Excel hay

Phần iii. bảng tính điện tử Excel
Bài 1. Làm quen với Microsoft Excel
Bài 2. Quản lý tệp bảng tính
Bài 3. Định dạng bảng tính
Bài 4. Các công cụ trợ giúp
Bài 5. Các công thức và các hàm tính toán
Bài 6. Làm việc với CSDL trong bảng tính
Bài 7. Thiết lập trang và in ấn *

bài 1: giới thiệu và các khái niệm
1. Giới thiệu
Microsoft Excel là một phần mềm nằm trong bộ Office của hãng Microsoft. Nó phục vụ cho việc tạo các bảng tính, bảng lương, thống kê tổng hợp. *
Phần 3
2. Khởi động Excel:
C1: Start ? Program ? Microsoft Excel
C2: Nháy đúp vào biểu tượng
trên màn hình nền Desktop
ở góc trên bên phải màn hình
C3 Nháy chuột vào biểu tượng
3. Thoát khỏi Excel:
C1: File ? Exit
C2: Nháy chuột vào dấu X ở góc trên bên phải
của cửa sổ Excel
C3: "Alt + F4" *

Bài 1
4. Màn hình làm việc của MS - Excel
Thanh tiêu đề
Thanh Menu
Thanh công cụ
Thanh định dạng
Thanh công thức
Sheet Tab
Con trỏ ô
Bài 1
Các thao tác với Sheettab:
- Đổi tên Sheet:
Nháy đúp chuột tại Sheet, nhập tên mới ? Enter
- Chèn thêm Sheet:
Vào Insert ? Worksheet
- Xoá Sheet:
Mở Sheet, Vào Edit ? Delete Sheet ? Ok *

Bài 1
5. các khái niệm cơ bản
a. Các loại địa chỉ:
+ Địa chỉ tương đối: VD: B2, C3,...
+ Địa chỉ tuyệt đối: VD: $A$5, $B$2...
+ Địa chỉ hỗn hợp:
VD: $D3: Tuyệt đối cột và tương đối hàng
D$3: Tương đối cột và tuyệt đối hàng
b. ô (Cell):
VD: ô A2 là giao của cột A và hàng thứ 2.
c. Vùng (Range):
VD: Để biểu diễn địa chỉ của vùng từ B2 đến B7 ta ký hiệu B2:B7
Bài 1
6. Các kiểu dữ liệu trong Excel
a. Kiểu Chuỗi (Text): Ký tự gõ vào có chữ, ký hiệu...
b. Kiểu số (Numeric): Các ký tự gõ vào phải là số
c. Kiểu công thức (Formula): Ký tự đầu tiên gõ vào phải là dấu = hoặc dấu +
VD: = A2+B2
d. Kiểu thời gian (Date and Time):
Thông thường có 2 dạng:
dd/mm/yy: Ngày/Tháng/Năm
hoặc mm/dd/yy: Tháng/Ngày/Năm. *
Bài 1
Bài 2. Quản lý tệp bảng tính
1. Mở tệp tin mới:
C1: File ? New ? OK (hoặc Ctrl + N)
C2: Nháy chuột vào biểu tượng


