Giáo trình Excel_Tin học cho cộng đồng

B. TẠO BẢNG BIỂU BẰNG MICROSOFT EXCEL
B.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL
Khác với phần mềm Microsoft Word của Window chuyên dùng để soạn thảo văn bản và một số bảng biểu đơn giản , phần mềm Microsoft Excel là một chương trình dạng bảng tính điện tử vì các dữ liệu của Excel được cấu thành từ các bảng bao gồm các dòng ( row ) và cột ( column ) nhằm mô tả các bảng biểu có dạng bảng hay ghi chép sổ sách .
Trên thực tế , Excel thường dùng sử dụng để ghi chép hầu hết các công việc mang tính chất tính toán và các dữ liệu có dạng bảng như cộng điểm , bảng lương , sổ bán hàng …
Người ta cũng thường hay dùng Excel để tổ chức dữ liệu nhưng khả năng của nó rất hạn chế so với các phần mềm chuyên về cơ sở dữ liệu như Foxpro , Access , XTF
Excel trở nên thông dụng do tính đơn giản và dễ sử dụng , trình bày hợp với suy nghĩ thông thường , không có khái niệm phức tạp khó hiểu.
Excel “ Mô phỏng lại quá trình thực hiện ghi chép sổ sách và bổ sung thêm các công cụ tính toán để thực hiện nhanh hơn “
Khi sử dụng Excel cần nắm vững :
( Cấu trúc bảng tính .
( Khởi động và soạn thảo bằng Excel .
( Các loại dữ liệu trong bảng tính .
( Các toán tử và các hàm trong Excel .
( Các biểu đồ trong Excel .
( Quản lý cơ sở dữ liệu bằng Excel .
B.2 SỬ DỤNG CÁC BIỂU TƯỢNG TRÊN THANH THỰC ĐƠN VÀ BẢNG BIỂU TRONG EXCEL.
1. Hệ thống các thực đơn ( menu ) và thanh công cụ ( Tool bar ) trong phần mềm Excel hầu hết giống với Wodd nên dễ nhớ và sử dụng .




2. Cấu trúc bảng tính ( Worksheet )
+ Bảng tính trong Excel là một bảng gồm 256 cột ( column ) và 65563 dòng ( row )
+ Các cột được đánh từ A => Z , AA , AB ….IV gọi là tiêu đề cột ( Column heading )
+ Các dòng được đánh số từ 1 , 2 => 65563 gọi là tiêu đề dòng ( Row heading )
+ Ô hiện hành ( Active Cell ) là điểm giao nhau giữa cột và dòng gọi là ô bảng tính ( Cell ).Mỗi cell đều có một địa chỉ theo qui ước xác định theo cột(chữ )và dòng (số) Ví dụ : Cell B5 xác định ô có cột thứ hai , dòng thứ năm
+ Khi tạo một File trong Excel là tạo nên một Worksheet .
+ Mỗi Worksheet thường mặc định ( default ) có 3 sheet ( từ 1 đến 3 ) . Muốn thêm sheet hoặc bớt sheet thì dùng chức năng Insert hoặc Delete trong Excel .










B.3 CÁC PHÉP TOÁN TRONG EXCEL
Microsoft Excel là một công cụ tính toán và kết nối dữ liệu nên bản thân nó chứa những công thức , phép tính , các toán tử so sánh và các hàm .
1. Toán tử số học :
Để sử dụng tốt Excel , người dùng phải có kiến thức cơ bản về số học , đại số và cao hơn là các hàm số lượng giác , toán cao cấp .
Các phép toán thường dùng trong Excel








Cách sử dụng các phép toán trong Excel cũng giống như làm trên giấy nhưng phải gõ dấu ( = ) phía trước .Dùng dấu() để đưa vào chế độ ưu tiên trong công thức khi thực hiện tính toán . Khi nhập dữ liệu phải gõ liên tục không phím cách , sau cùng là gõ phím Enter .
Ví dụ : =A1+A2*2+A3*3 hay =(450000*(4.89+0.55))/86
2. Toán tử so sánh :
Có tác dụng so sánh hai giá trị có liên quan với nhau .
Các Toán tử so sánh gồm :







Giả sử muốn hiển thị thông tin của phép so sánh dữ liệu dạng số của ô B3 với ô B4 , kết quả trả về trong ô B4 có thể là một chuỗi ký tự “ lớn hơn “ , hoặc ngược lại “ nhỏ hơn “ , chỉ cần nhập vào ô B4 công thức như sau :
=if(B3
3. Các hàm trong Excel . ( Function )
Hàm trong Excel được xem là công thức được thiết lập sẵn nhằm thực hiện các yêu cầu tính toán . Trên những ô có chứa hàm sẽ cho kết quả là một giá trị hay một chuỗi hoặc một thông báo lỗi với chức năng Function Wizard và có bổ sung thêm nhiều ví dụ trong cửa số Help . Excel giúp sử dụng và khai thác các hàm một cách có hiệu