Giáo trình Word

PhÇn 1: Microsoft word







T¸c gi¶:

NguyÔn S¬n H¶i

[email protected]

Trung t©m tin häc – Bé Gi¸o dôc vµ ®µo t¹o

Bµi më ®Çu





1. Giíi thiÖu phÇn mÒm Microsoft Winword

So¹n th¶o v¨n b¶n lµ c«ng viÖc ®−îc sö dông rÊt nhiÒu trong c¸c c¬ quan, xÝ
nghiÖp còng nh− nhu cÇu cña bÊt kú c¸ nh©n nµo hiÖn nay.

Tõ thña xa x−a con ng−êi ®· biÕt sö dông m¸y mãc vµo viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n (m¸y gâ ch÷). Gâ ®Õn ®©u, v¨n b¶n ®−îc in ra ngay ®Õn ®ã trªn giÊy. C¸c c«ng viÖc dÞch chuyÓn trªn v¨n b¶n, còng nh− c¸c kü n¨ng so¹n th¶o v¨n b¶n cßn rÊt th« s¬, ®¬n gi¶n. §Ó t¹o ra ®−îc mét v¨n b¶n, ®ßi hái ng−êi so¹n th¶o ph¶i cã nh÷ng kü n¨ng sö dông m¸y gâ rÊt tèt (kh«ng nh− m¸y tÝnh b©y giê, hÇu nh− ai còng cã thÓ häc vµ so¹n th¶o ®−îc mét c¸ch râ rµng). So¹n th¶o lµ nh− vËy, cßn vÒ in Ên còng cã v« cïng khã kh¨n. §ã lµ ngµy x−a, khi mµ c«ng nghÖ th«ng tin cßn ch−a ph¸t triÓn.

Ngµy nay, khi mµ c«ng nghÖ th«ng tin ®ang ph¸t triÓn rÇm ré, c«ng nghÖ thay ®æi tõng ngµy, nh÷ng bµi to¸n, nh÷ng khã kh¨n cña con ng−êi ®ang dÇn dÇn ®−îc m¸y tÝnh ho¸, th× viÖc so¹n th¶o nh÷ng v¨n b¶n b»ng m¸y tÝnh ®· trë thµnh nh÷ng c«ng viÖc rÊt b×nh th−êng cho bÊt kú ai biÕt sö dông m¸y tÝnh. Mét trong nh÷ng phÇn mÒm m¸y tÝnh ®−îc sö dông réng r·i nhÊt hiÖn nay lµ Microsoft Word cña h·ng Microsoft hay cßn gäi phÇn mÒm Winword.

Ra ®êi tõ cuèi nh÷ng n¨m 1980, ®Õn nay phÇn mÒm Winword ®· ®¹t ®−îc tíi sù hoµn h¶o trong lÜnh vùc so¹n th¶o v¨n b¶n còng nh− trong lÜnh vùc v¨n phßng cña bé phÇn mÒm Microsoft Office nãi chung. Cã thÓ liÖt kª c¸c ®Æc ®iÓm næi bËt cña phÇn mÒm nµy nh− sau:
- Cung cÊp ®Çy ®ñ nhÊt c¸c kü n¨ng so¹n th¶o vµ ®Þnh d¹ng v¨n b¶n ®a d¹ng, dÔ
sö dông;

- Kh¶ n¨ng ®å ho¹ ®· m¹nh dÇn lªn, kÕt hîp víi c«ng nghÖ OLE (Objects
Linking and Embeding) b¹n cã thÓ chÌn ®−îc nhiÒu h¬n nh÷ng g× ngoµi h×nh
¶nh vµ ©m thanh lªn tµi liÖu word nh−: biÓu ®å, b¶ng tÝnh,.v.v.

- Cã thÓ kÕt xuÊt, nhËp d÷ liÖu d−íi nhiÒu lo¹i ®Þnh d¹ng kh¸c nhau. §Æc biÖt kh¶ n¨ng chuyÓn ®æi d÷ liÖu gi÷a Word víi c¸c phÇn mÒm kh¸c trong bé Microsoft Office ®· lµm cho viÖc xö lý c¸c øng dông v¨n phßng trë nªn ®¬n gi¶n vµ hiÖu qu¶ h¬n.
- DÔ dµng kÕt chuyÓn tµi liÖu thµnh d¹ng HTML ®Ó chia sÎ d÷ liÖu trªn m¹ng néi bé, còng nh− m¹ng Internet.


