Cách khắc phục những lỗi phổ biến khi soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word.

Cách khắc phục những lỗi phổ biến
khi soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word.
1. Hiện tượng chữ sau cách xa chữ trước khi gõ font Unicode:
Nhiều khi, văn bản bạn soạn thảo sẽ bị cách ra sau khi gõ dấu, dù chưa hề nhấn phím cách. Để khắc phục tình trạng này, bạn vào Tools > Options > Edit rồi bỏ dấu chọn dòng “Smart cut and paste”, nhấn OK.
2. Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống:
Trước khi gõ từ có chữ hoa nguyên âm ở đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Correct Two Intial Capital và OK.
3. Muốn gõ chữ thường ở đầu dòng nhưng Word tự sửa thành chữ hoa:
Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Capitalize first Letter of Sentence.
4. Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ.
Thực ra đây không phải là lỗi mà là chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh. Nó cũng không xuất hiện trong bản in. Tuy nhiên, nhìn vào đó khá rối mắt nên bạn có thể bỏ đi bằng cách vào Tools > Options > Spelling and Grammar, bỏ dấu kiểm ở dòng Check grammar as you type.
1. Hiển thị đầy đủ thanh menu: Từ phiên bản Office 2002, Ms Word có chế độ hiển thị thanh menu lệnh rút gọn, theo đó thanh menu lệnh sẽ chỉ hiện một số menu thông dụng nhất (đối với lần đầu tiên chúng ta sử dụng), hoặc chỉ hiện một số menu chúng ta thường dùng trong các lần sử dụng trước (đối với lần 2 trở đi). Chế độ này đôi lúc không hiệu quả nếu chúng ta muốn thực hiện một lệnh khác mà lệnh đó bị ẩn đi, trong trường hợp này chúng ta phải đợi trong một vài giây để menu hiển thị đầy đủ hoặc phải kích vào nút mở rộng ở cuối thanh menu


Để MS Word luôn hiển thị đầy đủ thanh menu, bạn vào menu Tools - Customize..., chọn thẻ Options. Đánh dấu chọn mục Always show full menus. Nhấn Close


2. Hiển thị đầy đủ 2 thanh công cụ Standard và Formating. Trong quá trình làm việc với MS Word, 2 thanh công cụ Standard và Formating chứa các nút lệnh mà chúng ta thường thao tác nhất, làm việc với thanh công cụ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian thay vì vào thanh menu. Nhưng mặc định, để tiết kiệm không gian dành màn hình cho vùng soạn thảo, MS Word hiển thị 2 thanh công cụ này trên cùng một dòng, khi đó việc tìm kiếm các nút lệnh trên 2 thanh công cụ này rất khó khăn và tốn thời gian. Chúng ta có thể hiển thị 2 thanh công cụ này đầy đủ bằng cách sau: Kích phải tại khoảng trống trên menu chọn Customize (hoặc vào Tools - Customize), kích chọn thẻ Options. Đánh đấu vào mục Show Standard and Formating toolbars on two rows.


3. Hiện tượng gạch xanh, gạch đỏ dưới văn bản Mặc định, MS Word hỗ trợ chế độ kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh rất chính xác và hiệu quả nhưng khi chúng ta soạn thảo tiếng Việt sẽ xuất hiện những gạch xanh (lỗi ngữ pháp), gạch đỏ (lỗi chính tả) phía dưới văn bản. Chúng ta cần tắt chế độ kiểm tra chính tả để không xuất hiện các gạch xanh, đỏ dưới văn bản nữa.


Vào menu Tools - Options, chọn thẻ Spelling & Grammar, kích bỏ hết tất cả các đánh dấu trong hộp thoại này. Nhấn OK.


4. Hiện tượng cách chữ khi gõ tiếng Việt có dấu Trong một số trường hợp khi chúng ta sử dụng bộ gõ Vietkey gõ tiếng Việt có dấu trong MS Word sẽ làm chữ có dấu tự động bị tách giữa phần nguyên âm và phụ âm có dấu, trường hợp này là do chế độ cắt và dán thông minh của MS Word. Để khắc phục trường hợp này chỉ cần tắt chế độ cắt và dán thông minh, việc tắt chế độ này cũng không ảnh hưởng gì đến quá trình soạn thảo và văn bản. Vào menu Tools - Options. Chọn thẻ Edit. Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste. Nhấn OK. Sau đó lưu tài liệu đang soạn thảo lại và khởi động lại MS Word.


5. Hiện tượng lệch dấu trên ký tự chữ hoa Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows ... lúc chúng ta bỏ dấu thì sẽ thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn bản thiếu thẩm mỹ. Trường hợp này là do tiện ích AutoCorrect của Word. Vào menu Tools - AutoCorrect Options. Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct TWo INitial CApitals. Nhấn OK.


6. Hiện tượng ký tự i thành I. Mặc định, khi ta gõ ký tự i thì nó sẽ tự động chuyển thành I