Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.


I . LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
Được sự điều động công tác của Phòng Giáo dục và Đào tạo Trần Văn Thời , tôi về trường Tiểu học Khánh Bình Đông 1 nhận nhiệm vụ công tác Kế toán + văn thư cuối năm học 2006 -2007, với số lượng hồ sơ bàn giao tuy không lớn lắm nhưng chưa khoa học, rất khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể: Công văn đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm các năm, đề thi - bài thi, văn phòng phẩm,…
A. Nguyên nhân:
a. Nguyên nhân chủ quan : Do những năm trước đó nhà trường không có chuyên văn thư nên phân công Kế toán kiêm công tác văn thư nên không có nghiệp vụ chuyên môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, rất khó khăn trong việc tra cứu hồ sơ.
Do điều kiện máy vi tính còn hạn chế nên việc lưu trữ hồ sơ còn khó khăn, cơ sở vật chất trong trường không đáp ứng đủ để lưu trữ hồ sơ nên hay thất lạc đặc biệt như sổ điểm và các loại hồ sơ năm trước còn thất lạc nhiều.
Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản không có, công văn đi không có sổ theo dõi nên rất khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ.
b. Nguyên nhân khách quan : Do điều kiện cơ sở vật chất trong trường còn hạn chế như tủ sơ không đầy đủ làm ảnh hưởng đến công việc lưu trữ nên hồ sơ các năm trước còn thất lạc nhiều .
Do công tác văn thư chưa được học và chưa được tập huấn nên trong công việc còn gặp nhiều khó khăn đặc biệt là lưu trữ các loại hồ sơ văn phòng .
Do đó, tôi nhận thấy rằng để công việc thu thập, tham khảo và lưu trữ hồ sơ được thuận tiện, nhanh chóng khi cần tra cứu thông tin hồ sơ. Từ đó, tôi đã áp dụng một số biện pháp như sau.
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ :
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
1/ Công văn đến:
Bao gồm các loại như: công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn chỉ đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp luật,… của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.
( Trình tự theo dõi:
- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và yêu cầu của văn bản.
- Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định).
- Chuyển giao cho Hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.
- Sau khi có sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, văn thư vào sổ theo dõi công văn theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ.
Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến theo tính chất:
Loại: Chỉ đạo quyết toán kinh phí ngân sách quý 3+4 năm 2010
Ngày đến
Số đến
Tác giả
Số và kí hiệu
Ngày của văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Người nhận và xử lý văn bản
Ký nhận

1......
98
Phạm Việt Bắc
Số 1317/ LQT- PGD