2. C¸ch khëi ®éng

Cã rÊt nhiÒu c¸ch cã thÓ khëi ®éng ®−îc phÇn mÒm Word. Tuú vµo môc ®Ých lµm viÖc, së thÝch hoÆc sù tiÖn dông mµ ta cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó khëi
®éng:

C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows: Start | Programs | Microsoft Word

C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t−îng cña phÇn mÒm Word nÕu nh− nh×n thÊy nã bÊt kú ë chç nµo: trªn thanh t¸c vô (task bar), trªn mµn h×nh nÒn cña

Windows, vv..

C¸ch 3: NÕu muèn më nhanh mét tÖp v¨n b¶n võa so¹n th¶o gÇn ®©y nhÊt trªn m¸y tÝnh ®ang lµm viÖc, cã thÓ chän Start | Documents, chän tªn tÖp v¨n b¶n (Word) cÇn më. Khi ®ã Word sÏ khëi ®éng vµ më ngay tÖp v¨n b¶n võa chØ ®Þnh.


3. M«i tr−êng lµm viÖc

Sau khi khëi ®éng xong, mµn h×nh lµm viÖc cña Word th−êng cã d¹ng nh− sau:








HÖ thèng b¶ng chän
HÖ thèng thanh c«ng cô
Th−íc kÎ



Cöa sæ so¹n th¶o tµi liÖu

Thanh tr¹ng th¸i





Th−êng th× m«i tr−êng lµm viÖc trªn Word gåm 4 thµnh phÇn chÝnh:

- Cöa sæ so¹n th¶o tµi liÖu: Lµ n¬i ®Ó chÕ b¶n tµi liÖu. B¹n cã thÓ gâ v¨n b¶n,
®Þnh d¹ng, chÌn c¸c h×nh ¶nh lªn ®©y. Néi dung trªn cöa sæ nµy sÏ ®−îc in ra m¸y in khi sö dông lÖnh in.
- HÖ thèng b¶ng chän (menu): chøa c¸c lÖnh ®Ó gäi tíi c¸c chøc n¨ng cña Word trong khi lµm viÖc. B¹n ph¶i dïng chuét ®Ó më c¸c môc chän nµy, ®«i khi còng cã thÓ sö dông tæ hîp phÝm t¾t ®Ó gäi nhanh tíi c¸c môc chän.
- HÖ thèng thanh c«ng cô: bao gåm rÊt nhiÒu thanh c«ng cô, mçi thanh c«ng
cô bao gåm c¸c nót lÖnh ®Ó phôc vô mét nhãm c«ng viÖc nµo ®ã. VÝ dô: khi so¹n th¶o v¨n b¶n, b¹n ph¶i sö dông ®Õn thanh c«ng cô chuÈn Standard vµ thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng Formating; hoÆc khi vÏ h×nh cÇn ®Õn thanh c«ng cô Drawing ®Ó lµm viÖc.
- Th−íc kÎ: gåm 2 th−íc (ruler) bao viÒn trang v¨n b¶n. Sö dông th−íc nµy b¹n
cã thÓ ®iÒu chØnh ®−îc lÒ trang v¨n b¶n, còng nh− thiÕt lËp c¸c ®iÓm dÞch (tab)
mét c¸ch ®¬n gi¶n vµ trùc quan.

- Thanh tr¹ng th¸i: gióp b¹n biÕt ®−îc mét vµi tr¹ng th¸i cÇn thiÕt khi lµm viÖc. VÝ dô: b¹n ®ang lµm viÖc ë trang mÊy, dßng bao nhiªu, .v.v.


4. T¹o mét tµi liÖu míi

Lµm viÖc víi word lµ lµm viÖc trªn c¸c tµi liÖu (Documents). Mçi tµi liÖu ph¶i
®−îc cÊt lªn ®Üa víi mét tÖp tin cã phÇn më réng .DOC. Th−êng th× c¸c tÖp tµi liÖu cña b¹n sÏ ®−îc cÊt vµo th− môc C:My Documents trªn ®Üa cøng. Tuy nhiªn, b¹n cã
thÓ thay ®æi l¹i th«ng sè nµy khi lµm viÖc víi Word.

Th«ng th−êng sau khi khëi ®éng Word, mét mµn h×nh tr¾ng xuÊt hiÖn. §ã còng lµ

tµi liÖu míi mµ Word tù ®éng t¹o ra. Tuy nhiªn ®Ó t¹o mét tµi liÖu míi, b¹n cã thÓ sö dông mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän File | New..;

hoÆc

- NhÊn nót New trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N.


