Bài 5. Thao tác với bảng tính

Bài 5
THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH
GV: Võ Văn Lãnh - Trường THCS Hải chánh
1. Điều chỉnh độ rộng cột và độ cao hàng
Khi em mở một trang tính mới, trang tính trống xuất hiện với các cột có độ rộng và các hàng có độ cao bằng nhau. Khi nhập dữ liệu vào các ô tính, có thể xuất hiện các trường hợp như hình dưới đây:
Nháy chuột vào ô có dãy kí tự (văn bản) dài, em sẽ thấy toàn bộ nội dung của ô trên thanh công thức (h.33). Nháy chuột chọn ô bên phải nó, thanh công thức cho biết ô đó không có nội dung gì?
Nếu em nhập nội dung cho ô bên phải, nội dung ô đó sẽ che lấp phần văn bản quá dài của ô bên trái (h. 35).
Do vậy để hiển thị hết nội dung các ô, chúng ta thường phải tăng độ rộng của các cột hoặc để trình bày hợp lí cần giảm độ rộng của các cột khác.
Để điều chỉnh độ rộng cột, em hãy thực hiện các bước sau (h. 36):
Để thay đổi độ cao hàng em cũng thực hịên tương tự (h.37):
Lưu ý: Nháy đúp chuột trên vạch phân cách cột hoặc hàng sẽ điều chỉnh độ rộng cột, độ cao hàng vừa khít với dữ liệu có trong cột và hàng đó.
2. Chèn thêm hoặc xoá cột và hàng.
Hai trang tính này chứa dữ liệu giống nhau, chỉ có trật tự các cột là khác nhau. Ngoài ra hàng tiêu đề của trang tính trên hình b được tách ra khỏi vùng bằng một hàng trống, nhờ thế dữ liệu được trình bày tập trung và rõ ràng.
b)
a)
Quan sát
2 trang tính sau:
Trong quá trình lập trang tính ta thường phải chèn thêm các cột hay các hàng vào vùng dữ liệu đã được nhập hoặc xoá bớt các cột hoặc các hàng không cần thiết. Ví dụ để có trang tính trên hình b em không cần phải lập lại trang tính mà chèn thêm hàng và cột trên hình a và di chuyển dữ liệu của cột sang vị trí thích hợp.
a) Chèn thêm cột hoặc hàng
Em thực hiện các bước sau đây:
Một cột trống sẽ được chèn vào bên trái cột được chọn (h. 40).
Thao tác chèn thêm hàng cũng tương tự:
-Nháy chọn một hàng.
-Mở bảng chọn Insert và chọn lệnh Rows.
Một hàng trống sẽ được chèn thêm vào bên trên hàng được chọn.
Lưu ý: Nếu chọn trước nhiều cột hay nhiều hàng, số cột hoặc số hàng mới được chèn thêm đúng bằng số cột hoặc hàng em đã chọn.
b) Xoá cột hoặc hàng
Nếu em chọn các cột cần xoá và nhấn phím Delete, em sẽ chỉ thấy dữ liệu trong các ô trên cột đó bị xoá, còn bản thân cột thì không. Để xoá thực sự các hàng, em cần sử dụng lệnh Edit  Delete. Hình 41 sau minh hoạ các thao tác xoá cột:
Khi xoá cột hay hàng, các cột bên phải được đẩy sang trái, các hàng phía dưới được đẩy lên trên.
3. Sao chép và di chuyển dữ liệu
a) Sao chép nội dung ô tính
Sao chép và di chuyển dữ liệu là một ưu điểm khi làm việc với máy tính và phần mềm. Sao chép và di chuyển dữ liệu giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Em đã làm quen với khảt năng này khi soạn thảo văn bản thông qua các nút lệnh Copy , Cut và Paste
Chương trình bảng tính cũng có các lệnh và nút tương tự. Ví dụ muốn đổi chỗ các cột dữ liệu B và C trên trang tính trên hình a, em chỉ cần sử dụng các lệnh đó để sao chép dữ liệu trong cột C vào cột trống ở hình b và lặp lại các thao tác thích hợp.
Em thực hiện các thao tác sau đây để sao chép dữ liệu:
-Chọn ô hoặc các ô có thông tin em muốn sao chép.
-Nháy nút copy trên thanh công cụ.
-Chọn ô em muốn đưa thông tin được sao chép vào.
-Nháy nút Paste trên thanh công cụ.