Phần 3
2. Ghi tệp:
C1: File ? Save (hoặc Ctrl + S)
C2: Nháy chuột vào biểu tượng
2
3
1
Bài 2
3. Đóng tệp:
Vào File ? Close ho?c "Ctrl+F4" hoặc Nháy vào X góc trên bên phải màn hình.
Nếu xuất hiện bảng thông báo:
Bài 2
4. Mở tệp:
C1: File ? Open
C2: Ctrl + O
C3: Nháy chuột vào biểu tượng
2
3
1
Hoặc 2
Bài 2
5. Di chuyển giữa các tài liệu đang mở
1
2
Bài 2
1. Đánh dấu vùng
Cách 1: Sử dụng bàn phím đánh dấu vùng:
+ Shift + Home: Đánh dấu từ vị trí Con trỏ đến ô đầu hàng
+ Ctrl + Shift + Home: Đánh dấu từ vị trí Con trỏ đến ô đầu bảng
+ Shift + một trong các phím mũi tên: Đánh dấu sang trái, sang phải một ô hay lên trên, xuống dưới một ô.
+ Ctrl + A (Edit Select All): Đánh dấu toàn bộ bảng tính.
Cách 2: Sử dụng chuột đánh dấu vùng:
+ Đưa Con trỏ về đầu vùng, nháy giữ nút trái chuột và rê đến cuối vùng rồi thả
+ Đưa Con trỏ về số thứ tự hàng nháy chuột để đánh dấu hàng đó
+ Đưa Con trỏ về ký hiệu cột nháy chuột để đánh dấu cột đó.
Bài 3. định dạng bảng tính
Phần 3
2. Sao chép vùng bảng tính
- Đánh dấu vùng bảng tính cần sao chép
- Chọn Edit Copy (Ctrl + C) hoặc chọn
Bài 3. định dạng bảng tính
- Chuyển Con trỏ bảng tính tới vị trí mới, chọn Edit Paste (Ctrl + V) hoặc chọn
Bài 3
3. Di chuyển vùng bảng tính
- Đánh dấu vùng bảng tính cần di chuyển
- Chọn Edit Cut (Ctrl + X) hoặc chọn
Bài 3. định dạng bảng tính
- Chuyển Con trỏ bảng tính tới vị trí mới, chọn Edit Paste (Ctrl + V) hoặc chọn
Bài 3
4. Thay đổi độ rộng cột và chiều cao hàng
- Thay đổi độ rộng cột: Đưa trỏ chuột đến đường phân cách giữa tiêu đề của hai cột, rê để thay đổi độ rộng phù hợp.
Thay đổi chiều cao hàng: Đưa trỏ chuột đến đường phân cách giữa tiêu đề của hai hàng, giữ và rê theo chiều cao cần thiết.

5. Chèn thêm cột, hàng mới
- Chèn cột: Đánh dấu cột, chọn Insert Columns
- Chèn hàng: Đánh dấu hàng, chọn Insert Rows *
Bài 3. định dạng bảng tính
Bài 3
6. Xoá cột, xoá hàng
- Xoá cột: Đánh dấu cột cần xoá, chọn Edit Delete.
Xoá hàng: Đánh dấu hàng cần xoá,
chọn Edit Delete.
Bài 3. định dạng bảng tính
Bài 3
7. Thao tác định dạng ô
Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô gồm:
- General: Dạng chung do Ms - Excel quy định
- Number: Dạng số
- Curency: Dạng tiền tệ
- Date: Dạng ngày tháng
- Time: Dạng thời gian
- Text: Dạng văn bản
- Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo các quy định mà Ms - Excel hỗ trợ
Bài 3. định dạng bảng tính
Bài 3
a. Biểu diễn dữ liệu số thực
Các bước thực hiện:
- chọn Format Cells xuất hiện hộp thoại:
- Trong vùng Category chọn Number và nhắp chọn ô Use 1000 Separator(.).
- Hoặc trong vùng Category chọn Custom. Sau đó nhập vào ô Type dãy ký tự ### ##0.00
- Nháy OK để kết thúc.
Bài 3
b. Biểu diễn dữ liệu dạng ngày tháng
Khuôn dạng mặc định là tháng / ngày / năm (mm/dd/yyyy).
Thay đổi khuôn dạng:
- Đánh dấu vùng dữ liệu dạng ngày
- Chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category
- Nhập chuỗi ký tự dd/mm/yyyy vào ô Type
- Chọn OK để chấp nhận.
Bài 3
c. Biểu diễn dữ liệu dạng tiền tệ
- Đánh dấu vùng dữ liệu dạng số
- Chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category
- Nhập chuỗi ký tự #.##0,000 [$VND] vào ô Type
- Chọn OK để chấp nhận.