5. Ghi tµi liÖu lªn ®Üa

§Ó ghi tµi liÖu ®ang lµm viÖc lªn ®Üa, b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän File | Save..;

hoÆc

- NhÊn nót Save trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S. SÏ cã hai kh¶ n¨ng x¶y ra:
NÕu ®©y lµ tµi liÖu míi, hép tho¹i Save As xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tµi liÖu nµy bëi
mét tÖp tin míi:













Gâ tªn tÖp tin vµo ®©y!






H·y x¸c ®Þnh th− môc (Folder)- n¬i sÏ chøa tÖp tin míi nµy råi gâ tªn tÖp tin vµo môc File name: (vÝ dô Vanban1 råi nhÊn nót Save ®Ó kÕt thóc viÖc ghi néi dung tµi
liÖu.

NÕu tµi liÖu cña b¹n ®· ®−îc ghi vµo mét tÖp, khi ra lÖnh cÊt tÊt c¶ nh÷ng sù thay
®æi trªn tµi liÖu sÏ ®−îc ghi l¹i lªn ®Üa.



B¹n nªn thùc hiÖn thao t¸c ghi tµi liÖu võa råi th−êng xuyªn trong khi so¹n tµi liÖu, ®Ó tr¸nh mÊt d÷ liÖu khi gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn, hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh.

6. Më tµi liÖu ®∙ tån t¹i trªn ®Üa

Tµi liÖu sau khi ®· so¹n th¶o trªn Word ®−îc l−u trªn ®Üa d−íi d¹ng tÖp tin cã phÇn më réng lµ .DOC. §Ó më mét tµi liÖu Word ®· cã trªn ®Üa, b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©u:
- Më môc chän File | Open;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+O. Hép tho¹i Open xuÊt hiÖn:


















H·y t×m ®Õn th− môc n¬i chøa tÖp tµi liÖu cÇn më trªn ®Üa, chän tÖp tµi liÖu, cuèi cïng nhÊn nót lÖnh
®Ó tiÕp tôc. TÖp tµi liÖu sÏ ®−îc më ra trªn mµn h×nh Word.

MÆt kh¸c, b¹n còng cã thÓ thùc hiÖn më rÊt nhanh nh÷ng tÖp tµi liÖu ®· lµm viÖc gÇn ®©y nhÊt b»ng c¸ch më môc chän File nh− sau:









NhÊn chuét lªn tÖp tµi liÖu cÇn më !





TiÕp theo nhÊn chuét lªn tªn tÖp tµi liÖu cÇn më.


7. Tho¸t khái m«i tr−êng lµm viÖc

Khi kh«ng lµm viÖc víi Word, b¹n cã thÓ thùc hiÖn theo mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän File | Exit

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4.

Ch−¬ng 1:



so¹n th¶o c¬ b¶n




1.1 Mét sè thao t¸c so¹n th¶o c¬ b¶n


1.1.1 NhËp v¨n b¶n

NhËp v¨n b¶n lµ kh©u ®Çu tiªn trong qui tr×nh so¹n th¶o tµi liÖu. Th«ng th−êng l−îng v¨n b¶n (Text) trªn mét tµi liÖu lµ rÊt nhiÒu, b¹n tiÕp cËn ®−îc cµng nhiÒu nh÷ng tÝnh n¨ng nhËp v¨n b¶n th× cµng tèt, bëi lÏ nã sÏ lµm t¨ng tèc ®é chÕ b¶n tµi liÖu.

a. Sö dông bé gâ tiÕng ViÖt

Ban ®Çu, m¸y tÝnh ch−a cã b¶ng m· tiÕng ViÖt mµ chØ cã duy nhÊt b¶ng m·
chuÈn ASCCI. B¶ng m· nµy bao gåm 128 kü tù La tinh (c¸c phÝm ch÷, c¸c phÝm sè
vµ mét sè c¸c ký hiÖu ®Æc biÖt).

§Ó cã thÓ ®−a ®−îc tiÕng ViÖt sö dông trªn m¸y tÝnh, c¸c nhµ lËp tr×nh ph¶i x©y dùng phÇn mÒm gâ tiÕng ViÖt vµ c¸c bé ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt ®i kÌm.

HiÖn nay cã kh¸ nhiÒu c¸c bé gâ tiÕng ViÖt ®ang ®−îc sö dông nh−: VNI- ®−îc
sö dông réng r·i ë phÝa Nam, VietWare- ®−îc sö dông nhiÒu ë miÒn Trung vµ
ABC, Vietkey th× ®−îc sö dông réng r·i ngoµi B¾c.

