Bài giảng Word

Chương I: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD
I. BƯỚC ĐẦU SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD 
Khởi động Word
- C1: Chọn Start → Programs → Microsoft Word (hoặc Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Word)
- C2: Kích vào biểu tượng Word trên Desktop, hoặc trên thanh Taskbar.
- C3: Kích vào biểu tượng Word trên thanh Office Toolbar
Màn hình Word có dạng như sau:

* Chức năng một số thanh công cụ:
- Thanh tiêu đề (Title bar): dòng đầu tiên ghi rõ tên văn bản hiện hành và các nút Min, Max (Restore), nút Close.
- Thanh menu (Menu bar): nằm dưới thanh tiêu đề chứa các lệnh chính của Microsoft Word, bao gồm:
+ File: nhóm lệnh xử lý tập tin
+ Edit: nhóm lệnh dùng để cập nhật văn bản
+ View: nhóm lệnh dùng để ấn định chế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ
+ Insert: nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản
+ Format: nhóm lệnh dùng để định dạng đối tượng (hình ảnh, văn bản…)
+ Tools: nhóm công cụ hỗ trợ
+ Table: nhóm lệnh xử lý bảng biểu
+ Windows: nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc
+ Help: hướng dẫn sử dụng
- Thanh công cụ chuẩn (Standard): giúp thực hiện lệnh nhanh, bao gồm các nút: New, Open, Save, Print, Cut, Copy, Paste, Undo, Redo,…
- Thanh định dạng (Formatting): dùng để định dạng nhanh văn bản như: Font, Size, Style, Alignment, Color…
- Thanh công cụ vẽ (Drawing): cung cấp các công cụ vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật, định dạng màu chữ…
- Thanh thước (Ruler): dùng để kiểm soát các lề, điểm dừng của các Tab
- Thanh cuộn (Scroll Bar): dùng để xem những phần bị che khuất
- Thanh trạng thái (Status bar): nằm ở cuối màn hình ghi rõ vị trí con trỏ, số trang, số section (phân đoạn)…
Có 2 loại con trỏ: con trỏ text (văn bản: |) và con trỏ chuột (I)
* Bật/tắt thanh công cụ (Standard, Formatting, Drawing…)
Thực hiện: View → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng]
* Bật/tắt thanh thước (Ruler)
Thực hiện: View → Ruler
* Bật tắt thanh cuộn
Thực hiện: Tools → Options → trên hộp thoại chọn thẻ View, click chọn:
Horizontal Scroll bar (thanh cuộn ngang)
Vertical Scroll bar (thanh cuộn dọc)
2. Nhập văn bản tiếng Việt
a/ Cách gõ dấu tiếng Việt
Chạy chương trình gõ tiếng việt như Vietkey hoặc Unikey…
Chọn kiểu gõ
- Kiểu gõ Telex


- Kiểu gõ VNI
Một số Font tương ứng với bảng mã

* Chú ý:
Khi chọn Font chữ phải chọn bảng mã tương ứng, khi đó mới hiển thị
được tiếng Việt có dấu đúng trong văn bản.
b/ Nguyên tắc về khoảng cách trong dấu chấm câu
- Những dấu cách 1 ký tự trắng:
+ Sau các dấu: chấm phẩy (;), chấm (.), phẩy (,), đóng ngoặc tròn ()),
đóng ngoặc vuông (]), đóng ngoặc nhọn (}), chấm than (!), chấm hỏi (?),
ba chấm (…), đóng ngoặc kép (”), đóng ngoặc đơn (’)…
+ Trước các dấu: mở ngoặc tròn ((), mở ngoặc vuông ([), mở ngoặc
nhọn ({), mở ngoặc kép (“), mở ngoặc đơn (‘)…
+ Trước và sau dấu: gạch giữa (-), (&)…
- Những dấu không cách ký tự trắng:
+ Trước các dấu: ký hiệu phần trăm (%), dấu đóng ngoặc tròn ()), dấu
đóng ngoặc vuông (]), dấu đóng ngoặc nhọn (}), dấu đóng ngoặc kép (”),
dấu đóng ngoặc đơn (’)
+ Sau các dấu: mở ngoặc tròn ((), mở ngoặc vuông ([), mở ngoặc nhọn
({), dấu mở ngoặc kép (“), dấu mở ngoặc đơn (‘)
+ Giữa ký hiệu và con số
+ Trước và sau dấu gạch giữa (_)
c/ Một số quy định khi nhập văn bản
- Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản. Khi nhập văn bản nếu có từ vượt quá lề phải thì Word sẽ tự động xuống dòng.