d. Biểu diễn dữ liệu theo dạng phần trăm
- Đánh dấu vùng dữ liệu dạng số
- Để có dạng biểu diễn %, chọn biểu tượng %
- Để thêm hoặc bớt số chữ số sau thập phân, chọn
Bài 3
8. Định dạng Font chữ
a. Thay đổi Font chữ
- Đánh dấu vùng, chọn Format Cell (hoặc Ctrl + 1) ? Font
Chọn các thông số tương tự Word
Bài 3
9. Căn lề, nhập ô, xoay chữ trong ô
- Đánh dấu vùng, chọn Format Cells xuất hiện
Bài 3
- Chọn Alignment để vào căn chỉnh lề
- Trong ô Horizontal: Left, Right, Center, Justify
- Trong ô Vertical: Top, Center, Bottom, Justify
- Chọn góc xoay cho chữ trong ô Degrees
- Nếu chọn ô Wrap text thì dữ liệu sẽ tự động xuống hàng khi đầy ô và ngược lại.
- Nếu chọn ô Merge cells thì các ô sẽ nhập lại thành một ô và ngược lại
- Chọn OK để chấp nhận.
Bài 3
10. Tạo khung và nền cho bảng tính
- Đánh dấu vùng, Chọn Format Cells
a. Tạo khung
Chọn Border
Style:
Outline and Inside:
Color:
Chọn OK
b. Tạo nền
Chọn Patterns
Chọn màu
Chọn OK
Bài 3
11. Xoá định dạng dữ liệu
Đánh dấu vùng, vào Edit Clear Formats *
Bài 3
Bài 4. Các công cụ trợ giúp

1. Tìm kiếm chuỗi ký tự:
- Edit ? Find hoặc gõ "Ctrl + F"
Phần 3
2. Thay thế một chuỗi ký tự
- Edit ? Replace. hoặc gõ " Ctrl + H " XHHT:

Bài 4
3. Huỷ bỏ các lệnh đã thực hiện:
Edit ? Undo hoặc gõ "Ctrl + Z"
Ngược lại, Edit ? Redo hoặc gõ "Ctrl + Y"
Hoặc chọn biểu tượng

Bài 4
4. Tạo tiêu đề trên và tiêu đề dưới trong trang bảng tính
Chọn View Header and Footer
Tiêu đề trên
Tiêu đề dưới
Bài 4
Chọn biểu tượng # để đánh số trang
6. Đánh số thứ tự tự động cho cột hoặc hàng
Nhập 2 số liên tiếp vào 2 ô kế tiếp nhau, đánh dấu hai ô đó
đưa trỏ chuột đến góc dưới phải vùng được đánh dấu, giữ và rê
Bài 4
Bài 5. các công thức và các hàm tính toán
1. Tạo công thức số học cơ bản
a. Phép toán trong công thức số học
Danh sách các phép toán và các ký tự khác dùng trong công thức số học được liệt kê trong bảng sau:
Phần 3
1. Tạo công thức số học cơ bản
b. Phép so sánh trong công thức Logic
Công thức logic có kết quả:
Bài 5
1. Tạo công thức số học cơ bản
c. Thứ tự tính toán
Bài 5
1. Tạo công thức số học cơ bản
d. Thực hiện sao chép công thức:
- Nháy chuột chọn ô chứa công thức
- Đặt con trỏ chuột vào góc dưới, bên phải của ô. Biểu tượng chuột sẽ đổi thành dấu +
- Kéo di chuột qua vùng ô cần sao chép.
Bài 5
2. Thao tác với hàm
a. Giới thiệu về hàm
- Hàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức.
- Cú pháp chung của hàm như sau:
=Tên hàm(Đối số 1; Đối số 2; .; Đối số n)
Bài 5
b. Các bước để nhập một hàm
- Khi con trỏ nhập văn bản đang ở vị trí cần nhập hàm thì nháy nút biểu tượng hàm:
c. Tính tổng nhanh
- Chọn vùng dữ liệu gồm các ô kiểu số
- Đọc kết quả trên thanh trạng thái Sum=
Bài 5
3. Toán tử
3.1. Toán tử AND (và):
Khi một đối tượng phải đồng thời thoả mãn từ 2 điều kiện trở lên bạn phải kết hợp toán tử AND.
Dạng: =AND(Điều kiện 1; Điều kiện 2; . Điều kiện n)
3.2. Toán tử OR (hoặc):
Khi một đối tượng chỉ cần thoả mãn một trong các điều kiện nào đó bạn phải kết hợp toán tử OR.
Dạng: =OR(Điều kiện 1; Điều kiện 2; . Điều kiện n)
Bài 5
4. Các hàm thường dùng:
4.1. Hàm MAX
Cú pháp: =MAX(đối số 1; đối số 2;.; đối số n)
Cho giá trị lớn nhất trong danh sách đối số
VD: = MAX(5;1;2;7) ? Cho kết quả là 7