Lưu ý:
-Sau khi nháy nút copy, một dường biên chuyển động quanh ô có nội dung sao chép. Sau khi nháy nút paste dường biên đó vẫn còn để sao chép tiếp sang các ô khác. Nhấn phím Esc nếu muốn loại bỏ dòng biên đó.
-Khi sao chép em cần chú ý những điều sau đây để tránh sao đè lên dữ liệu:
+Khi chọn một ô đích, nội dung của các ô trong khối được sao chép vào các ô bên dưới và bên phải các ô được chọn, bắt đầu từ ô đó.
+Nếu sao chép nội dung của một ô và chọn một khối làm đích (không chỉ là một ô), nội dung ô đó sẽ được sao chép vào mọi ô trong khối đích.
b) Di chuyển nội dung ô tính
Di chuyển nội dung ô tính sẽ sao chép nội dung ô tính vào ô tính khác và xoá nội dung ở ô ban đầu đi.
Em thực hiện các thao tác sau đây để di chuyển dữ liệu:
-Chọn ô hoặc các ô có thông tin em muốn di chuyển.
-Nháy nút Cut trên thanh công cụ.
-Chọn ô em muốn đưa thông tin được sao chép vào.
-Nháy nút Paste trên thanh công cụ.
3. Sao chép công thức
Ngoài dữ liệu em còn có thể sao chép công thức. Khi đó các địa chỉ ô và khối có trong công thức được điều chỉnh thích hợp một cách tự động để cho các kết quả tính toán đúng.
Trong ô D3 của hình trên có công thức =SUM(B3:C3) tính tổng số học sinh giỏi của lớp 7A. Để có số học sinh giỏi của các lớp khác em có thể sao chép nội dung ô D3 vào các ô khác trong cột D mà không cần phải nhập lại công thức trong từng ô.
a) Sao chép nội dung các ô có công thức
Trong ô A5 có số 200, trong ô D1 có số 150 và trong ô B3 có công thức =A5+D1 (1)
Kết quả trong ô B3 là 350. Nếu em sao chép nội dung ô B3 vào ô C6. Điều gì sảy ra?
Kết quả trong ô đích sẽ khác với ô B3. Nháy chuột vào ô C6 ta thấy trong ô đó có công thức =B8+E4 (2)
-Sau khi sao chép từ ô B3 vào ô C6, công thức đã bị điều chỉnh. Ta thấy rằng vị trí tương đối của các ô A5 và D1 so với ô B3 trong công thức (1) như ntn với vị trí tương đối Của các ô B8 và E4 so với ô C6 trong công thức (2) ?
Giống nhau
Như vậy:
+Trong công thức (1), A5 và D1 xác định quan hệ tương đối về vị trí của các địa chỉ trong công thức so với ô B3.
+Trong công thức (2) ở ô đích C6, sau khi sao chép, quan hệ tương đối ở vị trí này được giữ nguyên bằng việc điều chỉnh A5 thành B8 và D1 thành E4.
Kết luận:
-Sao chép một ô có nội dung là công thức chứa địa chỉ, các địa chỉ được điều chỉnh để giữ nguyên quan hệ tương đối về vị trí so với ô đích.
Em có kết luận gì?
Lưu ý: khi chèn thêm hay xoá hàng hoặc cột làm thay đổi địa chỉ của các ô trong công thức, các địa chỉ này sẽ được điều chỉnh thích hợp để công thức vẫn đúng.
Ví dụ: Sao chép công thức
Trong ô D3 công thức là =SUM(B3:C3). để sao chép công thức tính tổng cho các lớp còn lại ta chọn ô D3 nháy nút Copy. Sau đó chọn các ô từ D4 đến D7 và nháy nút Paste. Chương trình sẽ điều chỉnh các địa chỉ trong công thức ở mỗi ô được sao chép.
b) Di chuyển nội dung các ô có công thức
-Khi di chuyển nội dung các ô chứa địa chỉ bằng các nút lệnh Cut và Paste, các địa chỉ trong công thức có bị điều chỉnh không hay là công thức được sao chép y nguyên. Em hãy dự đoán?
Quan sát
Công thức
không bị điều chỉnh
Lưu ý: Khi thực hiện các thao tác trên trang tính, nếu thực hiện nhầm, em hãy sử dụng nút lệnh Undo trên thanh công cụ để khôi phục lại trạng thái trước đó một cách nhanh chóng.
Bài tập