- Khi nhập hết một đoạn văn bản nhấn phím Enter để xuống dòng.
- Thụt vào đầu dòng một đoạn: nhấn phím Tab
- Xoá văn bản phía trước con trỏ (|): nhấn phím BackSpace, xóa văn bản phía sau con trỏ: nhấn phím Delete
- Di chuyển đến cuối dòng văn bản: nhấn phím End
- Di chuyển về đầu dòng VB: nhấn phím Home
- Di chuyển sang trái, sang phải 1 từ, lên trên, xuống dưới 1 dòng: phím →, ←, ↑, ↓
- Ngắt trang: Ctrl + Enter
-Xuống dòng nhưng chưa muốn kết thúc đoạn: Shift + Enter
- Chuyển chữ thường sang chữ hoa hoặc ngược lại: Caps Lock (có thể sử dụng cách khác bằng cách nhấn giữ phím Shift trong khi nhấn các phím chữ cái)
- Đối với các phím có 2 chức năng: giữ phím Shift và nhấn phím sẽ có tác dụng cho chức năng bên trên. Ví dụ: để hiển thị dấu lớn (>): Shift + ,, để hiển thị dấu ?: Shift + /,...
- Di chuyển con trỏ đến cuối dòng văn bản: End
- Di chuyển con trỏ đến đầu dòng văn bản: Home
3. Sửa chữa văn bản
a/ Chọn khối
* Đánh dấu khối bằng chuột
- Đưa con trỏ đến vị trí đầu khối, bấm giữ phím trái, giữ và rê chuột đến vị trí cuối khối, thả tay bấm.
- Đánh dấu một từ: Click đôi chuột vào từ đó.
- Đánh dấu dòng như một khối: đặt chuột ngoài dòng văn bản, phía bên trái, click chuột một lần.
- Đánh dấu đoạn hiện thời như một khối: đặt chuột ngoài đoạn văn bản, phía trái, click đôi chuột vào dòng bất kỳ của đoạn đó.
* Đánh dấu bằng phím
- Đưa con trỏ text đến vị trí đầu khối, bấm giữ phím Shift và di chuyển con trỏ (sử dụng các phím end, home, các phím mũi tên)đến vị trí cuối khối.
b/ Thao tác trên khối văn bản
* Cut (cắt): Xoá khối văn bản và sao chép khối văn bản vào trong vùng nhớ lưu trữ tạm thời. Thực hiện:  Edit → Cut (Ctrl + X) (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn).
* Copy (sao chép): Sao chép khối văn bản hiện thời vào trong vùng nhớ tạm thời. Thực hiện: Edit → Copy (Ctrl + C) (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn).
* Paste (dán khối): Đưa nội dung từ vùng nhớ lưu trữ tạm thời vào vị trí con trỏ. Thực hiện Edit → Paste (Ctrl + V) (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn.
4. Lưu trữ và mở văn bản
a/ Mở văn bản
- New: tạo tập tin văn bản mới
+ Thực hiện: File → New (Ctrl + N)
+ Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn.
- Open: mở tập tin văn bản đã tồn tại
+ File → Open (Ctrl + O)
+ Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn.
b/ Lưu trữ văn bản
- Save: lưu tập tin văn bản hiện hành
+ Thực hiện: File → Save (Ctrl + S)
+ Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn.
- Save as: lưu tập tin văn bản với tên khác ở thư mục khác.