4.2. Hàm MIN
Cú pháp: =MIN(đối số 1; đối số 2;.; đối số n)
Cho giá trị bé nhất trong danh sách đối số
VD: =MIN(5;1;2;7) ? Cho kết quả là 1
Bài 5
4.3. Hàm AVERAGE
Cú pháp: =AVERAGE(đối số 1; đối số 2;.; đối số n)
Tính trung bình cộng các giá trị của danh sách đối số
Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng.
VD: =AVERAGE(A1;B5:B12) ? Tính trung bình cộng các ô trong phạm vi từ B5 đến B12 và ô A1.

4.4. Hàm SUM
Cú pháp: =SUM(đối số 1; đối số 2;.; đối số n)
Tính tổng các giá trị của danh sách đối số
VD: =SUM(B1:B5) ? Tính tổng số trong phạm vi từ B1 đến B5
Bài 5
4.5. Hàm ROUND
Cú pháp: =ROUND(đối số; n)
Làm tròn đối số đến n chữ số thập phân
Với nVới n>o: làm tròn về bên phải dấu thập phân
VD: =ROUND(15823,765847;-3) ? 16
VD: =ROUND(15823,765847;3) ? 15823,766
Bài 5
4.6. Hàm INT
Cú pháp: =INT(đối số)
Lấy phần nguyên của đối số
VD: =INT(2,4) ? kết quả là 2

4.7. Hàm MOD
Cú pháp: =MOD(đối số 1;đối số 2)
Lấy phần dư trong phép chia đối số 1 cho đối số 2
VD: =MOD(5;2) ? kết quả là 1 (5 chia 2 dư 1)
Bài 5
4.8. Hàm COUNT
Cú pháp: =COUNT(đối số 1; đối số 2;.; đối số n)
Đếm số các đối số có chứa giá trị
VD: =COUNT(3;5;9;d) ? 3
VD: =COUNT(F4:F6) ? đếm những ô chứa giá trị trong vùng F4:F6

4.9. Hàm COUNTA
Cú pháp: =COUNTA(đối số 1; đối số 2;.; đối số n)
Đếm số các đối số có chứa dữ liệu
VD: =COUNT(3;5;9;d) ? 4
VD: =COUNT(F4:F6) ? đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng F4:F6
Bài 5
4.10. Hàm Left
Cú pháp: =LEFT(chuỗi;n)
Lấy n ký tự trong chuỗi tính từ vị trí đầu tiên bên trái.
VD: Trong ô C4 chứa chuỗi ``cộng hoà``. Để trích lấy chữ cộng ta viết: =LEFT(C4;4) ? Kết quả: Cộng

4.11. Hàm RIGHT
Cú pháp: =RIGHT(chuỗi;n)
Lấy n ký tự trong chuỗi tính từ vị trí cuối cùng bên phải
VD: Trong ô C4 chứa chuỗi ``cộng hoà``. Để trích lấy chữ hoà ta viết: =RIGHT(C4;3) ? Kết quả: Hoà
Bài 5
4.12. Hàm MID
Dạng thức: =MID(chuỗi, vị trí, số ký tự)
Công dụng: trích lấy số ký tự trong chuỗi tính từ vị trí chỉ định
VD: Trong ô C4 chứa chuỗi "trung tâm đào tạo tin học"
để trích lấy chữ "đào tạo" ta viết: =MID (C4,11,7)

