Học Access

Giới thiệu về access
Phần này sẽ cho bạn những chỉ dẫn cơ bản và đơn giản nhất nhằm giúp bạn tiếp cận với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.
Muốn làm việc với Access người dùng cần có kiến thức về lập trình, về các câu lệnh Visual Basis.
Database: cơ sở dữ liệu. Mỗi ứng dụng của Access là một Database, gồm tên (như tên tệp) và phần mở rộng là .MDB. Trong một Database bao gồm: Tables, Queries, Forms, Reports, Macros, Modules.

Khởi động Access
Nháy đúp chuột lên hình tượng Microsoft Access nếu hình tượng có trên cửa sổ của màn hình, hoặc nhắp chuột vào Start trên thanh Taskbar, chọn Program và tiếp tục chọn Microsoft Access trong Microsoft Office, sau đó sẽ là màn hình Access 97.

Giới thiệu màn hình Access

Màn hình chính
Sau khi khởi động là những, chính giữa màn hình xuất hiện cửa sổ để người dùng chọn công việc tiếp theo. :


Sau đó chọn một trong ba khả năng (nhấn chuột vào nút tròn – Radio Button):
Blank Database: Tạo một cơ sở dữ liệu hoàn toàn mới và chưa chứa dữ liệu gì.
Database Wizard: Tạo một cơ sở dữ liệu mới giống như một cơ sở dữ liệu mẫu.
Open an Existing Database: Mở một cơ sở dữ liệu đã có sẵn.

Màn hình mới xuất hiện có hai phần:
- Phía trên là thanh menu chính, thanh tiêu đề, thanh công cụ... như Microsoft Word.


- ở giữa là màn hình chính của Access:

Nhìn trên cửa sổ Database, ta thấy có 6 mục là:
Tables: là những tệp dữ liệu
Queries: là những câu lệnh SQL
Forms: là giao diện với người dùng
Reports: là những mẫu báo cáo
Macros: định nghĩa một số chức năng
Modules: là những hàm, thủ tục sử dụng thường xuyên trong các Forms và Reports.

Làm việc với access
Tables
Chọn vào mục “Tables”, danh sách các tables đã tạo của database được liệt kê đầy đủ:


Một table chứa nhiều trường (Fields), mỗi trường là một loại dữ liệu.
Tạo mới một Table:
Nhấn nút “New” để tạo một table mới., trên cửa sổ mới hãy chọn dòng thứ hai: Design View


Sau đó khai báo báo tên trường (Field Name) và kiểu dữ liệu của trường đó (Data Type), có thể mô tả tỷ mỉ chức năng của trường trong cột mô tả (Description). Phía dưới là các thuộc tính (Field Properties) của từng trường.
Tên trường: là xâu các ký tự
Kiểu: chọn từ danh sách, có thể là: Text (ký tự), Number (số), Date (ngày tháng năm), Currency (loại tiền), Memo (chứa một đoạn văn bản dài)...
Thuộc tính: Field Size (độ lớn của trường) tính theo số ký tự hoặc chữ số. Format (định dạng), Default Value (giá trị chuẩn) là giá trị được tự động gán khi thêm một bản ghi mới...

Nhấn vào ô dấu X ở góc phải phía trên cửa sổ để kết thúc việc tạo Table và trở về cửa sổ chính của Access.
Thay đổi cấu trúc Table:
Khi cần thêm, sửa hoặc xoá một trường nào đó của một Table đã tạo, hãy
dịch chuyển con trỏ đến tên Table đó rồi nhấn nút “Design”.


Xem dữ liệu của Table:
Muốn xem dữ liệu của một Table hãy nhấn nút “Open”. Dữ liệu của tất cả các trường xuất hiện, nhưng không hiện theo định dạng hoặc font chữ như mong muốn.
Có thể nhập mới hoặc sửa dữ liệu của một Table tại đây.

Queries

Một Query là một câu lệnh SQL, dùng để chọn lọc các dữ liệu từ một hay nhiều tables hoặc từ các queries khác theo những điều kiện nào đó.
Chọn mục “Queries” để xem ứng dụng này đã có những Queries gì.

Tương tự như ở mục “Tables”, muốn tạo một Query mới thì nhấn nút “New”, sửa Query thì chọn nút “Design”, xem dữ liệu của Query thì sử dụng nút “Open”.

Tạo mới một Query:
Khi nhấn nút “New”, chọn dòng “Design View” (dòng thứ nhất) trên cửa sổ sau:

Công việc tiếp theo được tiến hành trình tự như sau:
Đánh dấu (bôi xanh) những Tables hoặc Queries liên quan rồi nhấn nút “Add”. Bấm nút “Close” để đóng cửa sổ này lại.
Những Tables và Queries được chọn sẽ hiện trên màn hình mới.
Chọn các trường từ những Tables và Queries trên sao cho tên trường nằm ở dòng Field, tên Table hoặc Query nằm ở dòng Table, sắp xếp (nếu muốn) ở dòng Sort, nhập điều kiện ở dòng Criteria... như hình sau:

Khi đã đồng ý với những lựa chọn trên, cần chuyển thành câu lệnh SQL bằng cách vào menu “View” và chọn chức năng “SQL View”.

Sửa một Query:
Có thể nhấn nút “Design” để sửa lại câu lệnh SQL.

Xem dữ liệu của Query:
Muốn xem dữ liệu của một Query hãy nhấn nút “Open”. Dữ liệu của tất cả các trường xuất hiện, nhưng không thể thay đổi hoặc nhập mới được. (Dù có nhập nhưng sau đó Open lại thì những dữ liệu đó không được chấp nhận)

Forms

Một ứng dụng không thể để người dùng mở trực tiếp các Tables hay Queries để nhập hoặc sửa dữ liệu. Giao diện với người sử dụng phải thông qua các Forms.
Chọn mục “Forms”, toàn bộ các Forms của ứng dụng xuất hiện.


Các nút tạo mới, sửa hoặc thực hiện cũng giống như ở hai mục trên.

Tạo Form mới:
Khi nhấn nút “New” hãy chọn dòng thứ hai “Form Wizard” trên cửa sổ mới và
chọn một table hoặc query mà Form sử dụng đến (nằm ở ô phía dước) như sau:


Bước tiếp theo là chọn những trường cần hiện dữ liệu trên Form:


Access sẽ tự động