+ File → Save as
Khi Save lần đầu tiên và Save as sẽ xuất hiện hộp thoại:


5. Thoát khỏi Word
* Đóng tập tin
- Chọn File → Close (Ctrl + F4)
* Đóng chương trình soạn thảo
- Chọn File → Exit (Alt + F4)
- Hoặc kích vào biểu tượng ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề
II. THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN 
1. Định dạng ký tự
Định dạng ký tự là định dạng các yếu tố sau: Font (mẫu chữ), Size
(kích thước chữ), Style (kiểu chữ): đậm, nghiêng…, Color (màu chữ),
Effect (hiệu ứng cho chữ)
Các bước thực hiện: - Bôi đen khối văn bản cần định dạng
Trên Menu chọn Format → Font → chọn thẻ Font. Hộp thoại Font
có dạng
* Chức năng của một số hiệu ứng (Effect)
Strikethrough: chữ 1 gạch giữa
Double strikethrough: chữ 2 gạch giữa
Superscript: chỉ số trên (x2)
Subscript: chỉ số dưới (x2)
Shadow: chữ bóng đổ
Outline: chữ viền
Emboss: chữ chạm nổi
Engrave: chữ chạm chìm
Small caps: chữ hoa nhỏ
All caps: chữ hoa lớn
Hidden: chữ ẩn
Chọn thẻ Text Effect: dùng để tạo một số hiệu ứng nhấp nháy cho văn bản (kích chọn hiệu ứng trong khung Animations
2. Định dạng đoạn văn bản
Định dạng đoạn có tác dụng cả đoạn văn bản
- Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng
- Thực hiện: Format → Paragraph
* Chọn thẻ Indents and Spacing
Hộp thoại Paragraph có dạng:

- Alignment: thiết lập thuộc tính cho lề
+ Left: canh đều bên trái
+ Right: canh đều bên phải
+ Centered: canh giữa
+ Justified: canh đều 2 bên
3. Kẻ đường biên và tạo màu nền cho khối văn bản
Định dạng cho một số từ, đoạn hoặc trang văn bản
- Bôi đen đoạn văn bản cần kẻ đường biên
- Thực hiện: Format → Borders and Shading…
- Left: thiết lập khoảng cách của đoạn so với lề trái của trang
- Right: thiết lập khoảng cách của đoạn so với lề phải của trang
Special: dùng định dạng cho hàng đầu tiên, dòng sau dòng đầu tiên
thụt vào bên trong
+ None: cách lề theo quy định của Left và Right
+ First line: dòng đầu tiên của đoạn cách lề trái một khoảng xác định
bởi By
+ Hanging: không phải dòng đầu tiên của đoạn cách lề trái một
khoảng xác định bởi By
- Before: khoảng cách trước đoạn
- After: khoảng cách sau đoạn
- Line spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn
* Thẻ Line and Page Breaks: các tính năng dùng để ngắt (hoặc không ngắt) dòng (hoặc trang)

* Thẻ Boders:
Setting: chọn mẫu đường biên
- Style: chọn kiểu đường biên
- Color: màu đường biên
- Width: độ dày đường biên
- Apply to:
+ Paragraph: đường biên bao quanh đoạn văn bản
+ Text: đường biên bao quanh dòng văn bản
- Preview: hiển thị thay đổi
- Nhấn OK để thiết lập định dạng
Thẻ Shading: dùng để đổ màu nền cho khối văn bản
Thẻ Page Border: định dạng khung viền trang toàn trang văn bản
Các mục Setting, Preview,...: có chức năng tương tự như thẻ Border.
- Style: chọn đường viền khung
- Color: chọn màu đường viền khung
- Width: nét to/nhỏ cho đường viền đã chọn ở mục Style
- Art: chọn mẫu đường viền hoa văn đã thiết kế sẵn
- Options: mở hộp thoại Border and Shading Options để điều chỉnh khung viền
+ Margin: Khoảng cách giữa đường viền khung và văn bản. Gồm: Top (trên), Bottom (dưới), Left (trái), Right (phải).
+ Measure from: thiết lập theo 2 dạng:
@ Text: khung viền hiển thị sát giới hạn lề của trang
@ Edge of page: khung viền hiển thị gần đường biên ngoài của trang
4. Định dạng Tab
Mỗi lần gõ phím Tab con trỏ sẽ dừng tại một vị trí. Vị trí dừng của Tab gọi là Tab stop. Xác định vị trí dừng của Tab gọi là định dạng Tab
Định dạng Tab ta thực hiện: Format → Tabs
Tab stop position: xác định vị trí Tab theo thước.
