Bài giảng tin văn phòng

BÀI 1: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD
1.1. Giới thiệu về Microsoft Word
Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản chuyên nghiệp. Word cho phép người dùng dễ dàng tạo ra các dạng văn bản từ đơn giản đến phức tạp. Đây là một trình soạn thảo văn bản kết hợp nhiều tính năng mạnh như soạn thảo, định dạng, đồ họa, xuất bản với một giao diện dễ sử dụng ngay cả với một người mới bắt đầu. Theo thời gian, đến nay Word đã tiến bộ nhiều với một giao diện hoàn toàn khác, thông minh hơn, có nhiều những tính năng hơn để giúp ta tạo một tài liệu với dáng vẻ đẹp hơn, quản lý có hiệu quả một cách nhanh chóng và dễ dàng.
1.2. Khởi động Microsoft Word
Có nhiều cách để khởi động MS Word:
C1: Chọn Programs từ menu Start, sau đó chọn Microsoft Word
C2: Nhấp vào biểu tượng Word
trên thanh Office.

C3: Nhấp đúp vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình Desktop.
1.3. Thoát khỏi Microsoft Word
Cách 1: Mở thực đơn File, kích chọn lệnh Exit
Cách 2: Kích hoạt nút
ở góc trên phải của thanh tiêu đề của tài liệu.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.
Nếu nội dung file có thay đổi, sẽ xuất hiện thông báo có muốn lưu lại những thay đổi hay không. Chú ý lựa chọn cách trả lời thích hợp (Yes - nếu muốn lưu những thay đổi, No - nếu không muốn lưu lại những thay đổi).
1.4. Màn hình làm việc của MS Word
Cửa sổ chương trình của Microsoft Word gồm các thành phần:
a. Title bar:


Thanh tiêu đề nằm ở phần trên của màn hình thể hiện tên của chương trình là Microsoft Word và tên của tài liệu. Tên ngầm định là Document1, Document2, …
b. Menu bar:


Thanh thực đơn (Menu Bar) chứa bộ lệnh của Microsoft Word. Các lệnh trên Menu được liệt kê theo từng nhóm. Mỗi nhóm làm các việc khác nhau và gợi nhớ cho người sử dụng
File: Gồm các lệnh thao tác với file như: mở File, đóng File, tạo File mới, lưu File, đặt định dạng trang in, in ấn, đóng cửa sổ chương trình Word …
Edit: Gồm các lệnh soạn thảo với văn bản như: Sao chép (Copy), cắt (Cut), dán (Paste), tìm kiếm (Search), thay thế (Replace) …
View: Gồm các lệnh cho phép hiển thị văn bản hiện tại theo những cách khác nhau như: dạng thông thường (Normal layout), dạng in ấn (Print layout), phóng to văn bản theo các tỷ lệ khác nhau, hiển thị các thanh công cụ …
Insert: Gồm các lệnh cho phép chèn các đối tượng, các biểu tượng, các hình ảnh, đánh số trang văn bản … vào văn bản.
Format: Gồm các lệnh cho phép định dạng văn bản như: đặt font chữ, định dạng văn bản kiểu liệt kê, định dạng đoạn văn bản, định dạng màu sắc hiển thị của văn bản…
Tool: Gồm các lệnh cho phép thiết lập các tuỳ chọn mở rộng thêm cho văn bản như: kiểm tra chính tả (tiếng Anh), đặt tuỳ chọn (Options), trộn thư, viết các macro…
Table: Gồm các lệnh cho phép thao tác với bảng biểu như: tạo bảng, xóa bảng, thay đổi định dạng của bảng, chuyển văn bản thành bảng và ngược lại…
Window: Gồm các lệnh cho phép thao tác với các cửa sổ soạn thảo của Word như: tạo cửa sổ mới, sắp xếp cửa sổ, chia cửa sổ thành nhiều phần…
Help: Gồm các lệnh cho phép hiển thị nội dung về chương trình Word và toàn bộ phần trợ giúp của chương trình Word.
Mở một menu: Ta có thể mở một menu trong thanh Menu bằng chuột hay bằng bàn phím:
Để mở một menu bằng cách sử dụng chuột, hãy nhắp chuột vào tên của menu.
Để mở một menu bằng bàn phím, nhấn Alt để kích hoạt thanh menu và nhấn ký tự gạch chân trong tên của menu. Chẳng hạn để mở menu File, hãy nhấn Alt, sau đó là F (Alt+F).
c. Toolbar:
Thanh công cụ là các lệnh được thể hiện dưới dạng biểu tượng giúp người sử dụng có thể thi hành một số lệnh nhanh hơn. Khi di chuyển mouse tới gần một biểu tượng thì tên của lệnh tương ứng sẽ hiện ra ở đuôi của con trỏ mouse, đây được gọi là tooltip.
Các thanh thường được dùng là Standard và Formatting.





d. Statusbar:Thanh trạng thái
Thanh trạng thái hiển thị thông tin về tài liệu hiện thời và vị trí của con trỏ trong đó. Nó chứa các nút như chế độ nhập, bật tắt việc ghi nhận một macro … Ngoài ra còn có biểu