Do mçi n¬i sö dông nh÷ng bé gâ riªng (b¶ng m· tiÕng ViÖt còng kh¸c nhau) nªn viÖc trao ®æi th«ng tin gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. Míi ®©y ChÝnh phñ ®· khuyÕn c¸o
sö dông bé gâ vµ bé ph«ng ch÷ Unicode. Víi hÖ thèng míi nµy viÖc trao ®æi th«ng
tin ®· trë nªn ®¬n gi¶n h¬n rÊt nhiÒu. Tuy nhiªn nã vÉn gÆp ph¶i mét sè khã kh¨n
v× tÝnh t−¬ng thÝch víi c¸c hÖ thèng phÇn mÒm cò trªn m¸y tÝnh kh«ng cao. TÊt nhiªn, Unicode sÏ lµ gi¶i ph¸p tiÕng ViÖt trong t−¬ng lai.

PhÇn mÒm tiÕng ViÖt chóng t«i giíi thiÖu trong cuèn gi¸o tr×nh nµy lµ ABC hoÆc
Vietkey víi kiÓu gâ Telex. M¸y tÝnh cña b¹n ph¶i ®−îc gµi ®Æt phÇn mÒm nµy ®Ó
cã ®−îc bé gâ vµ bé ph«ng ch÷ ®i kÌm.

Khi nµo trªn mµn h×nh cña b¹n xuÊt hiÖn biÓu t−îng: hoÆc lµ khi b¹n
cã thÓ gâ ®−îc tiÕng ViÖt. NÕu biÓu t−îng xuÊt hiÖn ch÷ E (kiÓu gâ tiÕng Anh), b¹n ph¶i nhÊn chuét lªn biÓu t−îng lÇn n÷a hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm nãng Alt + Z
®Ó chuyÓn vÒ chÕ ®é gâ tiÕng ViÖt. Qui t¾c gâ tiÕng ViÖt nh− sau:

Gâ

§−îc ch÷


aa

©


aw

¨


oo

«


ow

¬


w

−


VÝ dô:

Muèn gâ tõ: “ Céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa ViÖt Nam” B¹n ph¶i bËt tiÕng ViÖt vµ gâ lªn tµi liÖu nh− sau:
“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”

* NÕu gâ z, tõ tiÕng ViÖt sÏ bÞ bá dÊu.

b. Sö dông bµn phÝm

BËt tiÕng ViÖt (nÕu b¹n muèn gâ tiÕng ViÖt) vµ sö dông nh÷ng thao t¸c so¹n th¶o th«ng th−êng ®Ó so¹n th¶o tµi liÖu nh− lµ:
- C¸c phÝm ch÷ a, b, c, .. z;

- C¸c phÝm sè tõ 0 ®Õn 9;

- C¸c phÝm dÊu: ‘,>
- Sö dông phÝm Shift ®Ó gâ ch÷ in hoa vµ mét sè dÊu;

- Sö dông phÝm Caps Lock ®Ó thay ®æi kiÓu gâ ch÷ in hoa vµ ch÷ th−êng;

- Sö dông phÝm  Enter ®Ó ng¾t ®o¹n v¨n b¶n;

- Sö dông phÝm Tab ®Ó dÞch ®iÓm Tab;

- Sö dông phÝm Space Bar ®Ó chÌn dÊu c¸ch;

- Sö dông c¸c phÝm mòi tªn:  ®Ó dÞch chuyÓn con trá trªn tµi liÖu;

- Sö dông phÝm Page Up vµ Page Down ®Ó dÞch chuyÓn con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi tõng trang mµn h×nh;
- PhÝm Home, End ®Ó ®−a con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi dßng v¨n b¶n;

- PhÝm Delete ®Ó xo¸ ký tù v¨n b¶n ®øng kÒ sau ®iÓm trá;

- PhÝm Backspace ®Ó xo¸ ký tù ®øng kÒ tr−íc ®iÓm trá


1.1.2 Thao t¸c trªn khèi v¨n b¶n

Môc nµy cung cÊp nh÷ng kü n¨ng thao t¸c trªn mét khèi v¨n b¶n bao gåm : sao chÐp, c¾t d¸n, di chuyÓn khèi v¨n b¶n. Gióp lµm t¨ng tèc ®é so¹n th¶o v¨n b¶n.

a. Sao chÐp

Sao chÐp khèi v¨n b¶n lµ qu¸ tr×nh t¹o mét