- Alignment: xác định dữ liệu nhập vào
+ Left: canh trái văn bản từ vị trí Tab
+ Right: canh phải văn bản từ vị trí Tab
+ Center: canh giữa văn bản từ vị trí Tab
+ Decemal: canh theo dấu chấm thập phân
+ Bar: gạch đứng tại Tab stop
- Leader: xác định dạng thể hiện khi nhấn Tab
1: None       2: .......       3: ------      4: ____
- Nhấn Set để thiết lập Tab
- Nhấn OK để thực hiện
- Nhấn Clear/Clear All: Xoá Tab
* Chú ý: có thể định dạng Tab nhanh từ thước ngang (Ruler)
5. Định dạng chữ cái lớn đầu đoạn
Tạo chữ hoa thả xuống nằm trên nhiều dòng ở đầu mỗi đoạn gọi là định dạng Drop Cap.
- Di chuyển đến đoạn văn bản cần tạo chữ lớn
- Thực hiện: Format → Drop Cap
6. Định dạng danh sách khoản mục dạng ký hiệu và số thứ tự
Có thể xác định các ký hiệu đặc biệt ở đầu dòng hay các đánh các số thứ tự hoặc ký ký tự Alphabe ở đầu các đoạn gọi là định dạng danh sách khoản mục. Các bước thực hiện:
- Di chuyển đến đoạn (hoặc bôi đen đoạn)
- Format → Bullets and Numbering...
* Thẻ Bulleted: chọn các ký hiệu đặc biệt trong danh sách liệt kê sẵn 8 dạng ký hiệu. Để điều chỉnh hiển thị của Bulleted kích  chọn Customize. Trên hộp thoại Customize kích chọn:
- Character: thay đổi ký tự
- Picture: thay ký tự dạng hình ảnh.
- Bullet position: vị trí bắt đầu của Bullet tính từ biên trái.
- Text position: vị trí bắt đầu của văn bản xuất hiện sau Bullet
*. Thẻ Numbered: định dạng số thứ tự, chữ cái trong danh sách liệt kê sẵn 8 dạng ký hiệu. Để điều chỉnh hiển thị của Numbered kích  chọn Customize. Trên hộp thoại Customize kích chọn:
- Number Style: định dạng hiển thị dạng số, hoặc chữ cái.
- Start at: ký hiệu bắt đầu.
- Number position: vị trí bắt đầu của Numbert.
- Text position: vị trí bắt đầu của văn bản xuất hiện sau Number
*. Thẻ Outline Numbered: định dạng các cấp khoản mục. Thao tác tương tự như Number
Chú ý: Khi tạo Bullets hoặc Number, mỗi khi nhấn Enter, Word tự động tạo một Bullet hay Number cho đoạn mới. Để huỷ chế độ tự động này nhấn nút Bullets (      ) hay Number (      ) trên thanh định dạng
7. Chia cột cho đoạn văn bản
Để định dạng văn bản thành nhiều cột giống như trang trí trên báo chí ta thực hiện như sau:
- Nhập đoạn văn bản cần chia cột.
- Thực hiện: Format → Columns...
Trên hộp thoại Column xác định các thành phần:
- Preset: xác định số cột chia
+ Two: chia hai
+ Three: chia ba
+ Left/Right: chia 2 cột không bằng nhau
- Number of Columns: nhập số cột (khi nhiều hơn 3)
- Width and Spacing: xác định độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột.
- Line between: quy định đường kẻ giữa các cột
- Equal Column width: quy định các có cột bằng nhau không






c/ Di chuyển nhanh đến vị trí xác định
Thực hiện: Edit → Goto (Ctrl + G)
Trên hộp thoại Go to chọn:
- Go to what: vị trí sẽ di chuyển đến
- Enter [vị trí] number: xác định vị trí cụ thể của con trỏ sẽ di chuyển đến.
- Nhấn Next: để di chuyển con trỏ đến vị trí tiếp theo.
- Nhấn Previous: để di chuyển con trỏ về vị trí trước đó.
