phần cứng, chuyên viên kỹ thuật
Đội ngũ cán bộ sử dụng, nhu cầu huấn luyện..
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
5.1. Hồ sơ điều tra
Các ý kiến phê phán đánh giá về
Thời gian xử lý, thời gian cho phép, trả lời, bảo trì.
 Chi phí thu nhập
 Chất lượng công việc
 Độ tin cậy, tính mềm dẻo
 Khả năng bình quân tối đa của hệ thống..

5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
5.1. Hồ sơ điều tra
Các giải pháp đề xuất và các quyết định lựa chọn


5.2. Xác lập giải pháp
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Sơ bộ dự kiến
Số lượng dữ liệu cần lưu trữ lâu dài
Các dạng làm việc
Số lượng người dùng
Khối lượng thông tin cần thu thập
Khối lượng thông tin cần kiết xuất

5.3. Dự trù về thiết bị
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Thiết bị cần có
Cấu hình của thiết bị: tổ chức, hoạt động đơn lẻ trên mạng,..
Thiết bị ngoại vi
Phần mềm

5.3. Dự trù về thiết bị
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Điều kiện mua và lắp đặt
Tài chính
Giao hàng và lắp đặt
Huấn luyện người dùng
Bảo trì hệ thống


5.3. Dự trù về thiết bị
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Lập lịch
Lập lịch phân bổ công việc (vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian - một trong số các nhân tố quyết định thành công của dự án)
Xác định các mốc thờì gian của dự án giúp cho công tác kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện (cần phải chi tiết và hợp lý).



5.4. Kế hoạch triển khai dự án
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Tiến độ triển khai dự án
Các giai đoạn triển khai dự án
Các kế hoạch lắp đặt
Các kế hoạch huấn luyện người dùng
Các mối liên quan đến dự án khác trong tương lai hoặc sự hỗ trợ của các cơ quan ngoài.

5.4. Kế hoạch triển khai dự án
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Người phụ trách
Chuyên gia phân tích, thiết kế
Chuyên gia tin học
Chuyên gia quản lý hệ thống

5.4. Kế hoạch triển khai dự án
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Các nhân viên làm việc
Phân tích viên
Lập trình viên
Những người khai thác
5.4. Kế hoạch triển khai dự án
5. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Q&A
Chương 3: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN