Giáo trình giảng dạy WORD

Làm quen với soạn thảo
1. Giới thiệu
Nhu cầu sử dụng: soạn thảo công văn, báo cáo, tiểu luận, giáo án, ….
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản, cung cấp các chức năng soạn thảo và định dạng văn bản một cách đa dạng và dễ sử dụng:
Có thể chèn vào văn bản: hình ảnh, âm thanh, biểu đồ, bảng tính, …
Chuyển tài liệu thành định dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ cũng như trên mạng Internet.
2. Khởi động Word
Cách 1: Vào menu Start chọn Program | Microsoft Office | Microsoft Office Word 2003.
Cách 2: Trên màn hình Desktop click chọn biểu tượng của chương trình
Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start|Documents, chọn tên tệp văn bản (Word) cần mở.
Cách 4: Kiểm tra thư mục C:Program FilesMicrosoft Office
3. Môi trường làm việc
4. Tạo tài liệu mới
Cách 1: Thông qua thanh thực đơn (Menu) Mở mục chọn File|New…
Cách 2: Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N
5. Ghi tài liệu lên đĩa
Cách 1: Mở mục chọn File | Save …
Cách 2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
6. Mở tài liệu đã tồn tài trên đĩa
Cách 1: Mở mục chọn File | Open
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O
Cách 3: Có thể mở nhanh những tệp tài liệu đã làm việc gần đây nhất bằng cách mở mục chọn File như sau:
Lựa chọn tài liệu cần mở
7. Thoát khỏi môi trường làm việc
Cách1: Mở mục chọn File | Exit
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4
CHƯƠNG 18

Soạn thảo cơ bản
Soạn thảo cơ bản
Một số thao tác soạn thảo cơ bản
Các kỹ năng định dạng văn bản
Thiết lập Bullets và Numbering
Soạn thảo công thức toán học
Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản
Tạo các STYLE
Tìm và thay thế văn bản
Tính năng AutoCorrect
Chèn ký tự đặc biệt
Một số thao tác
soạn thảo cơ bản
1.1. Một số phím thường dùng
Delete: Xóa khối văn bản đang chọn
Back space: Xóa ký tự phía bên trái của con trở đang đứng
Space: Tạo một khoảng trắng (ký tự trắng)
Home: Đưa con trỏ về đầu dòng
End: Đưa con trỏ về cuối dòng
Page up: Đưa con trỏ lên một trang màn hình
Page down: Đưa con trỏ xuống một trang màn hình
Caps Lock: Chuyển toàn bộ các ký tự chữ cái trên bàn phím thành ký tự hoa (tương ứng phím Caps Lock có đèn Caps Lock).
Control, Alt: là những phím kết hợp tức là những phím không sử dụng riêng lẻ mà sử dụng kết hợp với nhiều phím khác. Ví dụ: Ctrl + Alt + Delete để khởi động lại máy.
Shift:
[Shift] + [phím một ký tự]: Viết hoa ký tự đó
[Shift] + [phím hai ký tự]: Hiển thị ký tự ở trên
Esc: Phím để hủy lệnh đang thực hiện
Các phím mũi tên: Dùng để di chuyển lên/xuống, qua trái/qua phải.
1.2. Sao chép
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần sao chép.
Di chuyển chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn;
Dùng các phím mũi tên ←↑↓ → kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen tới đó.
Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách sau:
Cách 1: Mở mục chọn Edit | Copy
Cách 2: Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard
Cách 3: Nhân tổ hợp phím nóng Ctrl + C
Bước 3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết.
Cách 1: Mở mục chọn Edit | Paste
Cách 2: Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V
1.3. Di chuyển khối văn bản
Cách 1:
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;
Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản:
Mở mục chọn Edit | Cut
Hoặc nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard
Hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X
Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chúng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm (Clipboard) của máy tính.
Bước 3: Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste) như đã giới thiệu ở trên vào vị trí định trước.
Cách 2: Phương pháp này là gọi là kéo – thả (drag and drop)
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển
Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị trí cần di chuyển đến.
1.4. Thiết lập tab
Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhảy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột.