III. SỬ DỤNG CÔNG CỤ SOẠN THẢO ĐẶC BIỆT 
Chèn các ký hiệu đặc biệt
Thực hiện: Insert → Symbol         
Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn ký tự         
  C1: Double click vào ký tự cần chèn          
C2:  Click ký tự cần chèn, nhấn nút Insert
Font:: chọn mẫu ký tự để chèn  như: (Wingdings, Symbol…)
- Autocorect: tìm từ thay thế cho ký tự cần chèn.
- Shortcut Key: đặt phím tắt cho ký tự
            Ví dụ: Ctrl + D → &
- Insert: thực hiện chèn ký tự
- Cancel: bỏ qua thao tác
2. Vẽ hình
Bật/tắt thanh Drawing:
Có thể bật tắt thanh công cụ bằng cách vào View → Toolbar → Drawing
            Vẽ đường thẳng:
            Vẽ đường có hướng:
            Vẽ hình vuông (chữ nhật):
            Vẽ hình tròn (elip):
            Vẽ Textbox:
            Vẽ hình vẽ đặc biệt:
Công cụ vẽ hình đặc biệt:
            Click AutoShapes → Click các chủ đề hình vẽ à chọn mẫu thiết kế sẵn
Các công cụ hỗ trợ:      
Tô màu cho đối tượng:
Vẽ đường viền cho đối tượng:
 Thay đổi màu Text:
Thay đổi kiểu đường viền đậm nhạt:
Thay đổi kiểu đường đứt nét:
Thay đổi hướng cho đường có hướng:
Tạo bóng đổ Shading cho đối tượng:
Tạo khối 3-D cho đối tượng:
Chú ý: Nhập văn bản vào hình vẽ bằng cách Click phải vào hình cần nhập văn bản trên menu chọn Add Text
3. Chèn hình ảnh
Thực hiện: Insert → Picture → Clip Art…
Hoặc Click vào biểu tượng   trên thanh công cụ
Hộp thoại Clip Art như hình bên dưới
4. Tạo công thức toán học
- Để tạo các công thức toán học như: phân số, căn, dấu tích phân… Word có hỗ trợ công cụ tạo công thức toán học.
- Thực hiện: Insert → Object → Microsoft Equation 3.0
- Nhập công thức vào hộp nhập
- Chọn các dạng công thức toán học trên thanh công cụ Equation.
- Sau khi nhập xong công thức Click chuột ra ngoài hộp nhập để kết thúc
- Double click vào hộp nhập để sửa đổi
5. Tạo chữ nghệ thuật
- Thực hiện: Insert → Picture → WordArt
- Trong hộp thoại WordArt Gallery, chọn mẫu chữ, Click OK.
- Trong hộp thoại Edit WordArt
            + Font: chọn mẫu chữ
            + Size: chọn kích cỡ chữ
            + Chọn kiểu chữ (đậm, nghiêng…)
            + Nhập văn bản tại dòng Your Text Here
            + Nhập xong nhấn OK
Sửa đổi WordArt
- Click vào đối tượng, xuất hiện thanh WordArt (hoặc thực hiện View → Toolbars → WordArt)
- Chức năng các nút trên thanh công cụ WordArt từ trái sang:
            + Insert WordArt: mở hộp thoại WordArt Gallery
            + Edit Text: mở hộp thoại Edit WordArt Text
            + WordArt Gallery: giống Insert WordArt
            + Format WordArt: định dạng WordArt (định dạng giống định dạng Picture)
            + WordArt Shape: hiển thị mẫu thiết kế sẵn
            + …
Trang trí chữ WordArt
            Tạo bóng cho WordArt: chọn biểu tượng Shadow Style (       ) hoặc biểu tượng 3-D Style (        )…
            Sử dụng các công cụ hỗ trợ trong vẽ hình để trang trí
* Chú ý:
- Chọn các đối tượng:
            C1: Giữ phím Shift trong khi chọn các đối tượng
            C2: Dùng biểu tượng mũi tên ( ) trên thanh công cụ Drawing để kéo chọn các đối tượng
- Nhóm các đối tượng:
            + Chọn các đối tượng cần nhóm
            + Click chọn nút Draw trên thanh Drawing, trên menu chọn Group để nhóm, chọn Ungroup để huỷ nhóm, chọn Rotate or Flip để quay đối tượng…
- Xoá đối tượng: chọn đối tượng, nhấn Delete
- Di chuyển đối tượng: Click chuột vào đối tượng, bấm giữ phím trái và di chuyển chuột đến vị trí mới.
IV. LÀM VIỆC VỚI BẢNG BIỂU (TABLE) 
Tạo bảng
- Đặt con trỏ văn bản đến nơi cần tạo bảng
- Thực hiện Table Insert
Table (hoặc chọn biểu tượng Table
trên thanh công cụ)
Trong hộp thoại Insert Table:
+ Number of Columns: nhập số cột
+ Number of Rows:nhập số dòng
- Nhấn OK để thực hiện tạo Table
2. Nhập dữ liệu vào bảng
a/ Nhập dữ liệu vào bảng
Nhập dữ liệu, định dạng dữ liệu trong bảng giống như nhập, định dạng văn bản thông thường.
Di chuyển con trỏ trong bảng
- Tab: di chuyển sang ô kế tiếp
- Shift + Tab: di chuyển con trỏ về ô trước đó
- Alt + Home: di chuyển con trỏ về ô đầu tiên của dòng hiện hành
- Alt + End: di chuyển con trỏ về ô cuối cùng của dòng hiện hành
- Alt + Page Up: di chuyển con trỏ về ô đầu tiên của cột hiện hành
- Alt + Page Down: di chuyển con trỏ về ô cuối cùng của cột hiện hành
- Sử dụng các phím mũi tên: sang trái, sang phải, lên trên, xuống dưới (←, →, ↑, ↓) để di chuyển qua lại giữa các ô trong bảng.
b/ Thay đổi độ rộng của dòng, cột, ô
Di chuyển con trỏ đến đường phân cách của cột, dòng, ô, con trỏ biến thành hình mũi tên hai chiều bấm giữ phím trái và co, dãn độ rộng.
c/ Chèn thêm dòng, cột, ô
Thực hiện: Table → Insert → [lựa chọn hình thức chèn]
- Columns to the left: chèn thêm cột bên trái
- Columns to the Right: chèn thêm cột bên phải
- Rows Above: chèn thêm dòng bên trên
- Rows Below: chèn thêm dòng bên dưới
- Cells: tuỳ ý (sau đó lựa chọn hình thức chèn
Khi chọn Table → Insert → Cells xuất hiện hộp thoại Insert cells:
¤ Shift cells Right: chèn ô mới tại vị trí con trỏ và đẩy ô dữ liệu sang phải
¤ Shift cells Down: chèn ô mới tại vị trí con trỏ và đẩy ô dữ liệu xuống dưới
¤ Insert Entire Row: chèn cả dòng
¤ Insert Entire Column: chèn cả cột
d/ Xoá dòng, cột, ô Thực hiện:
Table → Delete → [chọn hình thức xoá]
- Table: xoá bảng
- Columns: xóa cột
- Rows: xoá dòng
- Cells: xoá tuỳ chọn
Khi chọn Table → Delete → Cells xuất hiện hộp thoại Delete cells:
¤ Shift cells Left: xoá ô tại vị trí con trỏ và dồn ô dữ liệu sang trái
¤ Shift cells Up: xoá ô tại vị trí con trỏ và dồn ô dữ liệu lên trên
¤ Delete Entire Row: xoá cả dòng
¤ Delete Entire Column: xoá cả cột

e/ Tách, ghép ô trong bảng
      Ghép ô
- Bôi đen các ô cần ghép
- Thực hiện: Table → Merge cells
     Tách ô
- Chọn ô cần tách
- Thực hiện: Table → Split cells
- Hộp thoại Split Cell xuất hiện. Chọn các yêu cầu:
+ Number of Columns: số cột tách
+ Number of Rows: số dòng tách 
3. Tạo đường biên, tô màu nền cho bảng
Thực hiện Table → Draw Table
Hộp thoại Draw Table như sau:
4. Thực hiện tính toán trong bảng
Trong Word có thể tính toán các phép tính đơn giản như: cộng, trừ, nhân, chia, tính tổng, trung bình, số lớn nhất, số nhỏ nhất… cho các ô trong bảng.
