Excel 2000

Chia sẻ bởi Trang Nguyen | Ngày 14/10/2018 | 38

Chia sẻ tài liệu: Excel 2000 thuộc Tư liệu tham khảo

Nội dung tài liệu:

I - Tổng quát về Excel
1 - Định nghĩa
+> Chương trình bảng tính là hệ thống chương trình mô phỏng một bảng công tác của kế toán viên trên màn hình và cho phép người dùng nhúng các công thức ẩn vào để thực hiện các phép tính đối với các dữ liệu nhìn thấy.
+> Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử tiêu biểu do Microsoft phát triển, đây là phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng được triển khai trên môi trường Windows.
+> Bảng tính
Trong các chương trình bảng tính, đây là một ma trận hai chiều gồm các hàng và các cột mà người dùng sẽ nhập các đầu đề, các con số, và các công thức vào đó.
2 - Tính năng và ứng dụng của excel
- Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
- Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán...
- Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh hoạ...
3 - Đặc điểm
- Hiển thị vùng làm việc dưới dạng mảng 2 chiều.
- Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn bị thay đổi.
- Chuyển đổi dễ dàng từ dữ liệu sang hình vẽ.

II - Giới thiệu màn hình microsoft excel
1 - Khởi động Excel
Thông thường sau khi cài đặt bộ chương trình Office 2000, shortcut của Microsoft Excel được đặt ở Programs trong Start menu. Còn ở trên đĩa chương trình này được đặt trong C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice. Vì vậy để khởi động Excel có thể thực hiện bằng một trong 2 cách sau :
Cách 1 : Kích chuột vào Start menu chọn Programs rồi chọn Microsoft Excel.
Cách 2 (dùng khi không có biểu tượng của Excel) : Kích chuột vào Start menu chọn Run... rồi nhập dòng lệnh :
"C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice EXCEL.EXE"

