GT Access

MICROSOFT ACCESS

Lời nói đầu
(((

N
gày nay ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển như vũ bảo, Máy tính trở nên gần gũi, thân thuộc với chúng ta, trong học tập, nghiên cứu. Giúp cho chúng ta lưu trữ dữ liệu, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý thì sự hỗ trợ đắc lực của máy tính và các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đã mang lại rất nhiều lợi ich trong công tác quản lý, thống kê dữ liệu.

Và chính vì vậy trong giáo trình này chúng tôi xin được giới thiệu đến các bạn độc giả một phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ được phổ biến nhất hiện nay là Microsoft Access.

Giáo trình Microsoft Access giúp các bạn nắm bắt được nhanh chóng các tính năng cơ bản của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Access với nhiều sự cải tiến giúp các bạn sử dụng dễ dàng hơn, giao diện thân thiện và nhiều tính năng thông minh hơn.

Rất có nhiều cố gắng trong quá trình biên soạn, nhưng có lẽ sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, mong nhận được sự phê bình, đóng góp của các học viên và bạn đọc, để tài liệu ngày càng được hoàn chỉnh hơn trong những lần biên soạn sau. Xin chân thành cảm ơn các bạn !.

Chương 1
BẢNG (TABLE) & MỐI QUAN HỆ
(RELATIONSHIP)


CÔNG DỤNG CỦA MICROSOFT ACCESS.

Dùng để tổ chức và lưu trữ các cơ sở dữ liệu phục vụ cho mục tiêu quản lý nào đó.
Ví dụ: Quản lý nhân sự, vật tư , quản lý HS, SV…

THỰC THỂ VÀ QUAN HỆ .

Thực thể là một sự vật cụ thể hay trừu tượng trong thế giới khách quan.
Ví dụ:
Trong một trường học có các thực thể: Giáo viên, học sinh, môn học…
Trong một thư viện bao gồm các thực thể: sách, loại sách, nhà xuất bản…
Trong một công ty thương mại có các thực thể: Mặt hàng (cụ thể), công nợ (trừu tượng)
Các thực thể này có các tính chất riêng của nó gọi là thuộc tính.
Ví dụ : Mỗi học sinh có một họ tên, vậy họ tên là thuộc tính.
Ghi chú: Để không bị trùng lắp thông tin thì thuộc tính là đặc tính riêng của một thực thể duy nhất.
Thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật sau:





…
…



Ví dụ: Biểu diễn thực thể sinh viên & môn học như sau:

Sinh viên

Môn học

Mã SV
Tên SV
Ngày sinh
Địa chỉ

Mã MH
Tên MH
Số tiết


Mỗi thực thể có một thuộc tính dùng để phân biệt giữa các đối tượng của thực thể đó gọi là thuộc tính khoá.
Ví dụ: Mỗi sinh viên có một mã số duy nhất để phân biệt với sinh viên khác.
Quan hệ có thể có thuộc tính hoặc không có thuộc tính.
Ví dụ: Điểm là thuộc tính của quan hệ sinh viên và môn học.
Loại quan hệ: Có các loại quan hệ như sau:
Quan hệ một – một: Kí hiệu (1,1) one to one: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ duy nhất với một đối tượng của thực thể kia.
Ví dụ: Một nhân viên chỉ thuộc về 1 phòng ban duy nhất
Quan hệ một - nhiều: Kí hiệu (1, n) one to many: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ với nhiều đối tượng của thực thể kia.
Ví dụ: Một lớp có nhiều sinh viên
Quan hệ nhiều – nhiều: Kí hiệu (n,n) many to many: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực thể này có quan hệ với nhiều thực thể kia và ngược lại.
Ví dụ: Một độc giả có thể mượn nhiều sách, và một loại sách có thể có nhiều độc giả mượn.
KHỞI ĐỘNG MICROSOFT ACCESS 2003.
Sau khi khởi động hệ điều hành Windows. Thực hiện theo các bước sau:
Chọn nút StartProgramMicrosof OfficeMicrosoft Office Access 2003. Xuất hiện màn hình Microsoft Access 2003.
a). Tạo mới một tệp CSDL bằng 1 trong 3 cách sau:
Bước 1:
Cách 1: Vào Menu FileNew cửa sổ New File xuất hiện chọn Blank Database. . Tạo CSDL mới (File.MDB mới)
Cách 2: Kích chọn biểu tượng New trên thanh công cụ. cửa sổ New File xuất hiện chọn Blank Database. . Tạo CSDL mới (File.MDB mới)
Cách 3: Kích chọn Create