Cách 1
Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoại Tab như sau: Mở bảng chọn Format | Tab…, hộp thoại Tab xuất hiện:
thiết lập bước nhảy ngầm định của Tab
Vị trí dừng của tab
Chọn vị tría canh lề
Chọn set để thiết lập
Vị trí dừng của tab
Vị trí dừng của tab
Vị trí dừng của tab
Cách 1
Bước 2: Sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên và nhấn phím tab để di chuyển đến các vị trí tab đã thiết lập để nhập dữ liệu
Ví dụ:….
Cách 2
Dùng chuột xử lý trên thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) để thiết lập và điều chỉnh các điểm tab
Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách là 1cm, lề giữa), hãy nhấn chuột trái lên vị trí 1cm trên thước kẻ nằm ngang. Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (left) đã được thiết lập
Các kỹ năng định dạng văn bản
Định dạng font chữ,
Định dạng màu sắc,
Định dạng cỡ chữ, lề, …
1.5. Chọn font chữ
Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản
Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font trên thanh công cụ Standard.



Lúc này sẽ có một danh sách các kiểu font chữ xuất hiện
Bạn có thể chọn một kiểu phù hợp.
1.6. Chọn cỡ chữ
Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn bản ta làm như sau:
Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;
Dùng chuột bấm lên hộp Size trên thanh công cụ Standard. Một danh sách các cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa. Hoặc cũng có thể gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size này.
Dùng tổ hợp phím Ctrl+] để tăng kích cỡ chữ hoặc Ctrl + [ để giảm kích cỡ chữ.
1.7. Chọn kiểu chữ
Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản;
Bước 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Standard.
: Kiểu chữ in đậm (phím nóng Ctrl+B)
: Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl+I)
: Kiểu chữ gạch chân (phím nóng Ctrl + U)
1.8. Chọn màu chữ
Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản
Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Color trên thanh công cụ Standard . Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:
1.9. Chọn màu nền văn bản
Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản
Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hight light trên thanh công cụ Standard. Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa.
Trong bảng này, bạn có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn. Nếu chọn None – tương đương việc chọn màu trắng.
Hộp thoại Font
Ở tab Fonts, ngoài những xác lập cơ bản về font chữ, kích cỡ, kiểu chữ, màu sắc thì ta còn có thêm các xác lập mở rộng sau:
Strikethrough: kí tự có đường kẻ ngang
Double strikethrough: kí tự có hai đường kẻ ngang
Superscript: định dạng kí tự có chỉ số trên
Subscript: định dạng kí tự có chỉ số dưới
Shadow: hiệu ứng đổ bóng cho chữ
Outline: chữ dạng viền
Emboss: chữ dạng nổi
Engrave: chữ dạng bóng in sâu (in chìm)
Small caps: chữ in hoa nhỏ
All caps: chữ in hoa to
Hidden: không hiện kí tự được định dạng
Hộp thoại Font
Ở tab Character Spacing, ta có thể thay đổi khoảng cách giữa các kí tự như sau:
Scale: tỉ lệ của chữ.
Spacing: khoảng cách giữa các kí tự.
Position: vị trí của kí tự so với dòng hiện tại.
Kerning for fonts: điều chỉnh kích thước chữ cặp đôi như AV, AW, AY,
Hộp thoại Font
Ở thẻ Text Effects, ta có thể thêm vào các hiêu ứng cho chữ như sau:
Blinking Background: làm cho nền chữ được chọn chớp nháy.
Las Vegas Lights: làm cho chữ được chọn có viền đèn nhấp nháy.
Marching Black Ants: làm cho chữ được chọn có viền màu đen đứt quãng chuyển động.
Marching Red Ants: làm cho chữ được chọn có viền màu đỏ đứt quãng chuyển động.
Shimmer: làm cho chữ được chọn có ánh sáng mờ mờ.
Sparkle Text: làm cho chữ được chọn có hiệu ứng lấp lánh.
None: hủy bỏ hiệu ứng đã áp dụng.
Sử dụng phím tắt cho các định dạng:
Ctrl + U: chữ gạch dưới
Ctrl + B: chữ in đậm
Ctrl + I: chữ in nghiêng
Ctrl + Shift + “=”: định dạng làm chỉ số trên
Ctrl + “=”: định dạng kí tự làm chỉ số dưới
Ctrl + [: giảm cỡ chữ
Ctrl + ]: tăng cỡ chữ
Định dạng đoạn văn bản
Chọn đoạn văn bản muốn định dạng
Hoặc Format/Paragraph hoặc Click chuột phải vào đoạn văn bản được chọn đó, ở menu ngữ cảnh mới mở ra chọn Paragraph...
Định dạng đoạn văn bản
dóng hàng đoạn văn bản
thụt dòng
khoảng cách
Định dạng đoạn văn bản
Hoặc cách đơn giản nhất là sử dụng thanh công cụ như sau:
Thiết lập Bullets và Numbering
Thiết lập Bullets
Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dòng. Sau đó chọn: Format | Bullets and Numbering .., hộp thoại sau đây xuất hiện:

Thiết lập Bullets và Numbering
Có thể chọn lại kiểu bullet ở danh sách Bullet character;
Nhấn nút Font.. để chọn loại font chữ cho Bullet;
Nhấn nút Bullet position để thiết lập khoảng cách dấu bullet so với mép trong lề bên trái tài liệu;
Mục Text position để thiết lập khoảng cách từ văn bản (text) tới mép trong lề trái của tài liệu.
Thiết lập Numbering
Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh số chỉ mục. Chọn: Format | Bullets and Numbering..,

Soạn thảo công thức toán học
Để có thể soạn thảo được công thức toán học, máy tính của bạn phải được cài đặt bộ Microsoft Equation 3.0 cùng với bộ Microsoft Office. Cách soạn thảo một công thức toán học được tiến hành như sau:
Bước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức toán học vào;
Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách: mở mục chọn Insert | Object.., hộp thoại Object xuất hiện:
chọn mục Microsoft Equation 3.0
Nhấp OK
Soạn thảo công thức toán học
Hộp soạn thảo công thức là nơi để soạn thảo công thức toán học
Thanh công cụ Equation chứa các nút lệnh cho phép chọn các mẫu công thức và các ký tự, ký hiệu, phần tử trong một công thức toán học.Bước 3: Soạn thảo công thức bằng cách chèn các mẫu công thức rồi xây dựng các thành phần công thức.
Chia văn bản thành nhiều cột
Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột;
Bước 2: Kích hoạt mục chọn Format | Columns... Hộp thoại Columns xuất hiện:
Chia văn bản thành nhiều cột
Width and Spacing: cho phép thiết lập các thông số về chiều rộng và khoảng cách giữa các cột.
Equal Columns width được chọn (checked) – thì độ rộng của các cột và khoảng cách giữa các cột đều bằng nhau
Nếu chọn Selected Text thì chỉ chia cột cho văn bản đã được chọn (bôi đen).
Nếu chọn Whole Document, toàn bộ các trang văn bản sẽ được chia cột theo thiết lập như trên.
Nếu chọn This point forward - áp dụng bắt đầu từ trang đang chọn trở về cuối tài liệu
Nếu chọn Line between thì sẽ có đường thẳng ở giữa các cột
Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản
Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần tạo chữ cái lớn đầu đoạn; khởi động tính năng Drop Cap bằng cách: mở mục chọn Format | Drop Cap... Hộp thoại Drop cap xuất hiện:
Bước 2: Thiết lập các thông số cho chữ lớn này:
Mục Position để chọn kiểu chữ cần đặt. Có 3 kiểu chữ là: None – không thiết lập; Dropped và In Margin. Hộp Font: chọn phông chữ cho chữ cái này;
Mục Line to drop: thiết lập số dòng văn bản làm chiều cao cho chữ;
Mục Distance from text: gõ vào khoảng cách từ chữ cái lớn này đến ký tự tiếp theo nó.
Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất
Tạo STYLE
Bước 1: Mở mục chọn Format | Styles and Formatting. Hộp thoại Style sẽ xuất hiện ở bên phải của màn hình như hình bên.