4.13. Hàm RANK
Cú pháp: =RANK(ô cần xếp hạng; vùng dữ liệu)
Công dụng: Tính thứ bậc của ô cần xếp hạng trong vùng dữ liệu
VD: =RANK(H3;$H$3:$H$9)
Chú ý: vùng dữ liệu sử dụng địa chỉ tuyệt đối
Bài 5
4.14. Hàm IF
Cú pháp: =IF(Biểu thức điều kiện; giá trị nếu đúng; giá trị nếu sai)
Nếu biểu thức điều kiện đúng thì hàm nhận giá trị nếu đúng, ngược lại sẽ nhận giá trị nếu sai

VD1: Nếu ĐTB >= 5 thì đậu, ngược lại trượt.
=IF(C4>=5;"đậu";"trượt")

VD2: Kết hợp toán tử AND
Nếu chức vụ (ô C4) là GĐ và ngày công (ô D4) >28 thì tiền thưởng là 100000đ, ngược lại không thưởng
=IF(AND(C4="GĐ";D4>28);100000;0)
Bài 5
4.15. Hàm VLOOKUP
Cú pháp: =VLOOKUP(giá trị tìm kiếm; vùng tham chiếu; cột thứ n; cách tìm)
Công dụng: Tìm kiếm một giá trị trên cột thứ n trong vùng tham chiếu thoã mãn giá trị tìm kiếm.

Lưu ý: Nếu cột thứ nhất trong vùng tham chiếu đã sắp xếp tăng dần thì cách tìm là 1, ngược lại là 0.
Bài 5
Bài 6. làm việc với cơ sở dữ liệu trong bảng tính
1. Sắp xếp dữ liệu
Đánh dấu bảng, Data ? Sort
Chọn
Cột phụ
Chọn
Cột chính
Chọn
Cột phụ
Chọn
Kiểu SX
Phần 3
Bài 6. làm việc với cơ sở dữ liệu trong bảng tính
2. Biểu đồ trong Excel
Xét VD Sau:
Bài 6
- Đánh dấu bảng, vào Insert ? Chart
Chọn kiểu biểu đồ
Chọn kiểu chi tiết
Bài 6
Chọn cột biểu diễn theo hàng hoặc theo cột
Bài 6
Bài 6
Chọn cột biểu diễn theo hàng hoặc theo cột
Bài 6
3. Chuyển bảng tính sang word
- Đánh dấu vùng bảng tính cần chuyển
- Chọn Edit Copy (Ctrl + C) hoặc chọn
- Mở Word chọn Edit Paste (Ctrl + V) hoặc chọn
Bài 6
Bài 7. Thiết lập trang và In ấn
1. Thiết lập trang
File Page setup: Chọn Page để thiết lập cỡ giấy, hướng giấy
Chọn Page
Chọn hướng giấy
Chọn khổ giấy
Phần 3
Chọn Margins để thiết lập lề
Chọn Margins
Chọn lề trên
Chọn lề trái
Chọn lề dưới
Chọn lề Phải
Bài 7
2. Xem tài liệu trước khi in
- File Print Preview hoặc chọn
Chọn Close hoặc gõ phím Esc để thoát *
Bài 7
3. In ấn
a. In vùng
- Chọn vùng cần in
- File Print area Set Print area.
- Nháy chuột vào biểu tưọng máy in để in
b. In toàn bộ các trang
Chọn biểu tượng Printer
Bài 7
c. In theo tuỳ chọn
Chọn File Print
Chọn tên
máy in
In tất cả
Các trang
Nhập số trang đầu và cuối
Số bản in
Bài 7