Bai giang ung dung tin hoc trong quan ly hanh chinh

BÀI GIẢNG – MÔN: ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH
Số tiết: 18

CHƯƠNG III – SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG WINDOWS
2.1 Giới thiệu
Microsoft Word (sau đây gọi là Word) là một trong các chương trình xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay chạy trên nền Windows. Sản phẩm này được tích hợp trong bộ phần mềm Microsoft Office, được ra đời và phát triển từ cuối năm 1980 cho đến nay qua các phiên bản từ MS Word 4.0, 6.0, Word 97, Word 2000, Word XP, Word 2002, Word 2003 và hiện nay là Word 2007. Đối với Việt Nam hiện nay thì phiên bản phổ biến nhất vẫn là Word 2003 nằm trong gói phần mềm Microsoft Office 2003.
Trong gói phần mềm Microsoft Office 2003 gồm có các phần mềm:
Microsoft Word: Dùng để soạn thảo văn bản.
Microsoft Excel: Dùng để xử lý bảng tính.
Microsoft Access: Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Microsoft PowerPoint: Dùng để trình chiếu
Microsoft Outlook: Dùng để gửi và nhận thư điện tử.
Microsoft FrontPage: Dùng để thiết kế Web
Các đặc trưng nổi bật nhất của phần mềm soạn thảo văn bản Word là:
Có thể tuỳ biến font chữ, cỡ chữ và kiểu chữ theo ý muốn.
Word cho phép chỉnh sửa văn bản một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Hỗ trợ khá mạnh cho việc chèn các hình ảnh đồ hoạ vào văn bản giúp cho văn bản thêm sinh động.
Cung cấp các công cụ rất hữu dụng cho việc soạn thảo các công thức toán học, hay hoá học…
Khá linh hoạt trong việc xuất ra các định dạng khác nhau như XML, web page, RTF…
…
Để soạn thảo được tiếng Việt có dấu trong Word, chúng ta cần phải sử dụng bộ gõ, thông dụng nhất hiện nay là bộ gõ Vietkey và Unikey.
2.1.1 Cách khởi động và thoát khỏi Word.
a) Khởi động Word
Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Word. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà người dùng có thể chọn một trong các cách sau:
Cách 1: Bao gồm các bước:

B1: Vào Menu Start của Windows
B2: Vào Programs
B3: Microsoft Office 2003
B4: Bấm chọn Microsoft Office Word 2003
Sau đây sẽ trình bày theo dạng:
Menu Start | Programs | Microsoft Office 2003 | Microsoft Office Word 2003


Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word trên màn hình nền Desktop

Sau khi Word khởi động xong, chương trình sẽ xuất hiện một màn hình làm việc riêng với một văn bản trống và sẵn sàng cho người sử dụng soạn thảo.


Word cho phép mở nhiều văn bản cùng một lúc, mỗi văn bản được hiển thị trên một cửa sổ riêng biệt.
Cũng giống như các ứng dụng chạy trên Windows, Word cũng có các nút chức năng để cho phép điều chỉnh độ rộng cửa sổ hiển thị.
Khi tối thiểu hóa các tài liệu bằng nút Minimize
, các tài liệu sẽ được thu gọn trên thanh taskbar.
Hiển thị cửa sổ làm việc ở dạng trung bình bằng nút Restore Maximize

Đóng cửa sổ làm việc của Word bằng nút Close
.
b) Thoát khỏi Word.
Sau khi đã hoàn thành công việc hoặc không muốn làm việc với Word nữa, để thoát khỏi Word, thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Bấm vào nút Close
ở góc trên bên phải của cửa sổ Word.
Cách 2: Vào Menu File | Exit.
Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt Alt + F4 (Nhấn phím Alt và gõ phím F4).
Cách 4: Dùng tổ hợp phím Ctrl + W
Cách 5: Kích phải chuột lên vị trí chương trình Word nằm trên thanh tác vụ (taskbar) và chọn Close.
Cách 6: Nháy kép chuột lên biểu tượng Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.
2.1.2 Màn hình làm việc của Word
Màn hình làm việc của Word sau khi quá trình khởi động hoàn tất sẽ bao gồm các thành phần sau:



















Ý nghĩa của các thành phần trên màn hình làm việc của Word như sau:
Thanh tiêu đề
Dòng trên cùng của cửa sổ là thanh tiêu đề, chức năng của nó là hiển thị tên của văn bản đang soạn thảo và tên của ứng dụng.
Trên thanh tiêu đề có 3 nút tính từ bên phải sang là nút thoát, nút phóng to, nút thu nhỏ.
Hệ thống Menu chính


File: Các chức năng liên quan đến file văn bản
Edit: Các chức năng chỉnh sửa văn bản
View: Các chức năng