Bước 2: Để tạo Style mới, nhấn nút New Style, hộp thoại New Style xuất hiện để cho phép thiết lập các thông số cho Style mới:
Tạo STYLE
Gõ tên cho Style mới
Chọn một số Style cơ bản
Định dạng cho Style mới
Định dạng chi tiết cho Style mới
Style mới sẽ được lưu lại tệp Normal.dot của Word
Định dạng của Style mới sẽ được tự động thay đổi.
Tìm và thay thế văn bản
Tìm kiếm
Để tìm kiếm một từ hay một đoạn văn bản, ta bôi đen từ hay chọn đoạn văn bản cần tìm rồi thực hiện theo một trong các cách sau:
Cách 1: Vào menu Edit chọn Find...
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F
Tìm kiếm văn bản
Gõ cụm từ cần tìm
Nhấn vào đây để tìm tiếp
Thay thế
Gõ cụm từ cần tìm
Gõ cụm từ cần thay thế
Tính năng AutoCorrect
Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Word. Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó.
9.1. Thêm một từ viết tắt
Bước 1: Mở mục chọn lệnh: Tools | AutoCorrect…, Hộp thoại AutoCorrect xuất hiện
Gõ cụm từ viết tắt
Gõ cụm từ sẽ thay thế
Nhấn vào đây để ghi thêm vào danh sách
Xóa đi một từ viết tắt
Để xóa đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect;
Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xóa bằng cách gõ từ viết tắt vào mục Replace.
Bước 3: Nhấn nút Delete để xóa cụm từ viết tắt này.
Các tuỳ chọn về sửa lỗi chính tả
AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo.
tự động sửa những từ nếu có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại ký tự hoa đầu tiên
tự động sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa
tự động sửa ký tự đầu tiên của ô trong bảng thành ký tự in hoa
viết in hoa cho ký tự đầu tiên của ngày.
tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock.
Chèn ký tự đặc biệt
Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn một số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có trên bàn phím), ví dụ như: , ∑, ↑, ↓, ±, ≥, … Tính năng Insert Symbol của Word giúp đơn giản làm việc này
Chèn ký tự đặc biệt
Chọn vị trí cần đặt ký tự đặc biệt,
Chọn Insert | Symbol… Hộp thoại Symbol xuất hiện
Chèn ký tự đặc biệt
Chọn ký từ cần chèn
chọn một danh mục tập hợp các ký tự
Nhấn vào đây để chèn ký tự hoặc kích đôi trên ký tự cần chèn
Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt
Cách thực hiện:
Bước 1: Mở hộp thoại Symbol;
Bước 2: Tìm đến ký tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên ký tự đó để chọn.
Bước 3: Nhấn nút Shortcut Key.. , hộp thoại Customize Keyboard xuất hiện:
Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt
Phím nóng đã được gán
bấm nút Assign để đăng ký phím tắt này
CHƯƠNG 19. BẢNG BIỂU
Cách 1:
Mở mục chọn: Table | Insert | Table…, hộp thoại Insert Table xuất hiện
Chèn bảng mới

