Hoc nhanh Excel hay

Chương 5
Microsoft EXCEL


Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft, Excel thực sự là một công cụ rất hữu ích để quản lý các dữ liệu không quá lớn và những tính toán, đánh giá hàng ngày trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Excel có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau:
Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kết toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán,...
Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới.
Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa,...
5.1. Các thao tác cơ bản
Khởi động, thoát khỏi Excel
Khởi động Excel:
Dùng lệnh Start | Programs | Microsoft Excel
Ngoài cách khởi động trên, ta còn có thể khởi động Ms. Excel theo các cách sau:
Click biểu tượng Excel
trên màn hình nền.
Click biểu tượng Excel
trên Start Menu.
Thoát khỏi Excel: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước khi thoát, nếu không Ms. Excel sẽ hỏi:
Chọn Yes nếu muốn ghi.
Chọn No nếu không muốn ghi.
Chọn Cancel nếu muốn hủy lệnh thoát.
Các cách thoát :
Click nút Close
ở góc trên phải màn hình.
Dùng lệnh File | Exit.
Double click biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình.
Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
Màn hình Excel






Menu Bar (thực đơn ngang): Thanh chứa tên các mục lệnh chính của Excel, mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu Popup (thực đơn dọc). Thao tác để mở một Menu Popup là click vào tên mục hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ký tự đại diện của tên mục.
Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu tượng, nút điều khiển thực hiện các chức năng thông dụng như ghi nội dung tập tin vào đĩa, mở tập tin ...
Formatting (thanh định dạng): chứa các biểu tượng, nút điều khiển dùng cho việc định dạng dữ liệu bảng tính như loại font chữ, cỡ font, canh lề ...
Formula (thanh công thức): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (Cancel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành.



Toạ độ ô Cancel Enter Nội dung dữ liệu của ô
Drawing (thanh vẽ): chứa các công cụ để vẽ hình.
Để hiển thị hay ẩn các thanh công cụ, ta dùng lệnh View | Toolbars, sau đó click đánh dấu hoặc bỏ dấu check
tại các mục tương ứng.


Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin. Tên tập tin hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Tên tập tin Workbook mặc nhiên là Book# (# là số thứ tự tương ứng với những lần mở tập tin). Các thành phần của Workbook là:
ĐƯỜNG VIỀN NGANG (Column Border): ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C,...,Y, Z, AA, AB,..., IV. Cột (Column) là một tập hợp những ô theo chiều dọc. Độ rộng mặc nhiên là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 255). Có tổng cộng 256 cột.
ĐƯỜNG VIỀN DỌC (Row Border): ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới. Dòng (Row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang. Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 409). Có tổng cộng 65536 dòng.
Ô (Cell): giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau, ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6. Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.
VÙNG BẢNG TÍNH : bao gồm một hoặc nhiều ô đứng liền nhau, tên của vùng được xác định bởi tên của ô ở góc trên bên trái và tên của ô ở góc dưới phải của vùng, phân cách tên hai ô bằng dấu hai chấm (:). Ví dụ: vùng B2:D6.


BẢNG TÍNH (Sheet): là một bảng gồm có 256 cột và 65536 dòng. Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tập tin Excel thông thường có 3 bảng tính. Ta có thể quy định số Sheet trong một tập tin Workbook bằng lệnh Tools | Options, chọn lớp General:


Chọn số lượng sheet trong mục Sheets in new workbook (có thể lên đến 255).
Trong lớp General ta cũng có thể chọn phông chữ và cỡ chữ ngầm định