2 - Màn hình Excel

Về cơ bản cửa sổ Excel tương tự như cửa sổ của phần mềm soạn thảo Microsoft Word, vì vậy ở đây chỉ trình bày chi tiết thêm các thành phần đặc trưng như :
<+> Formula Bar (thanh công thức) : hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ nhập (Cancel), nút nhập (Enter), nút soạn thảo công thức và nội dung dữ liệu của ô hiện hành.
<+> Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Tên tệp Workbook mặc nhiên là Book# ( # là số thứ tự tương ứng với những lần mở tệp ). Các thành phần của Workbook Window là :
- Đường viền ngang (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C,..., Z, AA, AB,... , ZZ. Cột (Column) là một tập hợp những ô theo chiều dọc. Độ rộng ngầm định là 8 ký tự (có thể thay đổi giá trị này từ 0 đến 255). Có tổng cộng 256 cột.
- Đường viền dọc (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới. Dòng (Row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang. Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi giá trị này từ 0 đến 409). Có tổng cộng 16384 dòng.
- Ô (Cell) là giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô xác định bằng tên cột và tên hàng. Ví dụ : B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, hàng thứ 6.
Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.
- Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm có 256 cột/16384 hàng hình thành trên 4 triệu ô dữ liệu. Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Theo chế độ ngầm định, một tệp Workbook có 16 Sheet, được liệt kê từ Sheet1 đến Sheet16 (có thể nâng giá trị này lên đến 255). Trên màn hình Microsoft Excel đang chọn bảng tính Sheet1 của tệp Book1.
<+> Status Bar (thanh trạng thái) dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, Capslock,...
Các chế độ làm việc thông thường gồm:
- Ready : Sẵn sàng nhập dữ liệu.
- Enter : Đang nhập dữ liệu.
- Edit : Đang điều chỉnh dữ liệu.
- Point : Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành. Chọn chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ phím F2.
3 - Thoát khỏi excel
Vào Menu File, chọn Exit (hoặc bấm Alt+F4). Nếu có thực hiện bất cứ sửa đổi nào trong các WorkBook đang mở mà chưa lưu vào đĩa (cho đến thời điểm thoát) thì Excel sẽ thông báo nhắc nhở người dùng có muốn ghi lại những sự thay đổi đó hay không.
III - Tạo bảng tính
1 - Cách di chuyển con trỏ bảng tính
Tại một thời điểm luôn luôn tồn tại một con trỏ ô trong bảng tính. Khi nhập dữ liệu, vào công thức hay thao tác lệnh sẽ tác động đến địa chỉ tại vị trí con trỏ bảng tính hiện hành. Để di chuyển con trỏ sử dụng các phím di chuyển hoặc kích chuột tại một ô để di chuyển con trỏ đến ô đó.
2 - Vùng, cách chọn vùng
Vùng là một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng được xác định bởi toạ độ vùng gồm địa chỉ ô đầu vùng và địa chỉ ô cuối vùng, dạng : <ô đầu>:<ô cuối>. Ví dụ A2:C8
Trước khi thực hiện một thao tác, người sử dụng phải chọn phạm vi làm việc (có thể là một vùng hoặc nhiều vùng).
+> Chọn một ô : di chuyển con trỏ đền ô chọn, hoặc kích chuột tại ô chọn.
+> Chọn một cột : kích chuột tại ký hiệu cột.
+> Chọn một dòng : kích chuột tại số thứ tự hàng.
+> Chọn một vùng, có các cách chọn :
- Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift, dùng các phím mũi tên dịch chuyển đến ô cuối vùng.
- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, kéo đến ô cuối vùng
- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift trong khi kích chuột tại ô cuối vùng.
+> Chọn nhiều vùng : ấn và giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác nhau.
3 - Các kiểu dữ liệu
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên được nhập.
a - Kiểu số (Number)
Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số từ 0 đến 9, các dấu "+"; " -"; "."; ","; "()"; "$". Một số được nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format/Cells.
b - Kiểu chuỗi (Text)
Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ A đến Z, các ký tự canh biên như sau : ‘ “ ^
Ký tự ‘ để canh các ký tự bên trong ô về bên trái. Ký tự “ để canh các ký tự trong ô về bên phải. Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa. Ký tự để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng ô. Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng đã chọn tuỳ chọn Navigation Keys trong ToolsOption thẻ Transition.
c- Kiểu thời gian (Date & Time)
Dữ liệu kiểu thời gian phải được nhập với khuôn mẫu đã xác định khi chọn mã quốc gia. Thông thường chúng được nhập theo dạng mm/dd/yy đối với dữ liệu kiểu ngày và hh:mm:ss với dữ liệu kiểu giờ.
d- Kiểu công thức (Formular)
Công thức được thành lập dưới dạng một biểu thức trong đó ký tự đầu tiên nhập vào bắt buộc phải là dấu "=", "-" hoặc "+". Kết quả trình bày trong ô chứa công thức không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó.
Ví dụ : Khi nhập =4*5+2 thì kết quả trình bày trong ô là 22.
Như thông thường thành phần của một công thức gồm các toán hạng và toán tử .
Một toán hạng trên Excel có thể là : hằng số, hằng chuỗi văn bản (phải được đặt trong cặp kích kép), địa chỉ ô, vùng hoặc các loại hàm.
Các toán tử sử dụng trong công thức :
- Toán tử số học : + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm).
- Toán tử chuỗi : & (nối chuỗi)
- Toán tử quan hệ : = (bằng), <> (khác), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hoặc bằng), < (nhỏ hơn), <= ( nhỏ hơn hay bằng).
Độ ưu tiên của các toán tử trong công thức : các nhóm biểu thức trong (...), luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ.
4 - Cách nhập dữ liệu
+> Chọn ô cần nhập.
+> Nhập dữ liệu (theo quy ước đối với từng loại dữ liệu).
+> Kết thúc nhập bằng cách gõ phím ENTER hay di chuyển con trỏ ô hiện hành sang ô khác.
* Chú ý :
+> Dữ liệu ban đầu được nhập luôn được định dạng là dữ liệu nguyên thuỷ (General) do đó muốn thay đổi cần phải tiến hành định dạng lại.
+> Khi nhập dữ liệu gồm cả số và văn bản thì Excel coi đó là văn bản.
+> ở chế độ ngầm định :
- Dữ liệu kiểu văn bản được canh chỉnh từ trái sang phải.
- Dữ liệu kiểu số được canh chỉnh từ phải sang trái.
+> Khi nhập dữ liệu hết độ rộng của một ô, nếu là :
- Dữ liệu kiểu văn bản nó sẽ tự động tràn sang ô kế tiếp nếu ô đó không có dữ liệu hoặc bị ẩn đi nếu ô đó có chứa dữ liệu.
- Dữ liệu kiểu số thì được hiển thị dưới dạng ######## hay dưới dạng dấu phẩy động (n,mE(a), ví dụ 3,5E+7.
5 - Tự động điền dữ liệu
a - Cán tự điền (Autofill handle)
Cán tự điền là điểm góc dưới bên phải ô hiện hành mà khi đặt chuột đến đó nó chuyển sang dạng . Cán tự điền được dùng để tự động điền dữ liệu cho các ô kế tiếp bằng cách đặt chuột vào đó và kéo đến các kế tiếp.
b - Tự động điền các loại dữ liệu
+> Nhập một dãy văn bản.
- Nhập dữ liệu kiểu văn bản cần điền vào ô đầu tiên.
- Đặt chuột vào cán tự điền rồi kích và kéo để tự động điền dữ liệu.
+> Nhập một dãy số.
- Nhập giá trị đầu và giá trị kế tiếp vào 2 ô kề nhau (cùng hàng hoặc cùng cột).
- Chọn 2 ô dữ liệu vừa nhập.
- Đặt chuột vào c

* Một số tài liệu cũ có thể bị lỗi font khi hiển thị do dùng bộ mã không phải Unikey ...

Người chia sẻ: Trang Nguyen

Dung lượng: 2,06MB| Lượt tài: 0

Loại file: doc

Nguồn : Chưa rõ

(Tài liệu chưa được thẩm định)

Tải tài liệu

Báo cáo sai sót

Đề suất chỉnh sửa , phân lại mục