Chèn bảng mới

Cách 2: Sử dụng thanh công cụ: Bạn có thể nhấn nút Insert Table trên thanh công cụ Standard để chèn một bảng lên tài liệu
Sửa cấu trúc bảng
Chèn thêm một cột sau một cột xác định
Bước 1: Đặt điểm trỏ lên cột đã xác định;
Bước 2: Mở mục chọn Table | Insert | Columns to the right (tức là chèn thêm một cột vào bên phải cột đang chọn). Một cột mới được chèn vào bên phải cột đó.
Cách 1: Đặt con trỏ vào ô cuối cùng của dòng cuối cùng trong bảng, sau đó nhấn phím tab. Lúc đó một dòng mới sẽ được thêm vào cuối bảng.
Cách 2:
Bước 1: Đặt điểm trỏ vào dòng cuối cùng Bước 2: Mở mục chọn: Table | Insert | Row below (tức là chèn thêm dòng mới vào phía dưới dòng đang chọn). Một dòng mới được chèn vào bảng.
Chèn thêm dòng vào cuối bảng để nhập thêm dữ liệu
Chèn thêm (các) cột mới vào bảng
Bước 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ cột muốn chèn
Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn.
Chèn thêm (các) dòng mới vào bảng
Bước 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ dòng muốn chèn
Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn
Xóa (các) cột ra khỏi bảng
Bước 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các cột muốn xóa
Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn
Xóa (các) dòng ra khỏi bảng
Bước 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các dòng muốn xóa
Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng bôi đen của bảng, rồi mở mục chọn
1.3. Trộn ô
Trộn ô là thao tác trộn nhiều ô kề nhau trên một bảng lại thành một ô .
Bước 1: Bôi đen 2 ô cần trộn
Bước 2: Mở mục chọn Table | Merge Cell. Khi đó 2 ô đã chọn sẽ được trộn thành một ô.
Vẽ bảng
Trong trường hợp muốn vẽ thêm các đường cho bảng, bạn có thể sử dụng chức năng này.
Hãy mở thanh công cụ Tables and Borders, nhấn nút Draw Table . Con chuột này chuyển sang hình chiếc bút vẽ và bạn có thể dùng nó để kẻ thêm các đường kẻ cho bảng
2. Định dạng bảng biểu
Định dạng dữ liệu trong ô
Việc định dạng font chữ, màu chữ trên bảng biểu thực hiện theo như phần định dạng chữ đã trình bày ở phần định dạng văn bản
Định dạng lề
Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng
Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng:
Định dạng hướng văn bản
Bước 1: Chọn ô cần định dạng hướng;
Bước 2: Click phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn , hộp thoại Text Direction xuất hiện:
Hãy dùng chuột nhấn vào hướng muốn thiết lập ở mục Orientation.
Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất
Tô nền, kẻ viền
Bước 1: Chọn các ô (bôi đen) cần tô nền hay đặt viền;
Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn . Hộp thoại Border and Shading xuất hiện
Thanh công cụ Tables and Borders
Để hiển thị thanh công cụ, kích hoạt mục chọn View | Toolbars | Tables and Borders:
Kẻ thêm đường mới
Tẩy bỏ đường thẳng
Chọn kiểu đường thẳng
Chọn độ đậm của đường thẳng
Định dạng màu cho đường
Kẻ khung cho các ô
Tô màu nền các ô
Chèn thêm bảng mới
Trộn các ô đã chọn thành 1 ô
Chia một ô thành nhiều ô nhỏ
Định dạng lề văn bản trong ô
Tự động định dạng
Hướng văn bản trong ô
Sắp xếp giảm dần theo cột đang chọn
Sắp xếp tăng dần theo cột đang chọn
Tính tổng đơn giản
Tính toán trên bảng
Một số hàm thông dụng: Tính tổng (SUM), trung bình cộng(AVERAGE)
Bước 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng
Bước 2: Mở mục chọn Table | Formula.., hộp thoại Formula xuất hiện:

Định dạng hiển thị dữ liệu
Gõ công thức cần tính. Có 3 loại công thức tính như sau:
Above: tính tổng các dòng từ trên dòng đặt con trỏ.
Left: tính tổng các dòng bên trái dòng đặt con trỏ.
Right: tính tổng các dòng bên phải dòng đặt con trỏ.
Danh sách các hàm có thể sử dụng
Sắp xếp dữ liệu trên bảng
Đặt điểm trỏ lên bảng cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table | Sort.., hộp thoại Sort xuất hiện như hình bên dưới:
Chọn cột đầu tiên cần sắp xếp
Sắp xếp theo kiểu dữ liệu
Sắp theo chiều tăng dần
Sắp theo chiều giảm dần
Nhấn OK để thực hiện
Tính toán trên bảng
Ví dụ:
CHƯƠNG 20. ĐỒ HỌA

1. Vẽ khối hình đơn giản
1.1. Sử dụng các mẫu hình đơn giản
1.2. Sử dụng các khối hình AutoShape
Nhấp nút AutoShapes trên thanh công cụ Drawing:




Danh sách các mẫu hình được liệt kê ra, bạn có thể chọn và vẽ chúng lên tài liệu như đã hướng dẫn ở trên.
1.3. Định dạng hình vẽ
1.3. Định dạng hình vẽ (tt)
B1: Nhấp chuột phải lên hình ảnh và chọn Format picture.

