Giáo trình Access

CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS







1.1 GIỚI THIỆU MS - ACCESS 2003
1.1.1 Nguồn gốc và công dụng
Microsoft Access 2003 là chương trình của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2003 chạy trên môi trường Windows. Đây là phần mềm thuộc hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Quan hệ (Relational Database Management System – RDBMS) giúp quản lý, bảo trì và khai thác dữ liệu lưu trữ trên máy tính.
Một cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ không cần phải lưu trữ các dữ liệu có liên quan với nhau nhiều lần trong các bảng dữ liệu khác nhau.
1.1.2 Khởi động và thoát khỏi ACCESS
Khởi động Access:
Dùng Start Menu/ShortCut hay dùng lệnh RUN (tập khởi động của Access là MSACCESS.EXE).
Kết thúc làm việc vớI Access
Chọn menu File – Exit hay click nút Close hay dùng phím tắt ALT+F4
1.1.3 TaskPane
Mặc định, khi khởi động Access 2003, TaskPane hiển thị ở cạnh phải màn hình.
Tắt mở TaskPane : Ctrl+F1 hoặc chọn menu View – TaskPane

1.2 KHÁI NIỆM VỀ TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU
1.2.1 Tập tin Cơ sở Dữ liệu
ACCESS làm việc với tập tin CSDL (Datebase) có phần mở rộng là .mdb và có thể khái niệm như tập hợp các thông tin lên quan đến một chủ thể làm việc và được ghi lưu trong một tập tin theo định dạng của ACCESS.
1.2.2 Mở tập tin Cơ sở Dữ liệu
Mở tập tin CSDL từ TaskPane
Tạo tập tin từ CSDL mới
Click mục Create a new file để mở New File TaskPane
Chọn cách tạo tập tin CSDL mới
Blank Database: tập CSDL rỗng
Blank Data access page : Trang dữ liệu Access rỗng
From existing file : Tạo tập CSDL mới bằng cách sao chép tập CSDL đã có trên Disk
Project … : Đề án Access (loại File mới của Access .adp dùng để làm việc với SQL Server Database)
Mở tập tin CSDL đã có sẵn (Open an Existing Database):
Chọn tên tập CSDL cần mở trên phần OPEN (nếu có hiển thị)
Hay click More… : mở hộp thoại Open và chọn tập CSDL cần mở
Mở tập tin CSDL từ Menubar
Chọn Menu FILE - NEW / OPEN (phím tắt : Ctrl+N / Ctrl+O) và tiếp tục các bước tương tự như nêu trên.

GHI CHÚ
Các tập tin CSDL được thiết kế với ACCESS 2000 trở lên mới có thể mở với ACCESS 2003. Nếu mở tập CSDL thiết kế với ACCESS 97 trong ACCESS 2003, cần phải convert sang của ACCESS 2000 hay ACCESS 2002-2003.

1.2.3 Các đối tượng của CSDL
ACCESS làm việc với tập tin CSDL (.MDB) và gồm 7 loại đối tượng
TABLES: (Bảng Dữ Liệu) Loại đối tượng cơ bản và quan trọng nhất của CSDL dùng để thiết kế các dữ liệu cơ sở, ghi các biến động cần quản lý, khai thác.
QUERIES: (Bảng Truy Vấn) Công cụ truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu của TABLE . Query được dùng làm nền tảng để làm các báo biểu có đặc tính định dạng cao hơn Table.
FORMS: (Biểu Mẫu) Dùng để thiết kế màn hình nhập liệu một cách sinh động hoặc điều khiển hoạt động của chương trình ứng dụng.
REPORTS: (Báo Biểu) Là kết quả đầu ra của quá trình khai thác dữ liệu có nguồn gốc từ các Table hay Query.
PAGES: (Trang) các trang dữ liệu Access thiết kế theo dạng Web.
MACROS: (Tập Lệnh) Công cụ của Access giúp tạo các hành động đơn giản khi xây dựng ứng dụng mà không cần dùng ngôn ngữ lập trình.
MODULES: (Đơn Thể) Dùng viết các dòng lệnh cho ứng dụng theo ngôn ngữ Visual Basic. Đây là công cụ lập trình chuyên nghiệp của Access.
1.2.4 Cửa sổ DATABASE
Khi một CSDL được mở, cửa sổ Database của CSDL (còn gọi là Database Container hay Database Window) được hiển thị và gồm



Thanh tiêu đề
Gồm bên trái là DATABASE (Kiểu định dạng) và bên phải là các nút điều khiển cửa sổ (phóng to, thu nhỏ, đóng cửa sổ).
Thanh dụng cụ
Là thanh dụng cụ của Cửa sổ Database : Hiệu lực với các mục chọn trong cửa sổ này và thường gồm Open (mở trong chế độ làm việc), Design (Mở trong chế độ thiết kế), New (mở mới), Close (đóng cửa sổ Database), các Icon chuyển đổi chế độ hiển thị trong khung nội dung.
Khung Đại cương gồm nút Objects, Groups và biểu tượng Favorites
Objects: Dùng để mở hay thu gọn danh mục các loại đối tượng của Database
Groups : Dùng mở hay thu gọn danh mục làm việc