Bài 8. Sắp xếp và lọc dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu
Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.
Data Sort.
Chọn cột chứa tiêu chuẩn sắp xếp ở mục Sort by và Then by
Đánh dấu chọn thứ tự sắp xếp: Asscending: tăng dần hoặc Descending: giảm dần.
Đánh dấu vào Header row nếu vùng dữ liệu được chọn có chứa các tiêu đề cột.
Ví dụ (1)
Ví dụ (2)
Chọn dữ liệu
datasort
Có màn hình sau:

Ví dụ (3)
Một số khái niệm mới
Vùng dữ liệu:
Là vùng chứa dữ liệu cần sắp xếp hoặc đánh giá. Dòng đầu chứa tiêu đề cột, các dòng tiếp sau chứa dữ liệu.
Vùng tiêu chuẩn:
Chứa điều kiện để tìm, lọc, rút trích hoặc xóa.
Vùng rút trích:
Chứa kết quả rút trích.
Ví dụ
Vùng tiêu chuẩn công thức
Ô tiêu đề của tiêu chuẩn của vùng tiêu chuẩn phải khác vối mọi ô tiêu đề của dữ liệu
Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của ô mẫu tin đầu tiên
Ví dụ: Lọc những thí sinh có điểm (Văn + Sử + Địa) >15.
Ví dụ
Liên kết các vùng tiêu chuẩn
And: các ô điều kiện khác cột
Or: các ô điều kiện khác dòng
Ví dụ: Lọc ra những thí sinh có điểm Văn>=5 và Địa>=5
Ví dụ
Lọc tự động
Chọn vùng dữ liệu cần lọc
Data FilterAutofilter
Click vào tiêu đề cột chứa điều kiện lọc
Chọn điều kiện lọc.
Muốn bỏ lọc: thực hiện lại các thao tác (1-4).
Hiện tất cả: DataFilter ShowAll
Lọc nâng cao
1. Tạo vùng điều kiện rút trích.
2. Chọn vùng dữ liệu cần rút trích
3. Data FilterAdvanced filter
4. Chọn vùng điều kiện lọc, vùng rút trích.
5. Chọn vị trí đặt dữ liệu vừa lọc
Các hàm cơ sở dữ liệu
DSUM (Vùng dữ liệu, Cột tính tổng, Vùng chứa điều kiện tính tổng): Tính tổng dữ liệu của các dòng thỏa một điều kiện nào đó.
DMAX(Vùng dữ liệu, Cột tìm MAX, Vùng chứa điều kiện tìm MAX): Tính tìm giá trị lớn nhất trên Cột tìm MAX của các dòng thỏa một điều kiện nào đó.
DMIN(Vùng dữ liệu, Cột tìm Min, Vùng chứa điều kiện tìm Min): Tính tìm giá trị nhỏ nhất trên Cột tìm Min của các dòng thỏa một điều kiện nào đó.
DAVERAGE(Vùng dữ liệu, Cột tính trung bình, Vùng chứa điều kiện tính trung bình): Tính trung bình trên Cột tính trung bình của các dòng thỏa một điều kiện nào đó.
Ví dụ
Đồ thị
Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.
Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart…  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:
Định kiểu đồ thị
Định dữ liệu
Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải …
Chọn nơi hiện đồ thị
Bước 1: Định kiểu đồ thị
Chọn kiểu đồ thị có sẵn:
+ Column: cột dọc
+ Line: đường so sánh
+ Pie: bánh tròn
+ XY: đường tương quan
Chọn một dạng của kiểu đã chọn
Bước 2: Định dữ liệu
Miền DL vẽ đồ thị
Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột
Tiêu đề hàng hiện tại đây
Tiêu đề cột làm chú giải
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles
Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục
Nhập tiêu đề đồ thị
Nhập tiêu đề trục X
Nhập tiêu đề trục Y
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend
Chú giải
Hiện/ẩn chú giải
Vị trí đặt chú giải
Chú giải
Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels
Nhãn dữ liệu
Không hiện
Hiện nhãn và phần trăm
Nhãn dữ liệu
Hiện g/t
Hiện phần trăm
Hiện nhãn
Bước 4: Định nơi đặt đồ thị
Đồ thị hiện trên 1 sheet mới
Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại
Khi đồ thị đã được tạo, có thể:
Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop.
Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.
Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, …) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options… Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên.
Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,…) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format …
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi tỷ lệ trên trục
Giá trị nhỏ nhất
Giá trị lớn nhất
Khoảng cách các điểm chia
Chuột phải
trên trục,
chọn Format
Axis
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu
Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel.
Thay đổi thuộc tính trục đồ thị
* Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu
Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa.
TÍNH TOÁN THEO NHÓM (SUBTOTALS)
Sắp xếp dữ liệu theo tiêu thức nhóm.
Chọn dữ liệu cần tính tổng nhóm
DataSubtotals.
Chọn các tiêu thức, cột cần tính giá trị theo nhóm
Ví dụ (1)
Ví dụ (2)
Trở về