B2: Chọn Tab layout để định dạng kiểu hiển thị hình ảnh

1.4. Làm việc tập hợp các hình vẽ
Gom nhóm (Group)
Bước 1: Sử dụng nút trên thanh công cụ Drawing, kết hợp việc giữ phím Shift. Rồi lần lượt chọn các hình nhỏ cần nhóm lại (bằng cách nhấn chuột lên từng hình) hoặc dùng chuột khoanh vùng bao quanh khối hình cần nhóm;
Bước 2: Kích hoạt tính năng nhóm bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing, chọn Group . Tất cả các hình nhỏ đã chọn sẽ được nhóm lại thành một hình lớn.
1.4. Làm việc tập hợp các hình vẽ
Gỡ nhóm (Ungroup)
Bước 1: Sử dụng nút để chọn hình (lớn) cần gỡ nhóm;
Bước 2: Kích hoạt tính năng gỡ nhóm bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing, chọn Ungroup . Tất cả các hình nhỏ trong hình lớn sẽ được trở lại trạng thái như trước lúc bị nhóm.
1.4. Làm việc tập hợp các hình vẽ
Nhóm lại (Regroup)
Bước 1: Sử dụng nút để chọn bất kỳ một hình nhỏ nào trong số các hình nhỏ cần nhóm lại;
Bước 2: Kích hoạt tính năng nhóm lại bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing, chọn Regroup . Các hình nhỏ sẽ được tự động nhóm lại như việc nhóm đã làm ban đầu.
2. Tạo chữ nghệ thuật
2.1. Chèn chữ nghệ thuật
Bước 1: Nhấp nút Insert WordArt trên thanh cộng cụ Drawing, hộp thoại WordArt Gallery xuất hiện.
Bước 2: Dùng chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, bằng cách nhấn vào ô chứa kiểu chữ mà bạn muốn;
Bước 3: Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo ở mục Text trên hộp thoại Edit WordArt Text:
2.2. Hiệu chỉnh
2.3. Chèn ảnh lên tài liệu
2.3.1. Chèn ảnh từ một tệp tin
Mở mục chọn Insert | Picture | From file, hộp thoại Insert Picture xuất hiện :
2.3.2. Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery
Ở thanh Drawing, click vào biểu tượng hoặc
Ở menu Insert chọn Picture, tiếp đó chọn Clip Art …
Một cửa sổ Clip Art được mở ra ở bên phải cửa sổ làm việc như hình bên.
2.3.2. Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery
Nhấn vào đây để hiển thị tất cả các Clips
Nếu muốn xem tất cả các Clip Arts theo từng chủ đề thì ta sẽ chọn Organize clips… ở bên dưới cửa sổ Clip Art
Chèn một biểu đồ
Click menu Insert Picture  Oganization Chart …
Sơ đồ mặc định. Chúng ta có thể click vào Text box để nhập thông tin
Chèn một biểu đồ (tt)
Subordinate (cấp con): Tạo thư mục con của thư mục hiện tại
Coworker (đồng nghiệp): Tạo thư mục cùng cấp nối với thư mục cha
Assistant (trợ lý): Đặt một thư mục mới bên dưới thư mục được chọn với một đường nối khuỷu
Chèn một biểu đồ (tt)
Standard: Hiển thị sơ đồ mặc định
Both Hanging: Hiển thị sơ đồ chia đều 2 nhánh
Left Hanging: Hiển thị sơ đồ hiển thi theo nhánh trái
Right Hanging: Hiển thị sơ đồ hiển thi theo nhánh phải