Quy định các ô:
- Cột: ký hiệu từ A, B, C,..., Z
- Dòng: ký hiệu số 1, 2,…
- Địa chỉ ô: giao giữa cột và dòng
Áp dụng tính toán: Đặt con trỏ tại vị trí cần tính. Thực hiện: Table → Formula, chọn công thức tính toán trong Paste function. Hộp thoại Formula
5. Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Chọn dữ liệu trong bảng cần sắp xếp
Thực hiện: Table → Sort
- Sort by: khoá sắp xếp thứ nhất
- Then by: khoá sắp xếp thứ hai có tác dụng khi khoá sắp xếp thứ nhất trùng nhau
¤ Ascending: sắp xếp tăng
¤ Descending: sắp xếp giảm
¤ Header Row: không sắp xếp dòng tiêu đề
¤ No header row: sắp xếp tất cả
V. ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ IN VĂN BẢN 
1. Định dạng trang in
Thực hiện: File → Page setup
Trên hộp thoại Page setup
* Thẻ Margins
- Margin
+ Top: khoảng cách trên đỉnh
+ Bottom: khoảng cách dưới chân
+ Left: khoảng cách bên lề trái
+ Right: khoảng cách bên lề phải
- Orientation
+ Landscaps: khổ giấy ngang
+ Portrait: khổ giấy đứng
- Pages
+ Multiple Pages: Mirror margins (in hai mặt)
* Thẻ Paper: chọn khổ giấy (A4, A5, Letter,...)
* Thẻ Layout: thay đổi lề của trang
- Nhấn Default: giữ lại định dạng cho những lần sau
2. Đánh số trang in
Thực hiện: Insert → Page Numbers…
Trên hộp thoại Page Numbers
- Position: chọn vị trí xuất hiện số trang
+ Top of Page (Header): đầu trang
+ Bottom of Page (Footer): cuối trang
- Alignment: canh lề số trang
+ Left: hiển thị số trang bên trái
+ Right: hiển thị số trang bên phải
+ Center: hiển thị số trang ở giữa
+ ...
Để định dạng lại hình thức hiển thị số trang nhấn nút Format
- Number format: chọn dạng hiển thị của số trang
 - …
- Start at: số trang bắt đầu
3. Đặt tiêu đề đầu trang, cuối trang
Thực hiện: View → Header and Footer
- Nhập tiêu đề cho Header. Header thường nhập văn bản như tên tác giả, tựa tài liệu,...
- Nhập tiêu đề cho Footer. Footer thường chèn số trang, ngày, giờ hiện hành,...
- Click nút Close trên thanh công cụ Header and Footer để thoát khỏi Header and Footer
4. Trang trí trang in và in văn bản
Thực hiện: File → Print
- Kích Propreties: định dạng khổ giấy in (đứng hoặc ngang,...)
- Page range: in theo khu vực
+ All: in tất cả
+ Current page: in trang hiện tại
+ Page: nhập số trang in bất kỳ
+…
- Copies
+ Number of copies: nhập số bản in
- Print: chọn hình thức in
+ All pages in range: in tất cả (trang lẻ, trang chẵn)
+ Odd Page: in trang lẻ
+ Even Page: in trang chẵn
- Zoom: sắp xếp số trang in

+ Pages per sheet: chọn số trang in trên cùng 1 khổ giấy
+...
- Kích OK để thực hiện in.
5. Định dạng canh lề trang văn bản
 Thực hiện: File Page Setup
Trên Thẻ Magins:
- Magins: hiển thị canh lề trang văn bản
+ Top: phía trên trang (thông thường lề trên: 2.5cm).
+ Bottom: bên dưới trang (thông thường lề dưới: 2.5cm).
+ Left: bên trái trang (thông thường lề trái: 3.0cm)
+ Right: bên phải trang (thông thường lề phải: 2.5cm)
- Orientation: hiển thị trang đứng (Portrait) hoặc nằm ngang (Landscape)
- Pages: Multiple pages
+ Nomal: mặc định
+ Mirror magins: canh lề theo trang chẵn, trang lẻ.
+ 2 Pages per Sheet: bố trí 2 trang văn bản trên một trang giấy.
+ Book fold: bố trí theo dạng quyển sách
- Thẻ Paper: chọn khổ giấy (A4, A3,...).
- Thẻ Layout: thay đổi lề của trang