Định dạng theo điều kiện

Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting - CF) trong Excel
Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting - CF) trong Excel CF được Microsoft bổ sung vào Excel kể từ phiên bản Microsoft Excel 97. CF trong Excel là một công cụ mạnh giúp chúng ta định dạng các chuỗi văn bản trong các ô, các giá trị và các ô về màu sắc, kiểu mẫu nền, kẻ khung… CF khi áp dụng vào các ô (cell) nó sẽ đè lên các định dạng thông thường của ô về màu sắc, kiểu thể hiện văn bản và số… Tuy nhiên nếu chúng ta xoá bỏ CF của các ô thì định dạng đã có trước kia của các ô này sẽ được phục hồi. CF trong các phiên bản Excel 2003 trở về trước có một số giới hạn về số lượng điều kiện (tối đa là 3) và điều này đã được khắc phục trong phiên bản Excel 2007 với số lượng điều kiện cho phép là 64. Tài liệu này sẽ cố gắng trình bày về CF thật bao quát, nhằm giúp các bạn có thể áp dụng được CF trong tất cả phiên bản Excel hiện có cũng như một số kỹ thuật CF bằng VBA. Tài liệu cũng đề cập thật chi tiết về các điểm mới của CF trong phiên bản mới nhất Excel 2007. Tài liệu có sử dụng lại một số bài viết và ví dụ thực tế về CF trên diễn đàn GPE (handung107, levanduyet, …). Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của tất cả các bạn, góp ý xin gửi về [email protected] Nội dung I. CF các vấn đề cơ bản 1. Giới thiệu CF 2. CF dùng danh mục điều kiện sẵn có 3. Thứ tự ưu tiên của các CF 4. CF sử dụng các công thức làm điều kiện
Địa chỉ tương đối và tuyệt đối trong CF
Công thức mảng trong CF
Sử dụng tên (Define Name) trong CF
Sử dụng Date trong CF
5. Thêm, thay đổi và xoá CF 6. Dùng Go To tìm kiếm các ô có áp dụng CF 7. Một số vấn đề thường gặp và hướng giải quyết II. Các ví dụ về CF và các kỹ thuật nâng cao III. Sử dụng CF của Excel 2007 & 2010


I. Các vấn đề cơ bản của CF
I. Các vấn đề cơ bản 1. Giới thiệu CF Định dạng theo điều kiện là công cụ cho phép bạn áp dụng định dạng cho một ô (cell) hay nhiều ô (range of cells) trong bảng tính và sẽ thay đổi định dạng tùy theo giá trị của ô hay giá trị của công thức. Ví dụ như bạn có thể tạo cho định dạng của ô đó là chữ in đậm màu xanh khi giá trị của nó lớn hơn 100. Khi giá trị của ô thoả điều kiện thì các định dạng bạn tạo ra ứng với điều kiện đó sẽ được áp dụng cho ô đó. Nếu giá trị của ô không thoả điều kiện bạn tạo ra thì định dạng của ô đó sẽ áp dụng định dạng mặc định (default formatting)
Một ô có thể có 3 định dạng theo điều kiện. Ví dụ như bảng phân tích độ nhạy của Lợi nhuận bên dưới ta sẽ dùng CF cho các ô C21:K31 với 3 điều kiện:
Nếu giá trị của ô lớn hơn 0 thì nó sẽ được thể hiện là màu xanh (lời),
Nếu gía trị của ô là 0 thì chữ sẽ màu cam (hoà vốn),
Và nếu giá trị của ô nhỏ hơn 0 thì chữ màu đỏ (lỗ).

Bạn chú ý rằng CF giống như việc thêm một hay nhiều công thức vào mỗi ô mỗi khi bạn sử dụng, vì vậy áp dụng CF cho một số lớn các ô có thể gây ra việc thực hiện chương trình bị chậm đi. Do đó bạn hãy chú ý khi áp dụng CF cho một số lớn các ô trong bảng tính. Hai minh hoạ đơn giản đã trình bày chỉ là phần nổi rất nhỏ về khả năng của CF, các phần tiếp theo sẽ giúp bạn từng bước tiếp cận và làm chủ CF – một tính năng tuyệt vời của Excel. 2. CF dùng danh mục điều kiện sẵn có Trong phần này sẽ trình bày về tuỳ chọn CF đơn giản nhất là Cell Value is trong hộp thoại CF, và kết hợp với các toán tử trong danh sách sẵn có để ra điều kiện định dạng. Hộp định dạng theo điều kiện cho Excel XP được thể hiện ở hình dưới đây.
Trong đó có các tuỳ chọn:
Cell Value Is: căn cứ vào giá trị chứa trong ô để làm đối số so sánh và từ đó áp dụng các định dạng nếu thoã mãn điều kiện (điều kiện trả về TRUE trong kết quả so sánh).
Formula Is: căn cứ vào kết quả tính toán của các công thức làm đối số so sánh và từ đó áp dụng các