Chèn một biểu đồ (tt)
Click vào nút AutoFormat để chọn cho mình một sơ đồ được định mẫu sẵn
Chọn mẫu theo ý thích
Click OK để xác nhận
Chèn một biểu đồ (tt)
Click menu Insert Diagram Gallery
Click OK để xác nhận
Chọn sơ đồ theo ý thích của mình
Chụp toàn bộ màn hình máy tính vào tài liệu
Bước 1: Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen. Toàn bộ hình ảnh của màn hình sẽ được lưu vào bộ nhớ đệm (Clipboard) dưới dạng hình ảnh;
Bước 2: Chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nút Paste để dán hình từ bộ nhớ đệm lên văn bản.
Chụp hộp thoại hoặc cửa sổ đang được kích hoạt trên màn hình vào tài liệu
Bước 1: Mở màn hình cần chụp, nhấp tổ hợp phím Alt + Print Screen. Hình ảnh của hộp thoại hoặc cửa sổ đang kích hoạt sẽ được lưu vào bộ nhớ đệm;
Bước 2: Chọn vị trí cần chèn ảnh trên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nút Paste để dán hình từ bộ nhớ đệm lên văn bản.
Chụp một vùng nào đó của màn hình vào tài liệu
Bước 1: Mở màn hình cần chụp, nhấp phím Print Screen.
Bước 2: Hãy mở chương trình Paint brush của Window hay bất kỳ một phần mềm xử lý ảnh nào có trên máy tính; tạo một tệp mới và dán màn hình vừa chụp được vào. Tiếp theo, sử dụng tính năng cắt hình của phần mềm này để cắt phần hình ảnh cần lấy. Nhấn Ctrl+C hoặc nút Copy để sao chép chúng.
Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nút Paste để dán hình đã cắt được lên tài liệu.
CHƯƠNG 21. IN ẤN
Định dạng trang (Page Setup)
Từ thanh Menu chọn File | Page Setup.. để kích hoạt
Thiết lập chiều cao của lề trên
Thiết lập chiều cao của lề dưới
Thiết lập chiều rộng của lề trái
Thiết lập chiều rộng của lề phải
Thiết lập khổ giấy theo chiều dọc
Thiết lập khổ giấy theo chiều ngang
Thiết lập bề rộng của phần gáy
Áp dụng cho nhiều trang trên 1 mặt giấy
Định dạng trang (Page Setup)
Mirror margins: Đặt lề cho trang chẳn, trang lẻ ngược nhau
2 pages per sheet: In hai trang trên cùng một mặt giấy nằm dọc
Book fold: In hai trang trên cùng một mặt giấy nằm ngang
Định dạng trang (Page Setup)
Chọn khổ giấy in
Thiết lập chiều rộng cho khổ giấy
Thiết lập chiều cao cho khổ giấy
Áp dụng thiết lập mặc định
Phạm vi được áp dụng
Định dạng trang (Page Setup)
Tạo tiêu đề đầu và cuối cho trang chẳn và trang lẻ
Trang đầu tiên không tạo tiêu đề đầu và cuối
Khoảng cách từ mép trên của trang đến tiêu đề đầu
Khoảng cách từ mép dưới của trang đến tiêu đề đầu
Nhấn OK để áp dụng
Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang
Từ thanh Menu: Chọn View | Header and Footer, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header):





Thanh công cụ Header and Footer cũng xuất hiện:
Chèn số thứ tự trang hiện tại
Chèn tổng số trang của văn bản
Định dạng kiểu hiển thị số trang
Chèn ngày hiện tại
Chèn giờ hiện tại
Định dạng trang (Page setup)
Ẩn, hiện nội dung văn bản
Chuyển qua lại giữa tiêu đề đầu và tiêu đề cuối
Chuyển về trang trước
Chuyển về trang sau
4. Chèn số trang tự động
Cách 1: chèn số trang tự động bởi tính năng Header and Footer,
Cách 2: Từ thanh Menu chọn: Insert/ Page numbers
Nếu chọn mục sẽ đánh số trang đầu tiên, trái lại trang đầu tiên sẽ không được đánh số, chỉ đánh số từ trang thứ 2 trở đi;
Preview - để xem kết quả thiết lập trên trang tài liệu;
Position: vị trí chèn số trang: Bottom of page  chèn vào tiêu đề cuối; hoặc Top of page  chèn vào tiêu đề đầu trang;
Aligment – dóng hàng cho số trang: Right – bên phải trang; Left – bên trái trang hoặc Center – ở giữa trang;
5. Xem tài liệu trước khi in
Để bật màn hình Print preview, có thể làm theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Từ thanh Menu mở mục chọn File | Print Preview
Cách 2: Từ thanh công cụ Standard. nhấn nút Print preview
Thanh công cụ Print Preview:


6. In ấn tài liệu
Cách 1: Từ thanh Menu, chọn File | Print..
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
Cách 3: Từ thanh công cụ Standard. nhấn nút Print
6. In ấn tài liệu
Printer: chọn máy in cần in
Page range cho phép thiết lập phạm vi các trang in:
All: in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu;
Current page: chỉ in trang tài liệu đang chọn;
Pages: chỉ ra các trang cần in. Qui tắc chọn ra các trang cần in như sau: -<đến trang>
Number of Copies: chỉ ra số bản in, mặc định là 1. Nếu bạn in nhiều hơn 1 bản, hãy gõ số bản in vào đây;
Page per sheet: chỉ ra số trang tài liệu sẽ được in ra một trang giấy. Ngầm định là 1